佛山芭蕾雨项目推介暨招商会方案.doc

芭蕾雨奥特莱斯广场（中国佛山）项目推介暨招商说明会方案（招商会+酒会形式）前言 本次推介暨招商会为芭蕾雨奥特莱斯广场（中国佛山）项目的璀璨亮相提供了一个高水准的舞台,芭蕾雨奥特莱斯，将以一种全新的商业模式，在珠三角地区打造风行全球的奥特莱斯世界名牌折扣中心、世界级休闲商业集群、高品质低密度居住社区以及原味欧洲生活新都市，同时芭蕾雨奥特莱斯广场（中国佛山）项目将根据地方特色，融合周边高尔夫球场、温泉、长寿古村、荷花世界等自然、人文景观，打造全新的、多业态并存的城市新中心。其专业品牌优势得到行业间的认可,与跨国集团强强联手,使芭蕾雨奥特莱斯广场（中国佛山）项目的招商工作提高到另一个崭新的台阶,也为该项目的成功招商提供了良好的宣传契机。一、目的1、借助芭蕾雨奥特莱斯广场（中国佛山）推介暨招商说明会的召开，使其成为行业间热议的话题，进一步提升奥特莱斯的整体国际品牌形象。2、增强客户的投资信心,挖掘潜在品牌客户。3、巩固和丰富芭蕾雨奥特莱斯广场（中国佛山）的品牌形象,借势提升其未来的行业核心竞争力。二、时间：2011年4月8日三、地点：广州白云国际会议中心（黄区，面积1200平方米，广东省政府会议召开定点场所）四、会议主题： 五彩奥莱华丽绽放 芭蕾雨奥特莱斯广场（中国佛山）项目推介暨招商说明会五、会议邀请对象1、客户：有意向入驻项目的国内一线品牌供应商2、嘉宾：佛山市三水区政府相关领导 奥特莱斯中国有限公司相关领导 相关本地商会及行业协会领导3、媒体：专业媒体（待落实） 六、规模：预计约250个品牌，参会人员约400-500名。七、主办单位：奥特莱斯佛山商业项目公司八、承办单位： 九、协办单位：奥特莱斯置业广东有限公司、 珠三角深广地区相关行业协会十、经费来源：由奥特莱斯置业广东有限公司负责支付十一、会议活动内容佛山奥特莱斯项目推介暨招商会是奥特莱斯商业运营管理公司与各国际品牌商的一次沟通、深度洽谈的聚会，同时也是品牌推介提供商与品牌寻找商的一次了解与沟通。通过招商会的举办，现场讲解佛山奥特莱斯项目的招商具体内容，让客户了解该项目的经营理念、企业精神、招商项目、招商政策、招商方式、签约方式等一系列具体内容。通过招商会一系列的组合式宣传手段，提升品牌商的签约信心。招商会整体要求：高调、张扬、大气、规范，体现佛山奥特莱斯项目城市新中心的独特魅力和高品质的运营管理公司实力。十二、推介目的1、传递“芭蕾雨”品牌理念，塑造“芭蕾雨奥特莱斯”品牌形象，全方位展示“芭蕾雨奥特莱斯”的战略宏图，以构筑城市群经济圈高端产业资源集群为特色的高品质现代服务产业平台，引航城市新中心为契机，为佛山“芭蕾雨奥特莱斯”高调定位，吸引国内外知名品牌厂家资源，聚集商气，为招商造势。 2、解读商业模式、业态规划、优势特色，招商政策，品牌营销战略，展示芭蕾雨奥特莱斯的核心竞争优势。国际一线品牌现场签约，展示国际品牌资源优势，推动国内品牌招商，促进签约。 3、传递政府对项目所在地的商贸旅游规划愿景，产业发展政策以及对佛山芭蕾雨奥特莱斯项目的大力扶持，增强入驻厂商的信心。（广东省十大重点工程）诉求重点：投资实力、发展前景、需求项目、合作形式。十三、会议前期筹备工作1. 制定从2011年3月1日起至2011年4月8日止，工作时间表（倒计时），该表有工作项目、完成标准和要求、完成时间、跟进责任人、审核审批人等栏目。2. 由招商部负责对行业协会、代理行、品牌客户的邀约工作。前期通过行业协会的合作和北京服装论坛活动锁定目标品牌商户。3、会议相关合作方签约。4、成立工作组，明确责任分工，具体职责分工如下：客户邀请组（主要跟进客户邀请，落实客户到会的准确信息，以及酒店档次确定和坐席的排位）客户接待组（主要跟进客户接送、酒店住宿安排、车辆的安排、VIP客户特别接待、礼品及宣传品的派送、以及客户临时需求的解决）媒体邀请组（主要跟进各专业媒体的邀请和到会的落实，以及新闻报道通稿的落实）策划包装组（主要跟进与外包策划包装制作公司的流程对接、现场布置方案、物料、灯光、音响、视频、宣传品的订制等的落实）节目组（主要跟进节目、主持人、礼仪、发言稿、串场词的落实）后勤保障组（主要跟进会场的确定、酒席餐食和酒水标准的确定、各类车辆的租赁、为会议服务所需物品的采购和运送，其中主要是礼品、酒水、餐前小食品的采购、协助策划包装组的会议现场的布置，以及撤场的车辆人员保障）工程保障组（主要跟进会议现场的电路保障、协助策划包装组会场布置及撤场保障）安保组（主要跟进会议现场的人员人身安全、物资防盗安全保障、遗失物品的招领、会场的消防安全、及车辆的引导停放指挥、与当地公安机关取得联系，做到会议活动提前申报）序号事项完成时间负责部门1会议时间最终确定会议召开前30天招商运营部、营销策划部2与会议活动合作单位签约会议召开前30天营销策划部、财会信息部3会议地点最终确定会议召开前30天招商运营部营销策划部财会信息部4请柬准备会议召开前30天招商运营部、营销策划部5发出会议前期邀请信息，初步统计参加会议人数会议召开前30天招商运营部、财会信息部6电话与酒店沟通，下订金预订场地和住宿房间会议召开前30天行政办公室、财会信息部7正式发出会议邀请会议召开前25天招商运营部、财会信息部9礼品、接待服务项目筹备会议召开前25天营销策划部财会信息部会议活动合作单位10邀请领导出席会议会议召开前25天行政办公室、营销策划部11招商说明会向客户公布的政策的确定会议召开前20天营销策划部、招商运营部12招商说明会多媒体演示文件会议召开前20天营销策划部、招商运营部13邀请新闻媒体会议召开前20天营销策划部14摄影摄相人员邀请会议召开前20天营销策划部15新闻通稿、发言稿会议召开前20天营销策划部行政办公室会议活动合作单位16电脑及视听设备会议召开前20天营销策划部物业安保部会议活动合作单位17展架及展示内容会议召开前20天营销策划部物业安保部会议活动合作单位18会议物料、项目宣传资料、会场布置物料筹备会议召开前20天营销策划部物业安保部会议活动合作单位19礼仪人员及相关礼仪用品(胸花、胸卡、签字笔、合同书、香槟酒等)会议召开前10天行政办公室招商运营部物业安保部会议活动合作单位20派发礼品准备会议召开前10天营销策划部招商运营部物业安保部会议活动合作单位十四、会议活动内容流程安排09：15 “芭蕾雨”品牌形象视频“芭蕾雨”佛山宣传视频 09：45 嘉宾介绍09：50 佛山市(或山水区)领导讲话10：00 佛山芭蕾雨奥特莱斯广场总经理致欢迎辞 10：10 北京奥莱创新商业管理有限公司招商总监进行佛山芭蕾雨奥特莱斯广场项目推介 10：40 奥特莱斯投资管理有限公司品牌中心总经理进行芭蕾雨奥特莱斯品牌营销战略推介11：10北京奥莱创新商业管理有限公司董事长万文英女士讲话 11：20奥特莱斯投资管理有限公司常务副总裁吴怀量先生讲话 11：30佛山芭蕾雨奥特莱斯广场招商推介咨询洽谈12：00佛山芭蕾雨奥特莱斯广场招商推介会成功结束12：00佛山芭蕾雨奥特莱斯广场招商酒会祝酒仪式13：30佛山芭蕾雨奥特莱斯广场招商酒会结束13：30参会商家意向洽谈或签约（参观项目现场，项目招商对口接洽）18:00 佛山奥特莱斯广场招商酒会结束n 签到环节1. 会场门口设签到背景板、签到台；2. 礼仪小姐接待来宾签到，来宾在签到簿上题名；3. 签到完毕，礼仪小姐向来宾派赠精美礼品，留念本次活动。n 奥莱酒会1. 上午集中推介会议结束，主持人请来宾移步到酒会现场，参加奥莱酒会。2. 名贵红酒、七彩鸡尾酒、精致西式糕点等礼遇来宾，让来宾享受芭蕾雨轻松快乐时刻，创造更多机会。n 现场整体布置构想1. 酒会现场摆设圆脚高吧台，饰以纱绸，营造高雅氛围；2. 酒会侧边安排座椅，供来宾稍作歇息；3. 清晰的指示系统，方便来宾参加活动各个环节。十五、要求序号项目1统一印制请柬，并提前20天送至嘉宾，在会议活动前一天电话邀请确认。2相关邀请人员须于会议开始前30分钟在进口处迎接嘉宾并陪同。（为嘉宾佩带胸花、胸牌、并发放礼品领取证）3所有受邀嘉宾的礼品发放由邀请人凭请柬领取4嘉宾礼品为价值200元左右奥特莱斯公司的水晶纪念品（1个/人），项目宣传资料（1套/人）5接待处设置在大堂进出口处十六、部门协作与工作分解（佛山项目负责，各部门密切配合执行，借用酒店的人力资源或和活动公司合作，共同完成会议活动）序号项目负责分管部门配备工作人员数目（各部门穿插换场使用）1嘉宾接待行政办公室招商运营部会议活动合作单位10人2宴席安排行政办公室招商运营部5人3贵宾名单行政办公室招商运营部2人4现场秩序与控制物业安保部招商运营部6人5现场控制、请柬设计、宣传品设计营销策划部会议活动合作单位2人6发言稿营销策划部会议活动合作单位2人7防雨准备、请柬制作、礼品采购、文具、宣传品印刷营销策划部行政办公室会议活动合作单位4人8礼宾花招商运营部8人9现场保洁物业安保部8人10宣传资料营销策划部2人11车辆、水、饮料、香槟招商运营部物业安保部6人12宴会厅、酒店布置营销策划部物业安保部5人13电器电源物业安保部2人14现场礼仪、布置、舞台、媒体、摄影师跟踪营销策划部物业安保部4人15其它部门人员随时接受现场工作人员机动安排财会信息部6人16现场安全由酒店保安、物业部协同负责维持现场秩序物业安保部4人十七、会议后期工作序号事项负责部门招商意向洽谈跟进招商运营部跟进媒体会议新闻报道情况，提供相关资料营销策划部行政办公室会后总结各部门十八、物料清单序号事项需要数量企业宣传资料套装（项目专题宣传片、项目宣传资料）400套2会议场地布置物料3驱风清凉油、仁丹5盒十九、费用支出种类名称说明单位数量单价小计备注餐饮、场租布场费用酒店方收取,项11250012500按4小时计算会议场租酒店方收取席12500025000按4小时计算餐费鸡尾酒会（每位168元）+自助餐（每位138元）项400306122400此费用按400人用餐计算物料制作签到背板6*3.5MH,桁架绷高精喷绘项130003000尺寸待最后确定红地毯布置全场走道铺设红地毯项130003000尺寸待最后确定舞台主背景10*4MH,木结构设计特殊造型，中间镂空放置LED项11500015000尺寸待最后确定采访背景板6*3.5MH,桁架绷高精喷绘项130003000晚宴主背景6*3.5MH,木结构设计特殊造型，中间镂空放置投影项180008000签到物料签到本、笔一套， 项110001000签约本签约本20本本2040800签约笔签约笔10支支101201200领导胸花胸花30朵个3012360重要领导佩戴胸花台花台花七盆盘72201540台花为签到台一盆；领导席三盆；主持台一盆；签约台盆花2盆证件工作证、停车证各30张等套608.5510 邀请函份2007.51500只给重要领导，其他给电子邀请函租赁物料舞台LED6*3.4MH,高清屏幕，租赁平方24180043200晚宴投影180寸投影幕+10000流明投影仪项11000010000人员费用主持人男女主持各一名人21500030000赵荣+俎江涛 或者罗洁+王鹏 摄影现场拍照人员人210002000摄像全程录像，现场同步，高清摄像机项112000120003人摄像 礼仪含服装人835028002名礼仪为领导佩戴胸花，2名引导；2名在嘉宾休息室；2名在会场工作人员工作人员劳务费人152003000工作人员有：统筹、跟主持、催场、音频视频播放、物料统筹等工作人员餐饮项115001500其它运输费含2台大巴，从珠江新城接送嘉宾到会场项11000010000包括现场设备运输等313310活动公司费用会议活动整体设计、活动执行费总费用15%项1143410 21511.5税费总费用10%项10.0%33482 总 合 计368303.5以上费用未包括住宿费 备注：由于场地尚未实际测量过，此报价涉及的具体大小尺寸，以及实际内容都会有调整，落实场地后报价费用将会有15%的上下幅度调整，特此知会。备注：1、由于场地尚未实际测量过，此报价涉及的具体大小尺寸，以及实际内容都会有调整，落实场地后报价费用将会有15%的上下幅度调整，特此知会。附件：安保预案为保障会议活动的顺利举行，有需要对会议的准备、召开、善后各项工作进行全面的人员保护和会场安全保障。我们始终坚持“安全第一，预防为主”的方针和“谁主管，谁负责”的原则全面加强安保岗位责任制。围绕防断电、防火灾、防外勤车辆交通事故、会场内外正常秩序维护为重点，充分考虑各种可能的突发状况，认真制定应急预案 ，确保能高效完成此次大会的安保工作。一、认真落实安保责任制 按照“谁主管，谁负责”的原则，明确各岗位责任，把各项责任目标进行量化、细化、深化，层层分解，目标到人，并纳入到会后总结考核之中。二、人员编制根据此次会议的内容和规模，分成工作内容不同的若干小组：1、防断电、火灾小组职责：联系会场物管方和电力局，确定会议当天供电情况（有无断电安排）。会议召开前一周，再次与供电局确认有无供电变化。会议召开前十天，进入现场查看电源总开关有无安全隐患。并与会场方协商会议当天，派专人看管会场电源总闸，防止意外或人为原因造成断电情况。会议召开前十天，查看会场备用电源情况，如配电房、备用电能、后备发电机、以及安全通道、应急照明灯等设备设施完好情况（获得会场室内平面图）。会议召