档案管理_档案的整理方法概述

第四章档案的整理,文件整理方法,案卷级整理方法,文件级整理方法,第一节归档文件的整理单位与装订,2000年12月6日，国家档案局发布了归档文件整理规则，该规则以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的归档文件整理方法“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度简化了整理中的手中操作。从2001年开始，档案整理不再以“案卷”级来整理了，即取消案卷，直接采取“文件级”整理。,一、归档文件的整理单位,“件”即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单为一件；复制件与原件作为一件；转发文与被转发文为一件；报表、图册、名册等按本来的装订方式一册或一本为一件；来文与复文可作为一件，也可分别为一件。,二、文件的修整,文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。,（一）对破损文件进行修裱,修裱：对破损纸张进行修补或托裱。修补主要针对一些有空洞、残缺或折叠处已磨损的文件，包括补缺和托补。托裱则是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。,修复破损档案的“神医妙手”李新生,一些需要修补抢救的旧档案,专业技术人员对档案进行修裱，抹上专用的糨糊之后，将档案晾干,修裱晾干后的档案，再用两个10公斤重的铁码放在木板上压平,对于一些不平整的页码，技术人员用熨斗熨平之后，再装订成册,（二）对字迹模糊或易退变的文件进行复制档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素。一般来说，最耐久的字迹材料是墨和墨汁、黑色油墨；比较耐久的是彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等；不耐久的是纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油铅笔等。,（三）去除文件上易锈蚀的金属物最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。,（四）对过大的文件进行折叠归档文件盒尺寸是按照A4规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。,三、文件的装订,（一）排放：归档文件应按“件”装订。“件”内排序，顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后；中文本在前，外文在后。有文件处理单的，可放在最前面作为首页。,（二）对齐装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。1、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；2、采用左侧装订的应将左、下侧对齐。,（三）装订方式1、总的要求：（1）符合档案保护的要求。装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。（2）选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。,（1）线装式：这是目前采用最多的方法，除了较厚的文件使用“三孔一线”装订外，其他文件都是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边。优点：这种装订方法比较简单易行，而且这种材料从档案保护的角度看，无疑是最好的选择。缺点：这种方式针脚过密、易造成纸页从装订处折断，而且也不利于重复装订。,2、几种常见的装订方法,注：装订时，纸张要对齐装订的一边，一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。,（2）粘接式A、使用浆糊及胶水粘贴的办法装订文件。优点：这种方法成本比较较低。缺点：但存在可逆性差、影响复印扫描的缺点，而且发生错装、漏装时，拆除很不方便，极易撕坏纸张。B、采用热熔胶封装，使用成本高不易推广。,档案热熔装订机,（3）封套：使用80克左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套，将文件以件为单位夹装其中。优点：这种方法方便整理工作，而且能对档案起很好的保护作用。缺点：这种方法成本比较高，且不利于文件的安全，它不会在文件上留有装订痕迹，比较容易被不法利用者换页，此外使用无酸纸封套会增加档案的厚度，占用存贮空间，在文件量大的单位并不实用。,（4）变形材料目前变形材料装订主要是两种：一种是用塑料制品装订，但塑料制品强度、韧度不够，年久会变硬断裂，因此不是一种好的档案装订材料。另一种则是目前档案界争议最多的，即用钢钉、不锈钢夹等金属制品装订，这种方法应该是所有装订方法中最为简单方便的，但对材质选择有较高的要求，必须采用质地优良的不锈钢制品，其成本非常高。,不锈钢钉装订方式：在文件左侧装订，一般订两只钉就够了。,小结,现有的装订方式和用品各有利弊，在实际操作中，可以把几种装订方式和用品配合起来使用。其中线装是要提倡的方法。例如永久、长期保管的那部分档案比较重要、珍贵，可以采用线装，为了避免因针角过密而折断，可以用纸把轧边的左上角包起来，这样能起到一定的保护作用。对于短期保管、非进馆范围的档案，可以采用不锈钢钉这种最方便的办法来装订。同一种保管期限中的文件装订方式应保持一致。,第二节归档文件的分类,归档文件的分类是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机整体的过程。,一、分类方法,（一）年度分类法1、定义：就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。这是运用得最广泛的分类方法。2、优点：可以反映出一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况，并且同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合。,3、应注意的问题（1）一般以文件的签发日期（即落款日期）为准。（2）几份文件作为一件时，应以装订时排在前面的文件的日期为准。（3）文件没有标注日期的，应通过各种手段考证和推断文件的准确日期或近似日期。,4、专门年度的分类方法专门年度：就是根据工作和生产上的特殊需要，对于一个年度的起止日期不以1月1日至12月31日来计算，而是另外专门规定的一种起止日期来计算。,（二）机构分类法1、定义：就是根据文件处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。2、优点：（1）能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系。（2）由于每个机构都承担某方面的职能和任务，按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。,（三）问题分类法1、定义：就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。2、优点：可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。3、类别设置：大多参照本单位内部的组织机构的职能性质来设置类别。如：将党委、工会、共青团等机构形成的文件划为“党群类”，业务部门形成的文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的文件划为“行政类”。,（四）保管期限分类法1、定义：就是根据划定的不同的保管期限对归档文件进行分类。永久、长期（1650）、短期（115年）2、优点：（1）能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施。（2）同时为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。,二、复式分类法与分类方案,在机关档案室的实际工作中，归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。,（一）年度机构（问题）保管期限,例：2001年：办公室永久、长期、短期人事处永久、长期、短期管理处永久、长期、短期2002年：办公室永久、长期、短期人事处永久、长期、短期管理处永久、长期、短期2003年：,例：2001年：党群类永久、长期、短期业务类永久、长期、短期行政类永久、长期、短期2002年：党群类永久、长期、短期业务类永久、长期、短期行政类永久、长期、短期2003年：,（二）保管期限年度机构（问题）,永久：2001年办公室、人事处、管理处2002年办公室、人事处、管理处2003年长期：2001年办公室、人事处、管理处2002年办公室、人事处、管理处2003年短期：2001年办公室、人事处、管理处2002年办公室、人事处、管理处2003年,（三）年度保管期限,2001年：永久、长期、短期2002年：永久、长期、短期2003年：永久、长期、短期（四）保管期限年度,小结,各个单位可以根据自己的实际情况制定出不同的分类方案。一般来说三级复式分类法适用于机构规模比较大，归档文件数量较多的单位。二级复式分类法适用于内部机构设置简单，规划较小，归档文件数量不多的单位。,第三节归档文件的排列和编号,一、归档文件的排列归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则结合时间、重要程度,（一）不同事由间的归档文件排列1、按不同事由形成时间的先后顺序排列；2、按事由的重要程度排列；（二）同一事由内的归档文件排列1、按文件形成时间的先后顺序；2、按文件的重要程度排列。,二、归档文件的编号,通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，为将来的查找利用提供条件。编号的项目，是以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”。,归档章格式（其规格为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格）,16mm,45mm,必备项,（一）件号即归档文件的排列顺序号，包括室编件号和馆编件号两种。1、室编件号：即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。,编号示意图1：2002年,办公室,永1.2.3,短1.2.3,长1.2.3.,业务处,永1.2.3,长1.2.3,短1.2.3,编号示意图2：2002年,永1n,短1n,长1n,2、馆编件号馆编件号的设置主要是出于馆室衔接的需要。各级档案室的永久、长期档案移交进馆时，由于各种原因往往需要鉴定、整理等局部调整，如将部分档案抽出、补入等，使目录中的件号出现段号和跳号等现象，从而增加了档案管理的难度，因此有必要重新编制件号。,（二）全宗号：是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。（三）年度：指归档文件形成的年度。填写此项时，应采用4位阿拉伯数字表示，如“2001”，不能简化为“01”。（四）保管期限：保管期限分为永久、长期、短期，简称为永、长、短，代码为Y、C、D，填写时可直接采用简称或代码。,选择项目,机构（问题）项为选择项目，因为在选择分类方法时，对于文件数量少或内部机构简单的机关，只选择年度、保管期限两种分类法即可满足整理工作的需要，无需再分机构（问题）。但对许多机关来说，选择机构（问题）进行分类还是必要的，在编号时也必须相应编制机构（问题）项。,机关单位根据各自的不同情况，可能需要在归档章上增加其他选择项目，这时可在归档章的右侧按8X15mm增加空格填写。,归档章一般加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。,归档章用红色印泥加盖，档号填写用黑色或蓝黑墨水笔填写。,最容易出现的问题：,（歪章）,（用蓝色、黑色印泥）,（在文字上盖章）,（位置不对）,（不按规定填写）,第四节归档文件的编目及装盒,一、归档文件的编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录归档文件目录由二部分构成：归档文件目录归档文件目录封面,件号：填写归档章上的室编件号。责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。填写责任者使用全称或通用简称，责任者多的可适当省略，原文上没有的要经考证后补上。文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，要求照实抄录，填写完整，不得省略。如苏政20068号。,题名：归档文件的标题。题名十分重要，是以后查找档案时的最重要的要素，填写时一般应照实抄录。（1）没有标题或标题不规范的，不能揭示文件内容的，要自拟标题，外加“”。如：关于转发1999180号文件的通知应重拟题名为：关于转发河南省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见的通知再如：安阳市档案局通报应重拟题名为：安阳市档案局关于市直机关达标升级情况的通报（2）副题名与并列提名需要时与正题名一并抄录。（3）正题名不能反映附件内容时，在正题名后抄录附件题目，外加（）。如：安阳市委关于进一步加强安阳市精神文明建设的决定（附：市民公约）（4）来文与复文作为一件，只对复文进行编目，题名后注明“（附请示）”；,日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20020909或2002.09.09。（国家标准中年月日之间不加点”.“，档案管理软件自动生成，因此只要统一用或不用就可以）。页数：每一件归档文件的总页数。文件中有书写的页面为一页，空白页不计。多份文件为一件时，统计页数应是各文件的总数。备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、移交、销毁等。内容较多、难以填写时，可在备注栏中加注“”号，将具体内容填入备考表中。,特别提示：日期的书写方式不得省略，不能只写月日，要写全年月日。,归档文件目录机构：办公室,归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖排归档文件目录应打印装订成册并编制封面归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目,归档文件目录封面,二、归档文件的装盒,装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒的要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。,档案盒封面,封面应标明全宗名称。统一采用黑色字体。,档案盒盒脊,档案盒在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必填项，设置机构（问题）选填项。用黑色或蓝黑墨水加盖印章或书写。起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号。盒号即档案盒的排列序号，档案室可根据需要用铅笔编制。（如分类方案为“保管期限年度”的，2008年度的归档文件，永久1n盒，30年1n盒，10年1n盒）。,备考表正常情况下不填写内容。出现文件收集不完整、破损，文件签署不完整等情况时才要在此处进行说明，归档文件是复制件要说明原件在何处。档案保管中出现移出、增补、修改、销毁等情况时也要在备考表中说明。填写负责整理本盒归档文件的档案人员姓名。填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。一般由档案室负责人、办公室负责人、业务部门负责人或项目负责人审核后填写。可直接签署，也可盖章。填写该盒归档文件整理完毕的日期。,盒内文件情况说明,三、排架,归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位文书档案分类方案一致，排架遵循从上到下，自左至右的顺序，要求整齐美观。,回顾归档文件整理流程：,1、做好文件材料的鉴定；2、区分文件保管期限；3、一般以每份文件作为一件进行归档；4、对归档文件进行拆钉、修整、装钉处理；,5、一般按文件形成时间排列编件号；6、盖归档章；7、编制归档文件目录8、按不同年度、不同期限、不同机构装盒。,考核整理质量的标准：,1、归档是否齐全，保管期限划分是否准确；2、装订方式及材料是否符合档案保护要求；3、分类是否科学合理；,4、编号时有无重号、断号现象；5、编目是否规范、准确；6、装盒是否符合要求；7、备考表是否已填写。,作业,某单位有办公厅、组织部、宣传部三个部门，在档案整理过程中他们采用了年度保管期限机构分类法，请制定出分类方案，试画出该单位2001年2003年档案的上架示意图。,传统整理方法以卷为管理单位,案卷是按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。它是组成全宗的基本单位。立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件，根据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成案卷。立卷工作的内容包括：组成案卷单位、拟写案卷标题、卷内文件的排列和编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的封装。立卷工作是文书工作的重要组成部分。,一、全宗内档案分类,（一）分类的常用方法1、年度分类法将文件按其形成和处理的年度进行分门别类。一般文件归入文件形成年度，对跨年度或专门年度的文件根据具体情况区分年度。2、组织机构分类法将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。3、问题分类法将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。,（二）常用的复式分类方法,（1）年度与组织机构分类法如：年度组织机构分类法2000年办公室2001年办公室人事处人事处业务处业务处组织机构年度分类法办公室2000年人事处2000年2001年2001年2002年2002年,2）年度与问题分类法如：年度问题分类法2000年党群类2001年党群类行政类行政类教学类教学类外事类外事类问题年度分类法综合类2000年业务类2000年2001年2001年2002年2002年,二、立卷组合方法,立卷“六个特征”，即问题、作者、名称（文种）、时间、地区、收发文机关组卷。1、按问题立卷将文件内容涉及的同一事件、问题或同一类性质的问题组成案卷。这是运用得最广泛的一种主要方法。如：“关于xx工厂扩建、购买设备问题”的文件“关于农村生产责任制问题”的文件2、按作者立卷将同一作者的一些文件组成案卷。是实际工作中采用较多的一种方法。如：“中共xx县委”形成的文件“中共xx省委组织部”形成的文件3、按文种（名称）立卷将文件种类或名称相同的文件组成案卷。如：安阳市2000年各项工作计划安阳市常委会议记录,4、按时间立卷按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组成案卷。如：安阳师范学院2000年第一季度文件5、按地区立卷将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷。如：中共安阳市委关于内黄县整党工作中若干问题的指示和情况汇集6、按收发文机关立卷将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷。如：中共河南省委关于兴修水库和荒山绿化问题与林州县委的来往文件安阳师范学院关于招生问题与河南高等教育局的来往文件实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷如“市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、时间和名称三个立卷特征,三、卷内文件整理,(一)检查调