公文管理制度.doc

.公文管理制度一、行文关系及种类1、上行文：下级向上级行文。如：公司向上级机关报送的请示、报告、意见等； 报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。2、下行文：上级向下级行文。如：决定、指示、通知、批复等。决定：对重要事项、重要问题或重大行动做出安排。指示：适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。批复：适用于答复下级机关请示事项。会议纪要：适用于记载和传达会议情况和会议决定事项。二、拟稿注意事项1、公文必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。2、是否需行文；内容符合国家法律法规；做到情况属实、观点明确、文字简练；符合公文格式，行文关系和发文部门的职权范围；文件中有引用和转摘资料，一律注明出处（发文机关、文件字号、标题等）；必须使用国家法定计量单位。三、公文格式1、公文的内容一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、抄送单位、编制、审核、批准、印发单位和份数等部分组成。2、红头文件由综合部控制发放。3、标题标题应简洁明了，一般由发文部门、事由和文种名称组成。发文部门和事由可根据具体情况删去。视字数的多少而定，可排成一行、二行、最多三行。注意每行不要两头顶格，不超过正文的五分之三，分行时不要把两个以上的字词分开。字体选择黑体，字号应比正文大，多为二号字。4、发文字号发文字号一般包括单位代号、年度、顺序号，字体选择宋体，字号选小四号。（1）以重庆工友塑料有限公司名义制订的公文，编号为：渝工司年号顺序号，顺序号不能设虚位（如1号不能写成001号）。（2）以重庆工友塑料万年有限公司名义制定的公文，编号为：渝万司年号顺序号。年号必须写全，顺序号不能设虚位（如1号不能写成001号）。5、正文正文的字体多选择宋体，字号不需太大，一般以四号或小四为宜，字距行距要清晰。页面四周要留出适当空白，上页边距应宽于下页边距，如装订线在文件左侧，则左页边距应大于右页边距1厘米左右。6、落款、日期、印章落款、日期和印章尽可能放在紧接正文以下，注意避免放在与正文脱节的空白页上，如遇前页正文结束，落款掉到第二页去了，须在落款末页注明“以下无正文”。7、文件尾打印份数，根据实际需要准确计算。成文时间以领导签发的日期为准，会议上通过的文件，以会议日期为准。8、公文内容涉及机密事项的，必须根据机密程度，分别在文件开头注明绝密、机密、秘密和内部资料。9、用纸纸张一般采用A4纸型，正反打印。对外信函（1）采用公司函头纸。（2）对外信函主要有各种人事、事件的证明、情况说明、通告和委托书。（3）页面设置：上边距约5厘米，下边距约3厘米，左右各2.5厘米（参考数据）。（4）标题、正文等的编排参照前述执行。奖惩通报（1）纸张：印为“重庆工友塑料有限公司通报”红色抬头纸（2）页面设置：上边距约4.55厘米，左、右、下边约2厘米。（3）编排参照前述执行。（4）分别抄送：财务部（出纳室）、总经理、留存、当事人。（5）一份奖惩通报上可以编排数条奖惩内容，根据排版美观决定数量。每条分别用阿拉伯数字标明。四、公文的审批、印发1、红头文件由综合部统一印发。部门编制的文件，经部门负责人初审并签字，总经理批准。必须将文件打好以电子文档的方式交综合部，附部门负责人书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合部，由综合部主任安排文件发放人予以发放。2、任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由个人亲自签字接收。3、需发放到主管以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关主管人员，再由主管安排发放到相关个人。4、任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长、总经理、财务部经理、生产技术部经理、销售部经理、品质部经理等公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。五、文件更改文件需要更改、换页时，依照文件审批程序，经原审批人员批准后，重新发文，并在发文中注明“原文件作废，以本文为准”的字样。六、外来行政文件的处理1、外来文件、资料、信函、包裹由公司保安负责接收、登记并转交相关部门，私人文书应交其部门及本人签收。2、节假日到达的文书，由值班人员接收后，节后第一个工作日上午交综合部签收。3、外来文件应及时登记、编号，