办公用品管理.docx

办公用品管理规定 第一章 总则第一条 目的 为加强对公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、发放、领用等工作，特制订本规定。第二条 适用范围 本规定适用于公司所有员工。第三条 主管部门及管理原则 公司行政管理部（下称“行政部”）负责办公用品的管理工作。行政部专设办公用品管理员，本着统一限量、控制规格、保证质量以及节约开支的原则，负责公司办公用品的验收、保管、发放等工作；公司员工应本着勤俭节约和有利于工作的原则领取、使用办公用品。第二章 办公用品请购及采购规定第四条 办公用品的购买需遵守流程规定，由各部门提出申请，经相关部门及公司领导审批后方可进行。1. 各部门指定本部门办公用品管理人，每月20日前各部门办公用品管理人会同本部门负责人制定下月办公用品使用计划，填制办公用品请购单报至行政部，行政部汇总后统一报总经理审批，重要的特定的办公用品原则上谁请购，谁领用。2. 行政部采购负责人采购办公用品的品牌、数量、价格、规格须与办公用品请购单一致，若遇到请购货品缺货或价格浮动等特殊情况须事先向相关领导请示，得到批准后才可购买。3. 各部门未经批准不得擅自采购办公用品，违反规定私自采购者公司不予报销，并且将视情节轻重追究相关人员的责任。第五条 采购工作要科学、合理；采购前，应做好市场调查，充分掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件；货比三家，讲价议价，做到货真价实，物美价廉。第六条 要根据实际库存量和使用量，确定合理的采购数量，不得私自决定采购数量，如若违反，使货品大量堆积造成浪费者，公司将视情节轻重追究相关人员的责任。第七条 采购过程中不允许利用职务之便收受他人贿赂，或虚报价格，损公肥私；如若违反，一经查实，公司将视情节轻重追究相关人员的责任，必要时将移送司法机关。第三章 办公用品入库及保管规定第八条 办公用品管理员须在一个工作日内将采购负责人购置的办公用品验收、入库完毕并作好入库登记。若由于个人原因未及时将办公用品进行验收/入库工作，影响相关工作开展，公司将视情节轻重追究相关人员的责任。第九条 办公用品管理员必须妥善保管办公用品，做到标签鲜明、清晰准确、井然有序；办公用品的存放顺序必须与“办公用品领用登记表”一致。办公用品存放处须保持整洁，经常整理与清扫，必要时要采取防虫防潮等保护措施。若由于管理员个人原因导致办公用品存放库环境不洁，办公用品有残缺，给公司造成损失的，公司将视情节轻重追究管理员的责任。第十条 行政部应清楚掌握办公用品库存情况，每年3月10日、6月10日、9月10日和12月10日分别进行办公用品库存盘点一次（公休日顺延），掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。盘点工作由办公用品管理员负责，行政部负责人进行监督。盘点时必须至少两人同时操作，不可一人单独盘点，会点人与盘点人不能为同一人。盘点时须坚持见货点货的原则，发现差异立即查找原因，如实记录具体情况和结果。如对盘点工作不负责、多次出错严重影响工作进度，或无法完成工作者，公司将视情节轻重追究相关人员的责任。第十一条库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。第四章 办公用品发放及领取规定第十二条 各部门办公用品管理人负责统计部门需求后填写办公用品领用单报至行政部，经行政部负责人批准后到行政部办公用品管理员处领取。第十三条 办公用品领取的原则是：以旧换新，领取新的办公用品时须上交已无法使用的旧的办公用品。第十四条 办公用品领取时间：每月初第一个工作日。第十五条 各部门办公用品管理人领取办公用品时，行政部办公用品管理员须在办公用品领用登记表上做好领用记录，由各部门领取人签字确认。第十六条 行政部办公用品管理员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。明显超出常规的申领，各部门领取人应作出解释，否则管理员有权拒绝发放。第十七条 各部门领取的非消耗性办公用品（如订书机、计算器、剪刀等）在相关人员离职时应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。办公用品管理规定第五章 办公用品使用规定第十八条使用办公用品要牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节约每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。第十九条 办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不得将办公用品随意丢弃废置。不得将办公用品带离公司。第二十条 精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源，定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。第二十一条 办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等反复使用；纸张应双面利用，充分发挥各类办公用品的最大使用效率。第二十二条 印制文件材料要有科学性和计划性。要根据文件材料印制要求及数量选择合适的印制方式，既要方便快捷，又要使成本最低，并力求使印制数与需用数基本相符，避免不必要的浪费。第二十三条 对于高档耐用办公用品，各部门间应尽量相互协调借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，须报行政部，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；故意造成设备损坏的，直接责任人须赔偿。第六章 其他第二十四条 由于员工个人原因致使办公用品出现损坏或遗失，如需进行赔偿的，行政部负责人需将责任员工名单及赔偿金额直接通知人