合同编号编制规则.doc

合同编号编制规则 合同分类编号规则 1、目的 为加强合同的标准化管理，根据公司合同管理规范的要求，特制定 本规则。 2、范围 本规范除特别指明外，适用于任何以格润公司为签约主体签订的涉 及公司经营的所有合同和协议。 3、职责 3.1总经办负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。 3.2公司各部门合同管理人员和总经办档案管理人员负责本规则的 具体实施、管理。 4、方法和标准描述 4.1合同分类编号应遵循下列原则： 4.1.1适应公司以太阳能组件产品为主营业务的合同管理需要； 4.1.2与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法； 4.1.3公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。 4.2合同分类编号 4.2.1合同共分为三类：采购类合同、销售类合同和综合类合同。 各类合同均按级编码进行分类编号。各级编码之间使用“-”进行连接。 4.2.2合同编号方法：（按四级编码） 4.2.2.1一级编码：根据公司名称分类，一级编号代码由二个大写 字母表示，两个大写字母是公司名称前两个汉字拼音的第一个字母。 4.2.2.2二级编码：为合同类别分类，二级编号代码由二个大写 字母表示，两个大写字母是合同类别名称前两个汉字拼音的第一个字母。 4.2.2.3三级编码：为合同物品具体分类，三级级编号代码由二 个大写字母表示，两个大写字母是合同物品具体类别名称前两个汉字拼 音的第一个字母。 4.2.2.4四级编码：为合同签订年份和月份分类，四级编号代码由 年份后两位数和月份两位共同表示，共思维阿拉伯数字。 4.2.2.5五级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四类的 最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001自999。 5、合同/协议编号方法：XX- XX-XX- XXXXXXX 公司缩写合同类别物品具体类别签订年份月份顺序号 （一级）（二级）（三级）（四级）（五级） 6、合同具体编写 6.1公司缩写：代号两位GR 6.2.合同类别缩写：代号两位采购类CG、销售类XS、综合类ZH 6.3.综合类细分类缩写： 1)、财务类：CW 2)、工程类：GC 3)、人事类：RS 4)、物流类：WL 5)、咨询类：ZX 6)、其他类：QT 7、具体编号形式请见以下举例： 1）供应部采购合同于xx年3月份签订的第2号采购原材料合同： 编号为“GR-CG-YL-1403002；” 2）营销部销售合同于xx年3月份签订的第16号销售产品合同： 编号为“GR-XS-CP-1403016；” 3）总经办综合类合同于xx年3月份签订的第1号咨询服务合同： 编号为“GR-ZH-ZX-1403001；” 8、附则 此编号规则于xx年4月1日起实施。合同的分类编号自本规则发 布之日起一律适用本规则。 二O一四年三月二十二日 合同分类编号规则 第一章总则 第一条为加强合同的标准化管理，规范公司合同存档，明确在合同存档环节中相关部门的 职责以及工作流程，特制订为规范合同编号的指导性和标准性文件，便于目标成本 的落实和控制。 第二条本规则除特别指明外，适用于公司为签约主体签订的涉及公司经营的所有合同。 第二章职责 第三条办公室负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。公司各职能部门合同、档案管 理人员负责本规则的具体实施。 第三章原则和方法标准描述 第四条合同分类编号规则应遵循下列原则： 1.适应公司主营业务的合同管理需要； 2.与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法； 3.公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。 第五条合同分类编号： (1).合同分为技术服务合同、销售合同、采购合同、管理合同四类。各类合同均按级编 码进行分类编号，各级编码之间使用“-”进行连接。 (2).所有合同的首位编码为公司名称缩写：WXS。 (3).部门编码：综合(ZH）、人力资源(RL)、研发(YF)、财务(CW)。 1.技术服务合同编号方法： 1.1一级编码：一级编号代码由“技术”二字汉字拼音的第一个声母大写字母表示。 1.2二级编码：根据项目名称分类，具体项目名称参考项目管理条例。 1.2二级编码：六位编码，前两位为年份，后四位为自然流水号，为0001-9999。 1.3编号举例：如公司签订xx年的第一份技术服务合同，则其合同编码为： WXS-JS-XXXX-130001 第1页/共3页 2.管理类合同编号方法： 2.1一级编码：部门代号。 2.2二级编码：相应编号按下列括号中汉字表示。 2.2.1.劳动合同（劳动）：包括所有劳动合同； 2.2.2.固定资产管理合同（资产）：包括固定资产（含办公用品）维修、维护、租赁等； 2.2.3融资合同（融资）：包括借款合同或综合融资授信协议等合同； 2.2.4其他合同（其他）：包括不能归入任何项目的战略性合同、按揭合作协议、集团购买或工程款抵扣的商品房买卖合同、房屋租赁、公司设立、股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘请法律顾问、商标申请代理等各种合同。 2.3三级编码：六位编码，前两位为年份，后四位为自然流水号，为0001-9999。 2.4编号举例：人力资源部xx年第8份劳动合同，则编号为： WXS-RL-劳动-130008 3.销售租赁类合同编号方法： 3.1一级编码：一级编号代码由“销售”二字汉字拼音的第一个声母大写字母表示。 3.2二级编码：产品类别编码。具体：氢氧机（QYJ），燃气炉（RQL），含具体型号。 3.3三级编码：六位编码，前两位为年份，后四位为自然流水号，为0001-9999。 3.4编号举例：如公司氢氧机产品销售合同编号为： WXS-XS-XXXX（型号）-130001 4.采购类合同编号方法： 4.1一级编码：一级编号代码由“采购”二字汉字拼音的第一个声母大写字母表示。 4.2二级编码：两位部门编码和两位类型编码，固定资产（ZC），地址易耗（DZ），办公 第2页/共3页 年份流水产品类别销售合同公司名称 用品（BG）等。 4.3三级编码：六位编码，前两位为年份，后四位为自然流水号，为0001-9999。 4.4编号举例：如公司研发中心xx年采购一批固定资产设备：WXS-CG-YF/ZC-130001 部门类别 采购合同 公司名称年份流水 5.补充协议的处理 补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与合同共用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用扩号以一位阿拉伯数字标识。如：流水号为0088合同的第一份补充协议的编号为“?088（1）”。 第四章附则 第六条本规则自发布之日起开始施行。 第七条本规则解释权属办公室。 第3页/共3页 合同编号规则 本公司因规范化、科学化管理需要，所有合同采用统一编号。 一、合同编号规则 合同编号：AA-BB-CC-DDEE 其中AA代表公司缩写，BB代表所签订合同类别缩写，CC代表备注类说明缩写，DD代表签订年份，EE代表顺序号。 二、合同编号具体编写 1、公司缩写 代号四位：* 2、具体所签订合同类别缩写 代号两位，具体如下： 与建筑工程项目部所签订合同，XM（项目）； 与建筑工程供应商签订的供货合同，GH（供货）； 与建筑工程工种负责人所签合同，GZ（工种）。 与建筑工程劳务人员所签劳务合同，LW（劳务）； 与建筑工程外聘人员所签外聘合同，WP（外聘）； 与公司员工所签