（计算机应用技术专业论文）办公管理信息系统开发及协作模型、安全模型研究.pdf

西安理工大学硕士学位论文 摘要 计算机支持的协同工作是指一个工作群体在计算机网络支持下，借助共享 环境的人机接口，协同执行某项共同的任务。本论文以提高办公协作效率为目 的，讨论了协同工作的特点，总结了办公管理信息系统的一般开发方法，即： 面向功能的分析、面向工作流的设计和面向对象的实现；并利用p e t r i 网理论建 立和分析了办公管理信息系统的协作模型，研究和分析了办公管理信息系统的 安全模型。提出了基于l o t u s n o t e s 群件和i n t r a n e t 的西安理工大学办公管理信 息系统的体系结构，完成了其中的收文管理、发文管理、信息发布、电子邮件、 系统管理等模块的开发。 关键词；办公管理信息系统协同工作工作流设计p e t r i 网理论协作 模型群件l o t u sn o t e si n t r a n e t 西安理工大学硕士学位论文 t h ed e v e l o p m e n to fo f f i c ea d m i n i s t r a t i o ni n f o r m a t i o ns y s t e m a n dt h es t u d yo nc o l l a b o r a t i o nm o d e la n ds e e u r i t ym o d e l a b s t r a c t t h ec o m p u t e r s u p p o r tc o o p e r a t i v ew o r k ( c s c w ) m e a n saw o r kg r o u pt o c o m p l e t eac o m n l o np r o j e c ts y n e r g i s t i c a l l ys u p p o r t e db yc o m p u t e rn e t w o r ka n d i n t e r f a c eo fp e o p l ea n dc o m p u t e ri nas h a r e de n v i r o n m e n t i no r d e rt oi n c r e a s et h e e f f i c i e n to ft h eo f f i c ew o r k ，i nt h i st h e s i st h ef e a t u r eo ft h ec o o p e r a t i v ew o r ki s d i s c u s s e d t h ed e v e l o p m e n tm e t i l o do ft h e0 衔c ea d m i n i s t r a t i o ni n f o r m a t i o n s y s t e m ( o a i s ) i ss u m m a r i z e d ，t h a ti s ，f u n c t i o n o r i e n t e da n a l y s i s ，w o r k f l o w o r i e n t e dd e s i g na n do b j e c to r i e n t e di m p l e m e n t a t i o n ；a tt h es a l n et i m e ， c o l l a b o r a t i o nm o d e lo f0 a i si ss e tu pa n da n a l y z e dw i t hp e t r in e t w o r kt h e o r y ，t h e s e c u r i t ym o d e lo fo a i si ss t u d i e da n da n a l y z e d a f t e rt h a t ，t h ea r c h i t e c t u r eo f x i a n u n i v e r s i t yo ft e c h n o l o g y ( x u t ) o a i sb a s e do ng r o u p w a r el o t u sn o t e sa n d i n t r a n e ti s p r o p o s e d ，t h em a i nm o d u l e s o fx u to a i s ，i n c l u d er e c e i v ef i l e a d m i n i s t r a t i o n ，f i l ed i s t r i b u t i o na d m i n i s t r a t i o n ，i n f o r m a t i o np u b l i s h i n g ，e m a i l s y s t e ma n ds y s t e mm a n a g e m e n te t c a r ed e v e l o p e d k e y w o r f l s ：o f f i c ea d m i n i s t r a t i o ni n f o r m a t i o ns y s t e m ，c o o p e r a t i v e w o r k ， w o r k f l o wd e s i g n ，p e t r in e t w o r kt h e o r y ，c o l l a b o r a t i o nm o d e l ，g r o u p w a r el o t u s n o t e s ，i n t r a n e t 西安理工大学硕士学位论文第一章概论 第一章概论 随着社会分工和经济的飞速发展，管理在社会经济的各个方面起着越来越重要的作用。 面对日益复杂的管理工作，人们普遍关注的问题是如何收集、整理、加工、存储及传输管 理信息。计算机技术和现代通讯技术的不断发展，使得快速、准确地处理大量管理信息成 为现实。为了提高办公效率，人们对办公管理信息系统提出了更高的要求。人们不再满足 于一般的文字处理和提高个人工作效率，而是如何提高团体的工作效率，表现为团体中的 各个成员对特定办公工作的协作效率。 对高校而言，校际之间的竞争就意味着内部管理体制与工作效率之间的竞争，随着学 校规模的不断扩大，如果个人之间、各部门之间管理信息的传递仍停留在原来的有纸化传 递的基础上，那么这种传递方式就势必落后，严重影响各部门之间的管理信息的流通效率。 同时，校园网在各高校的普及建立，为校内的办公管理信息系统提供了良好的交互平台， 因此，针对这种情况，在校园网环境下构建高效的办公管理信息系统成为学校发展的必然 要求。 本论文基于匹安理工大学办公自动化系统的开发，研究计算机支持的协同工作 ( c s c w ) 技术，建立了办公系统的协同工作模型，并利用p e t i i 理论对协作模型进行了分 析，在此基础上，研究了办公系统的安全模型，给出了基于l o t u sn o t e s 的西安理工大学 办公管理信息系统体系结构，实现了其中的收文管理、发文管理、管理发布、电子邮件、 和系统管理等模块功能，并能在校园网上平稳运行。 i i 办公管理信息系统概述 i i 1 办公管理信息系统的概念 首先，我们有必要明确一下什么是办公管理系统( o a s ) 。有人认为( o a s ) 就是办公 自动化系统，就是用计算机辅助办公，由此带来的对o a s 的误区是认为计算机用于办公 室工作就是文字处理加简单的表格打印。我们认为，这里的o a 并不是传统的o f f i c e a u t o m a t i o n ( 办公自动化) ，而应该是o f f i c ea d m i n i s t r a t i o n ( 办公管理) 。办公实际上是一个管 理的过程，管理的核心是人而不是计算机，所咀真正要提高办公效率不仅仅是提高个人的 工作效率，更重要的是如何提高办公人员之间的协作效率。 在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通( c o m m u n i c a t i o n ) 、协调 ( c o o p e r a t i o n ) 和控伟l j ( c o n t r 0 1 ) ，即所谓的3 c 概念。沟通是工作人员之间合作的基础， 无论是日常的事务处理。还是一个决策过程，往往需要其他部门、其他人的帮助和信息支 持，沟通就能够实现工作人员之间的交流，使彼此掌握的信息能够共享。协调是为了保证 各项工作的顺利开展和冲突解决，尤其是多个部门、多个工作人员参与和决策的工作，协 调就尤为重要。控制则体现了领导与领导之间的关系，是一个决策能够贯彻落实的保证。 在传统的办公自动化思想中，要完成一项具体的工作，领导必须指导这项工作的全部流程 ( 工作步骤) ，然后用信息技术把办公过程电子化、数字化。而按现代办公管理的想法， 办公仅仅需要计算机在沟通、协调和控制这三个环节上提供辅助手段。 办公管理信息系统是一门综合性技术，它以计算机技术、通讯技术、多媒体技术等装 配办公系统，以达到提高效率，提高管理水平，作到信息灵通、管理高效、决策正确的目 的。它是一种特殊的管理信息系统，是以行为科学为指导，以管理科学、社会学、系统工 两安理工大学硕士学位论文 第一章概论 程学等为理论基础，综合运用计算机技术、通讯技术和多媒体技术服务于人们的日常办公 活动的一种管理系统。o a s 也可以与其他管理系统接口，形成决策支持系统，为领导决策 提供依据。总之，办公管理信息系统是一个包含多种学科、多种技术的综合系统，是现代 管理社会的重要标志。 1 1 2 办公管理信息系统的发展概况 把计算机技术和通信技术用于办公室信息处理，也经历过一个逐步演变的过程。尽管 办公室自动化的概念6 0 年代就已经提出，然而办公室自动化系统的应用是在7 0 年代中、 后期在美国、日本等国家的公司、企业中开展的，这类组织机构通过加强管理，提高办公 效率，掌握有关情报和动态信息，为本组织的生存和发展提供必要的条件。美国联邦政府 和各州政府在8 0 年代初先后完成了用计算机网络联系的办公室信息系统，如各州的州政 府、卅l 议院、州司法部门，以及下属部门及部门内部建立了相对完整的办公室信息处理系 统。除了对办公系统的硬件设备和软件及系统集成的研究开发外，有关办公管理科学方面 的研究，如分析办公流程，研究办公管理信息系统模型，对办公管理信息系统的系统分析、 系统效益、系统评估等理论方面的研究等也在世界范围内开展起来 3 】。 在我国办公管理信息系统的应用在8 0 年代中期以前是以单项办公设备和单项办公事 务处理的应用为主；8 0 年代中、后期数据库技术在我国的应用发展较为迅速，企业管理信 息系统( m 1 s ) 的应用有相当的发展。9 0 年代随着计算机网络技术的迅猛发展和配套使用 的办公室自动化设备，如复印机、传真机、扫描仪等的普及，为办公管理信息系统的建立 和应用提供了良好的基础。 目前，办公管理信息系统的开发环境有多种，基于i n t e m c t i n t r a n e t 技术并对多媒体信 息的收集、加工、存储与发布提供全方位支持的应用组件主要有m i c r o s o i ：t 公司的b a c k o f f i c e 与i b m 公司的群件l o t u sn o t e s 。 群件办公系统是由i b m 公司首先提出的企业各部门跨地区、跨平台协同工作的办公系 统。典型的开发平台是i b m 公司的n o t e s 。在n o t e s 上可咀根据实际应用要求做定制式 开发，形成完整的群件办公系统。基于n o t e s 开发的群件办公系统，集通讯、开发、移动 计算和文档信息综合管理功能于一体，可即时自动更新信息，一举打破部门、地域、文化甚 至语种的限制，全面实现资源的有意义共事，使协同工作成为现实。由于l o t u sn o t e s 在跨 平台性、安全性以及对工作流应用、w e b 应用和移动办公的全面支持使得它在办公管理信 息系统开发方面比其它的开发平台更具优势。目前基于n o t e s 群件开发成功的办公管理系统 有很多，如：陕西省教育厅办公系统、清华大学办公系统、中共西安市委办公系统等。 1 1 3 办公管理信息系统的特点 办公管理信息系统是一种特殊的管理系统，它的特殊性表现在以下几个方面： 办公管理信息系统处理的是办公管理，而办公管理涉及的往往是一些非结构化的 数据，它们没有严格的长度规定，结构松散，类型多变，所以在数据处理方式上 与其他管理信息系统有很大的不同之处。 办公管理信息系统中大部分事务必须要有人的参与。如：很多事务需要领导批示、 确认、决策。所以办公自动化只是有限意义上的自动化，不像有些系统可以完全 确定执行逻辑，而办公管理信息系统不能脱离人的干预。 办公管理信息系统是一个综合性的管理系统，一项工作往往涉及多个部门，需要 西安理工大学硕士学位论文 第一章概论 多个办公人员协作才能完成。所以协同工作在办公管理信息系统中表现的尤为 突出。这就给办公系统提出了一些重要的研究课题，如：协同工作模型的建立及 安全性问题等等。 办公管理信息系统是以办公室和办公人员为元素，而办公室在一个企业内部往往 是分散的，这就决定了办公管理信息系统必然是基于企业内部网络环境的管理信 息系统。 1 1 4 办公活动的主要类型 从处理事务的过程来看，办公业务活动可以分为以下三类： 确定型：指事务处理的过程是确定的，较易于用计算机实现。例如定单处理系统， 其业务流程已经固定。 非确定型：指事务处理中有较多的不确定性，处理过程中需要办公人员进行较多 的干预才能做出决策和处理。例如计划的制定过程。 混合型；指在事务处理中有些过程是确定的而有些过程是不确定的。办公实际中 的很多业务均属于混合型的。 从处理事务的对象来看，办公业务活动又可以分为：公文管理、信息管理、会议管理、 资源管理、档案管理、大事记管理等。 1 1 5 办公管理信息系统的层次结构 办公管理信息系统的层次可分为三个层次，即：事务型办公管理信息系统、管理型办 公管理信息系统、决策型办公管理信息系统。其中事务型又可分为单机系统和可以支持一 个机构各办公室之间的基本办公事务处理和机关行政事务处理活动，即以计算机和通信技 术为中心的网络系统两种。 事务型办公系统：事务型办公系统包括基本的办公事务处理系统和机关行政事务 处理系统两大部分。基本办公事务处理包括文字处理、日程安排、公文管理、信 函处理、文件资料管理等方面的管理。机关行政事务处理包括人事、工资财务、 车辆、资源等的管理。 管理型办公系统：管理型办公系统除了具有事务型办公系统的全部功能外，主要 增加了管理信息系统( m i s ) 的功能。m i s 主要是面向物质的信息流，即经济信息 流或社会信息流的处理与加工：而在办公管理信息系统中要处理的是抽象的公文 文件类型的信息流。从整体来看，经济信息与社会信息主要在操作层与管理层之 间流动，公文信息则主要在管理与决策层之间流动。因此，将两者结合起来，完 成信息的自底层至顶层的平滑流动。 决策型办公管理信息系统：决策型办公系统除了应具有前两种模式的功能外，还 应具备决策或辅助决镱功能。与决策支持密切相关的是建立各种模型，包括经验 模型和数学模型。具有较高水平的决策支持系统除了以数据库为基础的管理信息 之外，还应以数据仓库和决策工具为基础。 1 2 协同工作与群件系统 人类从事的大部分工作都是以某种形式的群体方式完成的。而在计算机出现后的前3 0 西安理工大学硕士学位论文 第一章概论 年时间里，计算机主要以单机形式支持个体工作。7 0 年代出现的o a ，其动机是支持群体 工作，但未涉及协同问题。协同工作是指许多人为了达到一个共同的目标而一起工作。 办公室是办公管理信息系统的基本单元，办公室中的一项工作往往是多人共同协作完 成的。如进行一项发文工作。首先发文单位的文书拟文，交给室主任核稿，核稿完成后 如果需要其他部门的领导会签，则需送到其他单位会签：会签完毕后，送领导签发，送校 办审核，并进行发文处理( 编号、送印、用印、下发) 。这样一个发文过程，涉及到本部 门的办公人员，本部门领导，相关部门的领导，以及校办工作人员，需要若干办公人员协 作进行这一系列的工作，才能完成该项工作。在办公系统中大量存在的就是这样的协同工 作。因而，我们说，办公管理信息系统要提高的是协作效率，而不仅仅是个人的工作效率。 1 2 i 计算机支持的协同工作( c s c w ) 的基本概念 计算机支持的协同工作是指一个工作群体在计算机网络支持下，借助共享环境的人机 接口，协同执行某项共同的任务。共同的任务和共享的环境是十分重要的。c s c w 的目标 是利用计算机支持技术改善组织的效能，它的研究工作从群组工作过程和计算机支持技术 两方面展开。c s c w 涉及计算机网络通信、并行与分布式处理、数据库、多媒体、人工智 能、面向对象理论，还涉及认知科学、行为科学及组织科学等众多科学门类，现在c s c w 已经成为支持群体协同工作i t ( i n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y ) 应用的通用术语。 般来讲，c s c w 系统的功能需求包括： 交互( i n t e r a c t i o n ) ：c s c w 提出了新的交互需求。这种交互可以是同步的( 共同 编辑) 或异步的( 发送e m a i l ) ，隐式的( 如共享的文本或图象) 或显式的( 语言 直接通讯) 。 协调( c o o t d i n a t i o n ) ：对用户的交互通讯进行控制。 分布( d i s t r i b u t i o n ) ：支持远程交互。 可视化( v i s u a l i z a t i o n ) ：你见即我见的原则支持协作各方公共数据的可视化。 数据隐蔽( d a t a h i d i n g ) ：协作各方各自的私有数据应对其他成员隐蔽。 在现代组织中，计算机支持的协同工作方式有多种，如： 工作流方式：工作流是需要按某种已知顺序来完成的任务，工作流方式的示意如 图1 - 1 所示：在这种工作方式中a 、b 任务完成之后进行c 任务，然后，才能进 行d 任务。在办公系统中的很多事务都是以这种工作流方式进行的。如收文管理、 发文管理等。 图l - 1 工作流方式示意图 并行群组工作：成员基于团队工作，任务是并行的，其工作方式如图1 2 所示。 远程会议和视频会议就是这种并行群组工作方式。 4 西安理工大学硕士学位论文 第一章概论 达成一致方案 图1 - 2 并行群组工作示意图 循环演迸群组工作：群组成员闻相互协作，达到预定的目标，但不必要实时进行。 如图1 3 所示，每个成员都可以将自己的思想、产品、文档放入知识库中，在产 品最终得到认可并完成之前，需要经过反复的修改。 成员a 叶成员c 成员b 成员d 图l - 3 循环演进群组工作示意图 从组织管理的角度来看，c s c w 技术支持基于团队( t e a m b a s e d ) 的工作方式，是面 向任务( t a s ko r i e n t e d ) 的，它的引入必然要求企业改变传统工作流程，进而引起组织结 构和成员角色的变化。 1 2 2 群件 群件的思想最早起源于人们的社会生活，即人们通常所讲的一同工作，工作时就象一 个团队工作而非一个人的行为，即t e a m w o r k 。此外，从管理角度而言，在现今的群体社 会中，任何事情都不可能由一个人单独完成，都需要群体成员间的相互通讯( 又称交流或 沟通) 、协作和协调，即3 c ，而群件则是围绕这3 c 来工作的工具。 群件( g r o u p w a r e ) ，又称组件是群体( g r o u p ) 和软件( s o f t w a r e ) 的组合词。群件是指以 计算机网络技术为基础，以通讯、协作和协调信息以及信息共享为目的面向群体工作和 任务所需要的软件。它允许个人和小组成员阃进行有效的协同工作，而不管他们的地理位 置如何。群件的近义词有c s c w 、工作流等，c s c w 着重于群体协同工作的实现，而群件 则着重于技术研究。群件是从一个更高的角度认识办公自动化，是在网络基础上的计算机 应用形态，是计算机应用的全新模式。 tji丫 j i l l i 丫 西安理工大学硕士学位论文第一章概论 1 ) 群件的特点 通常而言，群件具有支持群体进行协同工作的能力。它具有以下特点： 技术特点 群件系统是一个大型的超文档结构数据库管理系统，其最基本的元素是文档，这些文 档可以是结构化的也可以是半结构化或非结构化的。与传统的文件处理方式不同的是，群 件系统是将信息和群体成员对信息的操作捆绑在一起，通过网络传送给有关成员的。 群件系统是一个开放型的开发平台，以满足人们对不同操作系统及不同网络协议的需 求。 群件系统具有强大的复制功能。由于大多数协同工作基本上都是在分布式环境下工作 的，在不同的地方有不同的需要，群件强大的复制功能比较好地解决了这个问题 应用特点 面向群体活动，郎支持承担共同任务的群体成员活动中的人机交互人员之间的交互， 特别是人员之间跨越肘空的交互，它为群体成员提供了一个共享的计算机工作环境和一个 灵便的人与人交互的界面。 面向任务，目前大多数软件系统都是面向问题的。面向问题有比较明确而单一的目标， 问题的求解过程是向这一目标前进的过程。而任务，它的目标不是单一的，而是一系列目标 的集合。任务与问题的根本区别在于：任务是基于组织或群体的，离开了一组特定的人，就 谈不上任务的完成，而对问题的解并不强调这一点。 2 ) 群件的功能 群件产品一般都具有以下功能，以支持协同工作。 电子邮件t 这是基本信息传送的基础设施，越来越多的群件产品都综合了标准的 i n t e r n e t 电子邮件协议。 工作流工具：可以根据工作流的规则来执行机构活动。 讨论工具：用户可以通过i n t e m e t 进行音频和视频传输。此外，群件产品中包括不 同的讨论工具，可以让用户提出问题，并参与在线讨论，它们可以是讨论数据库 或者新闻组和论坛等。 电子自板；将两个或多个计算机连接起来，以便用户能够共享文档，并对其修改 做出标记。有些群件产品可以自动捕捉到这些文件变化，有的还可以帮助用户阅 览和校正。 工作组日程和数据复制：前者可以协调好工作组的日程，后者可阻保持用户能存 取最新信息。 目前，群件的应用还处于初级阶段，随着c s c w 以及其他理论的发展，群件将得到进 一步的发展和完善。从发展趋势上看。群件目前与网络进一步集成( 例如l o t u sn o t e sr 5 就是个面向i n t e r n e t 的产品) ；群件与操作系统进一步结合：群件将会与专家系统结合， 提高群件对群体工作的协调效果促进群体潜力的发挥。 当今许多主要中间开发商将会转向开发群件。如：l o t u s n o t e s 已经取得了巨大成功。 n o 丑l 、m i c r o s o f t 等公司，也在利用他们的专业知识、市场知识及资金，加快群件的开 发和应用。专家预计，在下一个十年，群件将会有更大的发展，它将不仅是群体成员之间 沟通和交流的工具，而且会完全地成为i n t e r n e t 和操作系统的一部分。 6 西安理工大学硕士学位论文 第一章概论 1 3 基于i n t r a n e t 环境的办公管理信息系统 办公管理信息系统的发展历史已经可以追溯到三十年前，但它真正的发展黄金时代是 随着网络技术而到来的。群件的思想也是在六十年代提出的，但到了九十年代伴随着计算 机技术、网络技术，特别是i n t e m e t i n t r a n e t 技术高速发达的今天，才使得群件的发展显现 出巨大的活力。目前的群件产品也与i n t e m e t 技术紧密集成。例如群件的代表l o t u s d o m i n o n o t e s 就是一个开放的、安全的企业系统平台，专门为协同工作而设计，它提供了 对i n t e m e t 流行标准的全面支持。这种形式也就决定了以群件为基础的办公管理信息系统 必然是基于i n t r a n e t 的。下面我们进一步分析基于i n t r a n e t 的办公管理信息系统。 现代企事业单位往往呈现出集团化、多元化的发展趋势，同一个单位往往跨越较大的 地理范围。这些企业需要及时了解不同地理位置上的分支机构的运行状况，同一个企业内 不同部门、不同地域的员工之间也需要及时共享、交流大量的企业内部信息。信息系统的 集成化、网络化、分布式发展已成为必然趋势。所谓信息系统的集成化是指系统自e 跨越多 个软硬件环境来支持多种途径的信息收集、加工和使用：而网络化和分布式是相对于传统 的集中式的c s 模式而言，是指大系统范围内各子系统因各种客观条件( 如地理位置、工 作性质) 的限制，而相对独立，通过连网，各种信息既能自治管理，又能覆盖整个系统， 并在许可范围内支持共享。同时，i n t r a n e t 的发展满足了信息系统发展的要求。所谓i n t r a n e t 模式是利用i n t e m e t 技术，建立企业内部信息网，拓展了客户机朋务器模式的概念成为 i n t e r n e t 模式。 与传统的c l i e n t s e r v e r 模式比较起来，基于i n t r a n e t 的信息系统具有以下几个方面的特 点： 客户机服务器结构必须根据客户端使用的操作系统及访问后台的应用不同，安装 不同的软件，而在i n t r a n e t 结构中，只需要一个客户端，即w e b 浏览器就可以完 成这些功能。 客户机服务器结构中，往往需要在客户端运行庞大的应用程序，因此，客户端很 “肥”：而i n t r a n e t 结构中，客户端很瘦，只运行w e b 浏览器和操作系统，由服 务器执行数据的查询、处理和表示。 客户机朋日务器结构需要混合多种传输协议；而在i n t r a n e t 中，所有系统都使用基 于开放标准协议，如t c p i p ，h t t p 等，能够集成现有的各种硬件平台的应用程 序系统和信息能支持从文本、动画、语音到视频等各种媒体信息。 客户机，月& 务器结构需要不断使用新的版本，用以更新最终用户系统：而在i n t r a n e t 结构，则可以在信息系统中只在w e b 服务器上对系统进行维护。而用户终端没 有维护工作量。 1 4 小结 基于计算机支持的协同工作技术及i n t e r n e t 、i n t r a n e t 技术，使得办公管理信息系统从 传统的局域网平台过渡到i n t r a n e t 平台是办公管理信息系统发展的客观要求，i n t r a n e t 平台 下的办公管理信息系统以最少的资源得到最大范围的信息共享。在后续章节中，我们将讨 论基于i n t r a n e t 环境的办公管理信息系统协作模型的建立、系统实现以及系统安全性的问 题。 7 西安理工大学硕士学位论文 第二章办公管理信息系统分析 第二章办公管理信息系统分析 ( 以西安理工大学办公管理信息系统为例) 2 1 信息系统工程理论与方法 从系统工程的观点看信息系统由社会环境、网络环境、数据环境和应用程序环境四 部分组成。社会环境是指单位的管理规程、工作规范、业务规则和人员素质；网络环境是 指i n t r a n e t 或局域网的软硬件设施；数据环境是指信息系统的数据模型及数据库服务器上 的数据操作；应用程序环境是指客户端的用户界面与应用服务器上的功能操作。信息系统 建设是对网络环境、数据环境和应用程序环境等方面的综合建设。 2 1 1 信息系统工程的一般方法 信息系统建设是一项复杂的系统工程，必须有一套行之有效的理论与方法作为开发的 指导。信息系统工程与软件工程有所不同，软件工程强调生命周期法，其突出特色之一是 结构化分析、结构化设计、结构化编程与结构化测试；而信息系统工程则强调快速原型法， 其基本思想是建立能反映用户主要需求的原型系统，用户通过试用原型系统理解未来系统 的概貌，并对原型提出修改意见，根据这些意见修改原型系统，再次试用、修改最终 建立起完全符合用户要求的新系统。快速原型法的突出特点是面向数据的设计与面向对象 的实现。现有的各种软件工程方法，如结构化分析方法、面向对象的分析设计方法等都各 有其优缺点单纯利用任何一种方法开发信息系统都会存在这样或那样的不足，综台利用 各种方法，扬长避短，并采用适合的信息系统工程的方法是很重要的。在本系统的开发中， 针对办公管理信息系统的固有特点，我们采用：面向功能的分析、面向工作流的设计和面 向对象的实现，并将快速原型法贯穿于系统开发的整个过程。 在系统分析阶段采用面向功能的结构化方法和快速原型法，易于将需求文档化，与用 户充分交流。经过反复回溯，逐步求精，就能迅速而准确地定义出用户的需求。 在系统设计阶段，依据功能需求和以工作流为核心的设计思想，采用信息模型化方法， 在计算机系统中比较自然地表示出企业的业务和管理模型，将对功能的需求转化为工作流 模型的操作。从系统开发角度看，面向工作流的设计架起了系统分析人员、用户以及应用 程序开发人员之间交流沟通的桥梁。 在系统实现阶段，将现代计算机制造和即插即用的思想引入软件开发中，利用面向对 象和基于构件的软件开发方法，使得软件开发工作变得如同计算机的组装。一个个具有相 对独立功能的构件类似于硬件制造中的板卡，而由这些构件组装成的一个个子系统则类似 于由板卡组成计算机，这样降低了系统的复杂性。采用这样的方法可以明显地缩短软件的 开发时间减少系统中的错误。 2 1 2 办公管理信息系统工程的特殊性 办公管理信息系统是特殊的信息系统，与其他管理信息系统比较起来它的特殊性表现 在以下几个方面： 数据的非结构性：办公管理信息系统处理的信息一般没有严格的结构。如：公文 处理中的文件阅办单，对于不同的文件，文件阅办单的长度可能不一样。需要的 西安理工大学硕士学位论文 第二章办公管理信息系统分析 批阅人数也不同，其中每个项的长度、类型都非常随意。 处理过程的不确定性：在办公管理信息系统中一个办公事务的处理往往人为的因 素很多，有明显的不确定性。例如一个发文过程，可能有多个办公角色会签一个 发文，往往需要人为根据会签意见决定下一个要进行的操作是什么。 工作的协作性：一个办公事务的完成一般需要由多个人协同工作，因而办公管理 信息系统属于典型的工作流应用。系统的效率依赖于协作工作效率而不仅仅是某 个办公人员的效率。 人员分工和权限明确：在办公管理信息系统中涉及各种角色的办公人员，从各级 领导到一般办公室工作人员，人员分工明确，权限界定严格。因此，在进行办公 管理信息系统的开发时必须有完善的措施，保证办公信息的安全。 根据办公管理信息系统的特殊性，在其建设过程中，从系统建模到开发平台的选择以 及系统实现，都具有自己的特点。系统建模方法应采用能够反映协同工作流的分析方法， 开发工具应能够对文档信息提供有力支持，并且提供完备的安全措施。 2 , 2 西安理工大学办公管理信息系统的目标 建设西安理工大学办公管理信息系统的目的是为了配合学校的长远发展目标，提高管 理质量、管理水平及管理效率，为学校的教学、科研服务。其建设目标是：充分利用校园 网资源，为学校行政办公工作提供良好的、高效实用的网络平台和应用系统平台解决方案。 具体功能要求如下： 能实现公文在各不同部门之间、各级管理人员之间的流转，应有收文、发文、公 文批复、公文催办、公文归档等功能。 能有效保护办公信息的安全。如保证文件发送之后不被篡改，能识别文件签名的 有效性，同时保证文件在签名后不被他人更改，能实现文件的加密存储和传输。 能对学校的会议进行管理，通过办公管理信息系统完成会议的申请、安排及会议 通知的发送等工作，对会议纪要进行管理并按一定的权限提供查询服务。 对已经归档的上级来文和校内发文按照一定的权限提供查询服务，便于教职工了 解学校的方针政策。 利用i n t e r n e t i n t r a n e t 技术，实现办公系统与i n t e r n e t 的无缝连接：实现管理人员 校外的移动办公。 具有扩展的电子邮件功能，单位各办公人员之间的电子邮件与i n t e m e t 邮件同样 处理，方便用户使用。 实现办公系统对其他数据库的访问，使得管理人员可以很方便地了解单位各方面 的情况。 支持快速全文检索功能，用户可以不用记忆任何分类、主题词或文件名，可以在 所有文档中找到指定词的文档，进行逐一浏览。 实现校园办公信息的动态发布。利用v p n 技术实现第二校区与校本部之间办公信 息的交换。 9 西安理工大学硕士学位论文 第二章办公管理信息系统分析 2 3 西安理工大学办公管理信息系统功能需求 2 3 1 西安理工大学行政管理组织结构 由于办公管理信息系统是以办公室为基本元素的，因而系统分析中首先要理解行政办 公组织结构体系。并用组织结构图反映，作为后续工作的参考。 图2 - 1 给出了西安理工大学行政管理组织结构的树状图，其中，主要反映的是校级和处 级单位之间的关系。 图2 - 1 组织结构图 2 3 2 办公管理信息系统软件总体结构 西安理工大学办公管理信息系统软件的总体结构如图2 - 2 所示。 图2 - 2 办公系统软件总体结构图 本系统由两人共同开发完成。本人所开发的收文管理、发文管理、信息发布、电子邮 件、系统管理等模块，其功能需求分别描述如下。 2 3 3 收文管理子系统 收文管理是办公管理信息系统中的核心模块之一。从收到一个公文开始到传阅、办理、 1 0 西安理工大学硕士学位论文 第二章办公管理信息系统分析 归档的全过程称为收文管理。其业务流程图如图2 - 3 所示。 图2 - 3 收文管理业务流程图 收文管理子系统的功能插述( 该项功能由校办、党办的文书完成) ： 收文登记：这是文书在收到公文时要进行的第一项工作，是一个收文管理的起点。 建文件阅办单：阅办单是公文管理中的重要资料，它伴随一个公文管理过程的始 终。 启动扫描仪：为了方便的将文件数字化，以便实现网上公文传阅，文书可以启动 扫描仪录入文件。扫描仪启动程序的执行文件路径在个人信息中设置。 请求拟办意见：从系统管理库的用户信息视图中提取校办主任( 党办主任) 的邮 件地址，将文件阅办单及文件附件发送给校( 党) 办主任。 提交传阅：主任定义公文的传阅流程及传阅方式( 如：轮流方式和并行方式) 等， 系统自动按照设置提交领导审阅。 公文催办：在公文的拟办、传阅及办理过程中，文书可以随时跟踪文档，并适时 的给当前阅文人发送公文催办单。 公文办理：传阅完成的公文返回文书处，文书可以根据领导的指示确定文件的落 西安理工大学硕士学位论文 第二章办公管理信息系统分析 实单位，进行公文的办理，并向领导反馈公文的办理结果。对不需要办理的公文 也可以直接归档。 公文归档：对完成传阅、办理的公文进行归档，以方便查阅。 2 3 4 发文管理子系统 发文管理也是办公管理信息系统中的核心模块之一。学校的校办、党办及各职能处室、 各学院等，在各自的日常工作中都需要制定各种各样的文件，以宣传、布置、贯彻和落实 学校的各项方针政策。 发文管理是一个公文从拟文到下发、归档的全过程，其业务流程如图2 4 所示。 匝 悃 图2 4 发文管理业务流程图 发文管理的功能包括： 新拟文：这是发文管理的起点。它提供空白的发文稿纸请拟文人填写。文件内容 可以直接输入，也可是w o r d 文档导入。如果公文的内容需要由若干人商榷，拟文 人在拟好初稿之后提交给其他有关人员提出意见，修改人对文件内容的修改可以 留痕，以便了解每个人的观点，最后由部门领导进行核定。 会签：如果发文涉及到其他有关部门，应该提请相关部门领导签署意见。提交会 签之前，必须设定会签单位。 核稿：核稿是保证发文质量的重要环节，核稿要检查文字的准确性及会签意见是 否一致。核稿工作可以由拟文人完成也可以提交另一个人进行。办公人员可以指 定自己拟文的默认核稿人。 签发：经过会签、核稿的公文由该公文的指定签发人签字，以表示同意发文。每 种公文的签发人由学校统一指定。一般，校级发文的签发权在学校，处级单位内 部自发文的签发权则在本单位的领导。 生成文件：在系统内建立若干公文模板，如：大文头模板，小文头模板，简讯模 板等，用户可以选择合适的模板套用生成文件，文件的内容直接从发文稿纸中继 承。 公文发送；将公文以电子邮件形式分发给发文稿纸中设定的主送和抄送单位。 公文归档：对己发公文进行归档操作，以便查阅。 西安理工大学硕士学位论文第二章办公管理信息系统分析 2 3 5 系统管理子系统 系统管理是办公管理信息系统中的重要模块，系统的授权管理体现在其中。系统管理 包括用户管理和信息发布栏目的授权管理两部分功能。 系统内的其他模块通过系统管理中的用户管理进行用户身份的确认，例如，某用户的 职务是校级领导，还是处级干部或一般工作人员，从而确认用户是否有某项操作的权利。 又例如，当某份文件需要给处级干部阅览时，系统必须给出所有的处级干部供用户选择。 这些信息都依赖于系统管理模块提供。 信息发布栏目管理为信息发布子系统提供服务，规定谁具有哪个栏目的发布权，对用 户信息发布的权力进行限制。 2 3 6 信息发布子系统 信息发布是办公管理信息系统中不可缺少的功能。办公信息通过办公管理信息系统向 全校发布，这是一个方便快捷的信息共享方式。学校各办公部门可以在网上发布各种办公 文件。如：通知、公告、各种办公信息、规章制度等。系统管理员可以通过系统管理子系 统增加信息栏目，并设置各栏目的发布权限；有权限的用户可以发布授权栏目的信息，对 于自己发布的信息，可以进行编辑、删除等操作。其他办公人员可以通过办公管理信息系 统的信息发布界面浏览，校园网的其它用户也可以通过w w w 浏览器浏览。 2 3 7 用户个人信息管理 本模块提供用户的个人信息管理，如用户默认的核稿人，用户的扫描仪驱动程序路径， 用户手写签名文件的路径信息等，这些信息一旦设置，可以供其它系统模块，如收文管理、 发文管理等模块读取。如果有多个用户共用一台计算机，则可以在个人信息管理中设置多 个用户的信息，特别是可以设置每个人的标识符文件路径、邮件文件名等，以便进行用户 之间的切换。 2 4 信息系统体系结构的选择 2 4 1 信息系统体系结构的发展 信息系统体系结构的发展大致经历了以下几个发展阶段 1 )以主机为中心的结构 在主机为中心的集中式系统中，所有的数据以及对数据的处理工作、应用程序、与用 户终端进行通讯的软件都运行在一台宿主计算机上。宿主计算机一般使用大型机、中型机 或小型机。用户通过本地终端或远程终端访问数据库。终端通常是非智能的，本身没有处 理能力。 集中式系统的主要优点是集中资源管理和安全控制、处理大量数据和支持许多并发用 户的能力，主要缺点是主机负担过重系统的可用性较差，以及扩充和重建的弹性太小， 西安理工大学硕士学位论文第二章办公管理信息系统分析 购买和维持这种系统一次投资太大。若主机因为某种原因出现故障时，则整个系统无法使 用。 2 ) 文件服务器结构 以微机局域网为基础，数据驻留在文件服务器上，文件服务器管理局域网用户对磁盘 上数据的共享访问。虽然局域网使基于p c 的用户能共享公共的数据文件，但文件服务器 的作用只不过是从本地磁盘上检索用户需要的数据文件并把整个数据文件传送到用户的 计算机上。如果数据稍有改变，用户p c 机又必须把整个数据文件传回文件服务器。这类 系统的缺点是：不管文件服务器速度多快，性能多强，数据库系统的性能都会受到实际运 行d b m s 的p c 机的性能限制，而且，网络负载过量，大大降低了整个系统的性能。 3 ) 客户机服务器结构 客户机朋务器( c l i e n t s e r v e r ) 结构的数据库系统中，将数据处理分布在客户机朋& 务 器间进行。分布的方案可以有多种，一种常用的方案使客户机负责应用的处理，数据库服 务器负责数据访问和事务处理。 在这样的体系结构中，客户软件和服务器软件可以放置在同一台计算机上，但多数情 况下放置在网络中的不同计算机上。客户软件一般在p c 上运行，服务器软件可在从p c 机到大型机的任何计算机上运行。客户机提供交互式的、易用的界面，负责处理屏幕提问、 接受用户的输入，向服务器提出任务请求，接受回送结果。服务器提供数据管理、信息共 享及安全管理等，接受客户机的请求，完成信息的加工处理，并将处理结果及有关信息回 送工作站。 这种工作方式具有明显的优越性，它把数据处理任务分布在客户端和数据库服务器上， 有利于充分利用网络中的计算机资源：工作平均分摊提高了系统的效率，增强了系统的可 用性；c ，s 系统弹性较大，容易扩展，网络传输量少。但是，系统的保密性不如中央集权 式的主机系统，同时维护费用较大。 4 ) b r o w s e r s e r v e r 结构 即以网络为中心的结构。在这种方式下，数据库和应用程序集中在服务器方，客户方 只需安装一个简单的测览器，即可访问全球信息资源。它克服了c s 模式下因为应用程序 分布在为数众多的客户方而引起的维护、修改极其麻烦的缺点。另外，b s 模式下数据处 理方式却是c s 方式，这样很好的均衡了系统的负载，充分发挥了双方的功能。b s 模式 一般采用三层体系结构，w e bs e r v e r 作为中间代理访问后台数据库，再将查询结果传给 b r o w s e r 。其工作过程如图2 5 所示： 图2 - 5b s 体系结构工作示意图 4 西安理工大学硕士学位论文第二章办公管理信息系统分析 这种体系结构有以下的缺点： 客户和后台数据库服务器( d bs e r v e r ) 必须以w e b 服务器为中介，若大量用户同 时访问w e b 服务器，将会造成瓶颈。对于每一个w e b 客户提交的请求，w e b 服务器都 必须向数据库服务器发送请求，并格式化查询结果传回给浏览器。 这种模式数据库访问方式效率不高，可靠性不够，缺乏对事务的支持，对于每一 个查询都必须执行同样的登录，注销过程，这是