报业印刷企业如何运用ERP系统实施成本控制.doc

报业印刷企业如何运用ERP系统实施成本控制近年来，由于国家出台了一系列宏观调控政策，以及受到以网络为代表的新媒体对传统媒体的冲击影响，在报纸的经营成本、竞争成本持续加大的同时广告收入正在降低，报社印务中心正在寻求新的发展途径。本企业在报纸印刷企业的集团化发展过程中，兴建了新厂房，购置大型设备，提高报纸生产流水线的自动化程度，增强企业实力的同时，管理层的经营思路正在发生转变，提出了“事业要有新发展、管理要有新高度、文化要有新气象、工作要有新亮点”的要求，其中一项措施是通过采用ERP企业信息化管理项目，规范企业业务管理流程，改变粗放管理方式，降低报纸的生产成本，提高企业的盈利率。结合本企业经营目标，考虑公司的实际情况，我们将ERP系统的侧重点放在了财务管理和成本控制方面。以加强财务管理，提高报纸经营管理的经济效益和总体水平，增强科学决策能力；实现降低报纸生产成本，使报社印务中心由生产服务中心向经营利润中心的转变。一、本企业选用的Microsoft Dynamics AX 2009系统介绍ERP（企业资源管理计划）英文Enterprise Resources Planning的缩写，是在先进的企业管理思想的基础上，应用信息技术实现对整个企业资源的一体化管理。Microsoft Dynamics AX 2009系统是目前市场上专业易用的ERP管理软件，其具强大的整合能力、高效协作适用性，通过全面优化企业核心业务管理，来助力企业的成功。在印刷行业大环境的影响下，企业管理层为实现成本控制目标，正在加强财务对企业的管理作用，要求财务工作要从过去的记账型财务逐步转变到管理型财务，充分发挥其对企业经营状况的监控和指导作用。通过财务和业务流程的一体化，规范业务流程，细化管理单位，逐步实现生产经营全过程的信息流、物流、资金流的集成和数据共享，保障企业预算、控制、结算等财务管理工作与业务流程一体化，为管理层的提供及时有效的决策支持，是本企业对企业管理信息化项目的初衷。因此ERP系统在功能设计时以成本核算为核心。按照生产流程划分为物流、生产和财务三大主要模块。ERP系统从两个方面进行成本核算，一是以物料报纸为维度进行成本归集和成本分配，计算出每一叠报纸的成本、收入和利润；二是以部门（可细化到生产班组）为维度进行成本归集和成本分配，计算部门在对应生产工序和时段消耗的材料费用等数据。二、为充分实现ERP系统功能，制定了完备的成本控制办法根据公司选用ERP系统Microsoft Dynamics AX 2009的功能，运用定额管理方式逐级分解年度成本控制目标到指定责任部门，通过责任部门在实施过程中统计反馈分析，抓住重点环节细化执行办法，完成年度成本控制目标。（一）目标责任分解和实施 1.原材料方面：原材料按照变动成本分解到印务部等相关生产部门（根据往年消耗额统计数据制订分配比例）。每天根据生产单的版面结构和印刷量自动生成消耗定额给生产部门消耗定额，成本控制表格上统计日消耗额、日消耗定额、累计消耗额和累计消耗定额。日消耗额和日消耗定额为成本事中控制参考数据，累计消耗额和累计消耗定额是成本控制考核依据。2.低值易耗品方面：低值易耗品方面由物资部负责总量控制，参照上年度消耗比例和本年度工作计划对公司各部门进行分派定额指标。各部门依据消耗定额制定月度消耗计划，向物资部申报；物资部按累计消耗额和累计消耗定额核准，确认可申购数量；完成审批流程和采购流程后，按审批量发放到各部门。3.设备维修方面分为备品备件，维修费用方面和技术改造部分。（1）备品备件和维修费用方面：分为计划专项维修，日常维修。计划专项维修直接分解到开始维修月度，日常维修按月平均，部门日常控制中比较实际消耗和消耗定额。月消耗额和月消耗定额为成本事中控制参考数据，累计消耗量，累计消耗定额为主要考核依据。（2）关于技术改造部分：一是对内，改造后减少备品备件消耗额和维修费用，由于对于设备动力部控制备件和维修费总额有利，属于内部控制手段完成内部目标，完成目标后年终给予奖励；二是对外，对于其他部门有利，为其他部门节约了原材料（或其他费用），则经相关部门确认，给与设备部门奖励。4、薪酬及其他费用方面：费用方面分为随机费用和计划费用，随机费用按预算额度月平均作为定额，薪酬和计划费用按计划额度到月。实施方法与低值易耗品相同。5、材料单价方面：材料单价由物资部控制，以预算单价为额定单价，预算中没有体现的价格另外确定。6、关于生产中的差错消耗部分关于生产工作中出现的差错造成的损失，如果外单位造成则由外单位承担损失，按照单位间结算单价计算；如果公司内部造成的按比例由部门和公司承担损失，部门可分解到责任人。（二）考核和奖罚措施根据目标责任分解情况，公司与部门签订目标责任书。1、年度工资总额由办公室控制，节约奖励部分根据目标责任完成情况，发放到相关责任部门。2、未达标，则按超额部分比例扣罚到目标责任部门；超额完成指标时按超额比例发放奖励到目标责任部门；非目标责任部门按照公司节约成本的比例发放奖励。非目标责任部门在日常生产管理中造成的损失由部门按比例承担。三、ERP系统的运行对企业成本控制的意义ERP系统在本企业实施过程后，规范了业务流程，细化了管理业务和管理单位，提高了数据共享程度，便于成本核算和成本控制，有利于年度成本控制目标的实现，具体体现在以下方面：（一）ERP系统和现有业务流程相互适应优化，规范了业务流程，统一了业务数据源，保障成本核算和成本控制基础数据的可靠性。ERP系统的业务流程是以管理理论为依据，借鉴优秀企业成功经验编制完成的，在系统实施的过程中，一方面对企业实际情况响应，符合企业的管理要求。另一方面对现有业务流程进行优化规范，确定了业务流程，明确了岗位责任，加强了业务监督，方便了管理考核。例如：原有生产流程分为三个环节：生产统计销售 生产部门按照客户的传真要求生产（客户传真给公司生产要求，相关部门将传真件转给生产部门）报纸印刷统计版面数、版面结构、印刷量由印务部门手工统计，版材消耗由制版部手工统计）计划财务部根据生产部门统计数据开具发票由于在数据的准确性上没有监督，日常数据没有通过流程来保证可靠性，月底统计数据有时会与客户统计数据有差异。现在生产统计流程根据系统优化后分为四个环节：计划生产销售统计 由经营调度部根据客户要求制定销售订单，据销售订单自动生成生产订单生产部门按照生产订单，并且如是准确记录生产情况经营调度部检查生产订单的执行情况，并且与客户确认销售订单，计划财务部开具销售发票相关统计数据报表自动生成通过优化生产流程，对外生产业务统一由经营调度部完成，避免多头安排生产，符合公司的管理要求，统一了生产业务数据，保障了成本核算和成本控制基础数据可靠性。（二）延伸管理触角，细化了管理业务和管理单位，为成本核算和成本控制提供了详细的基础数据。系统的生产流程强化了生产环节的记录，每一个流程都记录了主要消耗物料数量、对应的产品，对应的操作单位等信息。有了基础的统计数据，便于分析各生产环节，产品和管理单位的消耗成本，确定需要加强控制的环节，最终实现成本控制目标。第一环节第二环节第三环节第四环节 经营调度部制版部印务部生产部 制订销售订单查看自动生成的生产单，记录生产消耗版材菲林，完工交付版材数和生产小组核查交付版材，记录接收版材数，消耗纸张数，开关机时间和生产机台检查相应环节无误后结束生产单根据生产单记录情况，比较容易分析实际消耗和额定指标之间的差异、哪一个环节产生的差异较大或哪一个生产小组产生的差异较大，明确加强控制的环节和相应的控制办法，最终实现年度控制目标。（三）系统是全公司使用的管理工具，各部门共同参与和使用，实现了数据共享和数据统一管理，保障期间成本核算和成本控制的完整性。系统是公司范围内管理工具，各种记录数据可以即时查询，方便快捷，节约办公资源。系统模块数据制定部门和岗位检查核对，统一关闭期间内相关模块操作，保障累计数据的完整和稳定。例如：2010年5月6日，系统各模块数据检查核对完成