办公文秘_秘书与写作培训课件

秘书与写作,彭芬上篇秘书概述第一章秘书人员与秘书机构第二章秘书综合素质第三章秘书人人际第四章秘书礼仪,中篇秘书实务第五章秘书办事第六章秘书办会第七章秘书办文下篇秘书写作,第一章秘书人员与秘书机构,通过对秘书工作主客体的基本认识。掌握秘书、秘书部门和秘书的工作。理解秘书分类的意义，理解秘书在社会各行业中的广泛的覆盖面，为具体掌握秘书各项实务做理论准备。,第三节秘书工作,第二节秘书部门,第一节秘书,第一节秘书,一、秘书的定义,二、秘书的分类,三、秘书分类的意义,本节点睛,社会对秘书的偏见和误解,小刘的困惑小刘毕业后在市委机关工作，虽只是一名普通的文秘工作人员，工作辛苦，生活清苦，但在一般人看来，这仍是一份不错的“差使”。因为能够在“市委首脑机关”工作，对许多人来说是可望而不可及的。他也常因此而自豪，但也有感到尴尬的时候。比如，过节回家，与亲朋好友聊天时，或因工作关系与其他部门的人打交道时，谈起工作单位，当说起自己在市委办公室工作时，听到的第一句话大多是“好”或“有前途”之类，但接下来多问“在给谁当秘书？”每当此时，小刘总不好意思地回答：“惭愧，我不是哪位领导的专职秘书，只是市委办公室的一名普通工作人员。”听了这样的回答，不知是不是小刘过于敏感，总觉得他们的态度多少都因为他不是某位领导的专职秘书而发生了变化，或失望、或遗憾，甚或看轻。,原以在“市委首脑机关”工作为荣的小刘，经过多次这样的尴尬之后，不免产生了几许困惑：秘书仅指领导的“专职秘书”（或称贴身秘书）吗？,秘书作为一门有着悠久历史的职业，在现实生活中起着越来越重要的作用，被称为现代社会的“第361行”。,一、秘书的定义,关于“秘书”一词的涵义，古今有所不同，下面看三种不同的定义。,（一）秘书定义的演变,古代文献记载，“秘书”一词最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。且由于“秘书”作为秘密藏书这一原义引申，后人便将掌典图书、著书立说的官署和官职称之为“秘书寺”、“秘书省”和“秘书监”、“秘书郎”、“秘书令”等。,1,在古代秘书人员中，最典型的应该属司马迁了。司马迁可以说是我国第一位专业秘书人员，上官婉儿是武则天身边的贴身秘书，担任女官一职，官职相当于明代的司笔太监，负责起草诏书，,全书30余万字，共收录60位古代高级秘书人物，其中秦汉、三国、两晋南北朝时期的秘书人物22位，隋唐五代时期的秘书人物26位，宋元明清时期的秘书人物12位。另外在附录部分收录了与古代高级秘书人物有关的文章4篇。,现代意义的秘书，开始于孙中山领导的中华民国临时政府。由指物转变为专指担任某职务的人。这时的“秘书”，主要是政务秘书，还不能等同于今天的职业秘书。,2,南京临时政府的秘书工作,孙中山先生为总统的南京临时政府总统府，正式设置秘书处作为政府日常办事机构。各部委设承政厅，置秘书长一人，承总长之命，总理厅务并掌管机要文书，处理内外事务。承政厅设篡辑处、文牍处、收发处、监印处、庶务处、会计处，各置秘书一人，掌其事。(内设机构分工合作)南京临时政府的秘书工作，首开了我国具有现代意义的秘书工作之先河。它对古代秘书性工作的改革，体现了反封建的民主思想，其形成的诸多改革成果，具有时代的创新性和民本性，并为后世所沿袭。,陈布雷才华出众，二十岁就在报界享有盛誉，在国共两党通力合作会师北伐后，蒋介石很需要身边有个笔杆子。享有声望的陈布雷就成了最理想的人选。北伐刚到南昌，蒋介石就派邵力子去上海邀请陈布雷去南京会晤谈。为延揽人才，蒋介石表现出谦逊的姿态，陈布雷为蒋介石的“礼贤下士”所感动，不久即为他起草了激情四射、文采飞扬的告黄浦同学书，从此陈布雷就成了国民党的“领袖文胆”和“总裁智囊”，先后任国民党宣传部部长、国防最高委员会秘书长等职，长期为蒋介石代拟文字，充当蒋介石的“文胆”二十余年，素有“国民党第一只笔”之称。,毛泽东同志担任过党中央第一任秘书。邓小平同志24岁即任中央秘书长，先后四次担任中央及部队的秘书长。王若飞、蔡和森、张太雷、吴玉章、李维汉、林育南、胡乔木、及大作家郭沫若、茅盾等都在不同时期从事过中央或各种机构的秘书工作。,当代“秘书”定义的探讨，是从20世纪80年代开展秘书学研究开始的。,3,当代“秘书”定义：王千弓先生认为“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书。”,王千弓,袁维国先生认为“秘书主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办等。”,张家仪认为“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。秘书从事的工作也就是秘书职业。所以，秘书决不是一种职务，而是一种职业名称。”,侯玉珍老师认为现代秘书的涵义是：“直接协助各级领导机构和领导干部以及私人，撰制掌管文件、辅助决策，处理日常事务的执行和承办人员。”,侯玉珍,（二）秘书的定义,据此，对秘书作如下定义：所谓秘书，在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。,目前秘书在各类政府机关、企事业单位中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。,（三）秘书的岗位范畴,文秘、秘书长、办公室主任、文书、行政助理SecretaryAdministrativeAssistantOfficeCoordinatorExecutiveAssistantTheSecretaryofStateChiefCabinetSecretary,二、秘书的分类,从研究如何作好秘书工作的角度出发，按照不同的标准，可以对秘书做出不同的分类,(一)从秘书服务对象的性质来划分，可分为公务秘书和私人秘书两类。1、公务秘书公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制上属于所服务的机关或单位。（1）集体秘书。指为整个机关或单位的领导班子整体服务而不是为某一个领导者服务的的秘书。我国各级党政机关、军队、企事业单位和社会团体的秘书，大都属于集体秘书。（2）专职秘书。指专门为某个领导者、专家服务的秘书（有时也称为某某领导者或专家的私人秘书）。专职秘书服务的对象虽然是某个领导者或专家，但他仍属于国家干部编制的工作人员，同样是从国家或所在单位（集体）领取工薪（这与私人出资聘用的私人秘书不同）。,2、私人秘书（非公务秘书）私人秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪由聘用者支付。,(二)按照秘书人员所从事的行业来划分，可分为政务秘书商务秘书司法秘书医务秘书教学秘书等。,商务秘书：主要指在从事各种商务活动的企业中，协助投资经营者和商务管理者处理商务活动的秘书人员。教学秘书：主要指在教育教学机构、院校各级机构中从事行政管理工作和辅助教学管理工作人员，还可以分为教学秘书和教务秘书两类。教学秘书主要辅助管理本单位教学、科研等方面的组织、规划和实施工作，协助对教学工作进度、质量的宏观调控；教务秘书的主要工作是协助领导协调单位内各个部门的工作，主管教学后勤保证工作，保证教学任务的完成。,司法秘书：指就职于法院、企业、社团律师或律师事务所。负责接待或陪同律师访问当事人；记录整理当事人口述；起草、打印法律文件；查询法律文书档案资料；安排法律事务处理程序；保管法律文件或证明材料；执行律师交办的其他事务等。医务秘书：这类秘书人员就职于医务医疗机构，主要负责医务医疗机构内的行政管理工作和辅助医务管理工作，协调机构内部各个部门之间的关系和对外的联络沟通。政务秘书：主要在党、政各级领导机关辅助领导的决策与行政管理工作并主持内部行政管理工作。,(三)按照秘书人员所从事的工作内容划分1、行政秘书：指负责机关日常行政管理工作以及总务后勤事务的秘书人员。2、文字秘书:指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的机关或单位的“笔杆子”、“秀才”。3、机要秘书:指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。4、信访秘书:指办理人民群众来信来访工作的秘书人员。其职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。5、通讯秘书：指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等）的秘书人员。6、生活秘书：指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。,链接：周总理秘书分类,周恩来的秘书们（部分）赵炜周恩来的生活秘书越茂峰周恩来的机要秘书张永池周恩来的贴身秘书赵行杰周恩来的警卫秘书李越然周恩来的俄文秘书雷英夫周恩来的军事秘书马列周恩来的外事秘书钱嘉东周恩来的外事秘书韦明周恩来的文教秘书李岩周恩来的经济秘书顾明周恩来的工业秘书杨纯周恩来的农业秘书周研森周恩来的行政秘书,三、秘书的层次按秘书承担职责范围大小和工作任务轻重，在纵向上分为三个层次1、高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、单位不同（在中央机关或地方机关),但都是领导者的重要助手，日常行政工作的负责人，有的人本身就是领导成员。如政府的秘书长，同时也是政府的领导成员之一。其职责是“参与政务，管理事务”，协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。,国务院秘书长,杨晶，男，蒙古族，1953年12月生，内蒙古准格尔旗人，1970年12月参加工作，1976年8月加入中国共产党，中央党校研究生学历。现任中共中央书记处书记，国务委员、国务院党组成员兼国务院秘书长、机关党组书记，中央国家机关工委书记，国家行政学院院长。,2、中级秘书：指办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。,3、初级秘书：指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、印校、速记、接待、应对电话、文件收发保管和其它事务工作是其主要任务。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员。,高级秘书,官员秘书：是以秘书命名的官员。如英国、印度、巴基斯坦等国的内阁部长亦称为秘书，即外交秘书、国防秘书等。其拥有法定的专门职权，属国家高级官员，只是对政府首脑而言，带有一定的辅助性质。我国和其他国家高级官员和企业首脑身边，设有助理或特别助理，也是政府和企业首脑身边的官员秘书。有些大型组织设有秘书长。也属于官员秘书。,高级秘书,秘书部门负责人：各级政府办公厅（室）、企事业单位的办公室的负责人，即办公厅（室）主任、秘书处长、秘书科长等。秘书部门负责人是领导者身边的高级助手，是机关日常事务的具体组织者、设计者和推动者，是各种公务往来关系的沟通协调者。,高级秘书,领导人的专职秘书：各国政界要员、企事业单位及社会团体的领导者，一般都配有专门为自己公务服务的秘书。这类秘书直接对其特定领导人负责，工作围绕特定领导人展开并直接由特定领导人指挥。,中级秘书的特点,办文办会办事,初级秘书,指从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、速记、接待、应对电话等工作是其主要任务,特点工作内容一般是操作性的日常事务要有熟练的办公技巧要有良好的服务态度和敬业精神,国外秘书人员，根据各人承担责任大小和资历条件等方面的不同，也在纵向上分为不同的层次。例如英国，把属于政府文官系统的秘书，分为行政级、执行级、文书级、助理文书级四个层次；日本企业界的秘书，则分为见习秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书四个层次。,美国秘书的两种类型：第一，根据秘书为之服务的管理人员的级别高低进行分类，简称“LS类”。按这种标准分类，从低到高共有四个级别，即LS-1级、LS-2级、LS-3级、LS-4级。第二，根据秘书所承担的职责的大小进行分类，简称“LR类”。共有两个级别，“LR-1级秘书”是较低一级的秘书，其职责是根据管理人员总的指示精神，独立完成按程序安排的办公室日常工作，多是干服务性事务。“LR-2级秘书”则不同，除完成“LR-1级秘书”的工作外，还要凭自己的知识、技能、判断能力去主动完成一些复杂的工作。,其他分类，我国一些规模较大的银行或企业中，将协助经理办事或主持业务的人分为助理和襄理两级。在各国使馆中，通常将介于参赞和随员之间的外交人员分为一等秘书，二等秘书和三等秘书，也就是人们常说的一秘、二秘、三秘。,四、秘书分类的意义,由于秘书的社会覆盖面广，涉及的工作内容丰富，通过对秘书进行科学的分类准确充分地认识秘书这门职业显得尤为重要（见图1-1）。,图1-1秘书分类的意义,五、秘书的角色定位（一）秘书的角色意识,上司工作的助手上司的脑筋企业的信息枢纽决策（决定）的督办员上司信息的资料库上司公关活动的组织者和随员,（二）.秘书角色错位的几种表现,（3）在普通职员面前行为失范，见表1-6。,案例分析（一）,背景信息思考问题分析提示讨论评点,【背景信息】,花园公司陈副总经理因一项对外业务工作，与李总经理有产生了争执。王秘书正在他们旁边。王秘书知道，总经理是一位有能力、有魅力、办事雷厉风行的人，但不太注意工作方法，伤了不少人，对此，职员颇有意见。副总经理考虑问题周到，群众关系好，也关心别人，但决断能力差些。这样，总经理与副总经理因工作意见不同，存在一些分歧。有一天，陈副总经理在与王秘书外出乘车中，埋怨李总经理主观武断，不尊重他个人意见，导致决策失误，给公司经营造成了损失。今天，副总经理谈起他与总经理的分歧，分明是想争得秘书对他个人的支持。从心底里讲，王秘书的个人感情也更倾向于副总经理。,【思考问题】,面对副总经理的抱怨，王秘书应该怎么办？,秘书行为的可能选择,保持沉默。保持中立，转移话题。积极介入，正面支持。积极介入，反面批驳。积极介入，适当引导。,行为效果分析,定位准确，但是属于消极行为，没有任何实际效果，是一个不称职的秘书。定位准确，能在一定程度上缓解暂时矛盾，但不能从根本上消除矛盾，不是一个优秀的秘书。和定位错误，认识不清，行为不当，不仅不能消除原有矛盾，还火上浇油，使矛盾更加尖锐更加扩大化，是必须弃用的秘书。定位准确，方法得当，效果显著。,秘书角色认知,作为秘书，从认识上讲，应该明确其角色身份摆正自身位置:秘书是为领导工作提供服务的人员。秘书为领导服务，其对象是一个领导阶层，应理解为整体的服务，而决非是具体某一个领导人。秘书为领导服务，不仅表现在工作上的关系协调，同时也表现在生活上的关系协调。领导意见有分歧有矛盾，是工作中的正常现象。关键在于，秘书的责任在与疏导或者缓和各种矛盾。,一、概述,六、秘书机构的内部工作系统,七、秘书机构的地位和职能,八、秘书部门领导的工作职能,第二节秘书机构,秘书机构是秘书发挥职能和作用的舞台。作为现代秘书工作的组织形式，也是秘书人员从事秘书工作的地方。,一、秘书机构概述,私人秘书在我国秘书中所占比重仍然很小，所以，对秘书的职业探讨，基本以公务秘书为主要对象，秘书机构是公务秘书工作的组织形式。,（一）含义,秘书机构又称秘书部门，是辅助领导部门进行决策、管理，推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进行有效工作的综合机构。是现代秘书工作的组织形式，也是秘书人员在其中从事秘书工作的地方。且有广义和狭义之分。,广义：秘书机构是具有参谋助手、沟通协调、督促检查等作用，为领导工作和机关服务的办事机构。它不仅指各级负责综合性工作的办公厅（室），还包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、总务、保卫等部门。狭义：秘书机构指直接为领导工作服务的办事机构，即各级办公厅（室）中的秘书、文书、机要等部门。,（二）秘书部门与职能部门的区别,秘书部门作为各级党政机关，企事业单位的内设机构，其地位和功能与职能部门有所不同。,1、秘书部门地位和功能与职能部门的不同点,表1-2秘书部门与职能部门的区别,2、秘书机构的特点：,综合性（活动内容）附属性（位置）辅助性（活动性质),（三）秘书机构的设置原则,秘书工作机构的设置，必须适应各级各类组织体制改革的需要，因此必须满足以下原则（见图1-2）。,图1-2秘书机构的设置原则,（四）秘书机构的名称,（一）办公室或办公厅党政机关的秘书机构广义：机关、单位或首长名称+办公室（厅）狭义：办公室,（二）秘书处、秘书局、秘书科、秘书室社会团体以及临时性的秘书机构命名为“秘书处”办公厅或办公室的下设机构“秘书局”、“秘书科”、“秘书室”,（三）以秘书机构承担的具体职能命名信访办公室、保密局、政策研究室,（四）企事业秘书机构除称做“办公室”外，还有称做“行政部”或“综合部”、“综合办公室”，其部门负责人称做“行政总监”、“行政助理”、“行政部部长”、“综合办主任”等。,练一练,下面是互联网上看到的大同煤矿集团公司机关设置的机构董事会秘书处董事会财务审计室董会法律事务部党委办公室组织部宣传部纪委(监察)工会团委信访处总经理办公室人事部劳资部生产技术部财务部企划部通风处安全管理监察部非煤产业部请指出这些机构中哪些属于秘书机构。,董事会秘书处党委办公室信访处总经理办公室,二、行政机关的秘书部门,行政机关主要指党政机关、部分事业单位、企业以及以采取行政管理方式的职能机构。,行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下，下图为各级政府机构设置（见图1-3）。,图1-3各级政府机构设置,在我国，行政机关的秘书部门的级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室）主任。省级以上机关还设秘书长。,三、临时性秘书机构,临时性秘书机构是指各级各类领导机关在实际工作需要时所设置的非常设性秘书班子，主要是为解决临时发生的重要事件、临时组织的重要活动或会议等所成立的为临时性领导机构服务的秘书机构。如设立的“第十八届大连国际服装节筹备组”。,四、秘书机构的地位和职能,（一）秘书机构的地位有人说，只要开个公司，至少有三个人：一个经理、一个会计、一个秘书兼出纳。这多少说出了秘书部门的地位和职能。承上启下联系左右沟通各方上情下达下情上呈决策层，执行层与管理层之间的枢纽吸收外界信息以及解释企业信息的门户本企业上下级之间沟通本单位与上、下级单位、本系统同级单位以及其他社会组织之间的沟通秘书部门是来自上下左右的各种情况、资料、函件、信息的集散地，是领导工作指挥、联系的开关，是协调上下、沟通左右联系的桥梁”。,这段话可以说是对秘书部门地位的形象概括。其地位可从以下三方面考虑（见图1-6）。,图1-6秘书部门的地位,（二）秘书机构的职能,秘书部门被称为综合办事部门，作为组织内部惟一的综合性部门，与各个职能部门相比较，秘书部门的职能可总结为以下两点。,辅助管理秘书工作的本质是通过“办文”、“办会”、“办事”，贯彻领导意图，推进领导中枢的决策与管理进程。秘书工作是组织管理工作的一部分，是以辅助领导实现管理目标的形式来体现职能。,1,因此，辅助管理的职能主要有两方面体现（见图1-7）。,图1-7辅助管理的职能的体现,综合服务秘书部门综合服务的职能主要体现在以下两个方面（见图1-8）。,图1-8秘书辅助管理和综合服务职能的体现,2,秘书部门与其他职能部门的关系：职能部门的工作责任、工作任务是比较集中、明确的，而秘书部门的工作任务则具有内容杂、变化大、弹性强等特点。职能部门主抓的工作，秘书部门要协助配合；职能部门分不清主抓的工作，秘书部门要协调沟通；职能部门不能主抓的工作，秘书部门要作出安排自己承担。秘书部门所承担的机关日常行政事务：秘书部门处理日常行政事务特别是在处理日常事务过程中，每天“办文”、“办会”、“办事”，从早晨开始的分送信函、报刊、文件，到下班前检查门窗、电源、落实值班，大大小小、林林总总。,第三节秘书工作,一、秘书工作概述,二、秘书工作的内容,三、秘书工作的基本属性和特点,四、秘书工作的作用,本节点睛,案例：协助服务与秘书工作范围,毕业于名牌大学的苏云踌躇满志地踏上了外企秘书的工作岗位，今天是她上班的第一天，一路上苏云想象着她的工作：在电脑桌前熟练地进行电脑操作；用流利的英文为总经理书写函件；聚光灯下，从容地主持对外活动她兴冲冲地赶到办公室报到，老外经理淡淡地看了她一眼，然后吩咐说，“请苏小姐先把办公室收拾一下。”苏云一愣，但立即按照经理的吩咐做了起来。将办公桌上东一堆西一堆的文件整理归位，将茶几上喝过的杯子、装满烟蒂的烟灰缸洗干净，然后对办公室的地面进行除尘。,这一切做完以后，苏云对经理说：“办公室收拾好了，请问经理，还有什么吩咐？”苏云心想，这下该让我起草文件了吧。可是没想到，经理头也不抬地说，“请帮我倒杯水。”于是苏云泡了一杯热的茶水端了过去，“对不起，我要的是白开水”，经理挥了挥手说，苏云赶忙又去换了一杯热的白开水。“对不起，苏小姐，我要的是冷水”，经理有点不耐烦地说，她只好去换第三杯水，这才让经理满意。这以后，经理又吩咐她去做了很多的琐事：寄信、购买打印纸、煮咖啡等等，一整天就这样匆匆过去了。,第一天的工作经历，让苏云很失落，苦读了四年大学，为了提高英语水平，熟练操作电脑，甚至本末倒置，白天上课懒洋洋，晚上拼命读夜校，为的就是能获得体面的外企秘书职业，没想竟然要像佣人那样为别人打扫卫生、端茶倒水、跑腿，这些不读书也能干的事为什么要让秘书来干，苏云的心里充满了困惑。,问题：,秘书人员究竟应做哪些工作？,一、秘书工作概述,秘书工作是以为领导者的工作运转和决策服务为宗旨，在办文、办会、办事方面从事参谋性、助理性的工作。秘书工作最凝练的概括是“办文”、“办会”、“办事”。,以“办文”、“办会”、“办事”为线索，可以使我们对秘书整体工作有纲举目张的认识（见图1-10）。,图1-10秘书工作,二、秘书工作的主要内容,（一）事务办理事务办理是秘书工作的重要内容，包括日常事务、临时交办事务及突发事务。一般机关全局性的、跨部门的公务及整体性的活动的具体组织、安排和操办，都是秘书工作的内容。,秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、职能部门之间、本机关和外部有关公众及本机关与上、下级机关中介沟通的任务（见图1-7）。,（二）中介沟通,图1-7中介沟通,文书工作包括根据领导意图的文件撰拟、修改、印制、校对、装订、寄发等发文工作；登记、分拣、拟办、传阅、办理等收文工作；整理、立卷、归档、保管、利用等文书档案的处理工作（见图1-8）。,（三）文书工作,图1-8文书工作,秘书信息工作，是围绕领导活动和组织管理需要开展的对各种相关信息的收集、处理、传递、贮存提供利用、反馈等一系列目的明确、真实可靠、及时全面的信息服务（见图1-9）。,（四）信息工作,图1-9信息工作,秘书参谋辅助主要指秘书在为领导者提供近身综合辅助和公务服务中为领导决策出谋献策、提供参考方案及有关依据；在与领导主辅配合的工作实践中，发现领导行为中的不足、疏漏、失误，及时提出拾遗补阙、纠正错误的建议和规劝（见图1-10）。,（五）参谋辅助,图1-10参谋辅助,秘书工作中的会务操办指的是会前的大量筹备工作，会议期间的大量事务服务，会后的落实工作、整理工作和信息反馈工作等（见图1-11）。,（六）会务操办,图1-11会务操办,秘书综合协调，主要是指通过自身的职能活动，协助领导者维护组织内外的各种关系和谐一致，缓解或化解各种矛盾和冲突，以实现组织有序运转。,（七）综合协调,督促检查是领导工作的职责范围。秘书主要是协助领导开展督促检查工作。秘书随同领导进行督促检查，办理具体事务；或者在领导者授权后，代表领导者或领导机关、按领导的意图和有关政策原则进行督促检查。,（八）督促检查,三、秘书工作的基本属性和主要特点,（一）秘书工作的基本属性秘书作为一门职业，与其他职业在工作本质上的明显不同，包括以下三点（见图1-11）。,图1-11秘书工作的特点,机要性：顾名思义是指工作的机密性和重要性。秘书部门是最贴近领导中枢的部分，秘书工作就是辅助领导、上司进行管理决策和公务活动，所以在秘书工作中，有相当的内容属领导、上司的工作范围，因为工作需要，秘书必须了解和掌握这些工作内容，甚至在必要的时候，代替领导、上司临时实施管理和开展公务活动，这是秘书工作的机要性所在。,辅助性：秘书工作的辅助性具体表现在：一是所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开;二是现代秘书人员能参加领导班子的各种会议或共同研究问题，甚至有机会提出解决问题的方案，但秘书参加会议的主要责任是办理会议事务，要慎用发言权，无表决权，更无决定权；三是现代秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张，自行其是。,综合性：秘书的工作是为领导工作服务，因此秘书工作的内容和活动方式必然涉及领导工作的各个方面，具有鲜明的综合性。秘书工作的综合性具体表现在全面性、多样性和系统性三个方面。,秘书工作特性是在秘书工作实践中形成的。它是一个结构有序的系统，全面地反映了秘书工作特征（见图1-12）。,（二）秘书工作的主要特征,图1-12秘书工作的特征,1.角色意识多重性角色意识多重性指的是秘书作为从事秘书工作的主体，在开展各项具体秘书工作中，往往要扮演多种角色，具有多重角色意识。,（二）秘书工作的主要特征,2.公共事务操办性秘书工作的公共事务操办性是对其工作内容、性质又一个侧面特征的概括。秘书一切职能活动都有公共事务操办性特征。,3.职能活动中介性秘书职能活动中介性的主要体现（见图1-13）。,图1-13秘书职能活动中介,4.作息边界模糊性是秘书工作在时间要素上的特征，指的是秘书工作不像一般工作那样工作作息时间有明确的规定并严格地按规定的作息时间执行。秘书工作作息边界模糊性的具体表现（见图1-14）。,图1-14工作作息边界模糊性的具体表现,5.主辅运作协同性秘书工作中的最本质的关系是领导与秘书的关系。主辅运作协同性特征，反映了秘书工作关系状态中的特殊性。主辅运作协同性的体现（见图1-15）。,图1-15主辅运作协同性的体现,6.工作绩效隐透性工作绩效隐透性是秘书工作的绩效特征。秘书工作办文、办会、办事的绩效和价值是隐透于领导和管理工作的绩效和价值之中的。秘书工作绩效隐透性的具体体现（见图1-16）。,图1-16工作绩效隐透性的具体体现,案例分析（三）,【背景信息】一天，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信。信的内容大致是这样：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！经理命令秘书立即将信打印寄走。,案例分析（三）,【思考问题】对于经理的命令，秘书应该如何处理？,秘书面对这种情况有以下五种选择：坚决执行经理命令，立即回到自己的办公室，将信打印寄走。提醒经理。如果将信寄走，对公司和经理本人都非常不利。秘书想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，为了公司的利益，哪怕是得罪了经理也值得，于是对经理这样说：“经理，这封信不能发，把它撕了算啦！”,案例分析（三）,劝阻经理。秘书不仅没有退下去打印，反而前进一步，向经理提出忠告：“经理，请您冷静一点！给人家