办公用品管理办法.doc

办公用品管理办法（修订版）第一章 总则第一条 为规范公司办公用品的计划、购买、领用、维护、报废、回收等管理，特制定本办法。第二条 本办法适用于濠江建筑公司总部办公室及工场办公室及涉及办公用品领用的部门。第三条 行政人事部是公司办公用品的归口行政人事部门，负责审批及监控各部门办公用品的申购及使用情况，负责办公用品的验收、发放和管理等工作。第四条 财务部负责办公用品费用的监控。第五条 使用部门和个人负责办公用品的日常保养、维护及管理。第六条 本办法所指办公用品包括：1耐用品：第一类：办公家俱，如：各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑台、文件箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。第二类：办公设备类，如：电话、传真机、复印机、打印机、碎纸机、电视机、（数码）照相机、电脑、打印机及其耗材、电风扇、音响器材及相应耗材（油墨、机器耗材）等。2低值易耗品：第三类：2.3.1文具用品类，分为消耗品、管制消耗品、管制品等三种。（1）消耗品：刀片、胶水、胶带、大头针、回型针、橡皮擦、笔记本、复写纸、标贴、便笺、各类印刷表单、铅笔、圆珠笔、中性笔、钉书针、直尺、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、涂改液等称之。（2）管制消耗品：名片、钢笔、白板笔、荧光笔、修正液、电池、印泥、卷宗夹、文件夹、美工刀、邮票、笔筒等称之。（3）管制品：钉书机、打孔机、打码机、会计章、日期戳、职章、公司章、计算机、卷尺、白板、复写纸、信封、剪刀、白板笔、萤光笔等称之。2.3.2 文具用品领用区分为个人领用及部门领用两种。（1）个人领用：系个人使用保管之用品，如圆珠笔、中性笔、铅笔、笔记本、橡皮擦、直尺、文件夹等。（2）部门领用：系部门内部共同使用之用品，如打孔机、大型钉书机等。第四类：生活用品，如：面巾纸、纸类印刷品、纸球、布碎、茶具、茶叶、饮用水等。第二章 办公用品的费用控制及申领流程第七条 办公用品申购实行费用预算制度，各部门本着实事求是，节约经营成本的原则，于每年年初编制本部门本年度办公用品费用预算并报行政人事部审批，每月办公用品的购置应严格按照审批的部门办公用品费用预算编制月度申领计划。第八条 第一、二类办公用品统一由归口行政人事部门负责申购，具体流程如下：填写“办公用品购置需求表” 本部门负责人审核 归口行政人事部门 财务部 总经理审批 购置使用第九条 第三、四类办公用品的申领流程：填写“办公/生活用品申领计划表”（各部门，每月2日前） 部门负责人审核 归口行政人事部门审批 汇总（行政人事部，每月4日前） 财务部审核 归口行政人事部门审批 行政人事部领取发放（每月10日后）第三章 办公用品的使用、保养、维修和报废第十条 树立节能意识，养成节约习惯。各类办公用品应爱惜使用、厉行节约，打印或复印资料时纸张要双面使用，如果只使用了一面的打印纸要再回收利用，不能当废纸一丢了之，除对外或正式使用的材料外，尽量使用二次利用的打印纸（公司将统一备放纸箱专用于二次纸的存放回收；），而双面使用过的废纸也应统一存放，定期于行政人事部打包装订回收处理，职工不得随意丢弃或撕毁。文件资料按规定分类放置，妥善保管，不得随便翻阅他人文件和工作笔记，需销毁的文稿要按有关规定妥善处理，不得因粗心疏漏而导致泄密。如果是回形针、大头针应重复使用，不得随意丢弃；每人每月领取圆珠笔和中性笔各2支，如再次领取以应更换笔芯使用。第十一条 各类办公用品的保养，主要由各部门自行负责，归口行政人事部门将进行不定期检查，若发现有人为故意损坏、破坏等造成的损失，追查责任人照价赔偿，酌情给予相应经济处罚。第十二条 各部门办公用品在日常使用中，发现有故障或损坏，应及时通知归口行政人事部门安排维修（主指第一、二类办公用品）。第十三条 价值低于2000元的办公用品（主指第一、二类）的报废流程：填写“办公用品报废单” 部门负责人审核 专业维修人员鉴定 归口行政人事部门复核 总经理审批 废品公司回收第四章 附则第十四条 属固定资产范围（价值2000元以上）的办公用品的购置、维护、报废等，按相关制度执行。第十五条 个人使用的办公用品，因调动或辞职时，须到本部门资料员或兼职管理人员处办理清还手续或交接手续签字确认移交。第十六条 归口行政人事部门负责根据实际情况对员工级别变动后的办公用品进行增补或削减。第十七条 本办法由行政人事部修订并解释。第十八条 本办法自下发之日起实施，如与之前相关办公用品管理规定不符，以此为标准。附表：附表一：办公用品购置申请表附表二：办公用品申领计划表附表三：生活用品申领计划表附表四：办公用品申领计划汇总表附表五：生活用品申领计划汇总表附表六：办公用品报废单 有限公司 二七年四月十六日发：各部门送：印发份数：11份 其中存档1份- 3 -附表一：众意公司办公用品购置申请表申请单位： 部门： 年 月 日序号办公用品名称、规格单价数量金 额用 途申请人部门负责人管理部意见财务部门意见总经理意见注：1本表适用于单一物品价格低于2000元的物品申购，超过2000元填写固定资产申购表；2一式三份：原稿交财务部，申请部门、归口行政人事部各执一份；9附表二：众意公司办公用品申领计划表部门： 年 月 日 名称编号数量单价金额名称编号数量单价金额名称编号数量单价金额名称编号数量单价金额文具盒30CM直尺钉书机传真纸莹光笔卷尺回形针骨快记号笔白、黑胶刷大头针白板白板笔固体胶水裁纸刀12位计算机签字笔大中小票夹书钉函数计算机园珠笔文件夹不锈钢剪刀三角尺园珠笔芯文件箱书立起钉机铅笔易事快墨水三格资料架自动铅笔反面夹大小号复写纸自动铅笔芯大透明胶印油帐薄大双面胶印台大、小硬抄档案袋号码机大、小软抄20页资料袋涂改液留言纸打孔机三层文件架说明1. 按分配额度，各部门自行控制费用；2. 本表需电脑编缉打印，手写无效；3. 如领用的物品栏上没有，请在空格上加上；4. 原稿归口行政人事部门。经办人部门负责人归口部门意见本次领用合计（元）备 注附表三：众意公司生活用品申领计划表部门： 年 月 日名称编号数量单价金额名称编号数量单价金额名称编号数量单价金额名称编号数量单价金额不锈钢热水瓶卫生纸毛巾塑料热水瓶盒装纸巾洗衣粉茶壶烟盅洗洁精大号茶杯牙膏洗洁精中号茶杯胶饭盒洗手液小号茶杯200g香皂草帽大号胶桶700g香皂茶叶中号胶桶特大草球小号胶桶防滑地板胶口罩胶手套大号纸箩耐酸手套中号纸箩线纱手补袜小号纸箩帆布手袜说明1. 按分配额度，各部门自行控制费用；2. 本表需电脑编缉打印，手写无效；3. 如领用的物品栏上没有，请在空格上加上；4. 原稿行政人事部门。经办人部门负责人归口部门意见本次领用合计（元）备 注附表四：办公用品申领计划汇总表申请单位： 年 月 日名称编号数量单价金额名称编号数量单价金额名称编号数量单价金额名称编号数量单价金额文具盒30CM直尺钉书机传真纸莹光笔卷尺回形针骨快记号笔白、黑胶刷大头针白板白板笔固体胶水裁纸刀12位计算机签字笔大中小票夹书钉函数计算机园珠笔文件夹不锈钢剪刀三角尺园珠笔芯文件箱书立起钉机铅笔易事快墨水三格资料架自动铅笔反面夹大小号复写纸自动铅笔芯大透明胶印油帐薄大双面胶印台大、小硬抄档案袋号码机大、小软抄20页资料袋涂改液留言纸打孔机三层文件架说明1. 本表需电脑编缉打印，手写无效；2. 本表于每月4日前交行政人事部；3. 如表栏上没有，请在空格上加上；4. 本表为归口行政人事部门填写，原稿交财务，复印一分交行政编 制财务审核意见本次领用合计（元）负 责 人行政人事部审批意见备 注附表五：众意公司生活用品申领计划汇总表申请单位： 年 月 日名称编号数量单价金额名称编号数量单价金额名称编号数量单价金额名称编号数量单价金额不锈钢热水瓶卫生纸毛巾塑料热水瓶盒装纸巾洗衣粉茶壶烟盅洗洁精大号茶杯牙膏洗洁精中号茶杯胶饭盒洗手液小号茶杯200g香皂草帽大号胶桶700g香皂茶叶中号胶桶特大草球小号胶桶防滑地板胶口罩胶手套大号纸箩耐酸手套中号纸箩线纱手补袜小号纸箩帆布手袜说明1. 本表需电脑编缉打印，手写无效；2. 本表于每月4日前交行政人事部（行政）；3. 如表栏上没有，请在空格上加上；4. 本表为归口行政人事部门填写，原稿交财