会议管理_会议筹备阶段的会务操作概述

第三章会议筹备阶段的会务操作,第一节拟定会议计划第二节拟定会议议程、日程与程序第三节制发会议通知第四节准备会议材料第五节制发会议证件第六节布置会场,本章要点与要求,(一)本章要点拟定会议计划拟定会议议程、日程与程序制发会议通知准备会议材料制作会议证件布置会场,(二)本章要求了解会议计划的制作掌握制定会议议程、日程与程序掌握会议通知的基本写法能够给领导写发言稿了解会议证件的种类与基本制作方法能够熟练布置中小型会议的会场,第一节拟定会议计划,一、制订会议计划的意义“凡事预则立，不预则废”，虽然会议有多种类型，但任何一个会议都需有相应的计划，秘书在做会议的筹备工作时，首先要根据召开会议的基本情况，拟定详细的会议计划。,二、会议计划的主要内容,（一）拟定会议的基本要素，如名称、议题、时间、地点、参与人员等。（二）成立会务工作机构，如有必要可对工作人员进行分组。（三）制订会议预算,（一）成立会务工作机构,会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。,（二）制订会议预算,1会议经费的的构成（1）交通费用（2）会议室费用（3）住宿费用（4）餐饮费用（5）旅游费用（6）设备视听费用（7）宴请及演出费用（8）培训费或讲演费（9）预计外支出,2会议经费预算的原则,（1）科学合理（2）总量控制（3）确保重点（4）精打细算（5）留有余地,3会议经费的筹措途径,（1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人费用（4）社会赞助（5）转让无形资产使用权,案例分析,1.引入案例：“汇丰冠军杯高尔夫赛”上海新闻发布会2.课堂练习示例：（1）2005年度全国热作信息工作会议预算（2）政协嘉兴市第五届委员会第三次会议秘书处各组工作职责,第二节拟定会议议程、日程、程序,一、会议议程二、会议日程三、会议程序四、会议议程、日程和程序的联系与区别,一、会议议程,会议议程是会议主要活动的安排顺序，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议题的主次、轻重、先后。,二、会议日程,会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。日程是表明会议发展的进程，同时也是对完成各项议程需要时间的预测和必要的限制，以提高会议的效率。,会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。会议程序可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。,三、会议程序,会议议程、日程和程序的关系,会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先后顺序的安排。它们之间的区别在于：会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了；会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程；会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤，是会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定一份会议议程即可。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。,案例分析,1.引入案例：2005年福建省旅游工作会议议程2.课堂练习示例：（1）美国某公司董事会会议议程（2）2005中国营销领袖年会会议议程（3）大学“终身教授奖”颁奖大会程序,第三节制发会议通知,一、会议通知的概念会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。制发会议通知是会前准备的重要环节。二、会议通知的内容包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。,1按通知的形式可分为：口头通知和书面通知2按通知的性质可分成：预备性通知和正式通知3按通知的名称分为：会议通知、邀请信(函、书)、请柬、海报、公告等,三、会议通知的种类与方式,四、会议通知的内容,1标题。第一种，主办机关名称十会议名称十“通知”。第二种，只写“会议通知”或“通知”。2通知对象。通知对象可以是单位或个人。3正文。包括（1）会议的目的；（2）名称和主题；（3）会议的时间；（4）会议的地点，必要时画出交通简图，标明地理方位及抵达的公交线路，以方便与会者；（5）参加对象；（6）其他事项。4落款与日期。写明主办单位的全称，并注明发出通知的日期。,五、会议通知的发出,（1）要恰当把握发送时间，应让与会者在接到通知后，能够从容做好赴会准备，并能准时到达会议场所为宜。（2）如需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。（3）重要会议的通知发出以后，还要及时用电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴会。,案例分析,1.引入案例：尴尬的总经理秘书2.课堂练习示例：（1）中国信息经济学会2005年会议通知（2）山东鲁西化工股份有限公司关于召开2006年第一次临时股东大会的通知（3）备忘录式会议通知、请柬式会议通知、张贴式会议通知,第四节准备会议材料,一、会前需准备的会议材料种类（1）会议的指导文件如上级下发的政策性和工作部署性文件、上级指示文书、本次开会起因文书等。（2）会议的主题文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。（3）会议程序文件。包括议程文书、日程安排、选举程序、表决程序等。（4）会议参考文件。如统计报表、技术资料、与会代表来信和各类来访等的书面材料。（5）会议管理文件。包括会议通知、开会须知、议事规则、证件、保密制度、作息时间、生活管理等。,二、准备会议物品和设施,1.常用文具。如笔、墨、纸、簿册等常用文具。2.印刷设备。如打字机、打印机、扫描仪、复印机等等。3.会场基本设施。如桌椅、照明电器、通风机、卫生用具、安全通道、消防设施等等。4.会场装饰用品。如花卉、旗帜、会标、会徽、画像、标语口号。5.视听器材。如麦克风、幻灯机、投影仪、黑(白)板、电子书写板、摄像机、录音机、磁带、软盘、光盘、同声翻译系统等等。,三、准备领导发言稿,1开幕词开幕词是各级党政机关、社会团体、企事业单位在会议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。开幕词的内容包括以下几个方面：标题：会议名称加“开幕词”，或只写“开幕词”。日期：用圆括号标于标题正下方。称谓：“女士们，先生们”、“同志们”、“各位来宾”等。正文：宣布会议开幕，简述会议的背景、目的、主要任务等；提出对与会者的希望与要求；最后是祝词。,2祝酒词祝酒词是在重大庆典、友好往来的宴会上发表的讲话。祝酒词的写法开头部分或表欢迎、问候或表感谢。主体部分根据宴请的对象、宴会的性质，简略地表述主人必要的想法、观点、立场和意见，既可以追述已经获得的成绩，也可以畅叙友情发展的历史，还可以展望未来。结尾可用“让我们为干杯”或以“为了让我们干杯”表达礼节性的祝愿。,3讲话稿讲话稿是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表现领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补充报告。讲话稿的写法，就内容来讲，应注意以下几点：肯定会议的重要性；评价过去的工作；点出当前值得注意的问题；指明今后的方向和目标；评价会议中心议题；提出原则性的意见，向大会提出希望。就形式来讲应分标题、正文、结尾三部分。,4闭幕词：闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议所作的总结性讲话。一般来说，闭幕词主要包括以下内容：对会议完成任务的概括对会议的评价对服务部门与人员的感谢,会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。会议报告的内容主要包括：（1）标题：可采用正、副标题的形式(正标题概括报告的中心内容，副标题标出会议名称，作者名称置于其下)；或写为“在工作会议上所做的报告”。（2）成文日期：用圆括号标于标题之下(如作者单列，则标于作者之下)。（3）称谓：“各位代表”、“同志们”等。（4）正文：阐述会议的性质、任务、意义；总结过去的工作，提出当前及今后的任务与方法措施，以及提请会议讨论的问题并附自己的初步意见；通常以发出号召结束全文。,四、起草会议报告、决议草案,五、准备会议材料的要求,1秘书草拟会议所需要的文件目录，向领导确认后，开始准备。2认真校对会议文件3按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件”等字样。将所有的资料统一放在文件袋中，发放给与会人员。分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。4分发重要文件一般要编号、登记。5一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。,案例分析,1.引入案例：秘书李婷的困惑2.课堂练习示例：（1）天瑞公司杂乱的会议资料（2）在中国国际展览会开幕式上的讲话（3）祝酒词（4）市人大会议闭幕词,第五节制发会议证件,一、会议证件的概念,会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。一般来说，制发证件只限于大型会议或重要会议，而通常的小型会议，不必制发证件。,二、会议证件的作用,（1）表明会议期间各种人员的身份，便于接待和会场的管理。（2）便于代表之间的相互辨认和联系、交流。（3）凭证出入会场，保证会议安全。（4）便于统计出席人数。（5）给与会者留作纪念。,会议证件是会议举行期间供与会人员与工作人员以及其他相关人员佩戴使用的证件。包括出席证、列席证、旁听证、来宾证（或嘉宾证）、记者证、工作证、随从证、保安证、配偶证、签到证等。,三、会议证件的种类,1会议名称，必须写全称2会徽3姓名4照片5证件种类6组别或代表团名称7证件编号8会议日期,四、会议证件上的内容,1佩戴在与会者身上的证件2台签式的姓名卡片（“桌签”）3坐签式的姓名卡片（“坐签”）,五、证件的样式与制作,六、证件设计注意事项,内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份。重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。为了便于辨认会场内各种人员的身份，同一会议的不同证件应当用不同的颜色和字体相区别。姓名卡片的大小式样应注意经济适用美观大方。姓名卡片在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。例如，庆祝会、代表大会的代表证可以采用红色衬底，以体现喜庆的气氛，学术性会议可以采用蓝色衬底。涉外会议证件可用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。,第六节会场布置,一、会场布置的意义,会场布置是否合理，对于会议的成功与否具有很大的影响。会场的地点和大小是否合适，设施是否齐全，会场的布局是否合理，会场营造的气氛是否与会议主题内容一致，对会议效果会产生直接的影响。所以，组织会议的秘书人员必须重视会场的布置。,二、会场布置的内容,1.会场布置的形式：相对式、全围式、半围式、分散式2.安排会议座次：横排法、竖排法、左右排列法3.布置环境：色调、灯光、花卉、旗帜、标语、气味等。4.布置主席台：主席台座位、讲台、话筒、休息室、主席台背景（会标、会徽等）,三、会场布置的形式,1相对式主席台和代表席采取上下面对面的形式。从而突出了主席台的地位。整个会场气氛显得比较严肃和庄重。2全围式会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起。这种布置形式容易形成融洽与合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神，3半围式在主席台的正面和两侧安排代表席，形成半围的形状，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛。4分散式将会场分成若干个中心，每个中心设一桌席，这种座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用。同时，又给与会者提供了多个谈话、交流的中心，使会议气氛更为轻松、和谐。,1.横排法，把每个代表团、小组、单位的座席从前向后排成纵向一列，按组别顺序以代表座席的朝向为准，从左至右横向依次排列座次。2.竖排法，按照既定的次序把对参会的每个代表团、小组、单位的座席排成横向的一行，再按团顺序从前向后依次纵向排列。3.左右排列法，这种排列方法的要领是，把每个参会的代表团、小组、单位的座席安排成纵向的列，再以会场的中心为基点，将顺序在前的排在中间位置，然后先左后右，一左一右向两侧横向交错扩展排列座次。,四、会议座位安排技巧,（1）在主席台或会议桌上摆放名签（2）在与会人员出席证上注明座次(某排某号)（3）印制座次图表,五、座次标识方法,六、环境布置,1主席台的装饰2会场内的装饰：3.会场周边的装饰4色调的选择5花卉的布置6会场的气味效应,七、主席台布置技巧,