外部联系与内部沟通制度.doc

外部联系与内部沟通制度1目的规范信息的沟通与协商，保证XXXXX与外部相关方的联系及内部的沟通管理，减少误解和矛盾，融洽工作关系，建立良好的问题反映及解决渠道，避免出现因内部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节、推诿现象。2适用范围本制度适用于XXXXX各部门和全体员工。3职责3.3矿长3.1.1负责政府安监部门及外部相关方的联系。3.1.2负责接受员工及相关方就安全问题的投诉、处理。3.1.3负责评价员工或员工代表就安全生产、劳动保护方面提出的问题和合理化建议或提案进行评估审核，督促有关方面予以解决。3.2各管理工程师、运行主任3.2.1负责对管理人员及员工进行沟通方面的培训。3.2.2定期进行员工满意度调查问卷，了解员工的目前工作的状态和需求。3.2.3组织召开职工（员工）代表会，及时将职工（员工）代表就安全生产、劳动保护方面提出的问题和合理化建议或提案及时反馈有关方面予以解决。3.2.4负责与供应商、承包商的信息沟通。3.2.5负责外部联系信息的处理并呈报XXXXX领导和传达至相关部门。3.2.6负责安全生产通知的发放。3.3XXXXX领导3.3.1及时传达上级领导和集团XXXXX、XXXXX有关安全生产的通知、通知和信息。3.3.2应定期与员工就安全问题进行沟通，听取员工和相关方的意见及建议。3.4公共关系主办3.4.1全面负责XXXXX周边村镇的联系与沟通。3.5班组长3.5.1及时反映安全生产中出现的隐患的问题。3.5.2提出有关安全生产、劳动保护方面合理化建议。4工作程序和内容4.1外部联系4.1.1外部联系对象XXXXX外部的所有相关方，包括XXXXX周围的其他矿井和外部环境，XXXXX的供应商和承包商，员工家属等。4.1.2外部联系信息的收集与处理1）政府相关部门有关安全生产通知及产品、设备的检测、鉴定信息由生产健康安全环保部接受并传达至相关部门。2）安全生产法律法规及各项标准由负责人按安全生产法律法规及其他要求管理制度及通知和资料控制管理制度规定收集，更新，发放，传达。3）负责接受相关方安全，健康方面的投诉，按纠正与预防措施管理制度及时调查，处理和反馈抱怨和投诉的问题，填写相关方对安全标准化的抱怨、投诉、建议收集表4）负责接受员工就安全生产、劳动保护方面提出的问题和合理化建议，并及时给予反馈。5）其它外来信息由接受人员交生产健康安全环保部集中处理，必要时由生产健康安全环保部呈报XXXXX领导处理。4.1.3XXXXX向外发布的重要信息1）方针及体系运行安全绩效信息由生产健康安全环保部组织报矿长批准，由主要相关方认证机构发布。2）对相关方施加影响的管理信息，法律法规信息由各工程师、运行主任（副主任）、综合业务主办与相关方有业务往来的单位发布。3）重大事故信息由矿长向上级主管部门发布。4）重大安全事项，特别是可能影响XXXXX周围居民安全健康及相关方的事项经矿长审定后采用通知形式及时向外界披露。5）其他需对外发布的信息由相关工程师、运行主任、综合业务主办报分管矿长征求意见后进行处理。4.1.4外部联系的形式4.1.4.1书面形式1）会议纪要2）各类报告，报表，刊物3）通知、通告、通报4）信息交流表4.1.4.2会议形式每季组织召开体系例会，由矿长主持，对下列各项进行交流，讨论和汇报：1）员工及相关方的安全问题投诉、处理2）评审指标及管理方案，汇报其完成情况3）体系运行监测情况4）纠正预防措施跟踪验证情况5）事故、事件报告调查与处理6）其它系统问题4.1.4.3口头信息、电子邮件等其他形式。4.2内部沟通4.2.1沟通渠道4.2.1.1面谈：主要指一对一的面对面谈话。4.2.1.2 会议：包括问题讨论会议，工作协调会议，行政例会，座谈会，全体员工大会等。4.2.1.3书面渠道：包括工作报告、通知、任务单、通知、通告、行政命令、员工手册、内部联络等。4.2.1.4通讯、网络渠道：包括电话、传真、手机、电子邮件等。4.2.1.5其他渠道：包括宣传栏、意见箱、意见调查等。4.2.2沟通方式4.2.2.1正式沟通：依据组织结构，有目的有计划地通过相关渠道和方式所进行的沟通。1）上行沟通：下级对上级所进行的信息传递过程，主要方式：报告、汇报等，上行沟通一般为逐级报告、汇报。2）下行沟通：上级对下级所进行的信息传递过程，主要方式：命令、规定、通知、公函、手册、正式会议等，下行沟通一般为逐级下传。3）平级沟通：各职能部门或人员之间相互进行的信息传递过程，主要方式：会议内部联络单等。4.2.2.2非正式沟通为补充正式沟通的不足，各职能部门或人员之间可进行非正式沟通，非正式沟通方式有；座谈会、小组活动、相互交流、主题谈话等。4.2.3沟通内容：4.2.3.1部门管理人员：1）在新员工入职时，要与其进行入职谈话，介绍XXXXX及工作的简要情况，进行三级安全教育，并表达对其在XXXXX发展的期望与祝愿；2）在员工试工期满转正时，要与其进行转正面谈，对其试用期的再现做出评价，表扬优点，指出不足，并提出对其今后的工作期望；3）在员工工作绩效不佳时，要通过面谈，帮助员工寻找与工作目标之间的差距，与XXXXX要求的差距，提出改进意见，表达对员工的期望，以提高员工工作的绩效；4）当员工表现优异时，要表达出对员工的赞赏，并提出对员工更高的工作期望5）对于未发生以下情况的员工，也须保持最少每个月一次的深入沟通。4.2.3.2员工1）及时向领导反映安全生产中出现的隐患和问题，提出有关安全生产劳动保护方面合理化建议；2）积极与上、下级或同级同事进行沟通，以促进工作成效和技能的提升；3）对于安全生产工作中，可能导致的安全问题，可通过上级逐级上报或越级上报。4.2.3.3矿领导1）在各项与员工相关的管理制度下发之前，应充分沟通，了解员工对制度的意见或建议；2）在各项与工作相关的制度和流程下发之前，应和相关岗位的职工充分沟通，听取和了解他们的意见和建议，提高制度与流程的准确性与可执行性。3）XXXXX下发的通知，各部门要通过各种会议，公告栏等方式及时、准确地传达给全体员工；4）工作中需要得到其他部门的支持与配合时，可通过工作协调会议，会议纪要，现场纪要，任务单等各种方式与相关部门的负责人及执行人进行沟通，保障工作配合时不会出现因沟通不畅而产生的问题。4.2.3.4其他：1）各部门负责人（以及关键岗位员工）之间，应经常进行交流，内容包括：工作目标完成情况的分析、研究与探讨，提高工作进度，改进工作方式的方法，达成改进工作的一致意见：管理思路的交流与沟通，管理工作中的问题的提出、解决办法的探讨；进一步工作目标的研究，讨论与确定，以及所辖员工各类问题的处理意见的交流确定2）矿长与部门每月应进行交流和沟通，内容包括：各方面工作进展情况，政策改进的探讨：工作目标差距，问题指导，提出要示，督促进展，达成改进工作的一致意见：收集种类建议或意见。4.2.4沟通要求4.2.4.1各部门之间工作配合需要协调解决的问题，通过沟通以明确责任人、相关责任、时限、期望效果等，达成一致共识。4.2.4.2各部门内部就安全生产管理、绩效管理、制度管理，组织管理，目标管理、职能管理、人员管理 ，日常管理等一系列管理活动中存在于组织、个人和程序上的问题通过相关沟通渠道使有关问题得以界定并明确解决之方法、期限、效果、责任等。4.2.4.3副矿长应定期对管理人员进行沟通方面的培训，使管理人员掌握沟通技巧和内容，使员工熟悉合理化建议制度的详细内容，了解建议的渠道、格式、接受过程等。4.2.4.4部门负责人应定期与员工就安全问题进行沟通，听取员工和相关方的意见及建议，按照合理化建议制度员工可以填写合理化建议登记表与相关部门进行了沟通。4.2.4.5管理人员在向员工分派任务时应使用正确任务说明，每月与员工就重要安全生产事项进行计划性对话，在合理的时间范围内召开会议并讨论安全生产事项，收集并处理在会议中员工关心的安全生产问题，设置专栏展示安全设备状况和使用情况。4.2.5越级沟通 对于正常的工作，各级工作人员要养成一种逐级上报的习惯。但当工作中出现如下情况时，可以进行越级沟通：1）下级向上级汇报的工作内容，提出的意见和建议，多次得不到答复；2）下级对上级的管理方式产生意见，需要投诉时；3）下级发现上级的违规行业时；4）个人对改革、发展有建议或意见时。4.2.6沟通反馈4.2.6.1在各个沟通环节中，凡须有回复的意见或问题，沟通双方必须明确反馈的时限。担负反馈责任的一方，必须在规定时限内给予回复。4.2.6.2分公会主席应定期进行员工满意度调查问卷，了解员工的目前工作的状态，及时将员工或员工代表就安全生产、劳动保护方面提出的问题和合理化建议或提案及时反馈给有关工程师、 综合业务主办 并予以解决。4.2.6.3各部门应对合理化建议或提案