AP操作手册.doc

.天马微电子公司应付账款管理系统用户手册Prepared by:Module Name:应付款管理Oracle Account ReceivableDoc. Control Number:TMCD_FIN_AR_用户手册_v1.0Last Update Date:Reversion:Security Class:审批签字:部门主管:项目经理:项目经理:精选范本文档控制更改记录日期作者版本更改参考审阅姓名职位签字分发人员编码姓名地点和位置1234目录文档控制1更改记录1审阅1目录2系统基本说明3应付模块概述4应收模块主要功能4应付模块作业流程图4设置银行5AP1应付立账流程，非经PO1AP1.1标准立账作业1AP1.1.1标准发票立账2AP1.1.2员工费用报销作业9AP2应付立账帐，经PO13AP2.1PO匹配立账16作业内容16AP3预付款作业27AP3.1预付款立账30AP3.2付款作业31AP3.3预付款核销32AP4员工借款流程37AP5发票调整/冲销作业42AP5.1修改发票42取消发票44付款44付款取消46退款48AP6将应付账款传送至总账51AP7打开关闭期间54系统基本说明字段录入说明： 页面中的黄色字段为必输项； 页面中的白色字段为可选择，即可输，可不输； 页面中的灰色字段为不可输入，也不可修改项；常用快捷键说明：(有些界面不能使用)快捷键说明Shift + F5复制项Shift + F6复制整条记录F11显示查询界面Ctrl + F11显示查询记录F4退出%通配符Ctrl + L显示查询界面Ctrl + K显示快捷键帮助应付模块概述应收模块主要功能1. 应付款管理的目标:充分利用与供应商的协议，合理安排付款和保证及时付款，提高资金的使用效率。2. 应付模块（Oracle Payables）:帮助用户管理应付过程，使用户能够处理大量的业务并对现金流量进行有效控制，它将提高用户协调与供应商关系和处理业务的能力和效率。通过配置和使用应付模块，用户可以有效控制现金流：如尽可能地推迟付款，同时又保证及时付款；有效利用供应商提供的付款折扣条款；防止重复开票或记账；避免透支银行账户。3. Oracle 应付模块主要功能和特性：供应商管理（采购维护真正的供应商，财务维护员工供应商）输入发票输入付款单据4. 系统提供三个工作平台来帮助用户完成以上功能和特性的操作：供应商工作台 用来管理、调整供应商信息发票工作台 用来处理标准发票、借项通知单、贷项通知单、预付款等付款工作台 用来复核供应商应付款项和开单付款应付模块作业流程图设置银行路径：设置付款银行和分行进入银行界面，输入银行名称，分行名称录入银行账户名称，账户用途选择内部，编号即银行账户，币种栏输入该银行账户的币种现金：该账户结算时应计的科目现金结算：银行中转科目银行手续费：手续费科目“确认收款”及“远期付款”栏位在使用票据付款方法时，系统会抓取相应科目在AR模块收款时，收款分类会默认抓取“未核销收款”、“未标识收款”和“记账收款”栏位的科目“已实现收益”，“已实现损失”栏位用来记录汇兑损益。点击应用精选范本.AP1应付立账流程，非经PO 子流程编号子流程名称子流程说明AP1.1费用报销及付款流程精选范本AP1.1标准立账作业作业目的未经PO单的费用，包括员工报销的立账作业范围非经PO的立账作业权责单位财务注意事项供应商已建立，会计期间打开特殊需求费用报销及付款作业流程图制图人员杨琳制图日期2014/12/05变更版次01AP1.1.1标准发票立账 路径：(AP)-发票-录入-发票批1.进入页面，输入批名（批名规则：姓名+年+月）或查找已有批名进行录入如新建批名，点击上图“发票”进行新建。如查找已有批名，点击，输入批名，录入发票发票类型：标准贸易伙伴：选择供应商名称，如果是员工报销，选择员工姓名地点：系统默认供应商地点发票日期：默认录入日期发票编号：录入实际发票编号条件日期:发票录入日期税分类代码：选择需要的税率对金额栏进行计税，不计税则为空点击“计税”，系统自动根据“金额”，“税分类代码”栏位进行计税单击项目行点击分配，进入行分配界面金额：输入记账的金额，不含税金额GL日期：入账日期账户：选择记账公司/部门/会计科目/产品/项目/备用段，点击确定单击税行点击分配，进入行分配界面查看税金点击“ 计税”，自动出现类型为“税”的行信息。注: 类型为“项”的分配行账户根据供应商地点的预付款账户自动生成。类型为“税”的分配行账户根据税的账户设置自动生成。若不点击“计税”按扭，则在后续“验证”动作之后类型为“税”的行信息也会自动生，不能手工输入类型为“税”的行信息，否则会造成类型为“税”的行信息重复。不能抵扣的发票税码一定要选择“VAT-0”，否则会导致账务错误。点击“保存”按钮或Ctrl-S进行保存，退出“分配”窗口。注意这里的GL 日期就是最后导入至总账形成会计分录的日期返回发票界面，点击“活动”，勾选“验证”，确定验证后，分配金额将不能再做更改，如需更改，请参照“调整/冲销作业”活动创建会计科目AP1.1.2员工费用报销作业OA提交申请，付款类型可选择费用报表、预付款、不传ERP,参见OA操作手册。项目费用，研发费用“AOA研”请选择项目编号流程完成后，导入ERP完成后，操作同 AP1.1.1标准发票立账 AP3.1预付款立账AP2应付立账帐，经PO子流程编号子流程名称子流程说明AP2.1供应商发票立账流程作业目的作业范围经PO采购的发票立账权责单位财务注意事项特殊需求供应商发票立账作业流程图制图人员杨琳制图日期2010/02/05变更版次01AP2.1PO匹配立账作业内容1. 采购与供应商对账后，PO提交对账，AP点击开票如核对有误，需退回采购重新提交点击左侧蓝框，点击退回如与发票对账单核对无误，点击确定开路径：(AR)-发票-录入-发票批操作同上，找到您需要录入的发票批 点击发票点击所有分配，核对分配行及金额，此时为不含税金额。核对无误后，点击计税。查询所有分配，此时已生成税金分配行。活动-验证2. 根据PO编号匹配接收 立账录入PO编号，自动带出供应商/供应商编号/地点发票日期为录入当天的日期，您需要录入发票编号/发票金额/条件日期注：黄颜色为必须录入栏位点击匹配在“匹配接收”的界面，您可以看到采购订单的相关信息，接收数量的相关信息核对需要匹配的信息行，点击“匹配”勾选匹配复选框，已开票数量栏位默认为您可以进行开票的数量，此数量可以根据对账单需求进行更改输入您需要匹配的数量至“开票数量”点击“匹配”返回发票界面，点击所有分配，可查看分配记录，点击计税保存，点击活动验证活动创建会计科目费用列管类立账按资产追踪说明：需要在FA模块列管数量的费用型立账需要找到该笔立账，进入分配界面，点击工具栏上图标“”，点击文件夹工具“”，选择按资产追踪。确定 勾选按资产追踪，此时该笔费用立账可以导入FA模块AP3预付款作业 子流程编号子流程名称子流程说明作业目的一般预付款业务，如预付供应商款项、预付房租等作业范围预付款业务，包括员工借款业务权责单位财务注意事项先在应付模块内编制预付款发票，经相应部门审核后支付，付供应商的预付款。应及时针对供应商送来的发票，核销对其的预付款特殊需求供应商预付流程图制图人员杨琳制图日期2014/12/05变更版次01AP3.1预付款立账建立相应发票批，或新建发票批，进入发票界面选择“预付款”类型，操作与标准发票立账一致预付款类型 ，需要选择支付组，定义预付现金流选择供应商，如为员工借款，则选择员工供应商。发票编号生成规则：PRE+年+月+流水码，发票日期为录入当天的日期，您需要录入发票编号/发票金额/弹性栏位（现金流量）/条件日期点击“分配”输入预付金额，账户自动生成，保存注: 类型为“项”的分配行账户根据供应商地点的预付款账户自动生成。预付发票的税码选择“VAT-0”。点击活动验证，活动创建会计科目AP3.2付款作业经相应部门审核后支付路径：活动完全支付选择银行账户，点击确定，自动根据发票生成付款额点击保存启用CE模块结清的用户，需要切换至CE用户，路径：银行对账单人工结算结算事务处理录入付款银行，点击查找勾选要进行付款的事务处理CE结清后，可在AP查看付款状态发票状态变为“可用”AP3.3预付款核销路径： 发票录入发票批。进入“发票”窗口，输入供应商名称，编号等信息。系统提示该供应商存在可用预付款。（注：具体操作请参考标准发票立账的操作流程）输入发票立账，对发票进行验证，并创建会计科目（注：具体操作请参考标准发票立账的操作流程）点击“活动”，勾选“核销/撤销核销预付款”保存注：勾选“核销”栏位，输入您要核销的金额；或勾选“发票上的预付款”，核销金额自动带出预付款发票的金额。点击“核销/撤销核销” 按钮。保存发票的状态变为“需要重新验证”。点击“分配 ”，发票分配行增加了“预付款” 类型的行信息。该发票需要重新验证， 以便创建新的会计分录信息。选择“活动 ”，重新验证发票。注: 核销过预付款的标准发票需要重新验证并创建会计分录。AP4员工借款流程子流程编号子流程名称子流程说明AP4.1员工借款（备用金申请）流程作业目的员工借款的立账作业范围权责单位财务注意事项特殊需求员工借款作业流程图制图人员杨琳制图日期2014/12/05变更版次01与“预付款业务流程”一致，只是在选择供应商时选择员工供应商，税码选择“VAT-0”输入预付款金额创建会计科目，点击完全支付保存，创建会计科目启用CE模块的用户，需要结清已付款金额从“0”变为“23400”；发票状态从“未付”变为“可用”注：预付款发票必须一次性付款，不允许分次付款AP5发票调整/冲销作业AP5.1修改发票1、未验证发票，查找需修改发票注：该类情况可以修改发票头和发票分配行的任何信息。2、已验证发票、未入账、未付款查找需要修改的发票注: 标准发票除了供应商名称和编号不能改动之外，别的信息都可改变。预付款发票验证后不能修改,只能在“分配”中冲销。更改后状态变为“需要重新验证”再次提交验证。3、已验证、已入账查找需修改的发票信息不可以更改任何信息，只能冲销原分配行，再重新做新的分配行点击分配，点击冲销更改后需再次提交验证及创建会计科目。4、已验证发票、已入账、已付款不能对发票调整任何信息。取消发票查到要取消的发票点击“活动”，勾选“取消发票”按钮，即可以直接取消发票对已验证、已入账、未付款的发票，“取消发票”后“创建分录”的状态变为“部分”，即需要重新创建会计科目对已验证、已入账、已付款系统不允许取消发票。付款路径：付款 录入付款。在“付款”窗口，选择 “人工”付款类型，输入用于付款的“银行账户”和付款日期，供应商名称或编号等。点击“ 输入/调整发票”按钮，进入“选择发票”窗口。注：此处的付款金额可以录入发票的全额或部分款项。点击“保存”按钮或Ctrl-S进行保存，即实现付款业务。在“付款”窗口，点击“活动 ”按钮，进入“付款活动”窗口，选定“创建会计科目”，然后点击“ 确定”按钮。若选择“活动”中的“创建会计分录”不成功，则可以运行“应付账款管理系统会计核算流程”请求，创建分录付款取消路径：付款录入 付款查找需取消的付款单，点击“活动”，勾选“撤销”。注：对发票付款后，可以查询发票的余额情况。点击“付款概览”付款单的状态从“议付”变为“已撤消”状态注: 对应的发票付款金额也减少对已入账的付款单取消，需要对付款单重新创建会计分录退款贷项通知单混合创建会计科目AP6将应付账款传送至总账查看请求提交新请求点击确定待阶段为待定，状态为正常在GL 会计职责下，路径：(N)日记账输入。输入“来源”和“期间”，点击“查找”按钮，可以查看由AP 模块传送过来的总账凭证。点击“复核日记账”，可以查到日记账的详细信息。可以点复核日记账来查看日记账的详细信息。AP7打开关闭