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中山大学硕士学位论艾 基于工作流技术的办公自动化系统研究与设计 基于工作流技术的 办公自动化系统研究与设计 计算机软件与理论 姓名：廖伟锋 指导老师：龙冬阳教授 摘要 办公自动化( o f f i c ea u t o m a ti o n ，简称o a ) 是二十世纪六十年代末 在发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。它是将现代办公与计算 机技术、网络技术等紧密结合起来的一种新型的办公方式，是当前新 技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，也是政 府、企事业部门信息化建设的重头戏。而工作流技术则是当前信息领 域中的一个焦点，是办公自动化系统的核心技术之一。 本文在描述办公自动化发展历史及我国发展的现状基础上，结合 某税务局的办公自动化现状，针对其办公特点及前期业务需求与工作 流程，在充分了解w f m c 参考模型及相关基本概念、群件与工作流管理 系统区别的基础上，以简单、实用、高效为原则，提出了一个基于工 作流技术的新一代税务办公自动化模型。并在设计、实现平台选择基 础上，深入地剖析l o t u sd o m i n o n o t e s 组成成分、工作流机制、设计元 素及安全性控制，对以该模型为基础的税务办公自动化系统进行了设 计与实现。最后，根据目前技术的发展和实际办公的需要，总结了当 前的工作，并对办公自动化系统的发展进行了展望。 关键宇：工作流，办公自动化，l o t u sd o m i n o n o t e s ，群件 一i i - 中山大学硕士学位论文 皋于工作流技术的办公自动化系统研究与设计 t h e s t u d ya n dd e s i g no f w o r k f l o w b a s e do f f i c ea u t o m a t i o ns y s t e m c o m p u t e rs o f t w a r ea n dt h e o r y n a m e ：l i a ow e i f e n g s u p e r v i s o r ：l o n gd o n g y a n gp r o f a b s t r a c t o f f i c ea u t o m a t i o n ( o a ) i sa ni n t e g r a t et e c h n o l o g yw h i c hw a sr a p i d d e v e l o p e di nd e v e l o p e dc o u n t r yi nt h el a s ts i x t i e so f t h e2 0 “c e n t u r y i ti sa n e ws t y l eo fw o r k ，c o m b i n i n gm o d e mw o r kw i t hc o m p u t e rt e c h n o l o g ya n d n e t w o r kt e c h n o l o g yt i g h t l y i t sn o ta l s oav e r ya c t i v ea n ds t r o n g l yl i f e f u l l f i e l do ft e c h n i c a la p p l i c a t i o ni nc u r r e n tn e wt e c h n i c a lr e v o l u t i o n ，b u ta l s oa v e r y v i t a lt a s ki nt h ei n f o r m a t i o nc o n s t r u c 6 0 no f g o v e r n m e n t a n d e n t e r p r i s e s h o w e r v e r , t h ew o r k f l o wt e c h n o l o g yi saf o c u si nt h ec u r r e n t i n f o r m a t i o nf i e l d ，a n di t so n eo f k e r n e lt e c h n o l o g i e so fo a s y s t e mt o o t ! h i st h e s i si sb a s e du p o nt h e d e s c r i p t i o n o ft h eh i s t o r yo fo a d e v e l o p m e n ta n dt h ee v o l u t i v ea c t u a l i t yo fo u rc o u n t r y , c o m b i n i n gt h e a c t u a t i o na n dt h eb u s i n e s sr e q u i r e m e n ta n dt h ew o r k f l o wo ft h er e v e n u e a f t e ru n d e r s t a n d i n gt h er e f e r e n c em o d e lo fw f m ca n dt h ec o r r e l a t i v e b a s i cc o n c e p t i o n sf u l l ya n dt h ed i f f e r e n c eb e t w e e nt h eg r o u p w a r ea n d w o r k f l o wm a n a g e m e n ts y s t e m , ig i v eaw o r k f l o w - b a s e dr e v e n u eo a m o d e lb a s eo nt h e p r i n c i p l e o fs i m p l e n e s sa n dp r a c t i c a l i t ya n d h i g h e f f i c i e n c y ia l s od e e p l ya n a l y z e dt h ec o m p o s i t i o na n dt h ew o r k f l o w m e c h a n i s ma n dt h ed e s i g ne l e m e n t sa n dt h es a f e t yc o n t r o lo f l o t u s d o m i n o n o t e sa f t e rd e s i g np l a t f o r mw a ss e l e c t e d a n d ，ip u tt h es y s t e m i n t oa c t i o nb a s eo nt h i sm o d e l f i n a l l y ，a c c o r d i n gt ot h ed e v e l o p m e n to f c u r r e n tt e c h n o l o g ya n dt h ed e m a n do fa c t u a lw o r k ，is u m m a r i z et h e p r e s e n tw o r ka n dl o o ki n t ot h ef u t u r eo f o f f i c ea u t o m a t i o ns y s t e m k e y w o r d s ：w o r k f l o w 、0 f n c ea u t o m a t i o n 、l o t u sd o m i n o n o t e s 、 g r o u p w a r e 1 1 1 中山大学硕士学位论文 基于工作流技术的办公自动化系统研究与设计 1 1引言 第1 章绪论 办公自动化( o f f i c ea u t o m a ti o n ，简称o a ) 是二十世纪六十年代末 在发达国家迅速发展起来的一门综合性技术，它以系统科学为理论基 础，行为科学为主导，综合运用信息技术完成各种办公业务，充分有 效地利用信息资源，提高工作效率和工作质量，促进办公过程的规范 化和制度化，并达到辅助决策的功能。办公自动化是将现代办公和 计算机技术、网络技术等功能紧密结合起来的一种新型的办公方式， 是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领 域，也是政府、企事业部门信息化建设的重头戏。尤其是信息时代的 今天，信息量的急剧膨胀，信息的收集、处理、更新变得越来越快， 对办公效率也提出了更高的要求。依靠人工手段对大量信息进行收集、 整理，靠专人领取公文、然后送达领导、等候领导手工审批公文、再 送下一领导审批签发这种浪费人力物力的原始、低效的办公方式 严重影响了政府、企事业部门的行政效率。凭借成熟、可靠的网络平 台，应用先进的计算机技术及创新的理念，构造一个高效的办公自动 化系统减少日常行政办公的手工操作、提高办公效率、并规范操作流 程已成为当务之急的任务。即是，“以先进成熟的计算机和通信技术 为主要手段，建成一个覆盖各部门的办公自动化系统，建立高质量、 高效率的信息网络，为领导决策和办公提供服务，实现办公管理现代 化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。， 2 1 中山大学硕士学位论义 基于t 作流技术的办公白动化系统研究与设计 1 2 办公自动化发展历史 办公自动化系统是二十世纪六十年代末在发达国家兴起的，发展 到现在已经开始进入第三代。 第一代办公自动化是以数据为处理中心的传统m i s 系统。它的最 大特点是，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为 存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把i t 技 术引入办公领域，提高了文件管理水平。但是，这种方式缺乏如收发 文等群组协作工作的处理能力，因而其“自动化”程度是有限的。 第二代是以工作流为中心的办公自动化系统。伴随网络技术的发 展，软件技术也发生了巨大的变化。办公自动化已实现了以工作流为 中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处，以e - r e a l l 、 文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。以 工作流为中心的第二代办公自动化系统包含众多实用功能和模块，实 现了对人、事、文档、会议的自动化管理。与第一代办公自动化系统 相比，第二代系统有三个显著特点：以网络为基础，以工作流自动化 为主要的技术手段，缺少对知识管理的能力。 第三代办公自动化系统建立在企业i n t r a n e t 平台之上，旨在帮助 企业实现动态的内容和知识管理，使企业每一位员工能够在协作中不 断获得学习的机会。此时的办公已不再是简单的文件处理，也不再是 单纯的行政事务了。其任务是要提高整个企业的运作效率，进而提高 企业的核心竞争力。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的 问题。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在知识，定 2 基于工作流技术的办公自动化系统研究与设计 位拥有专门知识的人，从而传递知识，有效利用知识。知识管理意味 着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最合适的 行动，避免重复错误和重复工作。知识管理关注“如何获取、组织、 利用和传播散布在企业信息系统和人们头脑中的知识”。 第三代0 a 的核心是知识。与第二代相比，第三代o a 不仅模拟和 实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每个单元和每一 个工作人员运用知识的过程。第三代0 a 系统具有几个突出的特点：实 时通信，员工与专家可以网上实时交流；信息广泛集成的内容编目： 知识门户的构造。实际上，无论实时交流、信息集成还是门户建设都 是知识管理的要素。因此，第三代办公自动化系统的核心是知识，实 现的基础是知识管理技术。 综上所述，办公自动化系统的发展经过三个阶段，两个飞跃过程。 从以数据为核心发展到以信息交流为核心，进而提升为以系统地运用 知识为核心。知识贯穿于各种方式的信息交流，从简单的电子邮件、 群件与协作、进而构建w e b 应用，其核心目的都是在获得与应用知识。 知识是企业网络上传递的最有价值的信息。对知识的运用效果关系到 企业的综合发展实力。第三代0 a 帮助企业从h o wt o 的过程转变到k n o w 的过程，将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效 率过渡。 3 1 1 3 我国办公自动化发展的现状 我国的办公自动化起步较晚，上世纪七十年代从国外传入，八十 中山人学硕士学位论文基于t 作流技术的办公自动化系统研究。，设计 年代中期才得以真正发展。九十年代伴随着全球网络化的热潮和全国 分组交换网的投入使用，我国的办公自动化( 0 a ) 发展迅猛，呈现出 网络化、综合化的趋势。但是，由于各种客观的外部条件限制及在办 公自动化概念方面认识上的误区而导致重视不够，大多数政府部门、 企事业单位只满足于利用o f f i c e 、w p s 等字编辑软件完成一些简单的文 字、表格处理，或者利用网络进行简单的邮件收发。因此，很多年过 去了，我国的办公自动化并没有得到很大的发展。近几年，随着电子 政务的提出、升温，我国的办公自动化才逐渐从简单的文档、表格处 理向基于i n t r a n e t 平台及知识管理的深层次发展，从“工作流应用系统” 向更高级的“决策智能系统”过渡。但，目前许多软件公司开发的软 件功能还比较单一，没有将用户其他方面，尤其是业务处理的需求结 合在办公自动化系统中。 1 4 某税务局办公自动化发展的现状 菜省是全国的经济大省，同时也是税收大省。2 0 0 4 年该省国税系 统完成税收收入2 4 3 2 7 8 亿，约占全国国税系统税收总量的七分之一， 某市又是该省的经济强市。作为全省税收大市的某市税务局，其信息 化工作开展也较早，建设也较先进，在网络建设、设备配置、应用系 统开发应用等方面已逐步完善。某市税务局建立了上接省局、下连各 区( 镇) 征收分局的垂直税务内部网，目前基本上实现了“一人一机”， 设置了 l o t u sd o m i n o s g 件服务器进行公文收发，并为各部门、各基层 分局开设了邮箱，部门、分局人员通过授权可从本部门、本分局邮箱 基于工作流技术的办公自动化系统研究与殴计 查看上级或同级单位发送的法律法规、会议通知等，消息发布的效率 和范围得到了较大程度的改善，在一定程度上提高了某税务局的行政 办公效率。然而，对于正式公文的审批、签发等只能通过邮件转发或 人工传送纸质文件的方式。这种做法效率及其低下，特别是涉及人员 较多时，也不利于修改、跟踪监控、归档等。这样造成：一是各部门 的信息传递和事务交接仍然由人工完成，效率低且容易出错；二是上 下级和部门之间无法实现协同工作，难以及时沟通；三是信息和工作 流程相分离，缺少至关重要的随时记录，使工作监控和评估困难重重。 1 5 本论文的主要内容及其安排 本文在描述办公自动化发展历史及我国办公自动化发展的现状基 础上，结合某税务局的办公自动化现状，针对其办公特点，以简单、 实用、高效为原则，提出了一个基于工作流技术的新一代税务行政办 公自动化模型，并对该模型的设计与实现平台进行了分析、选择。在 平台选择的基础上对该平台的组成成分、设计元素、工作流机制及安 全性进行了深入的剖析。接着，对办公自动化系统进行了分析、研究、 设计，实现了一个高效、实用、跨平台的新型办公自动化系统。同时 集成了该单位大部分原有的应用系统，实现从个统一的主界面，即 可进入大部分系统。本文各章内容具体安排如下： 第一章对办公自动化的起源、意义及其发展历史进行了详细的介 绍。同时，分析了我国办公自动化发展的现状及本论文研究的背景( 某 税务局办公自动化发展的现状) 、目的和意义。 中山人学硕上学位论文 基于工作流技术的办公自动化系统研究与设计 第二章详细介绍了工作流、工作流技术、工作流系统、工作流管 理系统、工作项、工作列表、业务过程等基本概念，并对w f m c 提出 的工作流参考模型进行了研究、分析。同时，也对群件的特点、群件 与工作流管理系统的区别进行了分析阐述。 第三章详细阐述了本系统总体的设计理念及目标，对实现的平台 进行了比较选择。在平台选择基础上，深入地剖析了l o t u sd o m i n o n o t e s 的架构、设计元素、工作流机制及安全性等。同时，结合某税务 局的实际，规划了系统的体系结构、划分了系统的功能模块及提出了 具体的工作流模型。 第四章首先对某税务局日常办公的公文处理流程进行分析。其次， 对工作流配置模块、监控模块、控制驱动模块进行分析、设计，并给 出实现流程图。接着，对系统实现的难点如文件痕迹保留等其他子功 能模块的实现进行充分的探讨。然后，详细阐述系统的安全性规划与 设计。最后，给出系统运行的主界面及对该系统进行横向比较。 第五章总结了系统的特点及其存在的问题，并提出解决问题的设 想；同时，展望了系统改进的思路及努力的方向。 籀于工作流技术的办公自动化系统研究与设计 第2 章工作流管理系统 工作流的概念在二十世纪七十年代后期开始出现，起源于生产组 织和办公自动化领域。它是针对日常工作中具有固定程序的活动而提 出的一个概念，目的是通过将工作流分解成定义良好的任务、角色， 按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，达到提高 办事效率、提高企业生产经营管理水平和企业竞争力们。工作流技术 是工作流管理系统中的核心技术，它监督、控制和协调业务过程，被 看作是提高业务过程效率和生产率的关键技术。工作流的定义、执行、 监控的管理工具称为工作流管理系统。它通过运行一个或多个工作流 引擎来解释过程定义、创建过程实例、给相关用户分发1 二作任务，通 过应用程序接口( a p i ) 调用相关应用程序，按照调度规则对活动进行调 度、控制和管理工作流实例的执行，以及与其它工作流管理系统交换 数据。5 1 2 1 工作流的基本概念 业务按照一定的业务规程运行就形成了业务流程。这就是通常所 说的工作流( w o r k f l o w ) 。简单地讲，工作流就是业务流程( b u s i n e s s p r o c e s s ) 的计算机化或自动化。工作流程可以是相互连接、交叉或循 环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上 级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作 流程也可以打破单位界限的，发生于机关与机关的相关单位之间。 基于 _ 作洫技术的办公自动化系统研究l j 设计 工作流的运转是办公自动化系统的核心。工作流自动化的目标就 是要协调组成工作流的四大要素，即人员、资源、事件、状态，推动 工作流的发生、发展、完成，实现全过程监控钉。信息技术不仅应该 管理工作流全过程的所有信息和操作，而且还应该主动推进工作流程 的实现，如及时地收回和赋予不同人员的操作权限( 如起草人起草文 件完毕即不可修改文件内容，而其上级领导获得文件的签署权或对内 容的修改权) 、主动提示和催促工作人员进行某一阶段的处理，从而在 整体上提高工作的处理效率。下面具体介绍一下工作流的相关概念： 工作项( w o r k i t e m ：a ni n d i v i d u a lt a s k ) ：一项独立的工作任务，最细 粒度的任务分解，往往对应某个体活动的任务分配。其本质可能是任 何格式类型的对象，例如文稿、影像、图纸、电子表格等。 工作列表( w o r k l i s t ：as e to f w o r k i t e m ) ：独立的工作任务的组合或 集合，可以对应某个体活动的任务分配( 如某个体可以承担多个工作 项) ，也可以对应某小组( 至少由两个个体组成) 的任务分配。 活动( a c t i v i t y ：ad i s c r e t ep r o c e s ss t e p ) ：在活动空间或活动逻辑上 具有较为密切联系的若干个工作项的操作集合。它包含细粒度的原子 活动与中粒度或粗粒度的组合活动，组合活动也被称为过程。 过程业务过程( p r o c e s s b u s i n e s sp r o c e s s ：as e q u e n c eo f a c t i v i t i e s ) ： 为完成某一系统目标，具有特定逻辑关系的若干个活动的组合。 参与者( p a r t i c i p a n t ) ：流程中一个工作单元的具体执行者。 工作流( w o r k f l o w ) - 集成环境下，为实现某业务目标，具有一定 的逻辑关系并接受统一管理的过程或活动单元的集合。 中山大学硕士学位论文 基于工作流技术的办公自动化系统研究与设计 工作流系统( w o r k f l o ws y s t e m ) ：处于有组织的、动态的监控环境 下的过程或活动单元，由计算机软件、硬件和数据资源组成的系统。 工作流管理系统( w o r k f l o wm a n a g e m e n ts y s t e m ) ：是一个软件系 统，它完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工 作流逻辑推进工作流实例的执行。它是工作流系统中主要的软件工具， 对过程或活动的所有计算机化操作，都是通过它实现。 工作流技术( w o r k f l o wt e c h n o l o g y ) ：研究工作流系统的组成结构并 能付诸实施的所有可行性技术的总称。 工作流、工作流技术、工作流系统、工作流管理系统之间的关系 跟数据库、数据库技术、数据库系统、数据库管理系统之间的关系类 似。正确理解了数据库、数据库技术、数据库系统、数据库管理系统 之间的关系，也就基本上理解和掌握了工作流、工作流技术、工作流 系统、工作流管理系统之间的关系。 2 2w f m c 工作流参考模型 19 9 3 年工作流管理联盟w f m c ( w o r k f l o wm a n a g e m e n tc o a l i t i o n ) 在欧洲成立，以推进工作流管理的标准化。w f m c 提出了一个工作流 参考模型，约定了工作流系统的体系结构、应用接口及特性，主要目 的是为了实现工作流技术的标准化和开放性，提高不同工作流产品之 间的连通性和协同工作能力盯。工作流管理联盟给出了五类接口( 如 图2 1 所示) 。 中山大学硕士学位论文 基于工作流技术的办公自动化系统研究巧设计 图2 1 工作流参考模型 f i g 2 1t h ew o r k f l o wo f r e f e r e n c em o d e l 接口1 ：工作流执行服务和工作流过程定义工具之间的接口，包 括工作流模型的解释和读写访问； 接口2 ：工作流执行服务和客户应用之间的接口，这是最主要的 接口规范，它约定所有客户方应用和工作流服务之间的功能访问方式； 接口3 ：工作流引擎和应用间的直接接口； 接口4 ：工作流管理系统之间的互操作接口； 接口5 ：工作流执行服务与工作流管理工具之间的接口。 参考模型各部分功能如下钉： 1 工作流执行服务：它由一个或多个工作流引擎组成( 在分布环 中山大学硕十学位论文基于工作流技术的办公自动化系统研究与设计 境下，由多个工作流引擎组成) ，提供了过程实例和执行的运行环境， 工作流执行服务的主要功能是：解释流程定义，生成过程实例，并管 理其实旌过程；依据工作流相关数据实现流程活动导航，包括顺序或 并行操作、期限安排等；与外部资源交互完成各项活动，维护工作流 控制数据和工作流相关数据。工作流执行服务通过下面两种途径使用 外部资源： ( 1 ) 客户应用接口：工作流引擎通过任务项列表管理器来管理资源， 任务项列表管理器负责从任务项列表中选择并监督工作项的完成。由 任务项列表管理器或者用户来负责调用应用工具。 ( 2 ) 直接调用接口：工作流机制借调用相应的应用来完成项任 务。这主要是针对基于服务器的无需用户参与的应用，那些需要用户 操作的活动则通过任务项列表管理器来调用。 在分布式的工作流执行服务中，多个工作流引擎系统协同工作， 推进工作流实例的执行，每一个工作流引擎控制过程的一部分，并使 用相关的资源和应用工具，这种执行服务需要共同的命名和管理范围， 便于过程定义和用户应用名称的一致，分布式的工作流系统采用特定 的协议来同步各工作的工作流，工作流执行服务中这些协议是因厂家 而异的。当选用不同的工作流系统产品时，各工作流引擎之间需要一 个标准来进行转换。 2 工作流引擎：是一个为工作流实例提供运行环境的软件服务或 “引擎”。它主要提供以下功能：( 1 ) 对过程定义进行解释；( 2 ) 控制过 程实例的生成、激活、挂起、终止等；( 3 ) 控制过程活动问的转换，包 基于1 ：作流技术的办公自动化系统研究与设计 括串行或并行的操作、工作流相关数据的解释等；( 4 ) 支持用户操作的 界面；( 5 ) 维护工作流控制数据和工作流相关数据，在应用或用户间传 递工作流相关数据；( 6 ) 提供一个用于激活外部应用并提供工作流相关 数据的界面；( 7 ) 提供控制、管理和监督的功能。 3 工作流过程定义工具：主要用于分析、建模、描述并记录经营 过程。它输出一个能被工作流引擎动态解释的过程定义。不同的工作 流产品其建模工具输出和格式是不同的，接口1 不仅使工作流的定义 阶段和运行阶段分离，使用户可以分别选择建模工具和执行产晶，还 可以为不同的工作流产品合作提供一个过程定义的运行服务环境。 4 工作流管理与监控工具：主要负责对工作流实例的运行进行监 控。管理员可以通过工作流管理工具获得目前各个活动的运行情况报 告，并干预实例的推进。 2 3 工作流管理系统与群件 2 3 1 群件及其特点 当今世界，随着网络技术和计算机技术的不断发展，企事业环境 的不断扩大，各级政府机关、企业越来越要求更快的响应时间，更高 的工作质量和工作效率。i n t e m e t i n t r a n e t 的出现和迅速发展，为政府、 企业和人们提供了新的信息交流和信息共享的方式，大大地加快了信 息化的进程，同时也使群件技术在现代经营管理上显得越来越重要。 群件就是帮助用户更好地进行合作或更有效地进行工作的一组工 具，它包含了邮件系统、文档数据库，以及一些为群体协同工作所提 中山大学硕士学位论文基于工作流技术的办公自动化系统研究弓设计 供的安全技术和底层的工具。群件系统是支持协同工作和知识管理的 计算机软件。群件目的在于促进群体的交流合作和资源共享，并通过 进一步挖掘资源实现知识管理，从而充分提高群体工作效率和质量。 它是围绕3 个“c ”来工作的，即“c o m m u n i c a t i o n ( 通讯，个人或组织 间的信息传递) 、c o l l a b o r a t i o n ( 协作，群组中的信息共享) 、 c o o r d i n a t i o n ( 协调，业务过程的自动化与协调) ”。1 0 1 一、通信 群件的基础是通信。群组通信的最早形式之一是电子邮件，它是 通过计算机网络来实现的。运用e m a i l ，用户可以发送邮件的电子版 本。在整个发送邮件的过程中，系统负责将邮件传送到它的目的地。 目前，通信形式呈多种化，比如b b s 、电子邮件和聊天工具等基于 i n t e r n e t i n t r a n e t 的手段。而群件系统则将这些组合起来，提供了一种 更为全面的通讯手段。 二、协同操作 群件的作用形式是协同操作。在群体的协作活动中，任意一项任 务都可能是多人协作完成。通过对共享资源的访问、不同的成员完成 各自承担的部分职责，通过全体成员的协作，最终高效率的完成各项 任务。协同操作需要一个公共的共享工作区，该组的所有成员都可以 在这个工作区中创建和使用信息。协同操作和共享信息的一种典型应 用是电子论坛。 三、协调运行 群件的目的是保证任务的协调运行。协调运行是指工作流的组织 幕于工作流技术的办公自动化系统研究与设计 和自动化运行。工作流自动化的目标就是要协调组成工作流的四大要 素，即人员、资源、事件、状态，推动工作流的发生、发展、完成， 实现全过程监控。几乎所有的办公与业务过程都是工作流，特别是办 公自动化应用系统的核心应用公文审批流转处理、会议管理等。 每一项工作以流程的形式，由发起者( 如文件起草人) 发起流程，经 本部门以及其他部门的处理( 如签署、会签) ，最终到达流程的终点( 如 发出文件、归档入库) ，整个过程均需工作流协调对资源的使用。 2 3 2 工作流管理系统和群件的区别 群件和工作流管理系统之间没有很明确的界限，以致许多人认为 工作流管理系统是广义上的群件软件。然而，虽然工作流管理系统的 实现基础是群件，但是，它与严格意义上的典型群件l o t u sn o t e s 、 m i c r o s o f te x c h a n g e 等还是有一定的差别： ( 1 ) 二者的侧重点不同。工作流管理系统要解决的是：清晰地定义 业务流程，并通过实例化来运行这个过程。而群件的重点是解决工作 组成员之间的协作、共享和交互。 ( 2 ) 群件提供了一定的工作流管理能力，但是不能说群件可以解决 工作流管理。群件通过文档路由或电子邮件确实可以使工作从一个个 体流向另外一个个体，但是，群件缺乏严格意义上的工作流管理的大 部分功能，如图形化的过程建模工具、过程的监控、条件路由和异常 处理，因此，不能将提供工作流能力的软件和工作流管理系统等同起 来。 基十丁作流技术的办公自动化系统研究与设计 ( 3 ) 群件产品大多提供了二次开发工具( 如l o t u sn o t e s 的公式和脚 本、m i c r o s o f te x c h a n g e 的v i s u a lb a s i c ) ，利用它们可以编制具有工作 流能力的程序。 可以说，群件技术是支撑技术，而工作流技术是群件技术的一个 典型应用。 中山大学硕+ 学位论史 基于工作流技术的办公自动化系统研究与设计 第3 章系统总体设计 3 1系统的总体设计理念及目标 税务行政办公自动化系统的设计理念是：“集中、统一、规范、 效能”、“充分利用现有资源、尽量减少重复投资”、“以最少的钱， 办最多的事”。在设计o a 应用系统的时候，尽量利用单位内部的现有 资源( 包括硬件资源、软件资源和各种信息资源) ，在最大程度上保护 对已有信息系统的投资。而且，该系统应该是一个以流程控制为核心、 以权限设计为基础的办公处理系统；它是一个以丰富的电子文件为载 体，以灵活的公文流转为表现形式的协同处理软件；同时它还是智能 化的。 系统的总体目标是：支持信息传递，解决人工传送纸介质或磁介 质信息、手工操作的问题，有效提高工作效率和工作质量；提供具有 工作流的处理过程和监督功能，解决多部门协作问题，推动部门的高 效率协作；提供集成处理与w e b 发布信息的工作平台，解决以往信息 处理、发布过程相分割的问题，减少不必要的交接环节，提高工作便 利性；分类、整理、存储各种类型文档，并提供查询、搜索、w e b 浏 览器等手段来更方便地共享信息；文档信息安全管理控制等。 此外，该办公自动化系统必须能够确保市局机关到基层分局的各 部门以及所有相关的办公人员都可以在桌面计算机上处理日常工作， 在网络上完成绝大部分公文的处理和传送工作，即以计算机网络通信 取代磁介质和纸介质的传递，提高各部门之间的协作效率；通过信息 中山人学硕士学位论文 基于工作流技术的办公自动化系统研究与设计 共享提高其价值；确保各级领导能够方便、及时获得各种信息和统计 数据，立即知晓各项工作的进展情况。因此，o a 必须具备如下功能： 1 ) 内部的通信平台。建立组织内部的通信系统，使组织内部的通 信和信息交流快捷通畅。 2 ) 信息的交流、发布平台。在内部建立一个有效的信息交流和发 布的场所，例如电子公告、电子论坛，使内部的规章制度、新闻简报、 技术交流、公告事项等，能够使办公人员及时反映问题、讨论感兴趣 话题、及时获取知识及掌握单位的发展动态等。 3 ) 文档管理的计算机化、自动化。实现文档的计算机辅助管理， 并将各个业务系统同档案管理系统紧密结合起来，提高文档( 电子文 档、纸质文档) 管理的工作效率和工作质量。 4 ) 工作流程的自动化。使之能在流转过程实时监控、跟踪，解决 多岗位、多部门之问的协同工作问题，从而提高单位协同工作的效率。 5 ) 辅助办公。如会议管理、车辆管理、物品管理等与我们日常事 务性的办公工作相结合的各种辅助办公。 6 ) 决策支持。在前有功能的基础之上，对各种信息进行集成，通 过对信息多层面多角度的观察、显示、分析，发现其潜在的、规律性 的东西。使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应 速度和决策能力。 7 ) 全面安全控制：通过个人i d 的注册、部门、岗位、角色的定 义及借助网络、n o t e s 数据库的安全控制特性实现信息安全。 8 ) 容易扩展性：方便进行二次开发及新功能的扩展。 中山大学硕士学位论文 基于工作流技术的办公自动化系统研究与设计 9 ) 易用性：操作界面清楚明了，容易操作。即使是上了一定年纪 的老干部、老领导也能很快掌握并熟练使用。 1 0 ) 工作流的灵活性：系统管理员可根据要求随时调整流程，一 般人员也能根据需要在设定的范围内自由选择流向。 3 2 开发平台的选择 随着计算机技术日新月异的发展，各种先进的开发工具和平台不 断涌现。目前可用于办公自动化系统开发的软件平台有很多，各自开 发和运行环境也各不同，优势和缺陷也各有千秋。其中，包括以传统 的关系数据库为基础构建基于客户服务器( c l i e n t s e r v e r ，即c s ) 模式 的办公自动化系统；在i n t e m e t i n t r a n e t 基础上构建基于w e b 的浏览器 服务器( b r o w e r s e r v e r ，即b s ) 方式的办公自动化系统；还有基于 m i c r o s o f te x c h a n g e 构建的流转系统；以及基于群件工作流产品l o t u s d o m i n o n o t e s 构建的协同工作办公自动化系统等。面对如此多的平台 选择，考虑到某税务局在办公自动化方面已有的投资和目前用户已广 泛使用l o t u sn o t e s 收发邮件、查阅税务法规等辅助办公，基本上掌握 了l o t u s n o t e s 操作。况且，在从事办公自动化应用和开发的软件中， l o t u sn o t e s 软件是比较优秀的，尤其是它的安全控制是其它软件无法 比拟的。再者，l o t u sd o m i n o n o t e s 是一个集开放性、安全性、易用性、 可管理性、伸缩性、跨平台性、开发能力以及与操作系统、各个数据 系统的企业集成能力于一身的产品。即，可以使用l o t u s 单一平台型产 品建立邮件、群件以及i n t r a n e t i n t e m e t 应用系统。它提供给用户单、 中山大学硕士学位论文 基于工作流技术的办公电动化系统研究与设计 集成的开发环境。综合以上各方面考虑，以及“充分利用已有资源、 尽量减少重复投资”、“以最少的钱，办最多的事”的原则，l o t u sn o t e s 成为开发办公自动化系统的首选开发工具。 3 2 1l o t u sd o m i n o n o t e s 概述 l o t u sd o m i n o n o t e s 是集邮件服务、文字处理、工作流、消息传递、 文档共享、实时协作等多项技术于一身的群件系统，具有强大、灵活 的工作流定义、管理功能以及对非结构化数据( 文档型数据) 的存贮、 管理功能，是管理非结构化数据的理想办公平台，并且能与关系型数 据库进行交互。在保证数据的安全、保密的基础上，能跨平台、跨网 络协议集成企事业中各种不同的应用，传递各种数据信息，使企事业 单位通过统一的工作通讯平台协同工作，科学的管理和决策。 l o t u sn o t e s 提供了友好的、强大的应用开发环境，本身拥有功能 强大的公式语言。同时，它也是一种面向对象的编程语言，提供了 l o t u s s c r i p t 和j a v a 两种编程方式。通过l o t u sn o t e s 提供的o d b c 和j d b c 接口可以完成与关系型数据库的互访，开发者能够在其它语言开发环 境中( ! h v i s u a lb a s i c ，v i s u mc 十+ 等) 访1 口t n o t e s 客户机和服务器，通 过与其它的w e b 开发工具的结合，开发者也能够很方便的开发出基于 w e b 的应用系统。它是强大的工作流软件开发环境，提供了多种构建群 件应用的工具。 l o m sn o t e s 具有平台无关性。由于它对众多网络协议的支持，使 它可以直接跨平台通讯和企业间信息资源的无缝连接。l o t u sn o t e s 提 中山人学硕士学位论文基于_ 】_ 作流技术的办公自动化系统研究与设汁 供的高效、快速、灵活的双向自动复制功能，使企业、政府、机关内 部的信息资源共享变得更加有效。 l o t u sn o t e s 使用了数据加密技术和其它安全手段( 验证、存取控 制、字段级加密和电子签名四级安全措施) ，这使它在强调信息安全 的今天变得尤为重要；同时，l o t u sn o t e s 支持邮件跟踪、签名、加密、 回执等强大的电子邮件的功能，使政府、公司或部门内部的通讯非常 便捷。l o t u sn o t e s 具有许多功能强大而实用的数据库模板，使用这些 模板能够大量减少开发软件的工作量，使开发周期缩短。同时，l o t u s n o t e s 拥有灵活的文件归档功能。 总而言之，l o t u sd o m i n o n o t e s 是一个优秀的文档数据库管理系 统，其最基本元素就是文档。同时，也是基于工作流技术的办公自动 化系统开发平台的较佳选择。具有如下优点： ( 1 ) 完善的通信手段和强大的非结构化数据支持能力；系统的可 伸缩性和扩展性较好；( 2 ) 系统提供强大的安全和权限以及工作流管 理机制，开发周期短，稳定可靠；( 3 ) 程序和数据一般放在服务器， 很容易与w e b 应用结合在一起。( 4 ) 基于群件系统，具有强大的文档 数据库管理和二次开发能力； 缺点是：处理结构化数据能力较弱，不擅长数据的计算、分析和 统计，运行效率较低。1 1 1 3 2 2l o t u sd o m i n o n o t e s 组成分析 l o t u sd o m i n o n o t e s 群件产品主要包括d o m i n os e r v e r 、n o t e s 中山大学硕上学位论文 基于t 作流技术的办公自动化系统研究与设计 c l i e n t 、d o m i n od e s i g n e r 和d o m i n oa d m i n i s t r a t o r ，构成一个较为完整 的工作流管理系统。我们不妨对照w f m c ( 工作流管理联盟) 制定的 工作流参考模型分析一下l o m sd o m i n o n o t e s ( 参见图2 1 ) ，可知： d o m i n od e s i g n e r 充当工作流过程定义工具，用于建立工作流模 型，其结果是一个工作流引擎能解释的过程定义。d o m i n od e s i g n e r 通 过专门的公式命令( 一种由c c + + 编译过的函数，执行效率较高) 、 l o t u s s c r i p t 、j a v a s c r i p t ( 在运行时被解释执行，效率较低) 和n o t e sa p i ( 用于更深层次的应用) 编程来建模。 d o m i n os e r v e r 充当工作流执行服务器。由于l o m sd o m i n o n o t e s 是以文档为中心的工作流管理系统，工作流在文档的流转过程中反映 出来，每个含有工作流程的文档就相当于一个工作流过程实例，这些 文档被d o m i n o 服务器提供的多个任务程序( t a s k ) 管理，相当于工作 流引擎；每个引擎负责创建、管理和执行工作流实例，应用程序则通 过工作流应用程序编程接口( n o t e sa p i ) 与其交互信息。d o m i n o 服务 器在系统中处于中心位置，与其它各个构件都有密切联系，它为工作 流的执行提供运行环境。 n o t e sc l i e n t 充当工作流客户端应用程序。它能显示n o t e s 数据库 独特的文档结构，可向服务器发出各种请求操作或执行客户端的应用， 每个客户通过放在服务器中的邮件与其它客户联系。 d o m i n oa d m i n i s t r a t o r 充当工作流管理与监控工具。它管理d o m i n o s e r v e r ，注册组织、用户，监控服务器上的文档数据库，还对多个服务 器组成的群集进行管理。其功能包括对客户端或用户进行权限控制、 中山大学硕上学位论文 基于工作流技术的办公自动化系统研究与设计 改变工作分配规则、指定参与者为某个组织成员及其角色、跟踪发生 的事件、保存过程实例的历史记录、查询工作吞吐量及统计分析等。1 2 1 l o t u sd o m i n o n o t e s 提供了一整套独特的工作流管理方案，但从 标准化的角度分析还不够十分完善：实现工作流参考模型中的接口1 、 接口2 、接口5 都是l o t u sd o m i n o n o t e s 独特的内部接口，缺乏开放性； 接1 33 也只使用最简单的函数或公式命令( e x c u t e ) 来调用外部应用 程序，而没有与被调用应用程序交互的标准协议，很难从一个较高的 层次与外部程序交互。m 1 3 2 3l o t u sd o m i n o 的工作流机制 工作流，从广义上说是指信息流在组织内部流动、加工处理，从 而维持组织得以继续存在的过程，是信息流的一种逻辑结构，由一系 列动作和交互过程组成。l o t u sd o m i n o 支持两种基本的工作流模式： 共享模式和路由模式。共享模式从应用程序所包含的数据库中收集所 需信息，将其放到一个共享的数据库中。然后，通过电