（计算机应用技术专业论文）基于工作流的erp采购管理系统的研究与实现.pdf

论文题目： 专业： 硕士生： 指导教师： 基于工作流的e r p 采购管理系统的研究与实现 计算机应用技术 史怡( 签名) 方明( 签名) 摘要 论文针对e r p 采购管理中采购效率较低，对市场反应不够灵活的问题，研究提出基 于工作流的e r p 采购管理的思想，并对于中小企业采购相对简单、资金不足等情况，以 数据驱动流程的方法设计实现了面向不同中小企业的通用e r p 采购管理系统。系统不但 降低了企业实施e r p 管理的成本，而且实现了采购流程的自动化和采购业务的重组，提 高了中小企业采购的效率。 首先，论文通过研究e r p 采购管理中亟待解决的问题，提出了基于工作流的e r p 采购管理的思想，并讨论了面向中小企业的e t l p 采购管理的通用性。其次，本文讨论了 工作流技术在业务流程重组中的应用，利用工作流中业务过程逻辑和任务逻辑之间分离 的思想，提出了基于工作流思想的以数据驱动e r p 采购业务流程的方法，设计了该方法 实现的模型。再次，论文基于这种方法对工作流的应用进行了研究，讨论了建模技术、 组件技术和业务流程中数据驱动技术的实现，给出了业务流程自动化的模式、消息传送 的设计和数据驱动业务流程的算法。最后，论文阐述了基于工作流的e r p 采购管理系统 的设计和实现。 关键词：e r p 工作流技术建横技术组件技术 论文类型：应用研究 s u b j e c t ：t h es t u d y a n d i m p l e m e n t a t i o no fp u r c h a s i n gs y s t e m i ne n t e r p r i s er e s o u r c e p l a nb a s e do i lw o r k , q o wt e c h n o l o g y s p e c i a l t y ：c o m p u t e r a p p u c a t i o n n n m e ：s h iy i ( s i g n a t u 旧盔l l 1 1 1 s t r u c t o r 粕g m i n g ( s i 弘毗u r e ) 丘鼋巡子一 a b s t r a c t t h e p a p e rp u tf o r w a r d e r p p u r c h a s i n gm a n a g e m e n t i d e ab a s e do nw o r k f l o w a i m i n g a t t h ep r o b l e mo f t h ed e f i c i e n c yo f e r p p u r c h a s i n gm a n a g e m e n t a n dt h ei n f l e x i b l er e a c t i o nt o t h em a r k e t a n di td e s i g n sa n d i m p l e m e n t st h eg e n e r a le r pp u r c h a s i n gm a n a g e m e n ts y s t e m f o rt h es m a l la n dm e d i u mb u s i n e s sa d a p t i n gt ot h es i m p l e rp u r c h a s i n ga n dd e f i c i e n c y f i n a n c i n g t h i sn e ws y s t e mm a k e s i tp o s s i b l ef o rt h ee n t e r p r i s et ol o w e ri t sc o s to f c a r r y i n go u t e r p m a n a g e m e n t i t a l s om a k e si tp o s s i b l ei nt e r m so ft h ea u t o m a t e d p u r c h a s i n gp r o c e s sa n d r e c o m p o s i n g o f t h ep u r c h a s i n g o p e r a t i o n ，i m p r o v i n gt h ep u r c h a s i n ge f f i c i e n c yf o rt h es m a l l a n dm e d i u mb u s i n e s s f i r s t l y ，t h i ss t u d yp r o v i d e sw i t ha ni d e af o re r pp u r c h a s i n gm a n a g e m e n tb a s e do nt h e w o r k f l o w b yh a v i n gi n v e s t i g a t e d t h e p r o b l e m st h a t n e e d su r g e n ts o l u t i o n si nt h ee r p p u r c h a s i n gm a n a g e m e n t ，a n d i td i s c u s s e st h e g e n e r a l c h a r a c t e r so fe r p p u r c h a s i n g m a n a g e m e n tt h a t c a nb e a p p l i e d t oa l ls m a l la n dm e d i u mb u s i n e s s s e c o n d l y ，a f t e rt h e w o r k f l o wt e c h n i q u ea n di t s a p p l i c a t i o nt or e c o m p o s i u go p e r a t i o np r o c e s si sd i s c u s s e d ，t h i s s t u d yp r o v i d e sad a t a d r i v ee r pp u r c h a s i n go p e r a t i o nf l o wm e t h o db a s e do nw o r k f l o wb y u s i n gt h es e p a r a t i o nt h e o r yo fp r o c e s sl o g i ca n dt a s kl o g i ci nt h ew o r k f l o w ，a n dd e s i g n sa m o d e lf o rt h i s m e t h o d ，t h i r d t y 、t h ew o r k f l o wa p p l i c a t i o ni s s t u d i e db a s e do nt h ea b o v e m e t h o d i td i s c u s s e sm o d e l i n gt e c h n i q u e ，c o m p o n e n t st e c h n i q u e ，a n dt h er e a l i z a t i o no ft h e d a t a d r i v et e c h n i q u ei no p e r a t i o np r o c e s s ；a n di ta l s op r o v i d e sw i t ht h em o d e lf o ra u t o m a t e d o p e r a t i o nf l o w ，t h ed e s i g nf o ri n f o r m a t i o nt r a n s f e r r i n ga n dt h ea l g o r i t h mf o rt h ed a t a - d r i v e p r o c e s sl a s t l y ，t h es t u d yp r e s e n t s i t s d e s i g na n di m p l e m e n t a t i o no ft h ee r pp u r c h a s i n g m a n a g e m e n t b a s e do nt h ew o r k f l o w k e yw o r d s ：e r p , w o r k f l o wt e c h n o l o g y , m o d e f i n g ，c o m p o n e n t t h e s i s ： a p p l i c a t i o n r e s e a r c h 学位论文创新性声明 y 6 0 5 5 0 e 本人声明所呈交的学位论文是我个人在导师指导下进行的研究工作及取得的研究成 果。尽我所知，除了文中特别加以标注和致谢中所罗列的内容以外，论文中不包含其他 人已经发表或撰写过的研究成果：也不包含为获得谣安石油大学或其它教育机构的学位 或证书而使用过的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均已在论文中做 了明确的说明并表示了谢意。 申请学位论文与资料若有不实之处，本人承担一切相关责任。 论文作者签名：燃 日期：2 丝。：型 学位论文使用授权的说明 本人完全了解西安石油大学有关保留和使用学位论文的规定，即：研究生在校攻读 学位期间论文工作的知识产权单位属西安石油大学。学校享有以任何方法发表、复制、 公开阅览、借阅以及申请专利等权利。本人离校后发表或使用学位论文或与该论文直接 相关的学术论文或成果时，署名单位仍然为西安石油大学。 论文作者签名 导师签名 燮礁 雄 日期：丝堑圭兰 日期。殛壁上型 第一章绪论 第一章绪论 企业资源计划e r p ( e n t e r p r i s er e s o u r c e sp l a n n i n g ) 系统是在制造资源 计划( m a n u f a c t u r i n g r e s o u r c ep l a n n i n g ，简称m r pi i ) 的基础上发展起来的 以顾客驱动、基于时间、面向整个供应链管理的集成化信息管理系纠“。e r p 的基本思想就是将企业的业务流程看作是一条供应商、企业本身、分销网络 以及客户等各个环节紧密联接的供应链，企业内部又划分成几个相互协同作 业的支持子系统，如财务、市场营销、生产制造、质量控制、服务维护、工 程技术等 2 j 。其中，采购管理系统在整个企业经营管理中占据非常重要的位 置。任何企业要向市场提供产品或服务都离不开原材料或消耗品的采购。 1 1e r p 采购管理的概述 采购是企业为完成自己的最终产品，从企业外，安全、及时和满意的获 取原材料、半成品、成品和服务的行为 3 1 。根据采购的实施者和实施采购目 的的不同，可以把采购大体上分为三类口】：一类是公共领域中，政府和其他 非营利性组织机构，为了向公众提供服务而进行的公共采购；第二类是商业 领域中以转售为目的而进行的商业采购；最后一类是以制造业和工程项目为 代表的，为了制造、加工、建设最终产品而进行的企业采购。论文所指的采 购主要讲的是企业采购中的制造业采购。 1 1 1e r p 采购管理的介绍 采购管理是e r p 供应链上的重要组成部分，占据着非常重要的位置。 采购管理及时地为生产部门提供充足的原材料或消耗品，确保生产的完成， 并且定期的补充库存量，以保证库存的最优控制。另外，采购管理中物料成 本的控制对企业获取利润可以起到非常重要的作用。因此，有效的实施e r p 采购管理系统对于降低库存成本、提高了物流的速度和库存周转率将会产生 重要的作用。采购管理在e r p 中与其他子系统的关系如图1 一l 所示。图中 的各子系统简要介绍如下【4 1 ： a 物料需求计划m r p ( m a t e r i a lr e q u i r e m e n tp l a n n i n g ) 是种优先计 划的方法，用来协调生产的物料需求和库存之间的差距。根据主生产计划对 最终产品的需求数量和交货期，推导出构成产品的零部件及材料的需求数量 堕壅至塑查兰堡主堂壁丝兰 一 和需求日期，直至导出自制零部件的制造订单下达日期和采购件的采购订单 发放日期，并进行需求资源的可用能力之间的进一步平衡。 b 供应商管理主要是建立供应商档案，同时对供应商加以分类，并建 立供应商的供应物品明细，如品种、价格、供应期、运输方式等。另外，还 有供应商的帐务资料。 c 库存管理是库存物料计划与控制有关的业务，目标是保证有足够的 库存，按时地满足各种需要。库存管理的首要任务是根据产品计划的要求来 控制库存量，并保证库存信息准确，满足客户和市场需求。 d 财务管理为企业内部各级管理部门和人员提供进行经营决策所需的 各种经济信息。 图卜1 采购系统在e r p 中的关系图 从图中可以看到，e r p 采购管理根据m r p 和库存情况来制定采购计划， 并选择合适的供应商生成采购申请单进行审核；采购申请单审核通过后生成 采购订单向供应商发出，供应商则按照订单供料；仓库部门根据采购订单收 料，并办理入库业务，将入库的单据交财务部门，根据发票形成应付账款。 1 1 2e m 采购管理的流程 采购管理的工作内容包括货源调查和供应商评审、建立供应商档案记 录、采购作业操作、采购订单跟踪、抽检货品质量、控制进度、安排运输、 到货验收入库、验收报告登录、库存事务处理、退货、退款、补充货品、返 工处理等等【4 1 。 采购管理主要是根据m r p 的输出报告和库存情况报告来生成采购计 西安石油大学硕士学位论文 划。其中，m r p 是根据主生产计划对最终产品的需求数量和交货期，推导 出构成产品的零部件及材料的需求数量和需求日期，直至导出制造订单下达 日期和采购件的采购订单发放日期。而库存情况报告是根据采购计划法来推 算出来的。可见，采购管理对于及时为生产部门提供充足的原材料或消耗品， 和定期补充库存量，以保证库存的最优控制具有重要的作用。 采购计划生成后，由采购员根据供应商的档案选定合适的供应商，生成 采购申请单。供应商档案是采购员用来评审供应商的，对供应商加以分类， 建立了供应商的供应物品明细，如品种、价格、供应期，运输方式等。采购 申请单的内容主要包括交货批量、交货日期、运输方式、付款方式等。 采购申请单在确定采购时间时，应该充分考虑提前期的部分。提前期的 时间段包括审查时间、认可时间、采购人员的时间、供应商加工和发运的时 间、运输时间，以及收货、检验与移到要求的工作中心所必需的时间等。 采购申请单完成后，需要送交各部门进行审核确认。其中包括法律部门 的合法性审核，以及财务部门的付款计戈审核等。审核通过后采购申请单生 成采购订单向供应商下达。 采购订单是发给供应商正式的采购文档，一般包括了公司与供应商二者 都需要有效执行该订单的所有信息，一般有：采购订单号、供应商名称、地 址、发货日期、支付条款等。 在采购订单发放后，为了保证订单被收到和认可以及订单下达后对订单 的修改，有时往往对订单进行跟踪。 供应商按照采购订单完成生产并装运后，采购部门根据采购订单收料。 收料主要是按照采购订单对货物进行清点，检查其规格是否符合要求，并登 记收据。 收料完成后，将由仓库部门对货物的质量进行检查。符合要求的货物将 被登记入库，否则反馈给供应商，进行协调。 采购的最后一步就是支付账款，主要是把采购订单和发票等信息进行比 较，其误差在许可范围内即开始了付款。 以上采购过程的主要步骤如图1 2 所示。 西安石油大学硕士学位论文 图卜2e r p 采购系统的主要过程 根据以上的分析，我们得出e r p 采购管理系统特点如下： a e r p 采购管理系统是一个相对复杂的系统，涉及到的部门多，经历 的环节多。它需要采贿部门与其他各部门之间进行信息交换、相互协作。 b 在e r p 采购管理模式下，采购活动是以订单驱动的，物料需求计划 和库存控制生成采购订单。采购订单流经各部门进行审批，审核后的采购订 单再驱动原材料供应商，产品到货时再根据订单进行清点和验收，最后根据 采购订单核查付款。 西安石油大学碗士学位论文 c 由于采购的不定性，在e r p 采购管理中经常会出现各种变化，比如供 应批量可能与订货批量不匹配，发货日期可能比要求的要推后，还有运输等 因素。 1 2 基于工作流的e r p 采购管理系统 1 2 1 研究背景 我国是中小企业的王国，在近千万注册的企业中，中小企业占9 9 上； 在工业总产值中，中小企业占6 0 左右，利税占4 0 ，就业人数为7 5 1 5 j 。 它们对支撑国民经济的高速发展，促进经济市场化和国际化，在出口创汇、 繁荣市场、增加财政收入、扩大就业面、维护社会安定等方面做出了重大贡 献。然而由于我国中小企业是在旧体制下成长的，存在许多1 日体制的弊端， 在生产领域普通专业化协作程度差。另外在资金、技术、信息化程度、管理 水平等方面也存在诸多弊端，这些弊端随着我国加入w t o ，全球经济一体 化步伐的加快，矛盾将日益突现。困此，为了迎接新的竞争和挑战，在中小 企业中引入先进的信息管理方法和手段，势在必行。 但方面，中小型企业中各部门相互重叠，业务流程很不规范，实施的 e r p 系统需要经常再根据新的需求进行更改。比如一些小企业中的采购业务 往往是由仓库部门来处理的，而订单的合法性审核在许多小企业中是被忽略 的。其中，采购管理业务流程随着时间的变化和市场的变化出现了许多不合 理的地方，特别是采购业务中的冗余现象和重复性工作尤为突出，亟待解决。 另一方面，中小型企业资金不足，引进一套造价在上百万元以上的以工作流 管理系统开发的e r p 系统对中小型企业来说是不现实的，这还不包括技术 人员的培训等。因此，研究适用于不同中小企业的通用e r p 采购管理系统 对提高中小企业的采购效率，降低企业采购成本具有非常广泛的现实意义。 1 2 2 基于工作流的e r p 采购管理系统的提出 通用e r p 采购管理系统即要适应不同中小企业中不同的组织结构和不 同的采购业务流程，特别是采购业务中的不定性比较多、变化比较大这个现 象，又要增强系统的柔性，提高对市场的应变能力。所以，有必要在e r p 采购管理系统中应用业务流程重组( b p r ) 和工作流技术来解决以上问题。 西安石油大学硕士学位论文 业务流程重组b p r ( b u s i n e s s p r o c e s s r e e n g i n e e r i n g ) 【6 】是对企业的业务 流程进行根本性、彻底的再设计，从而获得在成本，质量，服务和速度等方 面业绩的戏剧性的改善 7 1 。b p r 最早由美国的m i c h a e lh a m m e r 和j a m e c h a m p y 提出，强调以业务流程为改造对象和中心、以关心客户的需求和满 意度为目标、对现有的业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计，利用先 进的制造技术、信息技术以及现代化的管理手段，建立全新的过程型组织结 构，从而实现企业经营在成本、质量、服务和速度等方面的戏剧性改善。 e r p 采购系统需要不断地优化它的业务流程，使整个经营活动更加符合科学 管理的要求。因此，实施b p r 是e r p 采购系统具有柔性的保证。 工作流技术通常是实施b p r 的一个较好的方法，因为工作流提供了经 营过程逻辑与它的信息支撑系统的分离，并实现了应用逻辑和过程逻辑分 离，这种方式在进行企业实际应用时具有显著的优点【6 1 。它可以在不修改具 体功能模块实现方式( 硬件环境、操作系统、数据库系统、编程语言、应用 开发工具、用户界面) 的情况下，通过修改过程模型来改进系统性能，实现 对生产经营过程部分或全部的集成管理，有效的把人、信息和应用工具合理 的组织在一起，提高软件的重用率，发挥系统的最大性能。 1 2 3 国内外研究现状 在全球范围内，作为支持企业b p r 和业务流程自动化b p a ( b u s i n e s s p r o c e s sa u t o m a t i o n ) 的一种手段，工作流技术的研究应用目益受到学术界与 企业界的重视。工作流产品的市场每年以两位数字的速度迅猛增长【6 】。 m q s e r i e sw o r k f l o w 是i b m 公司推出的最新工作流管理产品，它将经营流程 从应用逻辑中分离出来，以i b m 公司的消息服务产品m q s e r i e s 为底层支持， 同时支持复杂的组织与角色的管理【6 】。i n t e m p o 是j e t f o r m 公司推出的企业 级工作流产品，基于c s 方式，使用用户的电子邮件作为传递消息的工具【6 】。 e s p r e s s o 是p a v o n e 公司基于l o t u sn o t e s d o m i n o 系统开发和扩展的，体现 了电子邮件和团队工作方面的优势【6 】。 工作流技术在e r p 中的应用比较晚，提供工作流管理功能的软件产品 也不多，如国外的s a p 、b a a n 等，国内的开思e r p 已经有成功的工作流 西安石油大学硕士学位论文 应用i 引。 目前，在e r p 采购系统中应用工作流技术在我国尚处于起步阶段，虽 然已经有不少研究人员从不同的角度开展了工作流管理及其相关技术的研 究，但是，在e r p 系统工作流技术应用中的许多关键技术问题还处于探索 阶段，如工作流中的建模技术、实现技术等。国内清华大学、浙江大学、上 海交通大学、西安交通大学等都已开展了工作流技术的研究工作。其中，清 华大学自主设计、开发了c i m f l o w 工作流管理系统，提出了c i m f l o w 工作 流模型【6 l ，取得了良好的研究成果。 1 2 4 工作流思想在e r p 采购管理系统中的应用 虽然工作流技术在e r p 中的应用已经有了一定的发展，但是在中小企 业中使用工作流管理系统技术来实施e r p 还是存在诸多问题的： a 许多工作流产品及其支持系统如i b m 公司的l o t u sn o t e s ，软件价格 比较高，而且开发复杂。如果使用l o t u sn o t e s 作为底层支持系统来开发e r p 产品，其费用在上百万元以上，这对于国内中小企业来说，实在消费不起。 b 在中小企业中的业务流程和组织结构相对简单，不存在大型企业中 大规模的业务过程，大量的用户，以及过于广泛的分布地点。因此，在中小 企业中实施工作流管理系统也无疑是种资源上的浪费。 针对以上的情况和e r p 采购业务流程的特点，本论文提出了基于工作 流思想的以数据库技术驱动e r p 采购业务流程的方法，将业务流程的模型 保存在数据库中，以采购订单来驱动采购流程的流转。它不但避免了工作流 管理系统中工作流引擎，工作流仿真等复杂的工作流技术的开发，降低了 e r p 采购管理系统开发的周期和成本，而且增强了企业对市场的灵活性，实 现了中小企业的柔性。 1 3 研究意义和价值 在逐步形成的全球化大市场中，我国企业面临激烈的竞争和新的挑战。 提高企业的核心竞争力已经成为企业界的共识，其中首要关键的是在管理水 平和模式上缩短与国外企业的差距，进行必要和彻底的管理变革，采用先进 的管理思想和模式提高企业的竞争力已是大势所趋。中小型企业由于其自身 塑窒歪塑盔兰堡主兰堡堡茎一 的特性，既要考虑到信息系统对整个企业的应用，又要顾及到自身的承受能 力和企业信息化后的性价比。 本论文针对通用基于工作流的e r p 采购管理系统的研究，对于中小型 企业实施适合于自身的企业信息化具有重大的实际意义，主要表现为： a 目前，一方面虽然工作流的产品已经初步形成，并投入使用且取得 了较好的成果，但另一方面很多中小企业却由于工作流产品昂贵的费用而望 之却步。而本系统是面向中小企业开发基于工作流思想的通用程序，避免了 一般工作流管理系统中复杂技术的实现，从而降低了成本。 b 本系统将经营流程从应用逻辑中分离出来，帮助中小企业更快的集 成较为复杂的应用与资源，从而可以根据市场需求灵活的改变经营过程。 1 4 研究内容 本文主要是针e r p 采购管理采购中的问题，将工作流思想引用到e r p 采购管理系统，对工作流思想在e r p 采购管理系统中的应用进行研究，使 其增加高度的灵活性，为开发适合国内中小企业通用e r p 采购管理系统提 供良好的解决方案。论文研究的主要内容有： 第一章首先讨论了e r p 采购管理的特点，其次从中小企业目前存在的 问题出发，指出实施e r p 采购管理的重要性，提出了基于工作流的e r p 采 购管理系统，并从中引出了适合于中小型企业e r p 采购管理的工作流实现 方法，最后说明了本文的研究意义及其研究内容。 第二章首先对e r p 采购管理及其通用性进行了研究，其次从b p r 和工 作流概念出发，利用工作流中业务过程逻辑和任务逻辑之间分离的思想，提 出了基于工作流思想的以数据库技术驱动e r p 采购业务流程的方法。 第三章主要对e r p 采购管理系统中工作流思想的应用进行研究，并给 出了实现的关键技术。 第四章主要根据工作流的思想设计实现了一个基于工作流的分布式 e r p 采购系统，并对系统中有待完善的地方进行了探讨。 第五章全文总结，归纳了本文所探讨的主要内容，说明了今后发展的趋 势和进一步研究方向。 蔓三童董王王堡堕塑! 婴墨堕笪垄墨堕笪婴窒 第二章基于工作流的e r p 采购管理系统的研究 2 1 e r p 采购管理 采购管理是e r p 供应链上的重要组成部分，占据若非常重要的位置。 采购管理及时地为生产部门提供充足的原材料或消耗品，确保生产的完成， 并且定期的补充库存量，以保证库存的最优控制。另外，采购管理中物料成 本的控制对企业获取利润可以起到非常重要的作用。因此，有效的实施e r p 采购管理系统对于降低库存成本、提高了物流的速度和库存周转率将会产生 重要的作用。 2 1 1 采购管理的工作 采购管理主要是根据m r p 的输出报告和库存情况报告来生成采购计 划。其中，m r p 是根据主生产计划对最终产品的需求数量和交货期，推导 出构成产品的零部件及材料的需求数量和需求日期，直至导出制造订单下达 日期和采购件的采购订单发放日期。而库存情况报告是根据采购计划法来推 算出来的。可见，采购管理对于及时为生产部门提供充足的原材料或消耗品， 和定期补充库存量，以保证库存的最优控制具有重要的作用。 采购管理的工作内容包括货源调查和供应商评审、建立供应商档案记 录、采购作业操作、采购订单跟踪、抽检货品质量、控制进度、安排运输、 到货验收入库、验收报告登录、库存事务处理、退货、退款、补充货品、返 工处理等等【“。 l 供应商管理 按现代企业的经营观点，企业同供应商的关系不再是讨价还价的关系， 而是一种合作伙伴关系。可靠的供应网络和与关键供应商的战略合作关系在 维持企业竞争能力上起着关键作用，他们决定着企业两个最为基本的问题： 企业是否能够参与竞争； 企业是否能够有效的降低成本而在竞争中取得优势地位。 供应商管理是企业为了建立可靠的供应网络以及维持同优秀供应商的 互惠战略合作关系，而建立和采取的一整套供应商资格审查、选择、比较、 评估供应商工作表现的体系和办法。以期减少供应商、业主、企业自身的总 西安石油大学硕士学位论文 体经营成本和采购工作过程中所固有的风险。 供应商管理主要工作包括收集企业感兴趣的供应商的信息；供应商资格 审查；评估供应商在具体采购合同中的履约表现：寻找提供高质量的服务的 供应商：与始终如一的坚持提供高质量服务的供应商建立战略合作关系等 在采购管理中要求及时建立供应商档案，其中包括： 供应商代码、名称、地址、电话、联系人： 商品名称规格、供方物料代码； 价格、批量要求、折扣、付款条件、货币种类； 发货地点、运输方式； 供应商信誉记录：按时交货情况、质量及售后服务隋况； 供应商技术水平、设备和能力。 2 采购时机选择 在采购申请单生成时，应该充分考虑提前期的所有部门。提前期的时间 段包括审查时间、认可时间、采购人员的时间、供应商加工和发运的时间、 运输时间，以及收货、检验与移到要求的工作中心所必需的时间等。因此， 采购部门需要维护采购提前期的数据。 3 采购变化处理 由于采购计划是根据最初的采购申请单安排的，因此在项目规格可能不 得不进行临时变动甚至永久变动时，将采购申请单的所有变化通知到所有受 影响的部门是很重要的。一般变化如下： a 订货批量： 供应批量可能与订货批量不匹配； 大批量供货时存在数量折扣的可能： 生产能力或现有库存可能要求现在进行部分订货，而其余的在将来 地订货； 运输因素的考虑。 h 修改发货日期或下达日期： 运输的考虑，如把待运物料与前一批一起装运以节省运输成本： 西安石油大学硕士学位论文 生产能力或现有库存不匹配； 供应商提前期可能比要求的成。 c 修改规格： 技术上达不到： 需要过程的提前期。 2 1 2 采购计划法 采购提前期是采购订单下达到物料完工入库的全部时间。 按现代企业的经营观点，企业同供应商的关系不再是讨价还价的关系， 而是一种合作伙伴关系。当供应商的未完成订单增多时，他们将对客户报较 长的提前期。这样一来，客户为满足他们在较长提前期中的物料需求，就将 订购更多的物料。这就导致供应商积压订单的进一步增加以及提前期的再次 延长。 处理供应商延长提前期问题的一种方法是提前给他们一份采购计划。如 果供应商报两个月的提前期，那么在半年前就把采购计划提供给他们。从而 可以防止由于提前期的增长而造成的问题。按照滚动计划的方法，近期的采 购条件比较具体详细，远期的条件可以比较笼统。但有一个控制范围，把长 期协定( 半年至一年) 和短期合同( 月) 结合起来，一次签约，分期供货， 这就是采购计划法或称供应商调度。 12345678 ( 周) l i 确认的儇侗 第3 个月 第4 个月第5 个月第6 个月l l i 计划 r 图2 - l 供应两计划 使用m r p ，能很容易地向供应商提供一份6 个月到1 年的采购计划， 而且，在m r p 环境下，定期更新这些计划，从而保持这些计划的有效性也 是不成问题的。 最初的1 个月一周为时序，其数量已经确定。供应商要确保每周提供这 些物料。第2 个月仍以周为时序，其数量还可以有细微的调整，但不能取消 对任何取消物料需求的计划改变，供应商将不承担所造成的损失。以后的4 西安石油大学硕士学位论文 个时区按月表示，每个月包括4 周。在这些时区内，采购员仅要求供应商确 认有能够满足采购需求的物料和能力。如果当供应商声明提前期从6 周增加 到8 周时，则无须向供应商提供新的信息。因为已经提供了6 个月甚至更长 的采购计划。 2 1 3 采购管理的过程 采购过程需要执行以下步骤： 根据m 1 1 p 和库存报告生成采购计划； 选择合适的供应商，确定采购内容和时间； 生成采购申请单，送交相关部门审核； 生成采购订单，向供应商发放； 订单跟踪： 接收货物，清点数量； 检验货物质量并登记； 结算付款； 以上这些采购步骤需要公司中各部门配合进行实施，而不是仅仅由采购 部门单独来完成。下面对其进行详细介绍3 1 【4 】： 1 生成采购计划 主要根据m r p 及库存子系统( 订货点控制、订货周期控制等生成的请 购计划) 来生成采购计划，并综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存 量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并。另外，有些 原材料的采购提前期很长，因此有可能超过主生产计划制定周期。这类采购 的采购计划应经过销售、财务与计划等部门的综合讨论与评估来确定所需 的数量和时间，然后制定材料的中期或长期采购计划。 2 供应商的选择 供应商出于企业供需链的供应端，从这种意义上说，供应商也是企业资 源之一。采购部门掌握越多的供应商，企业的供应来源就越丰富。当然，供 应商多并不一定优。企业在选择供应商时一般来说要考虑3 个要素：价格、 质量和交货期。一般来说，企业对每种物料的供应至少要保持两家供应商较 西安石油大学硕士学位论文 为合适。 根据供应商的档案选定合适的供应商，生成采购申请单。供应商档案是 采购员用来评审供应商的，对供应商加以分类，建立了供应商的供应物品明 细，如品种、价格、供应期、运输方式等。另外，还有供应商的帐务资料。 采购申请单的内容主要包括交货批量、交货日期、运输方式、付款方式等。 3 生成采购申请单 根据采购计划的内容和时间，产生采购申请单。确定交货批量和交货日 期；确定收货地点、运输和装卸方式、明确责任：确定付款方式、地点、银 行帐号。采购申请单的目的主要是用来被相关部门进行审核，如送交法律部 门接受合法性审核。采购申请单一般包括如下信息：采购申请单号、发放日 期、接收对象、交货日期、需求数量、计量单位，有时还包括项目代码、工 程规格号、付款帐号、原材料与零件或维修件的说明、特殊包装或其它说明 等。 生成采购申请单时，有的系统会另外生成用款计划，由财务部门对用款 计划进行确认，之后反馈意见给采购部门。 4 生成采购订单 采购订单是发给供应商正式的采购文档，要求采购人员必须将材料的质 量要求、数量要求及交货时间要求准确无误的下达给供应商。对于临时追加 的采购任务，可以通过与供应商协商直接下达采购订单。 较为详细的采购订单一般包括了公司与供应商二者都需要有效执行该 订单的所有信息：采购订单号、供应商名称、地址、发货日期、数量容限、 内容说明、价格、离岸价格、税款信息、支付条款、使用说明、装运信息、 验收方式、违约方式、授权签字等。 5 订单跟踪 在采购订单发放后，为了保证订单被收到和认可以及订单下达后对订单 的修改，有时往往对订单进行跟踪。 对于有的项目，可以要求供应商发出收到订单的通知。供应商收到订单 后可以在采购订单上用“订单收到通知标识”来予以说明。收到供应商的“收 西安石油大学硕士学位论文 到通知单，后，与采购订单进行比较。若二者匹配，就要修改订单记录以表 明“收到通知单”业已收妥。若二者不匹配，就有必要与供应商交涉以解决 差异。 订单下达后，跟踪还包括把订单的变化传递给供应商。这些变化包括： 数量、规格以及时间变化。允许变化的程度取决于与供应商之间的协议。订 购协议或变动通知单，可以按重要性每一项或按有限数量的项目列出，还应 该提供提前期和交货日期的认可说明。 6 验货入库 首先，对照相应的采购订单对货物数量进行清点，清点最好在接受地点。 检查其数量和规格是否符合要求，并登记收据。其次，对货物的质量进行检 查，符合要求的货物将被登记入库，否则反馈给供应商，进行协调。 7 结算付款 采购的最后一步就是支付账款，账款主要根据采购人员与接收人员的信 息而定。 从e r p 采购管理韵过程中，我们可以看出，采购管理的业务流程较为 复杂，采购环节较多。采购管理业务流程随着时间的变化和市场的变化出现 了许多不合理的地方时，需要对e r p 采购管理进行较大的更改，而无疑将 耗费大量的人力、物力和财力。为了提高对市场的应变能力和增强系统的柔 性，使整个经营活动更加符合科学管理的要求，在企业e r p 中实施业务流 程重组( b p r ) ，对企业现有的采购业务流程进行优化是非常必要的。 2 1 4 中小企业中采购管理的遥用性 中小企业在采购管理中凸现出了许多问题，但由于中小型企业资金不足 等问题，实施一套造价在上百万元以上的e r p 系统对中小型企业来说是不 现实的。因此，研究适用于不同中小企业的通用e r p 采购管理系统对提高 中小企业的采购效率，降低企业成本具有非常广泛的现实意义。下面对中小 企业中采购管理的通用性进行分析。 中小企业中，采购管理的规模相对较小，采购流程不规范，各部门功能 相互重叠的现象比较突出，人员的角色比较混乱。比如一些小企业中的采购 西安石油大学硕士学位论文 业务往往是由仓库部门来处理的，库管员要身兼采购员和库管员双重角色。 而对一些中型企业来说，需要采购的物料可能会有成千上万，采购部门中的 采购员会被再细分成若干不同类别的采购员。下面以采购管理中采购申请单 审批的流程为例来说明不同企业中的采购管理。 ( 1 ) 在公司a 中，采购申请单审批流程从采购员完成采购申请单并提 交后开始流转，首先送采购部门审核，审核通过后送采购部门主管审核，审 核通过后进行法律部门的合法性审核，最后送给财务部门审核，财务审核通 过后将结果反馈给采购部门，并根据采购申请单生成采购订单，此时流转结 束。公司a 中和采购申请单审批相关的组织结构和人员权限如图2 - 2 所示。 其流程图如图2 3 所示。 图2 - 2 公司a 采购订单审批组织结构和人员权限图 西安石油大学硕士学位论文 是 l 向采购部门反馈 l意见 上 存档，生成采购 合同 j 结束 图2 - 3 公司a 采购订单审批处理流程图 1 6 西安石油大学硕士学位论文 ( 2 ) 公司b 比公司a 的规模要小，公司b 的采购申请单审批流程中， 忽略了采购部门主管审核，并且法律部门的合法性审核由采购部门的审核员 完成。其流程图如图2 - 4 所示。 公司b 中和采购申请单审批相关的组织结构和人员权限如图2 5 所示。 是 向采购部门反馈 意见 上 存档，生成采购 合同 丫 【结束 图2 - 4 公司b 的采购订单审批处理流程囤 西安石油大学硕士学位论文 图2 5 公司b 采购订单审批组织结构和人员权限图 从公司a 和公司b 的采购申请单审批流程可以看出，两个公司的采购 业务不同，组织结构不同，相同角色的权限也不同。如果将a 公司使用的 采购管理系统移植到b 公司去，按照传统方法，需要重新编写程序使之适 应新的业务，并要重新定义新的角色。因此，要开发适应于不同中小企业的 通用e r p 采购管理系统，关键在于对组织结构、人员权限和业务流程的柔 性化管理。 要实现对组织结构、人员权限和业务流程的柔性化管理，引入业务流程 重组和工作流技术是非常必要的。如果将工作流管理技术应用到e r p 采购 管理系统中，能使e r p 采购管理系统具有高度的灵活性，可以按照企业的 具体要求，快速灵活地生成应用软件系统，在用户业务过程发生变化时，迅 速地进行重组来满足用户需求。 2 2 业务流程重组 2 2 1 业务流程重组的基本概念 业务流程重组( b u s i n e s s p r o c e s sr e e n g i n e e r i n g ：b p r ) 最早由美国的 m i c h a e lh a m m e r 和j a m e c h a m p y 提出，它强调以业务流程为改造对象和中 心、以关心客户的需求和满意度为目标、对现有的业务流程进行根本的再思 考和彻底的再设计，利用先进的制造技术、信息技术以及现代化的管理手段， 堕窒至垫奎茎堡主兰焦堡塞 建立全新的过程型组织结构，从而实现企业经营在成本、质量、服务和速度 等方面的戏剧性改善【7 1 。与传统的基于分工理论的管理思想相比，b p r 具有 以下三个显著的特征【6 j ： a 面向顾客，强调客户需求：激烈的全球化市场竞争，使顾客由被动 的产品接受者转变为积极的产品决定者。企业必须全面考虑并满足顾客的个 性化需求，及时相应市场的变化，才能赢得市场竞争。因此顾客的需求成为 企业实施b p r 的最根本的驱动力。 b 面向企业业务流程：在传统的劳动分工原则下，企业的组织结构是 按功能进行划分的，各职能部门把一个流程分为若干小块。过细的分工使不 同部门之间出现大量的合作与协调，及时人们能够运用先进的信息技术最优 的完成每- - , 1 , 块的工作，也很难保证业务流程在整体性能上达到最优。同时， 部门间大量的合作与协调使业务流程人为的变得更复杂，工作效率低下。因 此，b p r 理论就是要彻底打破劳动分工理论的约束，跨越职能部门的条框， 以业务流程为核心重建与业务流程相匹配的企业运行机制和组织结构，实现 企业对全流程的有效管理和控制，使企业真正直接面对用户。 c 追求企业性能的突破性提高：b p r 追求的不是企业性能的渐进式提 高或局部改善，而是期望通过对流程的重新设计，以提高顾客的满意度为主 要方向，追求企业性能的飞跃，因此，有人把b p r 称为“现代企业管理的 一场革命”。 业务流程重组的概念问世以来，受到了企业界和理论界的广泛关注，实 施业务流程重组的企业中有不少已经取得了显著的成效，如福特汽车公司通 过重组物料采购流程，财务会计部的人从5 0 0 多人下降到1 2 5 人，而工作效 率大大提高；数字设备公司( d e c ) 将5 5 个财务部合并成5 个，裁减了4 5 0 个工作岗位；c i g n a r e 公司每年的运作成本减少了1 5 0 万美元。 2 2 2 业务流程重组的实施步骤 实施业务流程重组的生命周期可以分为项目规划、过程建模、过程优化、 系统实施和项目评价五个阶段，如图2 - 6 所示。 西安石油大学硕士学位论文 过程 建模 项目 规划 时间 图2 - 6 业务流程重组实施的五个步骤 a 项目规划阶段的主要任务是制定企业业务规划和企业业务流程重组 的目标。一般来说，企业希望通过改造业务流程来降低生产成本、缩短生产 时间、提高产品质量和服务水平，或提高客户的满意程度。 b 过程建模阶段的主要任务实准确描述企业现在的业务过程，建立经 营过程模型。过程模型是经营过程分析和优化设计的基础，目前已有多种过 程建模方法和工具可以用来帮助企业描述和分析经营过程。 c 过程优化的主要任务是在已建立的业务过程模型的基础上，分析和 优化企业的经营过程。由于信息技术能够在业务流程重组中发挥重要作用， 因此在实施过程改造之前，要充分考虑信息技术所能发挥的能力，选择合适 的技术运用到新的业务流程中去。 d 系统实施阶段的主要任务是根据优化的过程模型，在企业中建立相 应的信息系统，改造原有的业务流程，并重新建立与新的业务流程相匹配的 企业组织结构，进行人员培训，从而完成经营过程的改造。 目价 统施 程化 硼骱 张撇 雌讹 实 醒 步 骤 西安石油大学硕士学位论文 e 当系统实施完成后，还要对新的经营流程进行监控和评价，以便发 现其中存在的