会议桌签、桌牌制作

会议桌签、桌牌制作经常办会的小伙伴们一定遇到过这样的情况，收到一个即将要在你部召开某某会议的word文件方案，要按文件拟定的参会人员向他们发送邮件通知并制作会议桌牌的任务。如果参会人员很多，简单的复制粘贴不仅效率低下，而且还很容易出现错忘漏的情况。其实，利用Excel的VBA，外加Word查找替换和邮件合并功能的协助，还是能够快速完成这样机械重复的工作的。 把Word中的参加人员以制表符分隔的方式粘贴到Excel中； 在Excel中把多列数据合并成一列数据； 利用Word的邮件合并功能制作邮件通知或者会议桌签；说明一下具体步骤： 在Word中选中所有参加人员，点击“替换”，在查找内容中输入空格，在“替换为”中输入“更多”中的“特殊字符”中的“制表符”（用文字描述真是好拗口，还是上图方便）将替换完的内容先粘贴到记事本中，再从记事本中复制，粘贴到Excel中，现在就在Excel中得到一个相对规范的数据源格式； 下边就是把多列数据合成一列，如果用VBA做的话就简单容易许多，很多小伙伴写这样基础的VBA简直不要太轻车熟路。如果有实在不喜欢VBA的同学，我在帖子最后写一种很偏的偏方用来多列转单列，如果不跟着做一遍简直不知道我在做什么，这里先用一个简单VBA进行处理吧。粘贴过来数据的Sheet改名叫“数据源”，新建一个Sheet用来存放转换后数据的叫“整理后”，然后运行如下VBA。得出多列转单列的数据； 最后就是用Word的邮件合并功能，把转换后的数据填入邮件模板或者桌签模板。打开会议桌签模板Word文件，在“开始邮件合并”中选择“信函”，在选择收件人中选择“使用现有列表”。选择我们刚刚转换的Excel，选择“整理后”的工作表。然后在鼠标定位到需要填入班级的位置，选择“插入合并域”“班级”，定位到需要填入姓名的位置，选择“插入合并域”“姓名”。最后，点击“完成并合并”“编辑单个文档”，选择“全部”点击“确定”，就可以得出需要的桌签了。PS:有的小伙伴所在单位的桌签是需要对折的，那就在Word模板中，把模板中编辑姓名和班级的变成“插入艺术字”，用艺术字的拖柄就可以翻转成任意角度，在艺术字的文本框中插入班级和姓名，也就可以完美解决。这样的方法对于需要打印上百人会议桌签的小伙伴真的是十分轻松，如果是需要将会议通知通过邮件分发给每个人，就可以在处理完第二步转换为单列数据后，利用vlookup或者index+match的方式在数据库中找到每个人的邮箱，然后还是用Word的邮件合并功能，在“完成并合并”“发送电子邮件”中将会议通知发送给每个人，具体做法就不再赘述了。现在接转第二步留下的彩蛋，来说一种很偏很偏的偏方用来处理多列数据转单列：在Excel表中的B列右侧插入一辅助列，在C1处输入“=B1&,&A1”,向下填充到C5，选定C1:I5工作区域复制。打开空白记事本，粘贴，再将粘贴到记事本的数据都选中，复制，打开一空白Word文档，粘贴。然后，在Word中选择“替换”，在弹出的窗口中点击“更多”，将光标定位到“查找内容”处，点击“特殊格式”，选择“制表符”；将光标定位到“替换出”，点击“特殊格式”，选择“段落标记”，点击“全部替换”。这样，多列数据在Word中就变成了一列。接下来，再把Word中变成一列的数据粘贴到Excel中，选中Excel工作表中的数据区域，选择“数据”选项卡，点击“分列”，在弹出的窗口中第一步选择“分隔符”，点击“下一步”，在第二步中分隔符符号处勾选“逗号”，点击完成，这样就实现了姓名和班级的分列显示。接下来，选择B列中需要填入班级的单元格，本例是选中B2:B30，按Ctrl+G打开“定位条件”对话框，选择“空值”,就定位了