商品与采购管理手册.doc

广西玉林市至真药业连锁有限责任公司商品与采购管理手册目录第一部分 采购部职责和具体工作4一、职责4二、具体工作4第二部分 公司商品分类5一、目的5二、范围5三、分类原则5四、分类的依据5五、分类目录5第三部分 商品管理主要工作7第一章 公司商品线规划7一定义7二、商品线分类与定位7三、制定公司商品线规划数量8第一节 新品引进流程8一、新品的定义8二、如下情况发生的新品可不作为新品来管理8三、新品引进原则8四、新品引进审批流程9五、特采商品采购与审批流程9第二节 商品评估及淘汰原则10一、目的10二、范围10三、新品评估10第二章 库存管理12第一节 库存管理流程12 第二节 效期管理流程14 第三节 门店商品退货管理办法14一、适用退货商品范围14二、退货商品执行原则15三、退货商品审批流程15四、退货商品处理15第四节 商品经营性召回管理规程15一、目的15二、范围16三、说明16第五节 采购退货管理流程16一、目的16二、范围16三、流程图16四、补充说明16第六节 关于效期报损及物理报损17第七节 补货作业管理18一、门店要货判断18二、商品门店周转判断18第三章 价格管理20第一节 进价售价确定20第二节 访价、比价工作20第三节 商品变价及审批流程21第四章 合同管理、供应商管理22第一节 合同管理22第二节 供应商管理23第五章 采购作业管理24一、采购方式24二、常规补货24三、采购及入库要点24第六章 任务品种管理25一、目的25二、奖罚方式：25三、选择商品标准：25四、级别凋整和分析25五、流程25第一部分 采购部职责和具体工作一、职责:1、根据公司经营定位、经营目标以及经营理念，建立健全商品管理制度监督推进商品管理工作的开展，并对完成情况进行考核；2、根据商品规划，组织筛选供应商，落实采购渠道，完成商品采购任务；3、通过分析和研究制定商品组合策略，建立各店型商品线规划规范；4、新商品引进的规划，建立销售及商品评估制度；5、建立比价制度，改善商品毛利，提升公司整体收益；6、建立商品信息管理制度，规范编码、分类的维护；7、提高商品竞争力和降低公司资金风险；8、制定并监督执行公司库存标准，对商品各环节存在异常库存进行监控，降低公司风险。9、负责商品对供应商的补、退、换货作业，结合商品管理指标，保证库存的安全性及要货满足率；10、以门店资源积极引进供应商资源，保证业外收入等商业收益最大化；11、按照公司制定的各项付款政策，合理安排提出付款申请，发挥资金使用效率。二、具体工作：1、根据公司经营定位，分析、研究和制定商品组合策略、价格政策；2、完成商品规划和品类配置，制定公司的商品线目录、标准店配置，完成采购各项指标；3、履行采购职责，完成公司下达的各项商品采购任务；保证库存的安全性及要货满足率；4、制订商品品种开发计划，定期分析、督促检查、总结新商品的开发引进工作，完成商品规划增效目标；5、负责商品的订货和退换货作业；6、强化库存管理，定期优化公司的商品库存,有效提升商品满足率；7、按公司发展规划选择供应商，引导和管理供应商，建立供应商评估制度和评估标准，定期对供应商及其商品比价、评估；8、商品信息的统一管理和维护公司的商品编码；9、负责采购合同录入和管理；10、定期处理淘汰滞销品和效期商品，压缩不良库存；11、负责起草本部门的作业流程和指导文件，并监督和检查公司商品相关制度和流程的执行和落实；12、与供应商谈判，获得包括毛利、营业外收入等商业收益最大化；13、加强成本控制，审核采购商品进货价格；14、拓展和优化采购渠道，确保进货商品价格、品种优势，增加毛利空间；15、审核应付帐款，负责商品应付帐款资金风险的防范；16、执行GSP管理，审核供应商和商品的资质及对首营品种初审；17、监控进货质量，对质量信誉差的供应商实行采购否决；18、争取供应商活动支持，配合促销活动开展；19、执行上级交办的其它任务。第二部分 公司商品分类一、目的根据公司的经营策略，促进公司连锁事业的发展，制订公司经营商品分类统一标准。目的是为了更好地指导公司商品的开发、引进、经营和淘汰，为商品分析提供统一划分的功能类别，并指导门店商品更好地陈列。二、范围：公司经营的所有商品。三、分类原则1、按照国家的商品分类的相关政策；2、体现公司商品组合策略，有利于门店商品配置与陈列；3、有利于商品管理，有利于消费者选购；4、有利于信息管理一体化，同时考虑其延续性、前瞻性和相对稳定性。四、分类的依据1、国家商品分类管理办法及国家非处方药目录2、作用与功效3、内含成分五、分类目录1、商品编码准则商品编码分为两种：（1）分类码 （2）通用码（即商品编码）两种码长加起来共10位（1）、分类码：、目的：是公司为了对商品进行更好的管理和优化商品经营结构，提供对商品分析的功能类别划分，并对门店商品的陈列给予指导。、组成：分类码由六位阿拉伯数字组成，第一二位数字为商品大类代码，第三四位为商品的中类代码，第五六位为商品的小类代码。为方便打印或数字显示，起始大品类代码从10开始编码。123456 大类 中类 小类例如：100106：表示该商品为第10大类中西成药的第01中类抗感染类的第06小类抗病毒类（只含化学药）商品300205：表示该商品为第30大类食品类的第02类冲调食品的第05小类奶粉类商品（2）、通用码（即商品编码）：目的：是公司为了对商品进行信息数字化管理，对不同品项的商品建立一一对应的4位数字编码，作为该品项商品的识别码。通常四位数字已完全能表达公司经营的某小类全部商品78910商品信息表达举例如下：以商品编码XXX商品名称XXX为例商品识别码 商品名称： 商品规格：XXXXXXXXXXX XXXXXXXX XXX2、商品分类（1）、商品大类目录：公司商品共分为:9大类，分别为：10：中西成药20：保健食品30：食品40：日用百货50：化妆品60：医疗器械70：中药饮片80：参茸贵细90：非卖品（2）、商品中类目录10类：中西成药类20类： 30类： 1001抗感染类1002（3）、商品分类汇总表：（大、中、小各类）（表格另附）第三部分 商品管理主要工作第一章 公司商品线规划一定义：公司商品线是指公司能够实现销售的所有商品。不包括“清场商品”、“淘汰商品”。二、商品线分类与定位1、核心商品线（A）：指该商品在同一类别中销售很好，毛利产出很高，公司所有门店都必须经营的商品，配送中心不得缺货，是公司商品经营的重点，是实现公司商品集中采购和销售的核心。这类商品非生产厂商原因不允许缺货。2、主力商品线（B）：指该商品在同一类别中销售很好，毛利产出不高甚至为负毛利，但在市场有较大需求，属门店经营的吸客商品。配送中心不得缺货。3、重要商品线（C）：指该商品在同一类别中销售一般，产品毛利产出一般的商品。门店可以根据自己门店所处的区域、商圈状况和门店陈列货架的多少，有选择性的商品。该商品可被门店部分选择或全部选择。大部分门店应有陈列，配送中心可少量备货。4、一般商品线（D）：指该商品销售很少，但是为了提高公司对顾客的服务水平，包括部分基础商品和有特殊疗效商品，贵重保健品和少量大型（或贵重）的医疗器械，该商品存放于公司大库、中心门店或指定门店。5、新商品（X）：指该商品符合公司的商品引进政策，开始进行铺货试销但未进行评估定级的商品，该商品在评估转正前，要控制补货门店的数量。6、淘汰商品（Z）：指该商品符合公司的商品淘汰政策，在商品名称前标注“Z”，该商品进入淘汰状态后，采购部将停止采购该商品，门店可以继续销售该商品，商品销售完为止。7、季节性品种（H）：只适合冬季夏季销售的。8、特采商品（G）：指顾客指定临床品种，区别于可量采的C类品种。9、推荐品种：分为一般推荐（T）和首推（TT），能列入此级别的原则上以高毛利商品为准。10、清场商品（Q）：指该商品符合公司的商品淘汰清场条件，在商品名称前标注“Q”，该商品进入清场状态后，采购部将停止采购，门店按期将该商品退回配送中心，采购经理在规定时间内通知供应商，并将该商品退回供应商。11、任务品种(R)：指需要在一定时期内完成一定量的商品，可以是以上所有级别的商品。12、对于已经定位Z或Q的商品，如需重新经营，需走新品审批流程。13、临时促销商品（L）：指只用于某次销售的商品，销售完不准备再次采购。14、除以上商品级别，在商品信息上和价签上还应能显示出医保“甲”和医保“乙”类别。三、制定公司商品线规划数量：商品分布商品线门店经营数量类别核心商品主力商品重要商品C类商品合计（100M2）药品中药材不计不计不计不计不计不计保健食品个人护理品家庭健康用品生活便利品合计：说明：淘汰商品（Z）商品规划数量：此类商品不作商品规划数量，品项数越少越好。第一节 新品引进流程一、新品的定义：公司从来没有经营过的品种，主要是指新品名，新厂家，新规格、新包装量。或公司曾经经营过，但停止经营超过6个月的品种。二、如下情况发生的新品可不作为新品来管理：1、换外包装的品种，但批准文号、产地未变2、公司曾经经营过，因市场断供停止经营且以前销售较好的品种三、新品引进原则1、商品规划由采购部每年来制定，商品规划中的新品设定遵循以下原则：（1）、对于发展的品类，应大力发展新品（2）、对于对公司销售比重十分重要的品类因采取末位淘汰的方法替位的方法引进新品（3）、对于公司准备淘汰的品类，原则上不引进新品（4）、对于品规数过多，销售增长不明显，市场潜力一般的品类不引进新品2、对于不符合商品规划的商品，原则上不引进，如有对门店销售确实有促进原则的品种可特别注明。3、符合相关的新品质量审批条件和符合公司经营范围，并寻找多个供应渠道比价。4、门店特别需要的品种，专指不符合公司总体发展战略，但门店确实有需求的品种，相当于特采类。5、广告品种。四、新品引进审批流程：注：新品应附有相关商品资料和样品，资料应由质管部审核并在确定引进后最终留存在质管部备案。商品资料指：物价批文、注册证、质量标准、批准文号证、同批次检验报告、包装盒和说明书；如是进口商品还要有：进口注册证、通关单。1、采购员填写新品引进审批表，重点注明具体分类、毛利率、具体陈列位置和铺货量、可退换货时限、销售支持和支持时长、外店铺货与否、培训、预销量等项目和要求、交采购部经理初审。2、采购部根据分类情况，对照商品规划给出意见。（要求与最终审定不发生冲突）（1）、采购部根据品类的实际情况来核算销售量要求，是否能达到品类要求。并确实了解该商品的市场供价、铺货、销量等情况。（2）、根据品类的实际毛利率情况对商品毛利率给出意见。（3）、对商品的零售价给出是否符合价格带要求。（4）、按实际效用来讲有无吸引力。（5）、采购部应在新品选品会前两天准备好所有新品资料报商品委员会委员审核便于开会时确定。对准予引进的商品在会上确定首批进货量、铺货门店及该店铺货数量（曾销售过同类产品且是畅销品可以对80%以上的门店铺货）、陈列位置等事项。（6）、采购部携新品样品和产品相关资料到分管副总处审批，并在新品到货前在系统中建立新品信息和订单，不能提前建立的最迟得在新品到货后半个工作日内建立新品信息和订单。新品验收入库后半个工作日内发出分配表给营运部、配送中心，配送中心在一个配送周期内分配到门店。（7）、与供应商商定培训和活动支持后立即通知人事部和营运部，培训和活动宣传应在货到库前。培训后半个月内应由人事部进行考核，公布考核结果。3、业务部门外出时现场认可的品种经采购部经理同意后可按最少发货量采购。4、采购部全程督促补货、销售、调拨等工作，对滞销品三个月后提出处理意见。5、新品到店后采购部和营运部应对门店的新品陈列、销售、备货、专业知识等进行抽查，以利于促进销售或及时淘汰处理。五、特采商品采购与审批流程：1、门店收集品种信息报采购部查找和收集质量及资质资料，采购部经理需要审核门店上报信息是否可靠。确定采购和销售方式等。质管部经理审核商品质量、是否超本公司及供应商经营范围。对商品质量行使否决权。审核结果由采购部回复门店，主要回复门店是否采得到（采不到指定商品是否有可替换品）、最低售价、可退与否。对可采品种索要资质文件，要求门店按总售价的50%-100%收取定购金并填特采品信息表通过营运部转交采购部。采购到货后采购部填写特采新品引进审批表报总经理审批。2、商品货到后在最短时间内送达门店，相关资质文件应随货到达3、对未能销售的定购品特采部要积极处理，定购门店要配合处理，处理不掉的商品由门店按售价全额承担。第二节 商品评估及淘汰原则一、目的：确保滞销商品及时汰换，提高商品动销率，确保存货的有效性。二、范围：适用于采购部对各类商品销售状况进行监控并对滞销商品进行及时汰换的管理活动。三、新品评估：采购部对首次铺货满一个月的新品进行首次评估，对未达到调整级别标准的在满第二个月做二次评估，对仍达不到调整标准的首次铺货三个月的进行全面评估。每次评估结果应注明门店调拨和补货或淘汰建议。采购部各品类处在新品试销期内每周一做出新品存销量分析表附续采及门店调拨建议报总经理和营运部、配送中心。1、评估原则：（1）、销售预估达成情况（2）、动销率：分为门店动销率和商品动销率。门店的动销率：产生销售的门店数铺货门店数100% 商品动销率：总销量铺货量100%（3）、评估结果交由采购，对于引进不理想的品种，采购部重点与供应商进行沟通，确定下一步方案，找供应商商榷策略。2、商品淘汰的种类（1）、新品淘汰适用范围：铺货3个月的新品新品淘汰原则：、商品的动销率，根据合同规定，动销率低于30%的商品，淘汰。虽然可能动销率低，也要考虑总体销量，如总销售较大，则考虑保留。、小类的饱和程度，如商品所处类别品种数不饱和，则考虑暂时保留。（2）、滞销商品：、门店的动销率小于30%为滞销商品，建议淘汰。、末位淘汰：每月评估，充分考虑该商品销售、动销、小类贡献度、毛利率，考虑该类别商品中成分、功能主治相同商品，保留不同价格带商品，同时类别中功能主治商品齐全，按此原则，排在末位的商品建议淘汰。（3）、总部清场指令：与总部自营商品功效相近的商品、有质量问题商品、供应商撤出。（4）、采购部每月对上述类别商品进行评估，建议淘汰明细交营运部确认。3、作业内容说明及时间要求:（1）、采购部根据公司商品销售状况和商品信息，均可提出预淘汰商品的目录和理由。采购部列出淘汰商品明细交营运部汇总，采购部依据商品的贡献度或销售量及公司商品规划定期进行商品分析，对准备淘汰的商品提出建议反馈给营运部。（2）、营运部经理若同意商品淘汰建议，采购部则对淘汰商品作出具体处理意见；如有异议（如供应商提供促销支持，申请暂缓淘汰）则提交总经理审批最终确定淘汰商品。（3）、采购部管理员对淘汰商品在商品基本信息上做停止采购注记，并向营运部、配送中心发布淘汰商品通知。（4）、采购部登记新品入库时间和可退换时限，在时限到期前10天时做出退换与否意见，并对淘汰商品跟踪检查处理的进程。（5）、可退商品：由采购部通知供应商，并提出门店淘汰商品详细退货要求通知配送中心、营运部，营运部通知门店在规定时间内将淘汰商品清点退回配送中心，门店未按要求及时退回的淘汰商品，采购部将不定期对门店进行商品检查，如果发现应退商品而未退的，将会回收商品，并给予门店20元罚款，造成损失全额包赔；配送中心在退库要求期间内接收淘汰商品，超过期限退库，不予接收淘汰商品；采购部负责在4周内将淘汰商品退回供应商。不能按时退回的商品损失，由采购部负责。采购部将不定期对配送中心进行商品检查。（6）、不可退商品：由采购部整理淘汰商品的库存清单，一周内提出促销方案，报营运部进行数据跟踪。三个月后将淘汰商品集中陈列，集中销售。半年后，采购部提出一次性处理方案，经采购部和营运部共同讨论解决。（7）、当淘汰商品库存为零时，即门店不再产生销售，库存不再有，采购部管理员在电脑系统中将商品设定为“停用”状态。（8）、对于不允许某门店经营的品种，如果门店必须引进此商品，请门店写出充分理由和所需数量以及门店要有明确的销完日期和退回日期，交营运部审核，由采购部审批确定在该门店经营。在退回期限内未退回造成的损失根据损失情况由门店全额承担。格式如下：商品编码品名规格生产厂家申请数量商品级别销完日期退回日期申报理由4、流程图：(另附)第二章 库存管理一、目的：保持存货平衡，满足配送中心和门店商品目录数要求，提高商品备货满足率，加快库存资金周转和满足市场需求。二、范围：适用于采购部对各处的库存进行计划和调控管理。第一节 库存管理流程1、商品目录制定和调整：采购部制定配送中心商品目录，制定和调整时需要考虑大中小包装量、采购周期、到货时长、类别、级别、配送中心的商品配备规定等灵活调整，配送中心商品目录由采购部每三个月调整一次，期间采购部和配送中心均可提出修改意见小调整。采购部应严格按确定的商品目录备货。采购部制定门店商品目录，营运部审核，每三个月调整一次，期间营运部可提出修改意见小调整。2、配送中心库存不符，商品处理流程：（1）、配送中心破损的商品包括：、来货破损的商品由配送中心直接上报采购部，由采购部与供应商协商退回或调换破损商品，不能调换的破损商品由采购部承担！、在配送中心保管过程中破损的商品由配送中心直接上报于采购部，采购部与供应商进行沟通，能与供应商退回或调换破损商品由采购部进行退回或调换，不能调换的破损商品由仓库承担！（2）、配送中心有库存没实物的商品:由配送中心填写商品报损单并交于采购部、财务部、总经理审核签字，签字后由财务部在1个工作日内对库存进行调整，配送中心按照公司规定价格进行承担亏损金额。各部门签字时限在半个工作日内。（3）、有实物没库存的商品:由配送中心填写商品报溢单并交于采购部审核批号是否属于公司进货批号，采购部审核后交于质管部、财务部、总经理审核签字，签字后由财务部在1个工作日内对库存进行调整。溢出金额冲配送中心盘点差异。（4）、其中破损商品和配送中心有库存没实物的商品由配送中心经理先把库存划入到待处理库，然后再按流程进行上报。（5）、待处理库只允许配送中心经理使用，其他人员不得使用此库，此库只允许出现破损商品和配送中心有库存没实物的商品。（6）、以上情况由配送中心经理在每周一上报于采购部并说明情况，其单据交于采购部代办。（7）、需要部门承担的商品，有实物的商品按进价承担，没有实物的商品按公司规定价格承担。（8）、由财务部负责打印报损、报溢单一式两联，一联留于财务部保存，一联交于配送中心进行保存。在配送中心盘点前，由财务部与配送中心进行单据核对。3、门店库存不符,商品处理流程：（门店在盘点前把所有借调单据全部处理完）（1）、门店破损的商品包括：、来货破损的商品由门店与配送中心验收时直接退回配送中心！、在门店保管过程中破损的商品由门店直接上报营运部，营运部与采购部进行沟通，能与供应商退回或调换破损商品由采购部进行退回或调换，不能调换的破损商品由门店责任人按进价购买！（2）、门店有库存没实物的商品由门店填写商品报损单并交于营运部、采购部、总经理审核签字，签字后由营运部在1个工作日内对门店库存进行调整。门店按照售价进行承担。各部门签字时限在半个工作日内。（3）、有实物没库存的商品由门店填写商品报溢单并交于营运部、采购部审核批号是否属于公司进货批号，采购部审核后交于财务部、总经理审核签字，签字后由财务部1个工作日内对库存进行调整。溢出金额冲底门店盘点差异。（4）、其中破损商品门店第一时间下架停止销售（5）、以上情况由门店店长在每周一上报于营运部并说明情况，其单据交于营运部代办。（6）、需要门店承担的商品，有实物的商品按进价承担，没有实物的商品按售价承担。（7）、由财务部负责打印报损、报溢单一式两联，一联留于财务部保存，一联交于门店进行保存。在门店盘点前，由财务部与配送中心进行单据核对。四、公司库存政策及库存指标设定公司的库存政策，是根据公司商品库存管理的现状，考虑到规模因素、公司当前的平均付款周期，在年初的总经理办公会上讨论决定。采购部每年年初根据公司商品库存现状分析和公司的库存政策，得出当年全年和各季度公司商品库存管理计划指标，其中季度指标是根据全年指标和实施进度每季度滚动调整并公布。具体包括：全公司存货天数、三个月不动销库存占比、存销比大于6商品库存占比、效期商品占比等指标。1、库存指标分解、下达分解依据：（1）存货周转天数：目前门店存货周转天数参考值：XX天-XX天配送中心存货周转天数参考值：XX天-XX天（2）采购部每月初统计上月全部滞销商品与全部商品的占比、统计各品类滞销商品与全部商品的占比、统计各品类滞销商品与该品类全部商品的占比，并各种占比值不得高于上月，并在对商品做分析后应逐步降到一个合理值。（3）三个月不动销库存占比：XX%-XX%（4）滞销商品库存占比：XX%-XX%（5）效期商品库存金额占比：（6）在不同阶段，采购部根据实际情况设定重点改善项目。2、执行（1）、执行过程中对不动销商品的处理方式：、门店三个月不动销商品的处理：采购部对可退新品铺货3个月和正常商品3个月不动销商品通知门店可按退货流程退货。、全公司三个月不动销商品处理：全公司三个月不动销商品，采购部经过分析，提出淘汰或退货商品名单，交总经理审批后，进入淘汰或退货流程。（2）、执行过程中对待处理区库存的处理方式：、待处理区商品，要求每月定期进行清理；、由采购部负责划分给相应品类采购员，并下达最大限额指标，高出指标者进行考核，计入月绩效工资考核；、处理方法包括：调到赠品区，调回门店打折销售，不可退的非商品可调门店作买赠，或内部员工低折扣如二三折销售，退厂，报损销毁。（3）、执行过程中对门店库存调整的处理方式：、采购部每月检查各门店的商品规定执行情况，对门店的商品动销率与动销情况前3名及后3名的门店公布，指明优劣，要求改善。、门店单品调整：根据门店库存分布，采购部每月检查在各门店的库存与销售情况，重点检查公司主要门店库存与销售情况，做出调整建议单交由营运部指导门店进行库存调整。、对于门店间调拨和门店到配送中心临时借货产生的库存量差异,门店应按规定时间把商品调拨单和借货单交由配送中心由其按规定时间审核和打单。第三节 门店商品退货管理办法为提高商品配送效率，降低商品配送成本，减少配送商品损耗，同时明确采购、配送、门店、供应商对退货商品的责任，特制定本办法。一、适用退货商品范围：1、运输途中损坏商品2、因质量问题须退回商品3、近效期商品4、季节性、经营性调整商品5、供应商主动召回商品6、超商品目录商品二、退货商品执行原则；1、门店主动要货的特采商品不允许退货。2、在门店产生破损和效期商品及总部分配的不可退效期商品不得退货。3、新品铺货至门店3个月不动销门店主动退货时写明原因经营运部、采购部审核可退回配送中心。4、新开门店经三个月试营业需调整商品结构，允许退调货。5、不允许退货商品原则上以门店自行调整销售为主。如要申请退货，经采购部批准后，可退回总部。 6、允许退货商品的退货时限：采购部发出退货通知之日起10个工作日之内退回商品必须到达仓库，超过规定期限将由采购部回收商品，并给予门店滞留退货商品售价10%的罚款，造成损失全额包赔。处罚单由采购部当场开出，交营运部和财务部各一份，采购部自留一份。7、因质量问题须退回商品不受限。8、给门店配送时运输途损商品应24小时内由仓库确认，在下次配送时补上途中损坏商品数量。三、退货商品审批流程图（另附）四、退货商品处理：1、因质量问题、停止销售召回商品、同意退回近效期商品由采购部负责在规定时限通知供应商退换。2、因经营调整召回、滞销商品门店退回后，经仓库验收合格进入正常库，应开单进行二次销售。经仓库验收不合格，参照上述第1条处理。可退商品退给供应商。3、报损（1）、配送运输途中损坏商品由配送中心负责赔偿，门店破损商品由门店赔偿或报损。（2）、能与供应商调换的破损商品由采购部积极协调（3）、退回商品在退货库超过2个月未退厂处理，报损由采购部承担相应经济责任。第四节 商品经营性召回管理规程一、目的：对经营活动中所需召回的商品进行清退控制，优化商品结构性管理。二、范围：适用于本公司已销售商品的召回。三、说明：1、销后退回根据主动性分为总部主动召回与下级主动退货。（1）、召回分为根据政府发布的召回通知而进行的质量召回，以及根据采购部商品管理原则而发动的经营召回。经营召回又分为强制性召回与建议性召回。、召回通知发布到营运部、采购部、配送中心，由相关部门领导负责推进。、采购部根据商品清理的管理标准，定期发布商品清退清单。A、在下发前，召回清退通知必须由采购部、营运部联合签署并经总经理审批。B、召回通知下达的同时，根据商品编码管理原则，对该商品执行编码码变更操作流程。（2）、营运部在接到指令后，当日内向所辖门店下达召回通知：门店接到通知后核实是否有经营的召回商品。若有则生成返仓单，则自留回函总部不予退回，有质量问题或采购部强制召回的商品门店不得自留。（3）、门店每日处理系统内单据与信息，对公告召回退货商品作下架处理；若门店未在退货期退回商品，退货期已过，总部对该商品锁定，不再接受该商品的门店退货申请。、门店一旦确认退货，需将召退商品下架，整理包装，配送中心根据退货提货单，随送货车带回。、自召回通知发布到商品退回仓库要求门店在采购部规定时限内完成，未按时下架及返仓给予门店店长滞留退货商品10%的罚款，造成损失全额包赔。2、配送中心（验收组）处理:（1）、配送中心接到总部签署的商品退货申请表应立即打印出退货商品单交运输组做好提货安排，并要求其在采购部规定期限内提货运回完毕。（2）、接到门店退货，配送中心应在一个工作日内清点实物，形成电子销退商品记录。（3）、配送中心根据验收结果将退货商品存放相应的库位并报采购部处理，原则上要求召退商品单独存放。对不再配发的商品，采购部可将该品在系统中置为门店不可要货状态，以避免门店的误请。3、流程图：（另附)第五节 采购退货管理流程一、目的：为了合理控制库存，减少公司的损失。二、范围：适用于公司退回供应商的商品。三、流程图：(另附)四、补充说明：1、采购部采购员列出有退换货意向的商品清单，采购部经理和总经理对清单内容签署意见。2、采购部按采购协议执行。3、采购部以商品采购退/换货审批表向供应商提出退换货要求，如有需要的则通知财务部暂停付款。4、供应商不同意退换的则双方进行协商，要求其给出合理解决方案:（1）、折扣让利，继续销售；（2）、供应商促销；（3）、供应商委托销毁；（4）、供应商不承担任何责任的商品，公司加强催销；如已是不得销售的不合格商品，则按报损销毁流程执行。5、供应商同意退换货的商品，采购部应在七个工作日内完成，采购部与供应商协商运输方式，并在商品采购退/换货审批表上注明，并经部门负责人签署意见，采购部应督促供应商自提和配送中心发运的情况，采购部每月检查是否按规定期限完成退换货工作。6、采购部对退换货情况汇总。第六节 关于效期报损及物理报损1、在门店丢失、破损损失的按售价由门店全额承担。公司承担门店全年销售额千分之二点五的盘点损失。2、在配送中心丢失、破损损失的由配送中心按售价全额承担，过期商品损失由采购部按进价承担。3、已采购的商品在公司接收到货物前的丢失、破损损失由采购部承担。4、采购部强制分配到门店的效期商品过期造成损失则门店可不承担，其余情况的过期商品损失由门店全额承担。为了减少过期损失,门店间可以进行店面间的调拨和申请促销,但对调拨时效期到6个月的商品调拨后如过期则损失由调出店承担。对效期商品门店可申请进价促销，低于进价销售门店补上差价。5、过期商品报采购部审核，划分和标注过期性质并告之相关部门，单据和过期实物商品报财务部登记和核实，由财务部交质管部处理。6、门店不承担过期商品损失的由采购部、营运部承担。超出公司负担额度则由两个部门按1:1比例承担超出部分。公司给予两个部门的最高报损额度为全年销售额的万分之二，未超过此额度的节余作为奖励按上述比例分配。7、采购部每月分别统计门店承担和总部相关部门承担的过期商品金额报财务部一份，自然年度年底时汇总。（1）、公司门店和配送中心每月必须报损一次。（2）、门店、仓库，对于过期商品每月必须及时报损，盘点时不得盘入。尤其是仓库，对于物理报损和丢失报损必须及时。（3）、仓库内需要报损的商品分为两大类，过效期报损和物理报损。为了保证即时库存的准确性，配送中心应在发现上述商品时立即报采购部处理，采购部跟踪处理过程。配送中心经理可以将不能正常配送商品转入待处理仓，必须注明转入原因，尤其必须注明近效期、过效期、破损。公司给配送中心每月200元盘点损失额，节余额奖励配送中心。（4）、采购部和配送中心必须经常进入待处理仓检查商品，并经常检查系统中填入原因与实际原因是否相符；效期报损的发动由配送中心负责，按有关报损流程审批，采购部须及时、明确地批复，不可退的同意立即报损，可退供应商的写明在某日期之前解决，到期不能退厂者配送中心可据之报损。财务部负责统计每个盘点周期之内效期报损额的合计值，对照期间内采购部样品入库、换货入库金额，通报冲抵之后效期报损额。第七节 补货作业管理对门店补货，需建立在门店商品销售能力基础上；常规补货由门店要货发起，根据其实际能力判断审核。一、门店要货判断正常要货量判断标准：正常采购量和门店补货量以公司对配送中心和门店制定的商品目录为准。二、商品门店周转判断根据门店月度销售额度，把门店划分为ABC三个类型，各类型门店库存周转天数分别控制在*天。1、首次铺货：对门店曾有销售的商品如有一段时间断货则再到货时采购部应做铺货分配。对于新品的铺货量原则：根据单店能力按不同店型、不少于最低标准陈列量。新品首次铺货由采购部发起，在公司已建新品商品编码的前提下，按新品铺货管理规程实施。铺货单应流转至采购部审核并签字和登记，然后报总经理审批，采购部发送对应电子文档至配送中心、营运部。2、铺货流程从备货角度确保常规新品、主推商品以及采购协议商品在终端得以推广销售，并从制度上规范铺货操作行为。 （1）、范围：常规新品、主推商品、协议品种、任务品种（2）、定义：常规新品：指公司从没有经营过的商品，或公司长期没有经营恢复开码的品种。主推品种：纳入公司主推目录，作为门店考核的品种。协议品种：根据协议能够从供应商处获得返利同时承诺品种覆盖或销售量的品种。任务品种：由总部下发给门店要求在一定时期内完成一定量的品种。（3）、补充说明：、铺货商品主要由采购部发起；营运部、配送中心均可向采购部提出铺货建议。A、如是新品应有新品协议并注明铺货范围，新品铺货仓库必须有库存，并且系统已开码，否则不列入铺货目录。B、重点品种为每月采购部审定确认的商品；重点商品包含市场促销活动商品（指需保证陈列面和库存量）、毛利率大于等于50%以上的商品、任务品种。C、协议品种应附上协议书和近期销售达成情况。D、铺货应随铺货单附上销售计划和相关目标。E、铺货申请单应经采购部经理审批，流转至营运部审核并登记。F、对协议品种，采购部审核其终端促销协议及相关规定，备案作为铺货依据。、新品以试销为主，根据新品的情况进行铺货,新品首次铺货按以下原则操作。门店分类月均销售额铺货盒数（含门店既有库存）A510B35C13A、ABC类门店的划分每季度根据其实际销售情况做以变更，目录由采购部提供。B、对于门店已发生过请货的新品铺货，凡门店已有库存，在分解至门店铺量时不予考虑。以避免与门店要货相冲突。C、对于效期商品和滞销商品铺货由采购部提出分配预案，听取营运部意见，最终由采购部确定，采购部审核并备案和跟踪。对此类分配到门店的商品如过期则损失由采购部、营运部承担，承担比例为1:1.但公司领导指定采购的商品如过期则损失由公司承担。、重点品种如需要铺货，根据下达指标进行铺货，同时考虑当前库存，按销售能力比分解总指标到门店铺货指标。计算公式：实际铺货数量=月指标当前库存、协议品种（老品）如需要铺货，根据协议情况进行铺货，按门店未来90天的销售能力进行铺货，同时考虑当前库存。计算公式：铺货数量=三个月预计销量门店当前库存备注说明：三个月预计销量的准确计算法则为：今年前三月销售/去年同期的环比。3、限量促销商品按限制量销售，可按商品目录上限3倍补货。4、遇有一次销售量达到或超过该商品的上限情况时补货前应征得采购员的同意。5、对急补货物也可以在采购部同意下由供应商直接配送到门店，配送中心凭采购订单和店长签字的送货单后补打印入库单和门店配送单。6、对于新开店由采购部初步设定商品目录，营运部根据门店的现状，对铺货遗漏或不适合具体门店特性的铺货提出修改意见。如无修改意见营运部在半个工作日内告知采购部已确认商品目录,对首次铺货商品在营业三个月后由采购部做出商品销售分析表调整商品目录，对滞销商品可调出。7、铺货商品的其它相关规定（1）、判断是否铺货至门店的原则、常规商品铺货门店能够在2个月内消化库存。、效期和滞销商品应以一次全部铺货到店方式为准。采购部跟踪直到处理完毕。 （2）、铺货商品需有相关的协议。（3）、协议品种铺货不应与重点品种发生冲突。（4）、铺货品种不应为准备清场品种、可退效期或滞销商品，但允许不可退商品为加速清理而进行的铺货行动。（5）、采购部对任何部门发起的铺货均应在铺货后满一个月至三个月内，对所铺商品的销售情况和门店库存情况作出回顾总结，并对其中存在的严重滞销和不动销找出原因，区分门店陈列原因、还是销售关注和导购原因、还是商品本身很难销售没有顾客需求，并经过与相关部门会商后有针对性地拿出措施。保障措施：采购部对铺货单据管理，登记清楚铺货日期，铺货发起部门。第三章 价格管理第一节 进价售价确定1、新品进价：根据相同成份同类商品的进价,尤其是品牌商品的进价，来确定新品的进价合理性,即一个非品牌商品的进价不能超过品牌商品的进价。对每一商品的进价按照不同成份商品定出进价区间。举例如：感冒用商品牌商品进价在7.5-8.5元, 非品牌商品进价低于品牌商品在2-3元之间。2、新品售价:同理,一个新品的售价与其同类商品相同成份相同规格商品比较,它的售价必须低于品牌商品售价的10%-20%,若此小类无品牌商品可比,则它的售价不能高于同成份商品的平均售价。3、新商品的定价首先是由采购员提出建议价格(包括进价与售价)，但最终的决定权在新商品委员会，即新商品委员会必须对每一新品的进价与售价作出评审。第二节 访价、比价工作1、访价流程设立：根据公司需要建立访价商品目录进行访价,或获知公司商品售价与竞争店价格存在差异时，由采购部提交营运部访价清单，在要求时间内完成访价。营运部需主动收集售价高于外店的商品传给采购部核实进价。2、访价结果运用：根据访价结果，若公司市场活动售价高于主要竞争对手，则必须调整价格；对门店反馈商品价格同一商品问题若超过3次以上，则必须根据反馈价格进行适应性调整。对经采购部核实进价高于竞争店售价的由采购部向供应商争取按低于竞争店售价供应或索要质检资料，资料原件在质管部留底并由其把扫描件发给营运部转交相关门店。3、价格标识规范:各门店使用统一标价签,并要求所有商品做到一品一签.第三节 商品变价及审批流程1、商品进价或是售价调整均是通过采购部填单在采购部实现；往往采购价格的变动会导致销售价格的同步变动。（1）、采购进价变价源于供应商调价通知；（2）、销售变价源于供应商的要求、企业的核算(采购定价)和采购与销售的协商(市场定价)三方面，如下：（3）、采购员根据变更商品售价的相关文件或者市场需求文件，以及公司促销决定，填报商品价格变更审批表；营运部根据每周竞价商品的访价结果交采购部，采购部应充分考虑或核实市场售价后填报商品价格变更审批表；采购部根据“物价局限价通知”交采购部填报商品价格变更审批表，总经理审批；2、主题活动促销调价：公司主题促销活动，每次促销活动前5天，由采购部各品类采购处将促销调价申请表交采购部核算促销特价之后的毛利率，原则上保障毛利率须在5%以上。核算通过后采购部管理员在业务系统设定商品促销价格。3、季节促销商品及业绩冲刺上量促销商品调价：发起部门提交季节促销商品及业绩冲刺上量促销商品的促销调价申请表，经采购部经理审核，由总经理审批之后交信息管理员制作调价单。4、采购部每日将收到有关售价的商品价格变更审批表及时抄送转发营运部，由营运部通知调整门店价格。采购部跟踪检查门店价签变更。5、对于进价调整，供应商同意对库存补偿差价的，由采购部门负责跟踪催讨。进价调整前要求供应商提供一个月销量的原价商品。6、信息员在电脑系统中做相应商品价格调整，例如零售价有调整，需在更改同时设定生效时间，并在审批单上的执行人栏签署名字。7、门店在看到调价单或通知后立即下载更新数据，撤下标价签更换新的标价签，按新价格销售。门店收到促销调价通知信息后，于调价生效日头一天晚上准备好促销商品的POP标识，按通知信息要求调整陈列位置，并于补货时加大补货量。如是临时促销则门店在接系统调整信息后立即标挂POP，可不换价签。8、不能按进价打折销售：毛利率在10%以内的商品及使用购物券原则上不打折;团购商品报采购部审核后经总经理审批。所有打折销售应经相关部门经理审核，在信息部下帐，报财务部登记。第4章 合同管理、供应商管理第一节 合同管理一、目的：为了规范公司内部商品采购相关的合同签订过程，以及合同本身的文档管理。二、范围：适用于公司内部所有商品采购相关合同，包括购销协议/采购合同、终端促销协议/合同、贴牌协议/合同、总代理协议/合同以及附加合同和补充合同.三、补充说明：1、合同文本的制定包括：A、购销协议/采购合同 B、终端促销协议/合同 C、贴牌协议/合同 采购部每年10月份，拿出格式合同草稿，提交给相关部门，包括：采购部、营运部、财务部，收集签署意见。在5个工作日内收回，修改草稿，经总经理审批，交人事行政部印刷。2、合同印制方法：采购合同印刷时，应一式三份，供应商一份，财务部一份，采购部一份3、购销协议/合同保管（1）、空白合同由采购部保管。合同签订时，为三联，供应商，财务部，采购部各一联。财务部每月与采购部、采购部核对一次合同份数。谈判不成功的，采购部应回收销毁。（2）、协议/合同在采购部保管时，须制定装订索引，在合同文件夹内附上合同目录和编号，可以保证查找任何一份合同，在一分钟内可以找到。（3）、对于签署完的协议/合同的主要条款内容，采购部负责编制电子文档，将合同条款，如付款条件、退换货条件、价格、返利政策及方式等单独登记在表格内，便于进行管理监控和供应商评估，采购员业绩评估。采购部和财务部审核录入是否完整准确。4、协议/合同审核（1）、购销协议/采购合同，审批程序：须经品类经理、采购部经理、总经理审批签字。（2）、终端促销协议/合同，审批程序：须经品类经理、采购部经理、总经理审批签字。（3）、专销及总代理协议/合同，审批程序：须经品类经理、采购部经理、总经理审批签字。（4）、签合同过程中应附流转单，便于相关人员了解合同的主要内容和进展，流转单内含供应商、商品、费用、谈判细节等内容。合同由采购员负责送达各处审核、签字、盖章、留底备案。（5）、财务部每月末与采购部核对当月合同。财务部每年6月和12月清理过期合同经采购部经理签字后财务部、采购部各自封存。采购部在合同到期前一个月约供应商重谈重签。5、协议/合同生效（1）、合同由总经理签字、分管副总盖章后生效。（2）、任何商品进销合同，经过审批环节后，盖协议/合同专用章；原则上要求供方先盖章，本公司后盖章。（3）、供应商有特别要求盖公司财务章、发票章、公章的，由采购部负责到各处加盖。（4）、盖章生效后，采购部负责将协议/合同最清楚的一份交财务部存档。第二节 供应商管理一、供应商评估及淘汰标准本规则只限于对供应商商品方面考核，确保供应商持续满足本公司要求的能力，每月度评估，采购部按考评表对供应商做出评估，连续3个月或3次被评为不合格供应商，则达到淘汰供应商标准。质量方面：质管部对每一个新供应商和新品进行资质审查，资质不合格者不得