国贸公司应收款项管理制度.doc

潞安日照国贸有限公司应收款项管理制度为了加强公司内部控制，提高财务管理水平，提升资产质量和资产营运能力，针对当前公司存在应收款项数量较大、变现能力较差、周转速度较慢等问题，特制定本制度。第一条 建立应收款项台账1、应收款项包括应收账款、应收票据、其他应收款和预付账款，是公司的主要流动资产之一，财务部门按照客户设立应收款项台账，详细反映内部各单位以及各个客户应收款项的发生、增减变动、余额及其每笔账龄等财务信息。2、各单位财务部门按照客户建立逾期应收款项清收台账，详细记录应收款项清收信息。内容包括贸易项目、债务单位、清欠金额、应收款项账龄、形成原因、形成责任人、责任处罚、清收责任人、清收措施、清收过程、清收结果、清收费用、清收奖惩等。财务部门应每月对台账汇总，以书面形式向公司领导汇报应收款项清收情况。3、各单位财务部门应定期编制应收款项明细表，向本单位负责人和有关业务部门反映应收款项的余额和账龄等信息，及时分析应收款项管理情况，提请有关责任部门采取相应措施，减少坏账损失。第二条 制定应收款项清收计划4、存在逾期应收款项的责任单位应及时制定应收款项清收计划，清收计划重点落实好责任人、清收金额、清收时间、清收措施、奖罚措施等，经公司决策层审议后，可以以下列形式下发执行：（1）以财务重点工作安排形式。（2）以公司专题会议安排形式。（3）以应收款项清收专项方案形式。（4）其他形式。第三条 落实应收款项催收责任5、各单位要依法理财，确定合理的收账程序。对即将到期的应收款项，可发出到期付款通知书，提醒对方及早筹措资金，依约付款；对逾期较短的应收款项，可以电话或信函方式催促客户依约付款；对逾期较长的应收款项，应当采取多种方式频繁催收；对重大的逾期应收款项，可采取谈判沟通协调方式解决；对于存在债权债务纠纷或者故意不还或上述方法催款无效的客户，则应通过仲裁或诉讼方式解决。6、公司将根据“谁经手、谁负责、谁回笼、谁得益”的原则严格落实应收款项催收责任制。7、坏账损失责任划分（1）公司坏账损失责任分为直接责任 、主管责任、分管领导责任和重要领导责任。直接责任是指相关人员在其职责范围内，未履行或者未正确履行职责，以及违反法律、法规和相关规定，对造成坏账损失起决定性作用时所应当承担的责任;主管责任是指公司部门主管负责人在其职责范围内，未履行或者未正确履行主管工作职责，以及违反法律、法规和相关规定，造成坏账损失时所应当承担的责任;分管领导责任是指公司分管负责人在其职责范围内，未履行或者未正确履行分管工作职责，以及违反法律、法规和相关规定，造成坏账损失时所应当承担的责任;重要领导责任是指公司主要负责人在其职责范围内，未履行或者未正确履行管理职责，以及违反法律、法规和相关规定，造成坏账损失时所应当承担的责任。（2）公司因未建立内控管理制度或者内控管理制度存在重大缺陷，造成公司重大或者特别重大坏账损失的，除按照本制度对其他相关责任人进行责任认定外，公司分管负责人和公司主要负责人应当分别承担分管领导责任和重要领导责任。（3）子公司发生重大或者特别重大坏账损失，除按照本制度对子公司相关责任人进行责任认定外，其上级公司相关负责人应当承担相应的分管领导责任或者重要领导责任。（4）公司因违反有关规定，未履行或者未正确履行职责，导致决策失误造成重大或者特别重大坏账损失的，公司主要负责人应当承担直接责任，参与决策的公司其他人员应当承担相应的责任。参与决策的人员经会议记录证明决策时曾表明异议的，可以免除相应的责任。（5）公司发生重大或特别重大坏账损失隐瞒不报或者少报坏账损失的，除按照本制度对相关责任人进行责任认定外，总会计师或者公司分管财务负责人和公司主要负责人应当承担分管领导责任和重要领导责任。（6）公司发生重大或者特别重大坏账损失，未对相关人员进行责任追究的，一经查实，除按照本制度对相关责任人进行处罚，对公司主要负责人应当比照直接责任人进行处罚。8、 建立分工明确、配合协调的应收款项内部管理机制，加强应收款项的管理工作（1）业务公司职责：拟定贸易业务结算条款；负责经办贸易业务资金结算工作，包括负责贸易业务的资金回收工作，提出并具体落实应收款项清收方案。（2）商务部门职责：制定公司的信用政策；对客户的资信情况进行调查评估；审查合同或协议条款是否符合公司信用政策；加强合同管理，对合同执行情况进行跟踪分析，防止坏账风险的发生；沟通、协调、处理涉及应收款项管理中的业务事务。（3）财务部门职责：对应收款项业务进行会计核算和监督。包括制定并执行应收款项管理制度，加强应收款项的财务管理；审查并执行贸易业务结算条款；设立应收款项台账和建立逾期应收款项清收台账，编制并提供应收款项明细表，督促责任部门催收应收款项；清查应收款项，核实债权债务；按规定计提坏账准备和核销坏账。（4）港口部门职责：按规定做好收放货工作，防范收放货行为导致的应收款项风险。（5）行政部门职责：对应收款项管理工作进行效能监察。（6）公司领导成员职责：在职责范围内，对应收款项管理负有领导责任；对于涉及应收款项决策事宜进行决策。9、公司发生坏账损失，经过查证核实和责任认定后，在依据国家或者公司有关规定要求予以赔偿的基础上，应当根据程度及影响对相关责任人分别给予以下处罚： (1)对于造成逾期应收款项的业务部门和相关人员，应当在公司内部以恰当方式予以警示，接受员工的监督。（2）对于造成坏账损失的业务部门和责任人员，应当按照内部管理制度扣减其绩效工资。（3）对于不按程序、不按规定、不按合同付款或放货，造成坏账损失的责任人员，属于一般坏账损失的，应对责任人扣减其绩效工资并予以警告、记过或者降级（降职）等处分；属于较大坏账损失的，应当按照有关规定，对责任人处以扣减绩效工资，以及记过、降级（降职）、责令辞职、撤职、解聘或者开除等处分；属于重大坏账损失的，应当按照有关规定，对责任人处以扣减绩效工资，以及降级（降职）、责令辞职、撤职、解聘或者开除等处分；属于特别重大坏账损失的，应当按照有关规定，对责任人处以扣减绩效工资，以及责令辞职、撤职、解聘或者开除等处分。（4）非上述第（3）种情况形成坏账损失的，对责任人可从轻或免予处罚。（5）属于上述第（3）种情况形成坏账损失的，责任人及时采取措施减少或者挽回损失的，对责任人可从轻或免予处罚。（6）对造成坏账损失相关责任人，如违反国家法律法规的，还应当依法承担相应的法律责任。涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。造成坏账损失相关责任人，如违反中国共产党纪律处分条例等有关规定的，建议党组织进行处理。10、各单位应落实内部催收款项的责任，将应收款项的回收与内部各单位的绩效考核及其奖惩挂钩。根据公司安排，非责任人负责清收应收款项工作的，公司将根据内部有关规定对其清收成效予以绩效考核，并据以奖惩。11、公司将集思广益，欢迎广大职工就应收款项清收工作建言献策，一经采纳并取得实际效果的，公司将根据有关规定予以奖励；公司鼓励广大职工自告奋勇，投入清收应收款项工作中，对表现优秀、成绩突出者，公司将根据有关规定予以奖励。12、公司制定收账政策，应在收账费用和减少坏账损失之间做出权衡，确保应收款项总成本最小。催收款项过程中发生的差旅费、业务招待费以及其他相关费用，经公司领导审批后，不论催收人员隶属任何部门，凡属于清收2014年以前年度陈欠款项的，所发生费用由公司本部承担；凡属于清收2014年（含）及以后形成的应收款项，凡能归属各责任单位的，所发生费用由各责任单位承担；无法归属各责任单位的，所发生费用由公司本部承担。以上费用都作为当期费用处理，不得挂账。13、催收款项过程中，严禁擅自核销或重组债务，严禁擅自与对方签订还款协议，严禁擅自接受非货币资金或非票据资金结算方式，严禁擅自让售或抵借债权，遇有上述情况，必须经公司领导班子会研究决定，履行规定程序后方可执行。14、为了减少坏账损失而与债务人协商，对逾期应收款项按一定比例折扣后回收的，根据公司高层的审议决定和债权债务双方签订的有效协议，上报潞安集团公司经过审批后，可以将折扣部分作为损失处理。第四条 建立应收款项清查制度15、根据应收款项管理需要，公司将组织专人定期、不定期清查各项应收款项。每年年终时，公司必须组织专人全面清查各项应收款项。应收款项清查时，应与债务人核实债权，做到债权明确，账实相符，账账相符。公司财务部将向各债务人发出书面对账单，双方盖章后，以此作为债权债务确认依据，同时也作为我方书面催款证明。若对债权债务确认金额双方存有异议，应在金额不符处盖章确认。同时对属于记账错误的应及时更正，其他情况应及时查明原因，并报告公司领导，查清原因后按照有关规定及时进行处理。16、在清查应收款项时，相对应的应付款项应当一并清查。对既有债权又有债务的同一债务人，应付该债务人的款项，应当从应收款项中抵扣，以确认应收款项的真实数额。17、对于债权人没有追索并超过诉讼时效的逾期应付款项，应当一并清查，并按照相关规定处理。18、公司对应收款项应及时催收、对账，对异常应收款项应及时追索并采取有效保全措施。第五条 加强应收款项源头控制管理19、公司应依法经营，严格按程序、按规定、按合同付款或放货，做到贸易行为合法合规，有根有据。（1）严禁擅自赊销货物，如未经公司审批擅自赊销现货行为；不按合同要求擅自赊销货物行为等。（2）严禁违规拆借资金。（3）严禁不按程序或合同约定支付款项，如未进行必要的资信调查支付款项等。（4）严禁不按立项要求签订购销合同。（5）严禁不按程序或合同约定放货销售。（6）其他违规付款放货行为。（7）不允许形成三个月以上应收款项，年底前所有业务必须处理完毕，不能形成跨年度应收款项。（8）由于合同订立未考虑周全，或业务临时发生变化，或其他原因，需要变更收付款或放货条件，但来不及变更合同或签订补充协议，由商务部核实情况，同时评估风险。属于一般及较大风险业务，经商务部长、分管领导及公司总经理签署明确意见后，相关部门据以执行；属于重大风险业务，经公司决策层审议并签署明确意见后，相关部门据以执行。（9）凡违反上述八种情况形成逾期应收款项的，公司将严格按照有关规定进行责任追究。第六条 应收款项坏账准备的确认标准和计提方法20、年末如果有客观证据表明应收款项发生减值，则将其账面价值减记至可收回金额，减记的金额确认为资产减值损失，计入当期损益。短期应收款项的预计未来现金流量与其现值相差很小，在确定相关减值损失时，不对其预计未来现金流量进行折现。21、对于单项金额重大的应收款项单独进行减值测试。如有客观证据表明其发生了减值的，根据其未来现金流量现值低于其账面价值的差额，确认减值损失，计提坏账准备。22、对于单项金额非重大的应收款项如能单独确定减值风险的，根据其未来现金流量现值低于其账面价值的差额，确认减值损失，计提坏账准备。23、对于上述应收款项之外的其他应收款项，各单位根据以前年度与之相同或相类似的、具有应收款项按账龄段划分的类似信用风险特征组合的实际损失率为基础，结合现时情况确定以下坏账准备计提的比例（除应收票据）：账龄计提比例1年以内1%1-2年5%2-3年10%3-4年40%4-5年50%5年以上100%第七条 坏账核销管理规定24、各单位在清查核实的基础上，对确实不能收回的各种应收款项应当作为坏账损失，并及时进行处理。属于正常经营期间的，作为本期损益；属于清算期间的，应当作为清算损益。坏账损失处理后，应当依据税法的有关规定向主管税务机关申报，按照会计制度规定的方法进行核算。25、坏账损失视不同情况按照以下方法确认：（1）债务人被依法宣告破产、撤销的，应当取得破产宣告、注销工商登记或吊销执照的证明或者政府部门责令关闭的文件等有关资料，在扣除以债务人清算财产清偿的部分后，对仍不能收回的应收款项，作为坏账损失。（2）债务人死亡或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿且没有继承人的应收款项，应当在取得相关法律文件后，作为坏账损失。（3）涉诉的应收款项，已生效的人民法院判决书、裁定书判定、裁定其败诉的，或者虽然胜诉但因无法执行被裁定终止执行的作为坏账损失。（4）与债务单位（人）进行债务重组的，应当取得债务重组协议及执行完毕证明。（5）债权超过诉讼时效的，应当取得债权超过诉讼时效的法律文件。（6）逾期三年的应收款项，具有公司依法催收磋商记录，并且能够确认三年内没有任何业务往来的，在扣除应付该债务人的各种款项和有关责任人的赔偿后的余额，作为坏账损失。（7）逾期三年的应收账款，债务人在境外及我国香港、澳门、台湾地区的，经依法催收仍未收回，且在三年内没有任何业务往来的，在取得境外中介机构出具的终止收款意见书，或者取得我国驻外使（领）馆商务机构出具的债务人逃亡、破产证明后，作为坏账损失。（8）公司内部单位互相拖欠的款项，债权人核销债权应当与债务人核销债务同等金额，同一时间进行，并签订书面协议，互相提供内部处理债权或者债务的财务资料。（9）其他足以证明坏账损失确实发生的合法、有效证明。第八条 严格坏账损失处理程序26、各单位清查出来的坏账损失，应当按照以下程序处理：（1）公司内部有关责任部门经过取证，提出报告，阐明坏账损失的原因和事实及本单位确认处理意见。（2）公司内部审计、法律、监察及相关人员经过追查责任，提出初步处理意见。（3）涉及诉讼的损失，公司应当委托律师出具法律意见书。（4）公司财务部门经过审核后，对确认的坏账损失提出财务处理意见