合同管理制度.doc

合同管理制度第一章 总则第一条 为预防和控制经营风险，加强杭州 建设工程有限公司（以下简称“公司”）的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，保障公司的权益不受侵害，提高信誉和经济效益，根据中华人民共和国民法通则、中华人民共和国合同法以及其他相关法规并结合公司的实际制定本制度。第二条 公司对外签订的所有合同，即公司签订的各类以明确当事人之间权利与义务关系为内容的合同和协议，遵照本制度执行，但劳动合同除外。第三条 合同管理应当遵循依法办事、预防为主、层层把关、跟踪监督、及时处理、维护公司合法权益的原则。签订、履行、变更、解除合同，必须遵守中华人民共和国合同法及有关法律、法规、规章，参照有关政策。第四条 管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守在签订合同过程中所涉及的商业秘密及其他秘密信息。第五条 本制度所称的重大合同是法律关系复杂或合同标的额巨大或具有涉外因素等，其签订和履行将对公司的经营活动产生重要影响，包括建筑工程设计、建筑工程施工、土地使用权转让、合作、合资等合同。第二章 合同的订立第六条 当事人订立合同应当遵循公平、平等、自愿的原则。当事人应当遵守法律、行政法规，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序，损害社会公众利益。第七条 除能即时履行且不会产生纠纷的小标的合同外，合同一律采用书面形式。但符合以下情况之一的，必须以书面形式订立合同：1、涉及保证、抵押或定金等担保的；2、我方先予以履行合同的；3、合同对方为外地单位的；4、合同有特殊要求的。第八条 签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格：1、对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件。2、对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。3、对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质，公司和组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司和组织注册地。第九条 签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格：1、代理人职务资格证明及个人身份证；2、被代理人签发的授权委托书；3、代理行为是否存在无代理权、超越代理权限和代理权超出代理期限的情形。第十条 签订合同必须认真审查对方当事人的履约能力。对方当事人在合同负有提供专业性较强的劳务、工程项目或限制经营项目等义务时，应当要求对方当事人提供由政府法定机构颁发的经营许可证或资质等级证书等证明。第十一条 签订合同应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变照证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。第十二条 下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明材料，但可归入合同档案保存，以备考查：1、名片；2、厂家介绍、产品介绍等资料；3、各类广告、宣传资料；4、电话、手机等通讯工具号码；5、对方当事人提供的未经我方合同经办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。第十三条 合同各方当事人意思表示应真实一致，权利、义务的规定应明确、具体，文字表达应清楚、准确，合同应具备主要条款，即当事人的名称（姓名）、标的、数量和质量、价款或者酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任、争议解决的方法等。第十四条 合同内容应注意的主要问题：1、部首部分，注意写明签约主体的全称、地址、联系人、电话、传真、签约地点和银行帐号等。2、正文部分应注意：（1）明确标的。标的是指合同当事人权利和义务共同指向的对象，标的可以是货物、劳务、工程项目、行为、权利或智力成果。（2）明确产品名称。产品名称应具体写明规格、型号、颜色、配置、生产厂家等信息。（3）规范质量标准。技术标准和质量要求要明确、具体，并区分国家标准、行业标准及生产厂家标准等。（4）明确数量。数量要明确计量单位、计量方法等。（5）明确包装和运输。包装、运输方式及运费负担应具体明确；交（提）货时间、期限、地点及验收方法应明确，尤其是交货地点应写明为履行地；并将履行地尽量写为公司所在地。（6）明确价格。价格必须公平合理，符合市场同类产品正常价格。（7）明确违约责任。违约责任有法定违约金的按规定写明，法律未规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。（8）明确司法管辖权为公司所在地人民法院或仲裁委员会。选择诉讼的，要写明“合同履行发生争议，应向我方所在地的人民法院起诉”；如果销售合同，公司追索货款时基本处于原告地位，可约定“合同履行发生争议，由原告一方所在地的人民法院管辖”或“合同履行发生争议，双方均可向自己一方所在地的人民法院起诉”。选择仲裁的，要注明：“本合同若发生任何纠纷，应协商解决。在协商不成时，应提交杭州仲裁委员会进行仲裁。”3、结尾部分应注意（1）注明合同签订日期。（2）双方都必须使用合格印章公章，不得使用合同专用章、业务专用章、部门章、财务章及其他印章。第十五条 订立依法应当办理批准、登记、见证、鉴证、公证等特别程序的合同时应当法办理特别手续。重要合同的订立，须征询公司法律顾问的意见。第十六条 合同经办人应将合同的副本一份及时送交公司财务部门备案，作为财务部门收付款物的依据。第三章 合同的审查批准第十七条 合同在正式签订前，必须严格履行报批手续。公司各部门对外签订合同，按照如下流程操作：1、经办人拟定合同初稿，交部门经理（负责人）审核；2、部门经理（负责人）对合同稿进行审核，同意则转财务部，否决则退回；3、财务部根据财务制度和资金情况对合同稿审核并签署意见，流转法务部；4、法务部根据法律要求对合同稿审核并签署意见，并交公司分管领导；5、一般业务合同转分管的副总，同意则交印章保管人用印，否决则退回；重要合同报总经理核准。总经理对重要合同稿和有争议的合同稿予以审核并具有终审权，同意则交印章保管人用印，否决则退回；6、使用印章，以签约审批表上的签字为准；7、资金审批权限遵照公司现行管理制度执行。第十八条 合同的变更、解除、作废等参照第十七条规定流程流转。第十九条 合同审查的要点：1、合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力，即是否具备签约资格和签约能力；当事人的意思表示是否真实、一致；权利、义务是否对等；合同内容是否完备、是否符合国家法律法规、政策和本管理办法规定；订约程序是否符合法律规定。2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误；合同如有担保。应审查担保手续是否完备、合法。3、合同的可行性。包括：当事人权方特别是对方履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。4、合同的政策性风险和商业性风险。包括：在正常情况下可能出现的政策性风险和商业性风险可能导致的后果预测性意见。第二十条 严禁任何人在空白合同上加盖公章。如果确有必要使用盖章的空白合同，应由经办人提出书面申请，说明具体理由，经其部门经理、分管副总审核，总经理签字批准，才准予办理。合同签订后应立即交法务部或相关部门备案。第二十一条 根据法律规定，合同应该经过政府部门审批或者相关部门鉴证或公证机关公证的，必须履行相关的法律手续。国家有关机关规定使用统一合同范本的应使用统一合同范本。第四章 合同的履行第二十二条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门人员必须本着“重信誉、守合同”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同全面地履行。在履行过程中，经办人及部门经理应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理，不能处理的及时上报。否则，造成合同不能履行或不能完全履行的，将追究有关人员的责任。第二十三条 各有关人员都应认真严格履行合同的条款，应当重点注意几个方面：1、履行合同条款的权利和义务时一定要注意时效性，防止和规避我方出现违约现象。若出现问题应及时调整，控制风险；2、合同一旦签订生效，应复印一份交公司财务部门，以便按合同条款所规定的时间和款额收款或付款。合同结算必须通过公司财务部门进行。对合法有效的合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。财务部门应对出现违反合同条款的情况及时通知相关负责人、经办人。3、加强验收手续。接受标的必须经过严格的验收或商检程序，对不符合约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。4、在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经负责人同意，可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。5、凡与合同有关的来往文书、电报、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。6、对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。7、我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮书收据、回执等备案。第二十四条 合同的经办部门和人员，其责任至该项合同完全履行完毕后终止。合同履行完毕的标准，以合同条款和法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以货物、价款、票据结清和交清，工程竣工并验收合格，无遗留交涉手续为准。第二十五条 合同履行过程中任何钱、物、文件的交付和验收传递以及其他履行行为，都必须取得相应的有效书面凭证或交接手续，并遵照公司的相关规定执行。第五章 合同的变更和解除第二十六条 在合同履行过程中遇到困难的，各部门应尽一切努力克服，尽力保障合同的履行。如确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，合同经办人应将前述情况及时报告部门经理、法务部、相关部门及分管副总，共同提出补救方案，采取必要措施减少损失。必要时报公司总经理处理。第二十七条 合同履行过程中确因无法逾越的困难或障碍而不得不变更或解除合同的，应从注意保护公司的合法权益出发，从严把握：1、当事人双方应在法律规定或合同约定的期限内进行协商，协商一致后方可变更或解除合同。变更或解除合同均应以书面形式予以确认。2、变更或解除合同的程序与签订合同的审批要求一致。3、对方当事人作为款物接受人而要求变更接受人时，必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料仅凭口头约定向已变更的接受人发货或付款。4、我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，积极采取补救措施，减少损失。5、发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向公司法务部等有关部门报告。6、我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。7、若经有关部门鉴证或公证处公证的合同均应报有关部门备案或重新鉴证、公证。第二十八条 变更、解除合同，必须符合中华人民共和国合同法的规定，并按本管理办法第三章规定的审批权限和程序执行。第二十九条 变更、解除合同，一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、传真等）。第三十条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免除责任外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议中明确规定。第三十一条 变更、解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本管理制度的管理范围。第六章 合同纠纷的处理第三十二条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按中华人民共和国合同法等相关法律、法规和本管理制度妥善处理。第三十三条 合同纠纷由经办部门自行处理或与法务部及相关部门配合共同处理。经办人及其部门经理对纠纷的处理必须具体负责到底。第三十四条 处理合同纠纷应遵循以下原则：1、坚持以事实为依据，以法律为准绳，法律没有规定的，以合同条款为准，合同条款没有规定的，以相关的政策或交易习惯为准。2、以双方协商为主要的解决办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障公司合法权益不受侵犯；因公司责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合理解决。4、因对方责任引起的纠纷，若协商不成，应及时采取法律手段，以减少我方损失。第三十五条 解决合同纠纷应遵循以下原则：1、为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。2、发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应立即向公司负责人报告并向公安机关报案。3、合同经办部门、人员应配合好公司合同管理部门参加仲裁或诉讼。4、合同纠纷发生后，可以通过协商、调节、仲裁、诉讼等方式解决。5、合同发生纠纷后，需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的，应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。6、解决合同纠纷的申请书、起诉状、答辩状、协议书、调解书、仲裁裁决、裁定书、判决书的副本或正本复印件，自发出或收到之日起十日内，由经办人送交法务部备案。第三十六条 处理合同纠纷就遵循以下程序：1、发生合同纠纷，合同经办部门、人员应立即报告分管负责人，并通报合同管理部门，提供材料。2、在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。3、合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下，可向法院申请保全证据。4、向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员出具证据收执。5、在涉及合同纠纷的诉讼或非诉讼活动中，行使可能引起公司资产流失的处分权时，应当报请公司有关部门批准。第三十七条 各部门在处理纠纷时，应加强联系、及时沟通、积极主动地做好工作，不得互相推诿，应统一意见、一致对外，共同维护公司利益。第三十八条 合同履行中产生的纠纷在产生纠纷之日起三个月内未能协商解决的，应根据法律规定或合同约定的解决纠纷方式，采取相应的法律手段。第三十九条 发生纠纷后，有关部门和人员必须收集下列证据材料（原件为主）：1、合同文本、包括变更、解除合同的协议，以及任何与合同有关的附件、文书、传真、图表等；2、送货、提货、托运、验收、发货等有关凭证；3、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；4、产品的质量标准；5、有关方违约的证据材料；6、其他任何与处理纠纷有关的材料。第四十条 对于合同纠纷经双方协商一致达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖公章。第四十一条 经办部门对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，仲裁机构的仲裁书，人民法院的判决书、裁定书、调解书等法律文书在正式生效后，应复印若干份，分别送交与该纠纷处理和履行有关的各部门收执。经办部门应指定专人负责文书执行情况的跟踪落实。第四十二条 对于对方当事人在规定期限届满时没有执行或逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁裁决等法律文书的，应及时向人民法院申请强制执行。第四十三条 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关部门，并将相关资料汇总归档。第七章 合同的管理第四十四条 公司的各类合同由法务部进行管理，或设立专职或兼职的合同管理部门和人员负责公司的合同管理工作。第四十五条 公司法务部的主要职责：1、负责指导和监督公司合同的管理工作；2、根据与公司的委托管理协议负责审核合同的合法性，对公司审批或签约的合同把关；3、制定和完善公司合同管理制度，提出公司对合同管理的基本要求；4、负责拟定和修改相关的合同文本，提供合同范本；5、负责进行法律宣传、培训，提高员工的法律素质；6、负责考评合同管理工作，总结交流经验教训；7、配合各部门办理合同的报批、鉴证和公证等事项。第四十六条 公司合同人员的主要职责：1、负责管理和监督、检查公司合同的签订、履行等情况；2、负责审查公司签订约合同的合法性、完整性和可行性；对须报请上级审批的合同，办理申报手续，提出初步意见；3、依据法律、法规及本管理办法，制定和修改公司合同管理的实施细则，采取切实措施，搞好合同管理工作；4、负责处理公司的合同纠纷；5、负责公司合同资料的汇总、分类、保管及合同台帐的设立、统计、上报等基础管理工作；6、负责管理相应的合同专用章和业务专用章。第四十七条 公司对外签订合同所加盖的印章，其他印章不准代替使用，否则，由此所引起的责任由有关人员自行承担。第四十八条 合同作为公司对外经营活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密。第四十九条 合同专用章可主要用于法律关系简单或者标的额较小的合同，签订重大合同时应由公司法务部或公司法律顾问审核，使用公章或合同专用章。各部门持有的业务专用章等由公司合同管理部门管理，并在法务部备案。第五十条 刻制公章、合同专用章、业务专用章必须经公司总经理批准，严禁任何人私刻、使用，并应指定专人保管，签订印签保管责任书。第五十一条 合同专用章、业务专用章应妥善保管，若有遗失，应立即登报声明作废。公司将根据情节轻重进行必要的处罚。第五十二条 单份合同文本达二页（含）以上的需加盖骑缝章。第五十三条 合同盖章生效后，正本交公司相关部门留存归档，备份合同或复印件由财务部、经办部门分存。流程中各审核意见签署于签约审批表上，签约审批表作为合同审核过程中的记录凭证，应与合同一起留存归档。第五十四条 每一合同履行完毕或长期合同的第一阶段完成或不再履行的合同及相关的所有资料，各经办人应及时整理清楚，交法务部存档，不得随意处置、销毁、遗失。第五十五条 合同管理部门应当做好合同管理的基础工作，具体如下：1、建立合同档案。下列资料可以作为合同档案：（1）谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；（2）对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件；（3）对方当事人履约能力证明资料复印件；（4）对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；（5）我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；（6）对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；（7）双方签订或履行合同的往来电报、电传、信