档案管理_企业档案管理培训课件

企业档案,（产品、科研、基建、设备仪器）,（一）产品类档案是产品在计划决策、设计、试制、鉴定、生产等过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（二）科研类档案是企业在科学研究管理和实践活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。,一、概念,（三）基建类档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、使用等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。,（四）设备仪器类档案是指作为企业固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存利用价值的文字、图表、声像材料，以及随机材料等。,二、归档要求1、归档文件应为原件；2、归档文件材料要齐全完整；3、归档文件制成材料具有耐久性；4、所使用的装具、装订材料符合档案保护和耐久性要求。,基建类文件材料的归档要求1、建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。2、建设项目中建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，交建设单位汇总、整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。,三、归档时间科研、基建类文件材料应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档。产品类文件材料应定期或按阶段归档。设备仪器类文件材料应在开箱验收后归档。,例：基建类文件材料的归档时间1、随时归档。（1）如施工图随设计随归档。（2）机密性文件材料随时归档。2、定期归档。一般可按建设工程的阶段归档。在一个阶段结束后，即可将该阶段形成的文件材料整理归档。如可按可行性研究、初步设计阶段、施工图设计阶段等分别归档。本办法适用于工作周期很长或形成文件材料很多的项目。,（一）产品类六个阶段：1、计划决策阶段（调查研究、决策等）；2、设计阶段（初步设计、技术设计、工作图设计等）；3、试制阶段（试制、试验、鉴定等）；4、生产阶段（小批生产、批量生产等）；5、评优阶段（创优规划、材料对比、抽检报告、申请报批、评定获奖等）；6、认证阶段（申请材料、检测报告、认证证书等）。,四、文件材料的收集,（二）科研类五个阶段：1、研究准备阶段（可行性研究、科研经费、项目报批、研究计划、设计方案、技术规程等）；2、研究试验阶段（试验记录、试制分析报告、计算文件、工艺配方等）；3、总结鉴定验收阶段（课题总结、鉴定大纲、技术经济分析报告、鉴定证书、标准化审查报告等）；4、成果奖励申报阶段（申报材料、评审材料、证书、批文等）；5、推广应用阶段（推广方案、专利证书、技术转让合同、鉴定材料、行业评价、用户反馈等）。,（三）基建类四个阶段：1、项目立项阶段（项目申报、地质勘探、征地申照、招投标、质量监督、工程监理等）；2、项目设计阶段（设计合同、初步设计、技术设计、设计说明、设计评价、鉴定审批等）；3、项目施工阶段（土建工程、采暖卫生、电气安装、通风空调、质检评定、设备安装等）；4、项目竣工验收阶段（验收申报、竣工图、工程决算、质量评定、验收说明等）。,（四）设备仪器类两种情况：1、自制设备仪器（立项报告、技术报告、设计研制计划、计算书、预决算、技术攻关记录、安装使用说明、调试运行记录、技术规程、事故分析报告、大修记录、申请报废材料等）；2、外购设备仪器（申购材料、考察材料、合同协议、开箱验收记录、随机材料、安装调试运行记录、事故报告、保养修理记录、检查记录、改造记录、申报报废材料等）。,产品或设备仪器文件材料通常按型号分类；科研或基建文件材料通常按课题或项目分类。,五、分类,以基建档案为例：性质工程分类法。这种分类方法以工程项目为基础，结合工程项目的使用性质或专业性质进行分类。企事业单位的基建档案一般采用这种分类方法。例如：某高校基建档案可以作如下分类：,A、综合性建筑档案：1校区总体规划文件2原始基础文件3扩大初步设计文件4总平面布置图,B、办公性建筑档案：1校办公楼一号楼2校办公楼二号楼3科学会堂,C、教学性建筑档案：1理科教学楼2公共教学楼3管理、经济教学楼4文史楼,保管期限分为：永久、30年、10年三种。文件材料保管期限可长可短时，一律从长。注：基建项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。,六、划分保管期限,七、组卷1、案卷：是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。2、组卷原则：遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。,3、组卷要求：（1）案卷内文件材料要齐全、完整，签章手续完备。（2）案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。,4、组卷方法：产品、科研、基建、设备仪器类文件材料，可按其结构、项目、阶段或台（套）等分别组卷。注：成套文件材料可不拆散组卷。,5、卷内文件的排列：（1）排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。（2）案卷内文件材料通常按时间或重要程度排列。（3）同一案卷内文字说明材料在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。,八、案卷的编目1、卷内文件材料页号编写：单面文件材料在其右下角编写页号；双面文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。卷内目录、备考表不编写页号。,注：成套印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。,2、案卷封面的编制：（1）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目(产品、设备仪器)名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。（2）立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或单位。（3）起止日期应填写卷内文件材料形成的最早和最晚的时间。,（4）保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。（5）档号，由全宗号、分类号、案卷号组成。一般采用字母和数字混合编号法。全宗号：需要向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定。分类号：根据本单位分类方案设定的类别号确定。案卷号：填写在同一类别下，按一定顺序排列的流水号。,例如：某单位基建档案住宅3号楼第2卷档案的档号为：JJ23002JJ：为基建类代字2：为住宅性建筑代号3：为住宅楼代号002：为案卷顺序号,案卷封面,4、卷内目录的编制（1）序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。（2）文件编号应填写文件材料的文号或图样的图号、项目代号等。（3）责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者。,（4）文件材料题名应填写文件材料的全称。（5）日期应填写文件材料的形成日期。（6）页号应填写每件文件材料的首尾页上标注的页号。注：卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。,卷内目录,5、卷内备考表的编制（1）说明包括:卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。（2）立卷人应由责任立卷人签名。,（3）立卷日期应填写完成立卷的日期。（4）检查人应由案卷质量审核者签名。（5）检查日期应填写审核的日期。注：卷内备考表排列在卷内文件材料之后。,卷内备考表,6、案卷的装订（1）案卷可采用装订和不装订两种形式。（2）案卷内不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复.幅面一般采用国际标准A4型（297mm210mm）或国家通用16开型（260mm185mm）。（3）卷内不允许有金属物（4）不装订的案卷,应在每份文件材料的右上角加盖档号章。,1、产品类档案通常按产品设计、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序或产品结构排列。2、科研类档案通常