印章、合同、重要证件管理制度.doc

.印章、合同、重要证件管理制度文件编号： 修改/版次：0/1 批准： 生效日期：一、 政策目的印章、合同和重要证件是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章、合同和重要证件的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本制度。二、政策适用范围公司部门的印章、合同和重要证件保管、借出、归还、使用全过程。三、责任部门与权限公司（副）总经理授权由人事行政部全面负责公司的印章、合同和重要证件管理工作，各部门对本部门保管与使用的相关印章、合同、重要证件负有管理责任，（副）总经理对印章、合同、重要证件的保管与作用有决定权。四、主要内容（一） 印章、合同和重要证件的领取和保管1、 公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取保管，并由人事行政部行政文秘登记签收清单。对外合同原件通常由财务部经理负责保管，对内合同原件通常由人事行政部负责保管，重要证件由公司出纳进行保管。2、 印章必须由各保管人妥善保管，不得随意转借他人。3、印章、合同、重要证件持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章、合同、重要证件，须办理归还手续后方可办理离职手续。行政文秘登记，保管人或部门负责人填写签收清单保管人员离职时，行政文秘负责检查各种印章、合同、重要证件回收情况，重要事项需向（副）总经理汇报各级和各岗位专人向人事行政部领取相关印章、合同、重要证件公司印章、合同、重要证件领取保管流程图（二） 印章、合同和重要证件的借用、使用第一、“借用”方面规范1、 公司各级人员需借用印章、合同和重要证件须按要求填写公司物品借用/归还申请表，经公司相关管理人员审核后方可借用相关物品。2、公司印章、合同和重要证件一般不得外借，内部借用也应严格控制。3、印章、合同和重要证件借用人在使用相关印章、合同和重要主要证件时，应按借用时用途说明进行使用，不得擅自更改用途，否则追究相关使用人的责任。4、合同和重要证件使用保证要核实相关使用目的后方可借出使用，不符合要求的使用申请，有权拒绝使用。第二、“使用”方面规范1、 印章保管人应对文件内容上载明的签署情况予以核对，经核对无误后方可盖章，使用人应在日常办公业务用章记录表上给予登记。2、涉及法律等重要事项需使用印章、合同和重要证件的，须依有关规定经（副）总经理审核签字。3、 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章、合同和重要证件无须经上述程序，销售订单类、对公联络影印件盖红章类，可以直接行章。合同类用章需要部门主管经理进行确认，经过相应的申请程序，批准后方可使用。公司公章与重要用章事项需经（副）总经理审核人事行政经理审核部门主管审核各级人员借用相关印章、合同、重要证件应填写相关单据使用完毕后，归还保管人相关物品，并在相关单据上“归还人”栏签字确认，保管人检查物品情况，并确认是否与借出时一致，保管人保存物品与借用凭证，并与每月底交于行政部。借用人员向保管人领取相关物品印章、合同、重要证件借用程序行印人员做好相关行印记录，并于每月月底上交本月用印记录给行政部。印章保管人报部门主管批准后直接行印。日常的业务与财务用章日常办公业务行印程序（四） 责任1、 印章、合同、重要证件保管人必须妥善保管相关物品，如有遗失，必须及时向公司人事行政部报告。2、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章、合同和重要证件，未经本制度规定的程序，不得擅自使用与外借。3、 违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。（五）相关定义印章：是指公司用日常工作需要的各类印记，通常由各职能人员依据实际工作需要进行保管。它包含：公司公章、财务专用章、业务专用章、发票专用章、合同专用章、教辅部公章、教辅发票专用章、人事行政专用章等相关印章。合同：分为对外合同与对内合同，对外合同是指公司与外部相关单位订立的相关契约的正式文本，其正本一般由财务部经理负责保管；对内合同是指公司与内部员工的劳动关系、薪酬分配等相关契约的正式文本，其正本一般由人事行政部负责保管。对外合同包含：业务合同、车辆保险合同、人身意外险合同、办公设备租赁合同、房屋租赁合同等与其它单位签订的相关合同。重要证件：是指公司经营证照原件，相关税务登记件原件及车辆购置与纳税的登记的原件等，此类原件由公司出纳负责保管，其影印件由人事行政部负责保管 。它包含：企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、出版物经营许可证等与公