办公文秘_秘书沟通协调能力与语言表达艺术

秘书沟通协调能力,与语言表达艺术,沟通如同呼吸,是一个人生存所不可或缺的。戴尔卡耐基,世界公认最具影响力的领导学专家之一的约翰艾德尔在其卓越领导一书中，提出：“沟通是管理过程的姊妹”。,美国一家咨询公司在2007年对三百位成功的领导者进行调查，询问作为成功的领导者，在他们看来，哪种能力是最关键的，结果85%的人回答沟通能力最关键，只有不到15%的人回答业务能力最关键。,管理学有一个著名的双70%定理，即管理者的70%以上的时间用在了沟通上；可是，管理中的70%以上的障碍都是在沟通中产生的。,在一次亚洲企业领袖评选活动中，中国的企业领袖没有一个人上榜。该活动组织者曾给中国某企业的董事长和总经理每人发了一份邀请函，并分别要求他们填写财务报表。结果，该企业的董事长和总经理所发回的财务数据竟然不一样。先不怀疑他们是否造假，但可以肯定地说，他们之间缺少沟通。在评委们看来，连最起码的沟通能力都不具备，还谈什么管理？！,你的沟通知识自测,同意不同意不确定1、快乐的人总是有较高的效率。2、想当然地认为对方已经明白了自己的意思，这是损害沟通有效性的一个主要的障碍。3、沟通时应把多数时间花在倾听上。4、在吸引听众注意力方面，你发布信息的方式比你发布信息的内容重要得多。,5、总感到时间不够的人可能在沟通方面存在问题。6、冲突会破坏和谐的人际关系，应该尽量避免。7、使用华丽辞藻可能损害沟通的效果。8、书面信息肯定要比口头表述的信息更清楚。9、与人沟通时应该以自己为中心。10、当别人在融洽地交谈时，贸然插话无所谓。,你的沟通知识自测,答案：1、快乐的人总是有较高的效率。（不确定）2、想当然地认为对方已经明白了自己的意思，这是损害沟通有效性的一个主要的障碍。（同意）3、沟通时应把多数时间花在倾听上。（同意）4、在吸引听众注意力方面，你发布信息的方式比你发布信息的内容重要得多。（同意）,5、总感到时间不够的人可能在沟通方面存在问题。（同意）6、冲突会破坏和谐的人际关系，应该尽量避免。（不同意）7、使用华丽辞藻可能损害沟通的效果。（不确定）8、书面信息肯定要比口头表述的信息更清楚。（不同意）9、与人沟通时应该以自己为中心。（不同意）10、当别人在融洽地交谈时，贸然插话无所谓。（不同意）,你的沟通知识自测结果,答对1题记1分，答错不记分。将各题得分相加，得出你的总分。总分在3分以下，说明你需要多加了解沟通知识。得分在36分，说明你对沟通有一定的了解。得分在6分以上，说明你对沟通知识有相当基础。,沟通的漏斗理论,我所知道的100%我所想说的90%我所说的70%他所想听的他所听到的他所理解的40%他所接受的他所行动的10%30%,案例,1990年1月25日,由于阿维安卡52航班飞行员与纽约肯尼迪机场航空交通管理员之间的沟通障碍，导致了一场空难事故，机上73名人员全部遇难。1月25日晚7点40分，阿维安卡52航班飞行在南新泽西海岸上空112777米的高空。机上的油量可以维持近两个小时的航程，在正常情况下飞机降落至纽约肯尼迪机场仅需不到半小时的时间，这一缓冲保护措施可以说十分安全。然而，此后发生了一系列耽搁。,首先，晚8点整，肯尼迪机场管理人员通知52航班由于严重的交通问题他们必须在机场上空盘旋待命。晚8点45分，52航班的副驾驶员向肯尼迪机场报告他们的“燃料快用完了”。管理员收到了这一信息，但在晚9点24分之前，没有批准飞机降落。在此之间，阿维安卡机组成员再没有向肯尼迪机场传递任何情况十分危急的信息，但飞机座舱中的机组成员却相互紧张地通知他们的燃料供给出现了危机。,晚9点24分，52航班第一次试降失败。由于飞行高度低以及能见度太差，因而无法保证安全着陆。当肯尼迪机场指示52航班进行第二次试降时，机组成员再次提到他们的燃料将要用尽，但飞行员却告诉管理员新分配的飞行跑道“可行”。晚9点32分，飞机的两个引擎失灵，1分钟后，另两个也停止了工作，耗尽燃料的飞机于晚9点34分坠毁于长岛。当调查人员考察了飞机座舱中的磁带并与当事的管理员交谈之后，他们发现导致这场悲剧的原因是沟通的障碍。为什么一个简单的信息既未被清楚地传递又未被充分地接受呢?下面我们针对这一事件作进一步的分析。,首先，飞行员一直说他们“燃料不足”，交通管理员告诉调查者这是飞行员们经常使用的一句话。当被延误时，管理员认为每架飞机都存在燃料问题。但是，如果飞行员发出“燃料危急”的呼声，管理员有义务优先为其导航，并尽可能迅速地允许其着陆。一位管理员指出，如果飞行员“表明情况十分危急，那么所有的规则程序都可以不顾，我们会尽可能以最快的速度引导其降落的”。遗憾的是，52航班的飞行员从未说过“情况紧急”，所以肯尼迪机场的管理员一直未能理解到飞行员所面对的真正困境。,其次，52航班飞行员的语调也并未向管理员传递燃料紧急的严重信息。许多管理员接受过专门训练，可以在各种情境下捕捉到飞行员声音中极细微的语调变化。尽管52航班的机组成员相互之间表现出对燃料问题的极大忧虑，但他们向肯尼迪机场传达信息的语调却是冷静而职业化的。,最后，飞行员的文化和传统以及机场的职权也使52航班的飞行员不愿意声明情况紧急。正式报告紧急情况之后，飞行员需要写出大量的书面汇报。另外，如果发现飞行员在计算飞行过程需要多少油量方面疏忽大意，联邦飞行管理局就会吊销其驾驶执照。这些消极强化物极大阻碍了飞行员发出紧急呼救。在这种情况下，飞行员的专业技能和荣誉感可以变成赌注。问题（1）飞行员、地面控制人员之间的沟通障碍在哪里？（2）不同对象的心理特点是如何影响沟通的？（3）如何解决这些沟通障碍？,什么是沟通？,沟通一般是指人与人之间的信息交流过程。沟通是人与人之间发生相互联系的最主要的形式。,沟通的意义,沟通提供人身心发展必须的信息人凭借沟通交换信息并建立与维持相互联系沟通是自我概念形成的途径（罗森塔尔效应自我实现的预言）,沟通的过程,四个层次的沟通障碍,1、表达障碍2、倾听障碍（选择性注意）3、理解障碍4、认同障碍,四种类型沟通风格,分析型控制性较弱敏感性较弱,驾驭型控制性较强敏感性较弱,平易型控制性较弱敏感性较强,表现型控制性较强敏感性较强,+,+,控制性,敏感性,控制性与敏感性的个性特征表,四种类型沟通风格的特征及应对,1.老鹰型驾驭型具有这种沟通风格的人比较注重实效，具有非常明确的目标与个人愿望，并且不达目标誓不罢休，直入主题，决策果断，以事实和结果为导向，时间观念强，作风强势。在与人沟通中，他们精力旺盛，节奏迅速，说话语速快、直截了当，动作非常有力，表情严肃，但是有时过于直率而显得咄咄逼人，如果一味关注自我观点，可能会忽略他人的情感。,与这种类型的人进行沟通，一定要非常的直接，不要有太多的寒暄，直接说出你的来历，或者直接告诉他你目的，要在最短的时间里给他一个非常准确的答案，而不是一种模棱两可的结果。说话的时候声音要洪亮，充满了信心，语速一定要比较快。如果你在控制型的人面前声音很小缺乏信心，他就会产生很大的怀疑。在和控制型人的谈话中不要感情流露太多，要有强烈的目光接触，身体略微前倾，要直奔结果，从结果的方向说，而不要从感情的方向去说。,2.骏马型表现型具有这种沟通风格的人显得外向，热情，生气勃勃，魅力四射，做事爽快，沟通力强，以人际关系为导向，喜欢与人交往。语速快，音量大，讲话时表情丰富并伴随笑声，具有丰富的想象力，对未来充满憧憬与幻想，也会将自己的热情感染给他人。他们富有情趣，面部表情丰富，动作多，节奏快，幅度大，善用肢体语言传情达意，但是往往情绪波动大，易陷入情感的旋涡。,与这种类型的人沟通时，我们的声音一定相应的要洪亮，同时要成为一个好观众或好听众，少说多听，热情反馈，要有一些动作和手势，如果我们很死板，没有动作，那么表现型的人的热情很快就消失掉，所以我们要配合着他，当他出现动作的过程中，我们的眼神一定要看着他的动作，否则，他会感到非常的失望。切忌将自己的观点强加给他或打断、插话，或冷漠、无动于衷，这都会影响与这种类型的人的有效沟通。,3.鸽子型分析型具有这种沟通风格的人擅长推理，一丝不苟，具有完美主义倾向，严于律己，对人挑剔，以事实和结果为导向，做事按部就班，严谨且循序渐进，对数据与情报的要求特别高，有时候多疑，安全感不够，在冲突面前会让步，他们不愿抛头露面，不喜欢冒险，不大表露自我情感，动作小，节奏慢，面部表情单一。,与这种类型的人沟通时，必须以专业水准与其交流，因而必须表达准确且内容突出，逻辑性强，最好以数字或数据说明问题，像他一样认真一丝不苟，切忌流于外表的轻浮与浅薄，不要有太多和他眼神的交流，更避免有太多身体接触，你的身体不要太多的前倾，应该略微的后仰，因为分析型的人强调安全，尊重他的个人空间。,4.熊猫型平易型这种类型的人具有协作精神，以人际关系为导向，喜欢与人合作并常常助人为乐；他们富有同情心，对人真诚，为了搞好人际关系，不惜牺牲自己的时间与精力，珍视已拥有的东西。这种类型的人不爱自我披露，很难搞清他的喜好，做事动作慢、非常有耐心，语速不快，音量不大，讲话时表情平平，肢体语言比较克制。,与这种类型的人沟通，说话要比较慢，要注意抑扬顿挫，不要给他压力，要鼓励他，去征求他的意见。所以，遇着温和型的人要多提问：“您有什么意见，您有什么看法”。问后你会发现，他能说出很多非常好的意见，如果你不问的话，他基本上不会主动去说。所以，你看他微笑的点头你就要问。温和型的人看重的是双方良好的关系，他们不看重结果。这一点告诉我们在和他沟通的时候，首先要建立好关系。遇到温和型的人一定要时常注意同他要有频繁的目光接触，每次接触的时间不长，但是频率要高。三五分钟，他就会目光接触一次，要接触一下回避一下，沟通效果会非常的好。,影响人际沟通的心理效应,第一印象（首因效应）近因效应定势效应刻板印象暗示效应（诱导效应）晕轮效应（扫帚星效应）性别偏差,为何偏偏喜欢你？,（一）熟悉（二）接近性（三）个人特征1、才能与犯错误效应四种人：才能出众而犯了错误的人；才能出众而不犯错误的人；才能平庸而犯了错误的人；才能平庸而不犯错误的人；,为何偏偏喜欢你？,2、外貌吸引力3、个性品质（真诚原则）（三）相似与互补,交互原则（爱人者人恒爱之）功利原则（人际交往的本质是社会交换、增值交换与减值交换）自我价值保护原则（自我价值保护倾向)人际吸引水平的增减原则（肯定-否定、肯定-肯定、否定-否定、否定-肯定）情境控制原则,人际沟通的原则,No.1赢得首次效应的技术,第一印象在人际交往中具有重要作用，人们会在短短几分钟内形成对交往对象的总体印象，如果印象良好，那么人际吸引的强度就大，否则就小。1、注意外表和体态语言塑造2、了解自己的优点3、充分利用性别、年龄、外表、脸部表情、视线、姿势、距离和身体接触等客观条件去塑造形象。,行为要符合性别期待外表与年龄相符外表与社会角色相符面部表情自然、生动学会用眼睛传递感情注意行走、站立和坐的姿势空间距离与身体接触应在能容许的范围内,4、礼貌待人，主动热情5、运用相似原则，达到心灵相通6、了解对方情况，记住对方特征,No.2协调与上级关系的艺术,一、协调与上级关系的准则1、尊重而不崇拜2、服从而不盲从3、局部服从全局二、“等距外交”的艺术1、保持适度关系关系适度心理交往适度角色交往与非角色交往适度,三、忠告上级的艺术1、“献可替否”的艺术建议用可行的去替代不该做的。适时、适度、适用、多项选择。2、选择适当场合，保留领导尊严3、“先肯定，后否定”不失为一门有效的艺术4、勿求“立竿见影”5、让领导自己得出结论是忠告的最高艺术6、掌握语言技巧说话适量、语言明确、使用必要的谦词7、选准适当时机，必要时通过第三者,No.3协调与同级关系的艺术,一、处理与同级关系的准则1、民主而不专断2、信任而不猜疑3、支持而不拆台二、协调与同级关系的艺术1、以诚相待，与人为善2、分工协作，顾全大局3、互相尊重，友好合作4、讲究方法，灵活处事,No.4协调与下级关系的艺术,一、非权力影响力更能体现领导能力领导者的影响力包括权力性影响力和非权力性影响力。权力性影响力来源于法定职位，即职位权力。职位权力包括惩罚权、奖赏权、合法权。非权力性影响力来源于个人魅力，即个人权力。个人权力包括模范权和专长权。来自领导者的品格、才能、知识以及与他人的感情因素。,二、处理与下级关系的原则1、服务的原则2、民主的原则3、互补的原则4、监督的原则5、公平的原则,三、协调与下级关系的艺术1、正确对待下属的意见2、知人善任，为他人创造发展的机会3、发扬民主，不以权压人4、关心爱护下级，善于批评教育5、以身作则,No.5非语言沟通的技巧（善用副语言和身体语言）,Non-VerbalCommunication非言语沟通技巧,语气语调目光接触面部表情身体姿势和手势身体距离,手势：代表什么？,自信,忧虑、被支配,怀疑,休息,言不由衷,座姿：？,保守、辩护,封闭、怀疑、不耐烦,准备好了（我要表现）,十分自信,不同意,站姿：？,控制、统治,拘束、紧张,开放、真诚谋求好感,权威谋求好感紧张、不自信,随便、放松没有压力有所归属,0-18英寸0-46厘米,1.5-4英尺46-122厘米,4-12英尺1.22-3.66米,12英尺以上3.66米以上,No.6倾听的技巧,有效的倾听可以使对方充分地表达、尽情地宣泄；能够帮助听者收集所需要的、详细的信息；有助于洞察对方的内心世界，发现说服对方的关键；此外，倾听还有助于建立良好的人际关系，使双方建立起牢固的信任机制。,1、理清信息2、适时反馈鼓励、重复字句-只是字句,不是感受重整内容-用自己的话总结大意表达感受-深入了解,捕捉对方通过身体语言及音调所表达出来的感受，情感支持巧妙地表达自己的意见适时引导，表明你的成熟3、把握沉默4、注意身体语言,No.7提问的技术,1、要选准关键问题2、选择合适的提问方式（封闭式与开放式提问）3、把握提问的时机4、把握提问的语调和语速5、不对问句作过多解释,例:,1936年西安事变之后，张学良和杨虎城手下的军官坚决要杀蒋介石。周恩来对他们说：“杀他还不容易，一句话就行了！可是杀他以后怎么办呢？局势会怎么样呢？日本会怎么样呢？国家和民族的前途会怎么样呢？你们想过没有？”三个开放式的假设性提问和一个封闭式提问，句句击中要害，最终说服了大家。,No.8演讲的技巧与语言表达艺术,1、尽量脱稿演讲，适当使用“小抄”2、观点鲜明，语言简洁（超限逆反）3、到什么山唱什么歌，见什么人说什么话4、精心组织开头和结尾5、注重自身形象6、用身体说话7、通过声音的变化吸引和控制观众,案例,马克吐温有听牧师演讲时，最初感觉牧师讲得好，打算捐款；10分钟后，牧师还没讲完，他不耐烦了，决定只捐些零钱；又过了10分钟，牧师还没有讲完，他决定不捐了。在牧师终于结束演讲开始募捐时，过于气愤的马克吐温不仅分文未捐，还从盘子里偷了2元钱。,例：马丁路德金我有一个梦想片段,我梦想有一天，这个国家会站立起来，真正实现其信条的真谛：“我们认为这些真理是不言而喻的，人人生而平等。”我梦想有一天，在佐治亚的红山上，昔日奴隶的儿子将能够和昔日奴隶主的儿子坐在一起，共叙兄弟情谊。我梦想有一天，甚至连密西西比州这个正义匿迹，压迫成风，如同沙漠般的地方，也将变成自由和正义的绿洲。,我梦想有一天、我的四个孩子将在一个不是以他们的肤色，而是以他们的品格优劣来评价他们的国度里生活。我今天有一个梦想。我梦想有一天，亚拉巴马州能够有所转变，尽管该州州长现在仍然满口异议，反对联邦法令，但有朝一日，那里的黑人男孩和女孩将能与白人男孩和女孩情同骨肉，携手并进。,No.9辩论的技巧与语言表达艺术,1、逻辑论证2、巧用幽默3、针锋相对4、以牙还牙6、借势还击,例:,李瑞环在一次访问香港时，一记者问：您刚才在讲话中强调了团结的重要性，这是不是指香港人不团结？李瑞环不答反问：如果我祝你身体健康，是不是指你不健康呢？,NO.说服他人的心理学技术,登门槛效应留面子效应过度理由效应禁果逆反妙用“群体动力”,沟通中说服的具体技巧,1、善于比喻，巧用联想2、设身处地，将心比心3、推心置腹，动之以情4、以柔克刚，以退为进5、巧妙暗示、委婉讽谏6、幽默风趣，调节气氛,2010.10.5日美国总统奥巴马在华盛顿参加财富杂志的TheMostPowerfulWomen论坛。他一出场就受到全场热烈欢迎。他从自己的外祖母做秘书补贴家用说起，赞许女性在家庭和职场上的成就，鼓励年轻女性追求