办公自动化比赛讲义之EXCEL.doc

EXCEL讲义第一讲一、初识中文版excel2003学习内容（1）了解excel2003。（2）熟练掌握启动和退出excel2003的方法。（3）熟悉excel2003用户界面。1.excel2003的启动和退出启动excel2003对于初学者来讲，最适用的启动方法是运用任务栏上的【开始】菜单来启动。（1）单击任务栏上的【开始】按钮。（2）在弹出的【开始】菜单中执行【程序】/【Microsoft Office】/【Microsoft Office excel2003】命令，可启动excel2003。下面的方法也是日常工作中启动excel2003应用程序经常应用到的。（1）单击任务栏上的【开始】按钮，将光标移至【开始】菜单中的【程序】/【Microsoft Office】/【Microsoft Office excel2003】命令处。（2）在该命令处单击鼠标右键，弹出一个菜单。将光标移至【发送到】命令处，弹出该命令的子菜单。（3）单击子菜单中的【桌面快捷方式】命令，可在桌面创建一个excel2003的快捷图标。（4）双击桌面上excel2003的快捷图标 即可启动该应用程序。退出excel2003（1）单击菜单栏中的【文件】/【退出】命令，如果文档修改过且没有存盘，excel2003将弹出一个对话框，询问是否存盘。当关闭所有打开文件后，就退出了excel2003。（2）单击excel2003窗口右上角的【关闭】按钮退出excel2003应用程序。如果当前的文档编辑过且没有进行保存，excel2003也将弹出对话框询问是否进行保存。2.excel2003界面启动excel2003时，如果只是启动该应用程序而未打开任何Excel文件，系统将自动建立一个名为Book1的空白工作簿，它主要由标题栏、菜单栏、工具栏、名称框、编辑栏、工作表编辑区、任务窗格、工作表标签、状态栏、滚动条以及控制按钮等组成。标题栏位于界面最上方的蓝色长条区域，用来显示现在启动的应用程序的名称及当前打开的工作簿的名称。包括控制菜单图标、应用程序名称、工作簿名称以及控制按钮等。 菜单栏位于标题栏的下面，由多个菜单项组成，包含【文件】、【编辑】、【视图】、【插入】、【格式】、【工具】、【表格】、【窗口】和【帮助】9个常用菜单项。通常通过单击菜单栏中的命令来打开相应的菜单。工具栏位于菜单栏的下面，可以有一栏，也可以有多栏，包含由多种图标表示的工具按钮，每一个按钮对应一种Excel操作。默认情况下，Excel只显示【常用】工具栏和【格式】工具栏。名称框和编辑栏位于工具栏底部，左边的称为名称框，主要显示工作表中光标所在的单元格位置。右侧的空白栏称为编辑栏，用于显示活动单元格中的数据和公式。工作表编辑区是文档窗口中最大的一块空白区域，主要以格状显示，用于工作表的录入及编辑。工作表标签位于水平滚动条的左边，用于显示正在编辑的工作表名称。在同一个工作簿内单击相应的工作表标签，可在不同工作表之间进行选择与转换。水平和垂直滚动条位于文档窗口的下边和右边，将光标置于滚动条上按住鼠标左键拖曳，滚动条将随着鼠标移动，以显示窗口外看不见的文档内容。状态栏位于excel2003窗口的底部，主要用来显示已打开的工作簿当前的状态。任务窗格是excel2003的新增功能，位于excel2003窗口的最右边，可以进行查询帮助、信息检索、共享工作区等操作。二、使用excel2003命令学习内容（1）熟练应用excel2003菜单栏。（2）熟练应用excel2003工具栏。（3）熟练应用excel2003任务窗格。1.excel2003菜单栏Excel菜单栏包含了excel2003的所有功能。每个菜单项的右边都有一个带下划线的字母。如果使用鼠标打开菜单中的命令，只须单击菜单栏中的相应菜单项，或者直接敲击键盘中的Alt+右边的字母键均可打开一个下拉菜单。（1）命令以浅灰色显示，表示目前无法应用该命令。（2）命令右侧有一个向右的黑箭头，表示该命令有一个子菜单，将光标置于该命令上，会弹出相应的子菜单。（3）命令后面带有一组组合键，表示该命令有键盘快捷键，运用键盘快捷键，可以执行同该命令相同的功能。（4）命令后面带有省略号，单击该命令后，会弹出一个对话框。（5）命令左侧带有图标，表示该命令在工具栏上有相对应的工具按钮。（6）命令左侧有复选框，则表明该命令是一个功能开关，当该复选框显示标记，表示此功能已被打开。反之则表示该功能被关闭。（7）在每个下拉菜单的底部都有两个向下的箭头，表明还有一部分命令没有显示出来。单击该箭头或者将鼠标在该箭头上稍停片刻，将显示完整的菜单命令。2.excel2003工具栏工具栏包含多种图标表示的工具按钮，每一个按钮对应一种Excel操作，只要单击工具栏中的命令按钮，即可执行相应的操作。添加和隐藏工具栏excel2003提供了33种不同的工具栏。用户可根据自己的需要，在窗口中添加或隐藏工具栏。（1）单击菜单栏中的【视图】/【工具栏】命令，会弹出【工具栏】子菜单。在子菜单中，列出了现有的工具栏，带有标记的为当前已经显示的工具栏。（2）需要添加或隐藏工具栏，只需单击菜单中相应的工具栏即可。（3）单击工具栏菜单中的【自定义】命令，将弹出【自定义】对话框。 （4）单击对话框中的【工具栏】选项卡，里面包含了Excel提供的全部的工具栏。选择要设置的工具栏选项并将其勾选，Excel窗口中会出现该工具栏。（5）将光标置于任一工具栏上单击鼠标右键，也可以打开【工具栏】菜单。添加和删除工具按钮Excel只是把它认为最常用的命令按钮显示在工具栏上。excel2003在每一个固定工具栏的右端都提供了一个【工具栏选项】按钮。（1）单击【工具栏选项】按钮，显示一个下拉菜单。（2）选择【添加或删除按钮】命令，在弹出的菜单中选择命令，将弹出相应工具栏中所有按钮对应的命令一些命令前面都有标记，则表明该命令按钮已在工具栏中显示。（3）单击相应的按钮，将其勾选或取消勾选，可以将这些按钮添加到工具栏中或从工具栏中删除。3.任务窗格任务窗格也是一种工具栏，启动excel2003时，任务窗格会自动显示在窗口中，默认的任务窗格是【开始工作】任务窗格。可以自由选择是否显示任务窗格，如果不想显示任务窗格，单击任务窗格右上方的【关闭】按钮关闭。三、工作簿的基本操作学习内容（1）掌握工作簿的创建、打开、保存及关闭。（2）熟悉对Excel工作簿设置保护的方法。（3）掌握如何在工作簿之间进行切换。1.新建工作簿在启动excel2003程序后，会自动产生一个标题为Book1的空白工作簿，在该工作簿中可以输入数据，对数据进行计算和分析等操作。（1）单击【常用】工具栏中的【新建】按钮，会再次新建工作簿，Excel依次命名为Book2、Book3等。（2）执行菜单栏中的【文件】/【新建】命令，在工作区域右边会弹出【新建工作簿】任务窗格。在窗格中单击【空白工作簿】链接，可创建新工作簿文档。（3）敲击键盘中的Ctrl +N组合键，可以快速创建一个新工作簿。2.保存工作簿单击【常用】工具栏中的【保存】按钮，或菜单中的【文件】/【保存】命令可以实现保存操作。 保存未命名的工作簿（1）执行菜单栏中的【文件】/【保存】命令，会弹出【另存为】对话框。（2）单击【保存位置】右侧的按钮，在弹出的下拉列表中选择工作簿要存放的路径。如果要新建一个文件夹来放置要保存的文件，可以单击对话框上方的【新建文件夹】按钮，在弹出的【新文件夹】对话框中输入名称。（3）在【文件名】文本框中输入要保存的工作簿名称。（4）在【保存类型】下拉列表中选择要保存工作簿的文件类型，Excel默认的文件类型为Microsoft Office Excel工作簿，扩展名为.xls。（5）全部选项设置完毕后，单击对话框中的【确定】按钮，可将工作簿保存到用户指定的文件夹位置。 保存曾经编辑过的工作簿（1）对于保存过的工作簿，执行【文件】/【保存】命令就不会弹出【另存为】对话框，而是直接将修改后的内容替换原文件中的内容。（2）执行菜单栏中的【文件】/【另保存】命令，会弹出【另存为】对话框。在【文件名】文本框中输入修改后工作簿的名称。单击对话框中的【确定】按钮即可完成保存操作。（3）敲击键盘中的Ctrl +S组合键，可以对文件进行快速保存。自动保存excel2003提供了自动保存的功能，每隔一段时间系统自动保存文档。（1）执行菜单栏中的【工具】/【选项】命令，在弹出【选项】对话框中选择【保存】选项卡。（2）在选项卡中勾选【保存自动恢复信息】复选框，然后在【分钟】微调框中设置两次自动保存之间的间隔时间。（3）单击【确定】按钮，退出对话框。3.关闭工作簿（1）标题栏上的【关闭】按钮的作用是退出Excel。如果同时打开了两个工作簿，单击该按钮将会同时关闭这两个工作簿。（2）菜单栏右侧的【关闭窗口】按钮的作用是关闭当前编辑的工作簿，但并不退出Excel应用程序，执行菜单栏中的【文件】/【关闭】命令，也可以关闭当前的工作簿窗口。（3）敲击键盘中的Ctrl+F4组合键，可以快速关闭当前的工作簿窗口。（4）敲击键盘中的Alt +F4组合键，可以快速退出Excel应用程序。4.打开工作簿通常要打开的工作簿都保存在指定的目录下。（1）执行菜单栏中的【文件】/【打开】命令，或者单击【常用】工具栏中的【打开】按钮，弹出【打开】对话框。（2）在【查找范围】下拉列表框选择工作簿的保存的位置。（3）选择需要打开的工作簿，单击【确定】按钮即可。（4）如果要一次性打开多个工作簿，可按住键盘中的Ctrl键或Shift键逐个单击要打开的工作簿名称，同时选择多个工作簿，然后单击【确定】按钮即可 如果想要打开的工作簿是最近打开过的，当启动并进入Excel应用程序后，它将会出现在【文件】菜单的底部，单击该工作簿名称即可将其打开。Excel默认最近打开过的文件列表为四个，但实际通过设置，可以使列表中最多显示九个文件。5.保护工作簿（1）执行菜单栏中的【工具】/【选项】命令，打开【选项】对话框。（2）单击【安全性】选项卡，在【打开文件时的密码】文本框中输入打开工作簿的密码，以确定其他用户是否能打开并阅读该工作簿。（3）（3） 在【修改权限密码】文本框中输入修改权限密码，确定其他用户是否能修改受保护的工作簿内容，文本框中显示为*号。（4）单击对话框中的【确定】按钮，弹出【确认密码】对话框，进一步确定所输入的密码。（5）在对话框中再次输入相同的密码，然后单击【确定】按钮即可。（6）如果要取消或更改密码，只须重新进行以上操作，在【安全性】选项卡里将设置的密码删除或修改即可。6.工作簿之间进行切换（1）执行菜单栏中的【窗口】命令，在【窗口】菜单中列出了当前打开的所有工作簿的名称列表，名称前有一个对号，表明该工作簿当前正在编辑。（2）单击列表中其他的工作簿名称，则当前编辑的工作簿就切换成了该工作簿。 （3）如果想切换成其他的工作簿名称，只须重复以上操作。创建学生档案空文档并进行加密保存（1）在Excel中执行【文件】/【新建】命令，打开【新建工作簿】任务窗格。（2）单击窗格中【本机上的模板】选项，弹出【模板】对话框。（3）在【常用】选项卡中选取【工作簿】选项，单击【确定】按钮，创建一个新工作簿文档。（4）执行菜单栏中的【文件】/【另存为】命令，在打开的【另存为】对话框中设置文档的保存位置，文件名为学生档案.xls。（5）单击对话框上方的【工具】按钮，弹出一个下拉菜单。（6）执行【常规选项】命令，在弹出的【保存选项】对话框设置打开权限密码。（7）单击【确定】按钮，在弹出的【确定密码】对话框中重新输入密码，确认后返回到【另存为】对话框。（8）单击【另存为】对话框中的【保存】按钮，将文件保存到指定路径下。（9）执行菜单栏中的【文件】/【退出】命令，关闭文档并退出Excel应用程序。第二讲一、工作表的基本操作学习内容（1）掌握选择工作表的操作。（2）掌握添加和删除工作表的方法。（3）掌握在同一个工作簿和不同的工作簿之间移动和复制工作表的方法。（4）掌握重命名工作表的操作。（5）熟悉设置工作表默认个数的方法。1.选择工作表（1）依次单击工作簿底部的工作表标签，可选择相应的工作表，选中的当前的工作表标签底色显示为白色，其他工作表标签的底色则显示为灰色。（2）在任一工作表标签处单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中单击【选定全部工作表】命令，可将工作簿内的全部工作表选取。（3）单击第一张工作表的标签，再按住Ctrl键，单击其他工作表的标签，可选择两张或多张不相邻的工作表。（4）先选中第一张工作表的标签，再按住Shift键，单击最后一张工作表的标签。可选择两张或多张相邻的工作表。2.改变工作表的默认个数在打开一个工作簿时，系统默认的工作表为三个，如果有特别的需要，可以通过以下操作来改变工作表的默认个数。（1）执行菜单栏中的【工具】/【选项】命令，在弹出的【选项】对话框中选择【常规】选项卡。（2）在【新工作簿内的工作表数】微调框中设置默认新工作表的个数。（3）设置完成后，单击对话框中的【确定】按钮，退出【选项】对话框。 3.添加工作表（1）单击工作表标签，确定要添加工作表的位置。（2）执行菜单栏中的【插入】/【工作表】命令，即可在当前工作表前面插入一个新的工作表。除了在工作簿中添加单张工作表，还可以在工作表中同时添加多张工作表，但添加的工作表的个数不能超过现有的工作表个数。（1）按住键盘中的Ctrl键，依次单击工作表，确定插入的工作表的个数。插入多个工作表时，选取的工作表必须是连续的。（2）执行菜单栏中的【插入】/【工作表】命令，或者运用右键菜单插入工作表。4.删除工作表（1）将要删除的工作表标签选取，执行菜单栏中的【编辑】/【删除工作表】命令。（2）同时删除多个工作表操作同删除单个工作表相同。5.移动和复制工作表移动工作表是指改变工作表在工作簿中的位置，复制工作表是指复制原工作表，在工作簿中添加副本。在同一个工作簿中移动工作表单击要移动的工作表标签将其选取，光标指针上添加了一个页图形，同时，在该标签的左上角出现了黑三角。按住鼠标左键不放，将选取的工作表标签拖到适当的位置松开鼠标可移动所选的工作表。移动工作表至其他的工作簿（1）在要移动的工作表标签单击鼠标右键，弹出右键菜单。 （2）执行【移动或复制工作表】命令，打开【移动或复制工作表】对话框。（3）在【工作簿】下拉列表中选取目标工作簿；在【下列选定工作表之前】选项的列表框中选择移动工作表后的位置。（4）单击【确定】按钮，则选取的工作表被移到新的工作簿中。复制工作表的操作与移动工作表的操作相似，可以在一个工作簿中对工作表进行复制，也可以把工作表复制到另外的工作簿中。在同一个工作簿中复制工作表按住键盘中的Ctrl键，在要复制的工作表的标签处按住鼠标，光标指针上添加了一个页图形，在页中还多了一个+号，在该标签的左上角出现一个黑三角。按住鼠标左键不放，将选取的工作表标签拖到适当的位置松开鼠标，在释放鼠标后松开Ctrl键，工作表被复制到新的位置。复制工作表至其他的工作簿（1）在要复制的工作表标签单击鼠标右键，弹出右键菜单。（2）执行【移动或复制工作表】命令，打开【移动或复制工作表】对话框。（3）在【工作簿】下拉列表中选取目标工作簿；在【下列选定工作表之前】选项的列表框中选择复制后的工作表位置，勾选【建立副本】复选框。（4）单击【确定】按钮，则选取的工作表被复制到新的工作簿中。6.重命名工作表（1）选择需要重新命名的工作表标签。 （2）单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中执行【重命名】命令，选取的工作表标签底色将变为黑色。（3）在其中输入新的工作表名字，然后在工作表的任一位置单击鼠标。（4）在需要命名的工作表标签处双击鼠标，也可以为工作表进行命名。有的时候可能会出现无法命名工作表的现象，即工作簿中的工作表标签未被显示出来。此时可执行以下操作：（1）执行菜单中的【工具】/【选项】命令，打开【选项】对话框。（2）在对话框中选择【视图】选项卡，然后在选项卡中勾选【窗口选项】下的【工作表标签】复选框。（3）单击确定【按钮】，工作表中将显示工作表标签。在不同的工作簿之间移动工作表（1）首先打开两个不同的工作簿。（2）在Book1工作簿中，双击Sheet1工作表标签，重新命令为工作表。（3）执行菜单栏中的【窗口】/【与Book2并排比较】命令，Book1和Book2两个工作簿将并排显示在Excel窗口中，同时，窗口中还会出现【并排比较】工具栏。（4）在Book1工作簿中选择工作表标签，按住鼠标将其拖曳至Book2工作簿中，然后释放鼠标，工作表标签将会出现在Book2工作簿中。（5）单击【关闭并排比较】按钮返回Book1工作簿完成操作。二、单元格的操作学习内容（1）了解单元格的定义。（2）掌握单个单元格的选定方法。（3）掌握单元格区域的选定方法。1.确定单元格单元格是行和列的交叉点。在Excel中，行由数字表示，列用字母表示。Excel工作表中的每个单元格，根据数字行号和英文字母列号来确定每个单元格的名称。单元格的边框以黑色粗线标识，且其位置显示在名称框中，单元格就是活动单元格。单击其它的单元格，则其它的单元格就成为活动单元格。2.选择单元格用鼠标选取单元格是最常用、最便捷的方法，在单元格上单击一下鼠标就可以将其选取，选取的单元格即为活动单元格。工作表过大，数据过多时，可以应用菜单栏中的【定位】命令：（1）打开文件。（2）执行菜单栏中的【编辑】/【定位】命令，打开【定位】对话框。（3）在【引用位置】文本框中输入所选单元格的名称。（4）单击【确定】按钮，可选择单元格。3.选择单元格区域选择相邻的单元格区域（1）将光标置于想要选取的单元格区域的第一个单元格。（2）单击并按住鼠标拖曳至想要选取区域的最后一个单元格，释放鼠标，即可选取一片单元格区域。（3）选定的单元格区域显示为蓝灰色，而第一个选定的单元格则为白色。（4）单击单元格区域中第一个单元格，然后按住键盘中的Shift键，单击区域中的最后一个单元格，可将单元格区域选取。选择不相邻的单元格区域一个单元格区域可以是连续的单元格，也可以是由分开的几个单元格或单元格区域组成。在这种情况下选择单元格区域时，可以按住键盘中的Ctrl键，单击要选择的单元格或单元格区域，来选定几个不相连的单元格区域。选定单元格中的行与列（1）用鼠标在行标题或列标题上单击，可将整行或整列选取。（2）在行标题或列标题中拖曳鼠标，或先选定区域中的第一行或第一列，再按住键盘中的Shift键，单击区域中的最后一行或最后一列，可选择相邻的行或列。（3）选择区域中的第一行或第一列，然后按住键盘中的Ctrl 键，选中其他的行或列，可将不相邻的行或列选取。选定整张工作表将光标移至工作表的左上方的全选按钮处，单击该按钮，即可将整张工作表选取。敲击键盘中的Ctrl+A组合键，也可以选定整张工作表。应用【定位】命令选择单元格区域（1）执行菜单栏中的【编辑】/【定位】命令，打开【定位】对话框。（2）在【引用位置】文本框中输入单元格区域的选定范围。（3）单击【确定】按钮，则该区域的单元格被选取。三、数据的输入学习内容（1）掌握各种数据的输入方法。（2）掌握数据的自动填充功能。1.输入文本、数字、日期及时间输入文本在进行文本的输入时，首先敲击键盘中的Ctrl+Shift键，切换选择输入法，屏幕上会显示输入法状态栏。然后选定单元格，在其中输入文字，输入完毕敲击键盘中的Enter键、Tab键或单击另外的单元格即可，输入的文本将显示在编辑栏中。输入数字数字的输入则需要对单元格格式进行设置。通常情况下，Excel的默认单元格格式为常规格式，只能显示11位数字，如果输入的数字多于11位，则将用科学计数法显示该数字。要想使单元格中的数字全部显示出来，执行以下操作：（1）选定单元格（2）执行菜单栏中的【格式】/【单元格】命令，打开【单元格】对话框。（3）单击【数字】选项卡，选择【数值】选项。（4）单击【确定】按钮。输入日期和时间日期的显示格式既可以是默认的日期格式也可以是在输入日期之前应用于该单元格的格式。Excel把日期和时间也看作数字，在输入一个日期、时间之前或者输入之后，最好在【单元格格式】对话框中设置其单元格格式。如果单元格中包含的数字、日期和时间的长度比单元格宽，这时输入的数据就不会显示，在输入数据的位置显示错误值。要解决这个问题，则要增加单元格的列宽。同时在多个单元格中输入相同的数据按住键盘中的Ctrl键，选定需要输入数据的单元格。输入要填充的数据，然后敲击键盘中的Ctrl+Enter键，则其他的单元格自动填充上相同的数据。同时在多张工作表中输入相同的数据新建一个Excel工作簿，选定需要输入数据的多个工作表。在单元格中输入数据即可。在其他工作表中输入相同的数据（1）按住Ctrl键，单击Sheet1和Sheet2工作表标签选择工作表，敲击键盘中的Ctrl+A键，将Sheet1工作表中的内容全部选取。（2）执行菜单栏中的【编辑】/【填充】/【至同组工作表】命令，弹出【填充成组工作表】对话框。 （3）对话框中有三个选项，可以根据自己的需要进行选择。（4）单击【确定】按钮，则Sheet1工作表中的内容被复制到Sheet2工作表中。2.记忆输入Excel有记忆输入的功能，当在同一数据列中输入一个已经存在的单词或词组时，只需输入单词或词组的开头，Excel将自动填写其余的内容。如在B1单元格输入青岛科大四个字，然后选择B2单元格，继续输入文字青时，在其后面自动显示B1单元格中其它的文字，且输入的青字呈白色。如果不想使用Excel自动提供的字符，可以继续输入其它的文字，如果要删除自动提供的字符，敲击Delete键即可。3.连续填充填充相同数据（1）在B1单元格中输入文字海滨城市，然后将该单元格选取。在选定区域右下角有一个小黑方块。（2）将光标置于小黑方块上，则光标会变成一个黑十号。（3）按住鼠标左键向下拖曳，至适当位置释放鼠标，光标经过的单元格全部自动填充上了相同的文字。等差数列填充（1）在A1单元格输入数字1，然后在A2单元格输入数字2，将A1和A2单元格选取。（2）将光标置于填充柄处按住鼠标拖曳至A7单元格，则光标经过的单元格将被等差填充。还可以运用【序列】对话框来对单元格进行等差填充：（1）在A1单元格输入数字1，然后连续填充至A6单元格。（2）执行菜单栏中的【编辑】/【填充】/【序列】命令，弹出【序列】对话框。（3）在对话框中默认选择，单击【确定】按钮，所填充单元格中的数字变成了一个等差数列。等比数列填充等比数列的填充操作类同于等差数列填充。（1）连续填充A1-D1单元格。（2）执行菜单栏中的【编辑】/【填充】/【序列】命令，弹出【序列】对话框，在对话框中设定各选项。（3）单击【确定】按钮，则单元格中的数字将以等比数列显示。第三讲一、在学生档案空文档中输入内容（1）打开学生档案.xls空文档，会弹出【密码】对话框，提示输入密码。输入设置的密码，打开该文件。（2）选择一种汉字输入法，首先输入表头（3）单击选中A1单元格，输入二年级四班学生档案文字。（4）在A2-G2单元格中，输入编号、姓名、性别、出生日期、家庭住址、联系电话、备注文字。（5）单击A3单元格，在其中输入数字01，敲击Enter键进行确认。（6）重新选择A3单元格，单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中执行【设置单元格格式】命令。（7）在打开的【单元格格式】对话框中选择【自定义】选项，在右侧的【类型】列表框中选择显示类型。 （8）单击【确定】按钮，则A3单元格中的数字将显示为01。（9）将光标置于A3单元格的右下方，按住鼠标，连续填充至A22单元格。光标的右下角会出现 图标。单击该图标，弹出一个下拉菜单。（10）点选【以序列方式填充】选项，则A3-A22中的数据将以等差数列填充。（11）在姓名一栏和性别一栏分别输入学生的名字和性别。（12）在出生年月一栏将D3-D22单元格选取，敲击Ctrl+1键，打开【设置单元格格式】对话框格式，在【日期】选项中选择显示日期类型。（13）确认后，在D3单元格中输入1-16，则单元格自动显示为2006-1-16，运用同样的方法，输入其他同学的出生日期。（14）执行菜单栏中的【编辑】/【替换】命令，打开【查找和替换】对话框。在【查找内容】文本框中输入2005，在【替换为】文本框中输入1997。（15）单击【全部替换】按钮，会弹出Microsoft Excel提示框。单击【确定】按钮进行确认，关闭【查找和替换】对话框。（16）最后在家庭住址一栏和联系电话一栏中填充上相应的内容。二、建立学生成绩统计表（1）在学生档案工作簿中，再次建立学生成绩统计表工作表。（2）在学生档案.xls文档中，双击Sheet1工作表标签，将其重新命名为学生资料。（3）双击Sheet2工作表标签，将其命名为成绩统计。（4）在学生资料工作表中单击A1单元格，然后按住Shift键单击B22单元格，选择单元格区域。（5）执行菜单栏中的【编辑】/【填充】/【至同组工作表】命令，在弹出的【填充成组工作表】对话框中点选【全部】选项。（6）单击【确定】按钮，选取的内容被填充到成绩统计工作表中。（7）在C2-F2单元格中分别输入数学、语文、英语、合计文字。（8）按住Ctrl键，先将各科成绩为100分的单元格选取，输入100，敲击键盘中的Ctrl+Enter键进行确认，选取的单元格中同时输入了数字100。（9）运用同样的方法，将其他各科的成绩输入到单元格中。（10）输入完毕，将文件保存。三、单元格的编辑学习内容（1）掌握单元格的编辑方法。（2）掌握单元格数据的复制和移动。（3）掌握在工作表中查找和替换数据。1.撤消和恢复如果对上次的操作情况不满意或者不小心删除了不应该删除的数据，可以单击【常用】工具栏上的【撤消】按钮或执行菜单栏中的【编辑】/【撤消】命令，把操作撤消。若要一次撤消多项操作，可单击【撤消】按钮旁的向下黑箭头，在列表中选择，Excel将撤消所选操作及其之前的全部操作。【撤消】按钮右侧的【恢复】按钮，平时处于不可选状态，只有在经过撤消操作后，才会被置亮，此时如果想恢复所做的撤消操作，单击该按钮或执行菜单栏中的【编辑】/【恢复】命令即可。可以使用快捷键Ctrl+Z和Ctrl+Y，来实现撤消和恢复功能。2.编辑单元格数据当输入数据或者单击一个包含数据的单元格时，单元格的内容会显示在编辑栏中。需要编辑单元格中的内容时，可以双击单元格直接在单元格中进行编辑，也可以在编辑栏中输入新的数据来进行编辑。当在单元格中进行编辑时，如果只是选取单元格，然后输入信息，则新的内容会覆盖单元格中原先的内容，如果不想覆盖原先的内容，可双击单元格，直接在单元格中对数据进行编辑即可。在编辑状态下，敲击键盘中的、方向键，可在单元格或编辑栏中移动，敲击键盘中的Home键或End键，可以使光标跳到单元格数据的开始或末尾。敲击键盘中的Insert键，可以设置数据的插入或改写状态，敲击键盘中的Delete键或Backspace（有的键盘显示为键）可以删除数据或选取的内容等。如果在编辑的过程中想取消此次编辑，可用以下两种方法进行操作：（1）在编辑过程中没有敲击Enter键或单击编辑栏左侧的【输入】按钮进行确认，可按Esc键或单击编辑栏左侧的【取消】按钮。（2）如果对编辑的内容已经进行确认且没有进行保存操作，可单击【常用】工具栏中的【撤消】按钮，或执行菜单栏中的【编辑】/【撤消】命令进行撤消编辑操作。3.移动单元格数据运用鼠标移动单元格数据用鼠标移动单元格内容是最便捷的方式，但只适于在小范围内移动单元格内容：（1）单击要移动的单元格，将其选取。（2）将光标置于选定单元格边框的任意位置，光标将变为十字形状。（3）按住鼠标移动光标至工作表新的位置，然后释放鼠标，所选单元格内容就被移到新的目标单元格。运用命令移动单元格数据（1）选定要移动的单元格区域。（2）执行菜单栏中的【编辑】/【剪切】命令，或者单击【常用】工具栏中的【剪切】按钮，所选区域的边框将变成流动的虚线。（3）单击Sheet2工作表标签，使其成为当前工作表。（4）在Sheet2工作表中，单击全选按钮，然后执行菜单栏中的【编辑】/【粘贴】命令，或单击常用工具栏中的【粘贴】按钮，则所选表格被粘贴到Sheet2工作表中。在目标单元格中添加移动的数据如果想将单个单元格的数据添加到目标单元格中，则要执行以下操作：（1）敲击F2键，使单元格处于编辑状态。（2）选择单元格中的数据，敲击键盘中的Ctrl+X组合键，对其进行剪切。（3）双击目标单元格，使其也处于编辑状态。（4）移动光标至要添加数据的位置，敲击Ctrl+V组合键。在现有的单元格之间插入移动的数据（1）选取要移动的单元格，对其进行【剪切】操作。（2）将光标置于单元格要插入的位置，单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中执行【插入已剪切单元格】命令，将弹出【插入粘贴】对话框。（3）在对话框中点选【活动单元格右移】选项。（4）单击【确定】按钮，剪切的单元格被插入到单元格之间，原单元格的位置向右移动了一个单元格。4.复制单元格数据复制：执行菜单栏中的【编辑】/【复制】命令或敲击键盘中的Ctrl+C快捷键，将选定内容复制到剪贴板中。粘贴：执行菜单栏中的【编辑】/【粘贴】命令或敲击键盘中的Ctrl+V快捷键，将剪贴板中的内容粘贴到选定位置；如果在一个单元格区域多次进行复制，则只能粘贴最后一项。对单元格数据进行粘贴，粘贴的往往不仅是数据，还有可能包括公式、格式、背景颜色等特定内容，可通过执行菜单栏中的【编辑】/【选择性粘贴】命令来进行。使用【选择性粘贴】复制单元格数据（1）选择要复制数据的单元格，执行右键菜单中的【复制】命令。（2）选择目标单元格，执行菜单栏中的【编辑】/【选择性粘贴】命令，或者执行右键菜单中的【选择性粘贴】命令，打开【选择性粘贴】对话框。（3）在该对话中选择一种粘贴方式，进行确认即可。【选择性粘贴】对话框【全部】选项：点选该选项，将粘贴原有单元格中的所有内容。【公式】选项：点选该选项，粘贴的将仅仅是原有单元格中的公式。【数值】选项：点选该选项，粘贴的仅是原有单元格中的数值或公式计算出来的结果。【格式】选项：点选该选项，将只复制单元格的格式，如字体或填充颜色，而不复制单元格的内容。【批注】选项：点选该选项，将只粘贴原有单元格中的批注。 【有效性验证】选项：点选该选项，将只粘贴有效数据。【边框除外】选项：点选该选项，将粘贴除边框以外的其他所有内容。【列宽】选项：点选该选项，将仅仅粘贴列宽。【公式和数字格式】选项：点选该选项，将仅仅粘贴原单元格中的公式和数字格式。【值和数字格式】选项：点选该选项，将仅仅粘贴原单元格中的内容和数字格式。勾选【跳过空单元格】复选框，则在复制单元格数据时，将防止用复制的空白单元格替换数据单元格。单击【粘贴链接】按钮，则粘贴后的单元格将与源单元格中的数据产生链接关系，当源单元格中的数据发生变化时，则目标单元格中的数据也将发生变化。 Office 剪贴板剪贴板可以从任意数目的 Office 文档或其他程序中收集文字和图形项目，再将其粘贴到任意 Office 文档中。Office 剪贴板可与标准的【复制】和【粘贴】命令配合使用。只需将一个项目复制到Office 剪贴板中，即可将其添加到指定的内容中。5.查找和替换单元格内容查找文本和数字（1）选定需要搜索的单元格区域，如果要搜索整个工作表，单击任一单元格。 （2）执行菜单栏中的【编辑】查找命令，打开【查找和替换】对话框。 （3）在【查找内容】下拉列表框中，输入要搜索的文本或数字。在【查找内容】中可使用通配符。（4）单击【查找下一个】按钮，将逐项查找和查看工作表中的内容，查找到的单元格即成为活动单元格。（5）单击【查找全部】按钮，将查找文档中符合搜索条件的所有内容，同时对话框底部将列出搜索项的所有搜索到的结果。（6）单击【关闭】按钮，退出【查找和替换】对话框。在【查找和替换】对话框中，如果要为搜索指定格式，则单击【选项】按钮，弹出界面。单击界面中的【格式】按钮，将弹出【查找格式】对话框，在其中选择格式即可。在【范围】下拉列表中，可选择工作表或工作簿，来确定是在工作表中还是在整个工作簿中进行搜索。在【搜索】列表框中，选择是按行搜索还是按列搜索。在【查找范围】列表框中，指定是搜索单元格的值还是搜索其中所隐含的公式。【区分大小写】复选框，用于区分大小写字符。【单元格匹配】复选框，搜索与【查找内容】下拉列表框中指定的内容完全一致的字符。【区分全/半角】复选框，搜索和【查找内容】列表框中的内容全/半角保持一致的字符。在查找过程中若要中断搜索，敲击键盘中的Esc键即可。替换文本和数字（1）选择要搜索的单元格或单元格区域。（2）执行菜单栏中的【编辑】/【替换】命令，打开【查找和替换】对话框。（3）在【查找内容】下拉列表框中，输入要搜索的文本或数字，或从【查找内容】下拉框中选择最近使用过的搜索。 （4）在【替换为】下拉列表框中，输入替换字符，并在需要时输入特定格式。 （5）单击【查找下一个】按钮，则找到的字符将在单元格或单元格区域突出显示。 （6）单击【替换】按钮，将替换根据【查找内容】列表框中的条件选定的结果，然后自动查找下一结果。（7）单击【全部替换】按钮，将替换文档中所有符合搜索条件的内容。（8）单击【关闭】按钮，退出【查找和替换】对话框。第四讲一、添加批注批注是用户对单元格内容进行区分的注释。1.添加单元格批注（1）选取要添加批注的单元格。（2）执行菜单栏中的【插入】/【批注】命令，或者单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中执行【插入批注】命令，弹出黄色矩形框。（3）在黄色矩形框顶端会有一个添加者的姓名，不需要的情况下，可以象删除文本一样将其删除。（4）在黄色矩形框中输入内容，然后单击单元格其他位置即可完成批注的插入。（5）插入批注的单元格右上角会有一个小的红色三角形，当光标置于该单元格时，会自动显示批注内容。2.编辑单元格批注（1）将光标置于添加批注的单元格位置。（2）执行菜单栏中的【插入】/【编辑批注】命令，或者单击鼠标右键，在右键菜单中执行【编辑批注】命令，可显示批注编辑框。（3）在编辑框中对批注进行编辑，然后单击批注外任意位置即可。3.复制单元格批注（1）选取需要复制批注的源单元格。（2）执行菜单栏中的【编辑】/【复制】命令。（3）选定需要粘贴批注的目标单元格。（4）执行菜单栏中的【编辑】/【选择性粘贴】命令，弹出【选择性粘贴】对话框。（5）在对话框中点选【批注】选项。（6）单击【确定】按钮，则源单元格中的批注被复制到目标单元格中。4.隐藏或显示单元格批注默认情况下，批注是隐藏的。当将光标置于含有批注的单元格中时，会自动显示批注内容。如果想显示批注内容，则在含有批注的单元格处单击鼠标右键，在右键菜单中执行【显示/隐藏批注】命令即可。若想将批注再次隐藏，则再次执行右键菜单中的【隐藏批注】命令即可。若想在工作表中显示全部隐藏的批注，可执行菜单栏中的【视图】/【批注】命令，此时，工作表中将显示全部的单元格批注。5.删除单元格批注（1）敲击键盘中的Ctrl+G组合键，将弹出的【定位】对话框。（2）单击对话框中的按钮，在弹出的【定位条件】对话框中点选【批注】选项，如图4-24所示。（3）单击【定位条件】按钮退出【定位条件】对话框。（4）执行菜单栏中的【编辑】/【清除】/【批注】命令即可将工作表中的全部批注删除。6.设置批注格式除了可以在批注里添加文字说明以外，还可以更改批注的大小、字体、颜色、对齐方式等。（1）选择包含批注的单元格，执行右键菜单中的【编辑批注】或【显示/隐藏批注】，让批注内容在工作表中显示。（2）选中批注，执行菜单栏中的【格式】/【批注】命令，或者执行右键菜单中的【设置批注格式】命令，将弹出【设置批注格式】对话框。（3）在该对话框中，用户可以设置批注的字体、大小、颜色等。查找和替换文本（1）打开“学生档案.xls”文档。（2）单击“学生资料”工作标签，有几个学生的出生年月输入有误。（3）敲击键盘中的Ctrl+H快捷键，在打开的【查找和替换】对话框输入要查找和替换后的内容。（4）单击【查找下一个】按钮，则Excel会将自动搜索到数据所在的单元格变为活动单元格。 （5）单击【替换】按钮，则搜索到的数据将被替换，同时，Excel自动将搜索到的下一个数据所在的单元格显示为当然单元格。（6）单击【全部替换】按钮，则Excel会将剩余的需要替换的数据全部替换，并弹出提示框，提示已替换数据的个数。（7）单击【确定】按钮，返回【查找和替换】对话框。（8）单击对话框中的【关闭】按钮，即可完成替换文本的操作。上机实践给单元格添加批注（1）单击“成绩统计”工作标签，切换到“成绩统计”工作表中。（2）选择C5单元格，执行菜单栏中的【插入】/【批注】命令，在该单元格中插入批注。 （3）在批注中输入要说明的内容。（4）选择黄色编辑框，单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中执行【设置批注格式】命令。（5）在【设置批注格式】对话框中对批注进行编辑。（6）单击C5单元格，敲击键盘中的Ctrl+C键对其进行复制。（7）按住键盘中的Ctrl键，选择工作表中分数为100分的所有单元格。（8）单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中执行【选择性粘贴】命令。（9）在弹出的【选择性粘贴】对话框中点选【批注】选项。（10）单击【确定】按钮，则复制的批注被粘贴到所选单元格中。（11）单击工作表中的任一位置取消选择，然后将文件保存。二、工作表的编辑学习内容（1）掌握单元格、行及列的移动、插入和删除。（2）掌握改变行高和列宽的方法。（3）熟悉行和列的隐藏和显示。（4）熟悉视图的切换。（5）掌握窗口的拆分和冻结。（6）熟悉窗口重排和并排比较。（7）熟悉保护工作表及单元格区域的方法。1.移动单元格、行或列（1）单击行标题选定需要移动的行。（2）单击【常用】工具栏中的 【剪切】按钮，则所选行周围出现流动的虚线。 （3）选择移动后行所在位置的下方或右侧的行或列。 （4）执行菜单栏中的【插入】/【剪切单元格】命令或执行右键菜单中的【插入已剪切的单元格】命令，剪切的行被移动到新的位置。2.插入单元格、行或列插入行和列的方法非常简单，只须选择要插入的行或列，执行菜单栏中的【插入】/【行】或【插入】/【列】命令，即可在所选行的上部或所选列的左侧插入一个空行或空列。在选择了行或列以后，执行右键菜单中的【插入】命令，同样可以在工作表中插入一个空行或空列。插入单元格的具体操作：（1）确定新单元格要插入的位置。（2）执行菜单栏中的【插入】/【单元格】命令，或者执行右键菜单中的【插入】命令，将