公文写作_公文写作与处理教材4

公文写作与处理,山东济发物业管理有限公司,目录,CONTENTS,目录,公文改革的重大举措解读国家行政机关公文处理办法,公文是党政机关、社会团体、企事业单位在处理各种事务、沟通信息中形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（13种）,公文写作的五要素,格式包装主旨灵魂材料血肉结构骨骼语言细胞,编号：006,绝密一年特急,省人民政府文件,发20091号,关于的通知,：,。,附件：,省人民政府（印）二00九年月日,（此件发至级)主题词：,抄送：、。,一、公文的格式,眉首,行文部分,版记,局文件,发20091号,关于发放冬季职工取暖补贴的请示,：,。,局（印）二00九年月日,（联系人：，联系电话：)主题词：请示,抄送：、。,签发人：,眉首,行文部分,版记,上行文：,编号：006,中共省委文件,委发20091号,关于的决定,各地、市、县委：,。,附件：,中共省委（印）二00九年月日,（此件发至级)主题词：,抄送：、。,绝密,下行文：,一、公文的格式,眉首+主体+版记（一）眉首发文机关标识（套红）发文字号密级程度和期限紧急程度签发人份数序号（限于绝密、机密公文）,（二）主体,标题主送机关正文附件成文时间印章附注,（二）主体,1.公文的标题发文机关、事由、文种是公文标题的三个基本要素（1）完全性标题：沈阳市人民政府关于加强大型活动安全管理工作的通知（2）省略性标题：a.省略发文机关：关于购置专用电脑并配备外部宽带的请示b.省略事由：沈阳市人民政府公告（命令、公告、通告）c.以文种为题:(命令、公告、通告、会议纪要),发文机关,发文事由,文种,（二）主体,(3)拟制公文标题应注意的几个问题：A.事由不准确关于公汽公司欠交税金的请示B.语病公司关于申请增加超计划出口指标的请示关于表扬营业员同志的通报关于表扬营业员同志先进事迹的通报,（二）主体,C.标点的错用市人民政府关于发布关于加快城区住房制度改革的意见的通知市人民政府发布关于加快城区住房制度改革意见的通知县工商局关于发布“县农村集贸市场管理暂行办法”的通知县工商局关于发布县农村集贸市场管理暂行办法的通知除发布法律、法规、规章和书名类文件，文件标题一般不加书名号，一般也不加其他标点符号。使用标点的几种特殊情况：关于调整因公出国（境）审批管理职能的通知关于表彰创先争优活动模范处室、系部的决定关于加大“农转城”工作力度的通知,（二）主体,D.文种的错用a.关于提高粮食销售价格的通知b.关于解决水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的报告c.关于追加2008年度办公经费的请示d.关于进一步加强涉及农民负担收费管理的报告e.大学关于印发关于严格教学秩序的意见的通知大学关于严格教学秩序的意见,(决定),(请示),(函),(意见),（二）主体,2.关于主送机关：受理机关、执行机关上行文：一般是一个主送机关；不报送领导个人。下行文：常为两个或以上主送机关；有时直接使用泛称。一些公布、通告性公文可以不标主送机关。3.正文开头+主体+结尾开头：制发文件的原因、目的、依据。主体：阐述公文的具体事项。结尾：套语式，也可没有,(1)拟制公文正文应注意的主要问题：,a.正文引用公文问题“你行关于调整货币政策委员会及任免的请示（银发200013号）收悉”“引用公文应当先引标题，后引发文字号”b.结构层次序数标注不当一、（一）1.（1）全文只有两个层次时：全文只有一个层次时：,一、（一）,一、1.,一、,1.,（二）主体,4.关于附件：（1）在正文下空一行、左空2字标识“附件”，后标冒号和名称。（2）附件如有序号使用阿拉伯数码（如：附件：1）。（3）附件名称后不加标点符号。（4）附件应与公文正文一起装订。5.关于成文时间：（1）以领导人签发的时间为准。（2）成文时间一般表明生效时间，文中标有生效时间除外。（3）联合行文成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。（4）标法：用汉字将年、月、日标全；零写为“”，如“二OO三年九月十六日”（5）成文时间右空4个字。,（二）主体,6.关于印章：（1）除会议纪要外，法定性公文都应加盖印章。（2）印章一定要与发文机关一致。（3）单一机关制的公文在落款处往往不署发文机关名称，只标识成文时间，加盖印章。（4）联合行文印章有两种情况：两个印章；三个以上印章。,（三）版记,主题词+抄送机关+印发机关和日期主题词：经济整顿秩序决定抄送：党中央各部门，各计划单列市人民政府，中央军委办公厅，。全国人大常委会办公厅，。各民主党派中央。国务院办公厅秘书局2001年4月28日印发,（三）版记,1.关于主题词：类别+类属+文种例：国务院关于整顿和规范市场经济秩序的决定类别词：经济类属词：整顿秩序文种：决定主题词：经济整顿秩序决定,二、公文的主旨主旨的特点一是单一性，即是一文一事；二是直白性。三、公文的材料材料是主旨形成的依据材料是表现主旨的支柱材料是公文结构的砖石分类：从性质上分：事实材料、数据材料和理论材料从重要性上分：重要材料、次要材料和典型材料从来源上分：直接材料和间接材料,四、公文正文结构基本式三分式,开头:,陈述情况(事实)的开头提出问题-分析问题-解决问题,交代目的(主旨)的开头“为了”,阐发意义的开头阐发行文原由和目的,引叙来文的开头通常是简要引叙请示(请求)的事项,以说明就什么问题作出的批复和复函,表明批复和复函态度的开头批复中的同意或不同意的表态必须在开头部分就有相应的内容设置,说明行文依据的开头常用“根据”、“按照”、“遵照”等词语领起下文,说明行文的依据,四、公文正文结构基本式三分式,要求：政策性要求、原则性要求、具体性要求执行性要求,措施：规定性措施、控制性措施、制裁性措施,结尾,-要求或希望（号召与鼓励、执行要求、公文惯用语）,五、公文的语言,1.公文语言的表达方式：主要是叙述、议论和说明,议论,说明,叙述,叙述,4,把握通知的事项和要求,3,通知的写作,2,1,通知的定义,通知的特点,CONTENTS,目,录,录,二、通知,1.定义通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2.特点1）广泛性一是内容的广泛性，二是使用单位的广泛性，三是受文对象的广泛性2）使用频率高使用频率在13种公文中最高3）种类多按内容和作用划分,可分为执行性（指示性）通知、事务性通知、告知性通知、批转性通知、转发性通知、发布性通知、会议通知、任免通知等。13种公文中自身可分出种类最多。4）时效性一是时间期限,二是通知本身时效力的长短,3.通知的写作（执行性通知）上级机关对某一事项作出规定或对处理某一问题作出具体指示，要求下级机关执行时使用的通知。下行,标题完全性标题或省略发文机关的标题要标注主送机关,正文,行文依据制发通知的依据。即通知什么，为什么通知,事项工作任务（指导原则或思想）、具体措施和方法（提出执行要求）。一般采用分条列项结构方式,一、指导思想二、实施办法：招生计划、填报志愿、录取、照顾录取办法、收费标准三、工作要求,执行要求贯彻执行通知事项的希望和要求（可列入“事项”中）,3.通知的写作（事务性通知）用来安排日常具体事务的通知。或者要求下级机关办理有关事项，或者要求有关单位协助具体执行。,标题完全性标题或省略发文机关的标题要标注主送机关,正文,原由阐明发文的依据和原因（事务性通知的内容为日常事务性工作，原由不必做过多的解释）,事项工作安排的具体内容，包括工作的程序、日程、要求等一般采用分条列项的结构方式,结语以习惯用语“特此通知”做结语也可省略,关于进一步做好“市长信箱”来信办理工作的通知国务院办公厅关于中华人民共和国信托法公布实施后有关问题的通知,3.通知的写作（会议通知）会议通知专门用于为召开会议告知有关单位或人员。,标题以省略发文机关的标题为主,要标注主送机关：根据会议内容确定,正文（要素化）,缘由召开会议的依据、目的、会议主要内容、会议的组织单位、中心议题、会议名称、召开会议的时间、地点等,事项会议具体内容，包括会议名称、中心议题，会议召开、报到的时间，会期，地点，参加人员，注意事项等必备的要素,一、出席会议人员二、会议时间、地点三、其他事项,为贯彻，传达，部署，决定，于月日在（地点）召开会议。现将有关事项（事宜）通知如下：,关于召开2008年上半年生产会议的通知关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知,4.如何把握通知的事项和要求,从概念内涵上把握事项从概念上讲是事情的项目。通知的事项是指布置某项任务所涉及到的工作项目。从写作内容上把握事项是上级要求下级应该周知的事情，或者应该执行的工作，是指开展工作的方法、步骤、措施、计划、安排等具体过程。而要求是指上级针对工作过程中的主要问题、共性问题、预计将会发生的问题、重点环节等，提醒下级注意，或者提出希望。从写作要求上把握事项是告知有关单位做什么、怎么做，写作时应该相对具体一些，因为事项具有较强的可操作性。从写作方式上把握事项一般较多地采用叙述的方式，要求部分多用说明或议论的方式，目的是提高大家的思想觉悟，以引起重视。,报告的定义,报告的分类,报告写作的基本格式,1,2,3,报告,目录,三、报告,1.报告的定义报告是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问时所使用的一种陈述性公文。2.报告的分类A、按报告的内容分B、按内容涉及的范围分C、根据报告的目的分,（1）工作报告（2）情况报告（3）答复报告（4）报送报告（5）调查报告,（1）呈报类报告：（2）呈转类报告：,（1）综合报告（2）专题报告,呈转性报告主要用于职能部门针对工作中存在的问题提出意见或建议，请求领导机关批转。如农牧渔业部向国务院建议要求各地加强农业技术培训工作，写出了关于迅速加强农业技术培训工作的报告，提出四条建议，末尾用呈转报告用语“以上报告如无不妥，请批转各地执行”。,呈送性报告，使用的范围较小，主要用于汇报工作、反映情况、总结推广经验、答复上级机关或上级领导同志的询问、报送材料物品等。关于报送2006年工作总结和2007年工作要点的报告XX管理局：现将我处2006年工作总结和2007年工作要点报上，请审阅。XX处2006年X月X日（公章）,3.报告写作的基本格式,分为首部、正文、落款三部分。A、首部，包括标题和主送机关。（1）标题.可以由发文机关+事由+文种构成。如：市商业局关于百货大楼重大火灾事故的报告.可以由事由+文种构成。如：关于我县供用电情况的调查报告,3.报告写作的基本格式,（2）主送机关主送机关公文主要受理和承办的机关。报告的主送机关一般是一个，顶格书写上受文件单位全称。B、正文包括三部分内容：开头部分、中间部分、结尾部分。（1）开头（缘由）交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。,为保障电力系统稳定运行和电力有序、可靠供应，满足经济社会发展和人民生活用电需求，维护电力消费者合法权益，促进供电企业不断增强供电能力，提高供电质量，提升供电服务水平，规范供电市场行为，按照关于开展2010年供电检查的通知要求，2010年6月至7月，在供电企业开展自查自纠工作基础上，电力监管机构对部分供电企业进行了现场检查。现将有关情况报告如下：,目的,依据,（文种启语）,如果是答复报告，则开头先说明收到上级机关什么文件，答复上级机关什么问题，承办上级机关什么事项而做此报告。这部分经常引述上级来件的时间、标题、字号等。如：“总公司于年月日来函询问一事的处理情况，现将处理结果报告如下”。再如：前接政发2004106号函，询问我县水质污染原因及治理问题，现将有关情况报告如下：,（2）报告事项将工作的主要情况、措施与结果，成效与存在的问题等分段加以表述。工作报告一般以“成绩、做法、经验、体会、打算、安排”为主。情况报告一般以“情况原因教训措施”的结构来写。答复报告一般写答复的意见或处理结果。（3）结束语工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”、“请审阅”、“以上报告，请审查”；答复报告多用“专此报告”。,C、结尾部分（1）成文时间（2）印章4.报告规则（1）报告中不得夹带请示事项（2）一般不得越级报告,【例文1】关于张同志职称评定问题的答复报告(介词）（事由）（文种）市人民政府办公室：（主送机关）接市办5月20日查询我单位张同志有关职称评定情况的通知后，我们立即进行了调查。现将有关情况报告如下：（根据式开头、文种启语）同志是我集团公司二分厂工程师。该同志.该同志认为这是刁难，因而向市政府提出了申诉。接到市政府办公厅查询通知后，我们专程派人去工程学院查核有关材料，得到工学院的支持，正式出具了该同志的学历证明。现在，我集团公司职称评委会已为同志专门补办了有关评定高级工程师的推荐手续，并向该同志说明了情况。对此，他本人已表示满意。特此报告。集团公司二五年五月三十日,请示的特点,请示的分类,请示的写作,1,2,3,请示,目录,1.请示的特点,目的性,-行文目的:请求给予指示、批准,单一性,-行文讲究一文一事，只写一个主送机关,时效性,-写作的目的是为了解决问题，只有及时行文，才可能使问题得到及时解决,请示适用于向上级机关请求指示、批准。,四、请示,2.请示的种类,请求批示性请示：,1.对某些规章制度中的个别条文不理解，需要上级进一步明确2.工作中遇到新问题、新情况，无章可循,请求批准性请示：,1.单位、部门出现了新问题，虽然已有处理意见，但这些处理意见需要上级机关批准2.按规定必须经过上级机关批准的事项3.工作中遇到困难，如资金短缺，人力、物力不足等，需要上级帮助解决,请示批转性请示：,下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法，需各有关方面协同办理，但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理，需上级机关审定后批转执行，这样的请示就属此类。,请示与报告的不同之处：(1)行文目的上。请示重在呈请，报告重在呈报。(2)行文时间上。请示事前行文，报告事后或者工作过程中行文。(3)主送机关数量上。请示一个主送机关，报告可多个主送机关。(4)受文机关处理上。请示须及时批复，报告多属阅件。(5)写作侧重点上。虽然都要陈述，请示重点是请示事项，而不是叙述请示原因，报告的重点在叙述、汇报工作情况，,3.请示的写作,标题一般由发文机关名称、发文事由加文种三要素构成。主送机关-只能标注一个主送机关,正文,结语-以习惯用语提出肯定性要求，“妥否，请指示”、“特此请示，请审批”、“以上请示，请予批准”,关于公汽公司欠交税金的请示县政府：我局所属企业公共汽车公司，从1995年6月至2001年末，累计欠交各种税金84万元。其中：营业税47.5万元，城建税10.7万元，房产税12.8万元，土地税7万元，河道税1万元，教育费附加2万元，车船税、印花税、地方教育税各1万元。汽车公司从1996年开始，尽管做了多方面的努力，但由于公用企业的性质所决定（必须考虑社会效益，同时客票价格由物价部门控制），加之企业转制前遗留的债务和人员两大包袱过重，剔除财政补贴后，每年仍亏损50多万元，至2001年末，已累计亏损612万元。多年来，税务机关考虑到公司企业的性质和企业资金困难状况，已给予了多方面的照顾，所提税金一直挂帐未处理。但由于近期税收任务紧迫，已多次催缴，如不缴纳，将查封公司所有帐户和扣缴财政补贴，企业正常运转将受到影响，恳请政府必须帮助解决。妥否，请批复2002年6月10日,例文分析：,关于解决公汽公司欠交税金的请示县政府：我局所属企业公共汽车公司，从1995年6月至2001年末，累计欠交各种税金84万元。该公司尽管做了多方面的努力，但由于共用企业必须考虑社会效益，加之企业转制前遗留问题，剔除财政补贴，每年仍亏损50多万元。至2001年末，已累计亏损612万元，无力偿还所欠税金。税务部门已多次催缴，如再不缴纳，公司将被查封所有帐户和扣缴财政补贴，企业正常运转将受到影响。鉴于上述情况，我们恳请政府帮助解决以下问题：妥否，请批复。（联系人：联系电话：）二00二年六月十日,4,批复的写作,3,分类,2,1,定义,特点,CONTENTS,批,录,复,五.批复,1.批复的含义批复是用于答复下级机关请示的事项的公文，是一种被动答复的下行公文。2.批复的特点行文的被动性意见的权威性答复的针对性态度的明确性3.批复的分类审批法规的批复阐述政策的批复审批事项的批复,关于召开分公司工作经验交流会的批复,风华广州总公司：关于在广州总公司召开工作经验交流会的请示（风穗200723号）请示收悉，现批复如下：一、同意今年9月中旬在广州总公司召开分公司工作经验交流会。二、会议规模缩小为50人。三、会期2天，会址另定。四、会议所需经费请按节约开支的原则，编制预算报总公司审核。此复风华全国总公司二七年六月八日,4.批复的写作,10,3、签署批复人或单位+大写日期,4.批复的写作,1.标题有基本式、省略式和附加式三种写法：（1）基本式：是我们平常讲的发文机关、事由、文种。但是与其他文种的标题在“事由”上相同的是，批复标题中的事由往往是原件标题：佛山市人民政府关于请求市领导裁决河滨路2号住宅楼产权争议的请示的批复如果原件标题太长，应该对原件标题做必要的省略：国务院关于广东省深化改革扩大开发加快经济发展请示的批复,4.批复的写作,（2）省略式：是省略发文机关（不能省略事由和文种所有的公文标题都不能省文种，有的文种可以省事由，如通知、通告等；有的却不能省去事由，如请示、报告、批复便是），由事由和文种构成。（3）附加式：是上面讲过的其他文种所没有的，即在基本式的基础上加上行文对象收文单位：给广东省人民政府办公厅并转福建省人民政府办公厅的批复这份公文是给广东省人民政府办公厅，同时转福建省人民政府办公厅的。主送广东省人民政府办公厅，转送（抄送）给福建省人民政府办公厅，这两个单位是行文对象收文机关。这种写法包含的内容多，往往标题过长，比较少用。,4.批复的写作,2.正文主要由引语、事项和结语构成。（1）引语首先引述来文（请示）的标题，加上发文字号，借以说明批复的原由为什么要发这份批复因为你们请示。有一份批复的引语是：贵局江劳发200632号请示收悉（2）批复的事项a.针对请示提出的问题，给予明确具体的答复。如果完全同意，就写上肯定的意见。一般来说，为了不与请示内容脱节，先叙述请示的大致内容，再做出你的意见.b.如果不同意，在做出否定意见之后，写明不同意的理由。让下级单位信服，有时得由下级单位去做群众的工作。在写批复意见之前，一般都有一句起句现批复如下。3.结语以“此复”、“特此批复”、“专此批复”,批复,人文学院党委：二00四年四月四日你院的请示中所提出的增补人文学院党委委员的事我们已经收到。经校党委七名常委在4月10日的常委会上反复讨论决定，并举手表决，最终一致通过。现将决定告之你们，我们原则上同意你们上报的两名同志为你院党委委员。此决定。中共XX大学委员会（印）二00五年四月三十日,中共XX大学委员会关于增补人文学院党委委员的批复,你院关于增补XXX、XXX两同志为党委委员的请示收悉。经校党委常委会研究，同意增补XXX、XXX另同志为人文学院党委委员。,此复,课堂练习,4,函的写作,3,函的种类,2,1,函的定义,函的特点,CONTENTS,目,录,录,六、函,1.函的定义函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。2.函的特点商洽性用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题时，其商洽、沟通作用十分明显，充分显示着平行文种的特殊作用。多向性函的主要行文方向是平行，同时，还可以上行或下行。广泛性由于函的灵活简便、行文多向的特点，其职能范围也比较广泛，除平行外，上级机关向下级机关询问某些具体事项，下级对上级的某些信息通报等，均可用函。,3.函的种类商洽函平行机关和不相隶属机关之间商洽、沟通、协调时使用的函。如人事调转、洽谈业务、参观学习、请求帮助支援等。请求函请求批准审批事项时使用的函。答复函回复询问问题、请求事项所做答复和解释时使用的函。注意：下级机关在答复上级机关的询问时，要用上行的“答复报告”，不能用“答复函”。询问函不相隶属机关之间询问、了解有关情况时使用的函。,4.函的写作,标题完全性或省略发文机关的标题,函的指向明确，一律标注主送机关,正文,写明商洽的原因、目的和商洽事项即可商洽函,与请求帮助性请示正文结构相似，只是语气上更注重商洽性。结语采用“请审查批准”、“请复函”等习惯用语请求函,4.函的写作（答复函）,正文,答复依据引用来文标题、文号，一般应简要复述对方询问事项或提出的要求。,答复事项针对对方来文的要求予以具体答复。应具体说明答复的态度，答复事项的意义，有时还包括实施的意见等。,结语多用“特此批复”、“特此函复”等习惯用语。,4.函的写作（询问函）,正文,为什么询问，包括询问的原因和目的询问的具体事项写明回复要求，如“请复函”等,Part1,会议纪要的定义,Part2,会议纪要的特点,Part3,会议纪要的种类,Part4,会议纪要的写作,CONTENTS,目录,七、会议纪要,1.会议纪要的定义会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。2.会议纪要的特点纪实性会议纪要是根据会议的中心议题、会议记录、会议活动情况等会议材料整理出来的，是会议情况、讨论和决定的问题的如实反映。概括性会议纪要要真实、客观地反映会议情况，但不同于会议记录，不是有闻必录，不能记流水帐。指导性会议纪要所记载、传达的会议情况和议定事项，是与会者一致同意的看法和意见，又是具有重要意义的问题，集中反映了会议的精神实质。它可以作为原则与具体意见，要求与会单位进行传达贯彻，具有直接指导意义。,七、会议纪要,3.会议纪要的种类议决性会议纪要主要反映与会者就会议主要议题，在统一认识的基础上所形成的决定、决议。主要用于行政会议和工作会议。综合性会议纪要侧重于全面概述会议基本情况，包括会议的议题、讨论情况、讨论结果等。主要用于座谈会、研讨会。4.会议纪要的写作标题会议名称+纪要有的会议纪要行文目的是为了反映会议做出的决定、决议，因此要在标题下括