用word和excel批量打印奖状、准考证等.doc

用word和excel批量打印奖状、准考证等对于打印奖状，通常我们所采用的方法是将姓名和获几等奖位置空着，等到奖状打印完毕再用手工填写；或者是分别在每张电子奖状上更改名字等信息再打印。这两种方法都费时费力，其实利用Word中的邮件合并功能通过4个步骤就可以非常轻松地批量打印奖状。一、建立奖状模板首先利用Word制作一个奖状模板并保存为“奖状.doc”，将其中班级、姓名、获奖类别先空出，确保打印输出后的格式与奖状纸相符（如图1所示）。二、用Excel建立获奖数据库在Excel表格中输入获奖人以及获几等奖等相关信息并保存为“奖状数据.xls”，格式如图2所示。三、关联数据库与奖状打开“奖状.doc”，依次选择视图工具栏邮件合并，在新出现的工具栏中选择“打开数据源”，并选择“奖状数据.xls”，打开后选择相应的工作簿，默认为sheetl，并按确定。将鼠标定位到需要插入班组的地方，单击“插入域”，在弹出的对话框中选择“班级”，并按“插入”。同样的方法完成姓名、项目、等第的插入，完成后的效果如图3。四、预览并打印选择“查看合并数据”，然后用前后箭头就可以浏览合并数据后的效果，选择“合并到新文档”可以生成一个包含所有奖状的Word文档，这时就可以批量打印了。利用邮件合并功能可以非常方便地将Excel数据与Word文档关联起来，如果数据有变动，只要在Excel表格中修改就可以了。利用该功能，还可以非常方便地制作和打印成绩单、工资条等。以下方法大同小异很多学校在开学之前都要给学生寄录取通知书，考完试后还要给学生寄成绩单，教务处需要打印大量的信封。其实利用Word XP与Excel XP可以协作来批量打印信封，一起来看看吧。1、准备阶段（1）新建一Excel文件“新生名单”，将新生名单的各项信息导入或直接输入，如：邮政编码、通讯地址、姓名等。（2）新建一Word文件“信封”，调用菜单“工具信函与邮件中文信封向导”，打开“信封制作向导”对话框（没有此功能需用Office XP源盘来安装），根据向导提示设计一个信封，设置好字体、字号（如图所示）。2、调用数据（1）在“信封”文件中，调用菜单“视图邮件合并”，显示邮件合并工具栏，点击打开数据源工具按钮，按提示选择新建的Excel文件“新生名单”，选择sheet1。（2）选择“000000”（代表邮政编码），点击邮件合并工具栏插入域按钮，在对话框中选择插入“邮政编码”，“000000”被“邮政编码”所代替。然后进行同样操作，替换“地址”、“姓名”。（3）点击邮件合并工具栏查看合并数据图标按钮，会显示“新生名单”中的学生数据。3、打印信封很多学校期末都都要给学生寄成绩通知单，教务处需要打印大量的信封。利用Word XP与Excel XP可以协作来批量打印信封，一起来看看吧。1、准备阶段(1)新建一Excel文件“新生名单”，将新生名单的各项信息导入或直接输入，如:邮政编码、通讯地址、姓名等。(2)新建一Word文件“信封”，调用菜单“工具信函与邮件中文信封向导”，打开“信封制作向导”对话框(没有此功能需用Office XP源盘来安装)，根据向导提示设计一个信封，设置好字体、字号.2、调用数据(1)在“信封”文件中，调用菜单“视图邮件合并”，显示邮件合并工具栏，点击打开数据源工具按钮，按提示选择新建的Excel文件“新生名单”，选择sheet1。(2)选择“000000”(代表邮政编码)，点击邮件合并工具栏插入域按钮，在对话框中选择插入“邮政编码”，“000000”被“邮政编码”所代替。然后进行同样操作，替换“地址”、“姓名”。(3)