会议管理_会议策划课件

会议策划,海潮公司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄嘉正在会务组值班室值班，这时进来一位西装革履的先生，声称要找一位鉴定专家有事，黄嘉便让他自己到会场去找，这时，一个工作人员匆匆跑来，告诉她会议的电源插口有了问题，让她快找公司的电工师傅，黄嘉说：“今天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表，快下午5：00了，估计不会再有什么事，便离开了公司。,案例分析,讨论,从会议管理的角度来看，此案例中最主要的问题是什么？如何才能避免这种情况的出现？,案例分析,会议地点到底在哪？,A公司原定于12月25日上午在某礼堂召开表彰大会，发了请柬，邀请有关部门领导光临，在请柬上把时间、地点都写得一清二楚。开会当天，有好几位领导提前到会，却看到会标不对头，写的是B公司的报告会，经问礼堂负责人才知道，A公司的表彰会改地点了。这几位领导感到莫名其妙，立即与A公司的领导联系，对方回答说，因他们工作粗心，在发请柬之前，没有与该礼堂负责人联系过租用之事。等到开会的前一天再联系时，礼堂已经租给别的单位，结果只能临时改在C会场，单由于邀请单位过多，时间又急，来不及一一通知，只好请大家原谅，立即到C会场来参加会议。这几位领导听了非常不快，纷纷批评A公司管理混乱。,问题,1、如果你是A公司的秘书，在会议召开之前你会做些什么？2、A公司在会议策划方面犯了哪些错误？,会议策划,出色的会议策划是圆满举办会议的前提。完整的会议计划，是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的周全计划。只有通过专业策划和充分准备的会议才能取得预期效果。,会议策划的前期工作,收集信息会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此，第一个重要的步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。,会议策划的前期工作,确定会议的策划者在一家公司里，参与会议筹划的人可能很多，只不过有人是专门负责此项工作，有的兼任此职。公司如果举行具有重大意义的大型会议时，可能会请专业的会议策划公司来进行策划。会议策划者尽量选择精干而富有经验的人员担当。,会议策划者的主要任务,1、制定计划2、制定会议议程3、了解可供使用的场所和设施情况4、选择或提议合适的场所5、安排交通事宜6、协调会务工作人员的活动7、招收、培训会务人员和广告人员8、制定可行预算或按既定预算安排有关工作,会议策划者的主要任务,9、确定各项工作的时间安排10、视察选定的场所和设施11、与各有关方面进行接洽12、确定印刷公司13、安排食品、饮料有关事宜14、同会议发言人和各位贵宾进行联系15、其他,例1北京利民公司定于2010年3月2日在北京召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近百人参加。会务工作由办公室负责，办公室主任将会议的策划工作交给了秘书李华负责。李华毕业于某名牌大学，自认为这个工作太简单，所以一直到2月10日才开始会务的筹备工作，恰好公司最近事情很多，她只好草草策划了事。到了接站报到那天，由于春节后客流量较大，她又缺少一定的经验，致使部分与会者没能找到接站处，费了很大周折才找到报到地点。在会议进行过程中，也出现了会场座位不够等问题，损害了企业的良好形象，受到了领导的批评。而李华对会议的策划也有了进一步的认识。,实用范例,例2李华是一家国有企业新进的秘书，这天，她正在制作“下周会议室安排”，下个星期三上午有两个会议同时召开，一个是党政联席会议，另一个是离退休人员迎新年座谈会。按照往常做法，党政干部开会一般都要安排在楼上那个比较高档、设施齐全的会议室，于是，小李秘书不假思索地将党政联席会议安排在楼上的那个会议室，将离退休人员迎新年座谈会放在楼下那个普通的会议室，然后小李将此份安排表交给办公室的贾主任审阅。贾主任看了以后，将两个会议的会议室对调了一下。小李秘书看着贾主任画红线的安排表，心里想：我要学习的地方还真不少！,实用范例,案例,X月X日，是鸿高公司新研发产品发布的日子，他们特意组织了一场新产品发布会。可在方宏董事长的脸上却难见笑脸，不怪他不高兴，会议预定在9点30开始，现在都9点20了，到场的与会者还是寥寥无几。是邀请的客人不肯赏光，还是某一接待环节出了纰漏？一问来宾，原来是请柬上将公司所在位置标错了，在距离公司500米之内的路旁只设置了3个不起眼的路牌，要是不放慢车速还真看不到。,问题,1、如果你是鸿高公司的秘书，确定会议地点之后，还应做些什么？2、在策划会议地点时，要注意哪些方面？,会议策划的主要内容,会议策划有诸多内容，可以归纳为“五个W，一个H、B、O”。要使会议成功，就必须使这些因素互相协调，彼此照应。,会议策划的主要内容,1、“Why”：即“为什么”开会，会议目标是什么。只有确定了目标，才可以确定哪些人参加会议，相应地才可以确定会议的地点、会议的议程和会议预算等。,为推动我国调味品产业的科技进步，加快调味品企业的技术改造，活跃调味品行业的学术交流，探索和研究我国调味品生产技术前沿和热点问题，中国调味品协会秘书处研究决定，在举办2010年中国国际调味品及食品配料博览会期间召开此次学术研讨会。,例,会议策划的主要内容,2、“Who”：就是指参加会议的人是“谁”，主办者希望哪些人来参加。对于主办方和承办方来说，通常在策划会议的时候首先要确定会议目标，然后就要确定与会者。除了和会议目标、会议内容直接相关的与会者以外，还要根据会议内容，考虑是否邀请不同类型的贵宾，如政府官员、行业主管或中外专家学者等，这些人员的参加有助于提升会议的级别和层次，但同时也要注意不要随意提高会议的层次。,会议策划的主要内容,3、“What”：是指“什么”类型的会议。根据要达到的目标来选择恰当的会议形式非常重要。例如：就某一问题展开讨论，人数较少，可以采取座谈会；要宣传教育，表彰先进，可以采取较大型报告会。,会议策划的主要内容,4、“When”：是指“什么时候”举行会议。检查一下相关的日程表，看时间上是否与其他会议或活动冲突。要考虑会议的主持人或会议主办单位的主要领导及被邀请的领导人、贵宾是否能够出席会议来确定时间，保证多数被邀请的与会者有时间来参加会议活动。注意，在主要领导人出差当天或返回的当天最好不要召开会议，紧急会议例外。,会议策划的主要内容,4、“When”：此外，会议持续的时间也要合适。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45分钟至60分钟，超过这个时间人就容易精神分散，超过90分钟，则普遍感到疲倦。所以应把握好每一次召开会议的时间，如果会议需要较长时间，则应在会议中途安排休息。,会议策划的主要内容,5、“Where”：是指在“什么地方”开会。根据会议的级别和需要，选择不同的会议举办地；也可以根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点；或者根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个会场，选择分会场的地点。会议策划中还要进行会场预约。,会议策划的主要内容,会址的选择可以从以下几个方面考虑：（1）大小是否适中（2）交通是否便利（3）环境是否适宜（4）设备设施是否齐全适用会场内的设施通常包括：照明设备、音响设备、通风空调设备、网络设备、消防设备，以及电源负荷等等。还应考虑是否有停车场以及场地租借的成本是否合理。,会议策划的主要内容,6、“How”：是指会议将“怎样进行”。当会议的议题、名称等确定下来之后，就要考虑会议将怎样进行，也就是对会议的议程进行规划。比如工作研讨会的议程可以包括：（1）会议主持人开场白，介绍会议的主导思想和基本目的。（2）主要领导发言（3）与会者自由发言、讨论问题等,会议策划的主要内容,6、“How”：。一些大型会议的议程通常是：（1）开幕式，致欢迎词。（2）主要领导讲话或特约嘉宾演讲（3）闭幕式，做闭幕致谢,会议策划的主要内容,在策划议程是要注意：（1）会议议程的每个环节应环环相扣，紧密相连。在安排会议议程时要认真检查、核对有无与会议主题或议题无关的内容。（2）在议题比较多的时候，要注意先主后次，将重要的议题安排在议程的前面，保证与会者有充足的时间和清醒的头脑来研究主要议题。（3）最好将会议议程提前通知与会者。,会议策划的主要内容,7、“Budget”：是指会议预算的策划。通常，会议成本预算包括两个部分：（1）显性成本。指会议明显的耗费，如与会者的交通费、会议场所和视听设备的租借费用、住宿费、餐饮费、会务人员的费用、杂费等。（2）隐性成本。指与会者因为参加会议而损失的劳动价值，一般是不为人所关注的成本。会议成本的计算公式是：会议成本2XYT（其中X代表与会人员每小时平均工资的3倍；Y代表与会人数；T代表时间）。,会议策划的主要内容,8、“Others”：是指会务工作的策划。一般来说，在会前要成立会议筹备组，具体处理会务工作。会务工作主要分会前准备工作、会议期间的协调服务工作及会后结束工作。会前准备包括：音像设备提供、调试和安放，会议文件准备，车辆安排，会议和住宿、餐饮场所联系、安排；会议进行阶段，要做好会议签到、会议记录和其他服务工作。会议结束后，要整理会议资料，以及会场撤离和检查。,制定会议筹备进程时间表,会议策划内容确定下来后，接下来就是要制定一份详细可行的会议筹备进程时间表。严格遵守会议进程表是保证会议圆满结束的重要保证。,制定会议筹备进程时间表,1、预定客房与会议室。会前3周考察（会前15天会前21天）；会前1周（会前7天会前10天）确定客房与会议室。2、确定会务组。会前1周（会前4天会前10天）注意事项;（1）会议必须确定一个总负责人（2）动员一定要充分，必须服从统一安排部署（3）会务组人员要提前处理好自己的正常工作,中型会议的会议进程计划表,制定会议筹备进程时间表,3、召开会务组动员会。会前4天6天。注意事项：（1）任务分工明确（2）讨论并多听取意见（3）会务组成员人手一份会务组成员通讯录（4）制定一份每日安排表（以时间为序，包括事务、负责人等），人手一份,中型会议的会议进程计划表,制定会议筹备进程时间表,4、会议参加人员情况的了解，在会前415天左右进行。5、确定就餐的酒店，酒店初选（会前4天8天）；酒店确定（会前2天5天）6、录像摄影师的预定：会前2天7天7、会前礼品、资料、记录本、矿泉水与物品准备：会前1天10天8、会前会议日程表和会议须知的准备：会前1天2天9、会议条幅、参会证、指引牌、人名牌、会议接待处、会议通知等准备：会前2天5天,中型会议的会议进程计划表,制定会议筹备进程时间表,10、会场设计与摆设。设计：会前5天7天；摆设：会前1天会场布置注意事项：（1）根据会议议题、会议形式来设计会场（2）注意是否有大宗物品的陈设与展示，要备有劳务人员电话，临时也可以用搬家公司应急。（3）注意嘉宾和领导的座次。11、会务组现场设办公室：会前1天2天,中型会议的会议进程计划表,制定会议筹备进程时间表,12、接站：会前1天接站注意事项：（1）根据接站表统一安排，特殊客人特殊对待（2）会务人员安排在火车站、汽车站、机场，由司机开车接站或由会务接待组人员接站，或对重要嘉宾由领导亲自接站在宾馆，财务人员收费（如需要收费的话）宾馆发放房卡，工作人员开房间、发房卡接待人员接待、签到、发放礼品资料等宾馆入住引导，由宾馆服务员来做或由接站人员兼任，签到、房间向导及帮拿行李,中型会议的会议进程计划表,制定会议筹备进程时间表,13、早到客人的安排：天前1天或更多14、摄影录像：会议开始时起摄影录像的注意事项;（1）选择会中休息或散会时拍照，这样人员齐整，时间紧凑（2）提前选好照相地点15、票务：会议结束前1天注意事项：（1）要在会议须知中体现（2）如果订飞机票，可考虑直接找票务中心的人来负责,中型会议的会议进程计划表,制定会议筹备进程时间表,16、会议通讯录和合影照的准备：会议开始至结束17、送站：随时18、总结报告：会议结束后3日内,中型会议的会议进程计划表,范例一：华东政法学院第二十届学生代表大会第二次全体会议筹备进程表,范例二：江苏省高校“校长杯”乒乓球比赛筹备工作进程表,范例三：兰州石化职业技术学院50年校庆筹备工作进程表,小组训练,背景材料：红日公司准备在东晨商务大厦召开大型的新产品订货会。参会的有本单位及同行业的其他单位的相关人员。会上要放映PPT文件，介绍新产品的情况和操作步骤。公司没有投影仪，总经理让秘书负责去租借投影仪。会议的召开时间是6月6日的上午9：00，刘秘书打电话给租赁公司，要求他们在6日上午8：30务必将投影仪送到东晨商务大厦。可是时间到了8：35，事先联系的投影仪却毫无踪影。刘秘书打电话去问，对方说投影仪已经送出来了。眼看各单位的来宾陆续地进入会场，刘秘书心急如焚,小组讨论,问题：1、假如你是刘秘书，遇到这种紧急情况时，该如何处理？2、假如投影仪到了9：00还没有送来，你是马上报告总经理还是擅自决定调整会议议程？3、召开大型会议前，包括音响、投影仪等各种设备的装置、调试应提前多少时间来安排？4、如何避免上述尴尬局面的出现？,小组训练,背景材料：为答谢公众一年来对宏达公司事业发展的支持，宏达公司决定于10月20日举办一次大型客户联谊会，会后还将安排宴请。此次活动将邀请工商局的王副局长，税务局的刘副局长、达利公司的李经理等，此外还邀请媒体记者、公司客户和同行业的同仁共约30人。,训练要求：（1）以小组为单位，讨论选择联谊会会场应考虑的因素。（2）请结合会议策划要素，讨论如何做好本次联谊会的策划工作。训练指引：会场的选择主要是从会场的大小、远近、环境、设备四个因素考虑。会场的大小要依据会议规模而定。此次会议是客户联谊会，策划会议时要把握欢快、祥和、合作、进步的会议气氛。,小组训练,小组训练,背景材料：*公司准备召开首届重点客户洽谈会，公司将由总经理、副总经理、经营计划部总监以及各业务部经理参加，并计划邀请客户代表20多人参加会议。借此机会，总经理想感谢多年来客户对公司的厚爱及对公司发展的支持。经营计划部和市场部经理也可向与会代表介绍公司新一年建立客户网络计划以及要采取的与客户双赢的一系列措施等。问题：如果你是此次洽谈会的负责人，请写出洽谈会需要准备的工作内容。,会议策划的原则,1、目的性原则2、利益主导原则3、整体规划原则4、客观现实原则5、可操作性原则6、周密性原则7、整合原则8、规范性原则,成功会议策划15问,1.围绕什么主题开会？2.会议规模多大？与会人员多少？让谁参加？3.与会者由哪些部分构成？4.开一个什么类型的会议？5.要让与会者采取何种方式和程度介入？6.会议在哪儿开？7.会议室如何布置？8.每个人在会议中的任务和职责是什么？9.谁有权最后决策？10.会议上采用什么方法进行讨论和决策？11.会议开多长时间？12.是否列出议程表？13.有必要做会议陈述？14.以什么方式记录？15.如何决定任务、期限和任务？,会议策划方案,1会议的名称。会议名称的确定一般采用揭示会议主题、主办者、功能、与会者、范围、时间和届次、地点、方式等特征的方法。2会议的目标和指导思想。3会议的主题、议题和议程。4会议的对象、规格和规模。会议对象要分清正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。5会议的时间。包括会议时机的选择，会议的起讫时间，会期和日程安排。6会议的地点。一是选择合适的举办地，如国际性会议要考虑选择在什么国家或地区以及什么城市举行；二是选择合适的场馆（包括会场、宾馆的规格及布置要求等）。,会议策划方案内容,7主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构，如主席团、组织委员会、指导委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组的构成等。8会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。9会议的接待、后勤保障措施和技术手段。10会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。11会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。12其他应当说明的事项。,会议策划方案内容,会议策划方案,1标题。写明会议的全称和策划书或方案（预案），如“国际学术会议筹备（总体）方案”。“总体”二字也可以不写。,2正文。正文部分应当逐项载明总体方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。开头部分可用一段文字写明制定方案的目的和依据，然后用序号编排各个层次。表述有两种方法：一种是详述法，详细表述各项具体安排。另一种是简述法，对所涉及的各方面的计划作原则性的安排，具体实施的要求通过各个专题策划文案来表述。,会议策划方案,3附件。如有附件，在正文下方写明附件的名称和序号。4落款。署制定机构名称。5成文时间。写正式提交的日期。,会议策划方案,会议策划模板,标题前言一、会议主题二、会议时间三、会议地点四、与会人员五、组织机构,六、会议议题七、会议日程八、人员分工九、经费预算十、注意事项十一、署名、日期,案例1,鑫源摩托2005年半年营销工作会议策划方案,案例2,开拓Theone的销售市场会议策划案,案例2,“2009年百盛集团员工年会”会议策划案,公司准备召开全国各地客户的咨询洽谈会，出席人数约200人，会址在北京国际会议中心，会期为5天，其中第一天为开幕式，第二天专家讲座，第三天专家咨询，第四天专项合作项目洽谈，第五天游长城。请根据会议策划方案要求，为此次会议草拟一份会议方案。,小组任务,进入新世纪以来，企业竞争越来越表现为立体的综合竞争，企业要想在竞争中获胜，仅靠提高内部的生产效率已经远远不够了。企业或组织与其合作伙伴（客户、经销商、供应商）、新闻媒体的沟通，如果能像企业内部沟通一样和谐、通畅，对企业的发展将会大有帮助。企业或组织可以通过新产品发布会、新闻发布会、经销商大会等推广型会议方案开展各种形式的客户关系管理。,小组任务,*企业第三届经销商交流会一、方案总览会议名称：*企业第三届经销商交流会会议时间：2006年3月3日2006年3月8日入住酒店：桂林乐满地度假酒店国际会议厅会议人数：200人总体日程安排：3月3日接机、签到、入住3月4日上午会议3月4日下午会议3月4日晚主题晚会3月5日游玩主题乐园3月6日会议，游览漓江、银子岩3月7日会议，游览世外桃源、漓江民俗风情园3月8日返程,*企业第三届经销商交流会二、项目可行性分析1、选址可行针对企业培训会议的要求，选址地桂林具有良好的文化背景与社会环境，会议酒店拥有丰富的接待经验和良好设施。2、价值可行整体安排目标明确，功能突出，能全面达成预期效果。3、经济可行凭借本公司所拥有的资源优势，提供的酒店费用、交通费用等大大低于市场价格，同时专业的接待水准与丰富的会务经验能为各方省心、省时、省力，真正做到物超所值。,*企业第三届经销商交流会三、财务计划（按人民币标准核算）标准间房价：桂林乐满地度假酒店优惠价250元/间.天；自助早餐标准：20元/人；中式午餐标准：40元/人；中式晚餐标准：50元/人；（每围10人）会议室租金：1800元/天租车费用：全程总费用8500元；其他费用：世外桃源、漓江民俗风情园、银子岩294元/人，保险费10元/人,1、仔细阅读上述材料，分组讨论这个会议方案策划合理吗？有何不足之处？2、根据上述会议方案，对会议地点、日程安排、经费等内容写一份不少于500字的心得体会，并重新策划此次会议。,小组训练,会议筹备,一、成立会务工作机构二、制定会议预算三、拟定会议议程、日程、程序二、制发会议通知三、准备会议材料四、制发会议证件五、会场布置,会议筹备阶段的会务操作,一、成立会务工作机构一般的小型会议，只设立会务组负责全部事宜。有些单位，会务工作由办公室全面负责。中大型会议可成立会务工作机构，各小组的职责可进行分工：1、会务组2、秘书组3、接待组4、宣传组5、财务组6、保卫组,二、制定会议预算1、会议经费的构成（1）交通费用（2）会议室费用（3）住宿费用（4）餐饮费用（5）旅游费用（6）视听设备费用（7）演出费用（8）培训费用或讲演费（9）预计外支出,2、会议经费预算的原则（1）科学合理（2）总量控制（3）确保重点（4）精打细算（5）留有余地,3、会议经费的筹措（1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人费用（4）社会赞助（5）转让无形资产使用权,会议经费预算明细表,序号,项目,数量,价格,备注,房费,餐费,会议室,接站,资料,签字笔,水果,门票,交通,风味餐,国际(双边)学术会议经费预算表,2005年度全国热作信息工作会议预算一、住宿贵隆饭店（四星级）：标准间：280元/天*套20套4天=22400元水果盘：50元/套20套=1000元会议室：1500元（3个半天）8月17日中餐、晚餐（预计中午10人，晚餐30人）：60元/人40人=2400元8月18日中餐、晚餐自助餐：60元/人60人=3600元8月19日晚餐：1200元/桌4桌=4800元8月20日中餐、晚餐：60元/人60=3600元小计：41100元,二、考察8月20日到安顺考察农场：考察费：228元/人30人=6840元以上含车辆、票务、中餐晚餐：贵州特色酸汤鱼60元/人30人=1800元小计：8640元三、资料费资料：50元/人30=1500元小计：1500元四、照相15元/人30人=450元小计：450元合计：54690元,2006年1月，天津市某集团公司决定召开海内外子公司总经理会议，会期三天，参会人员30名，总经理安排会议筹备机构制定会议预算。训练要求：假定该次会议是在你所在的城市召开，请根据实际情况，在20分钟以内，制作一份会议预算表。,小组任务,（一）会议议程1、会议议程的含义会议议程，是整个会议议题性活动顺序的总体安排，它所涵盖的除了足以实现会议目标的各种议案，如主题规则等之外，还包括与会者姓名、会议时间及会议地点等项目。会议议程是会议最为重要的文件之一。,二、拟定会议议程、日程、程序,2、会议议程的作用使与会者很好地理解会议的目的；规范会议的内容；约束沟通的次序与沟通的节奏。,3、会议议程确定原则要按照议题的轻重缓急编排会议议程；每一个议题应预估所需的时间并明确地标示出来；事先通知与会者，以使其做好准备。,4、安排议程的顺序先主后次如果次要的议题数量较多且需要花较多的时间讨论研究，或会议时间有限，可采取这种方法，以保证开会时与会者头脑清醒，精力充沛，同时也确保有足够的时间研究主要议题。先次后主；如果次要的议题数量较少，而研究主要议题可能要花较多的时间，可采取这种方法。,简单的会议议程只需要将会议的步骤逐一分条列出即可,实例一：第九届全国人民代表大会第一次会议议程（1998年3月4日第九届全国人民代表大会第一次会议预备会议通过）一、听取和审议国务院总理李鹏关于政府工作的报告二、听取和审议国际计划委员会主任陈锦华关于1997年国民经济和社会发展计划执行情况与1998年国民经济和社会发展计划草案的报告九、选举第九届全国人民代表大会常务委员会委员长、副委员长、秘书长、委员十、选举中华人民共和国主席、副主席,实例二：中国软件与技术服务股份有限公司2007年度股东大会会议议程,会议时间：2008年5月16日（星期五）上午9：30，会期半天会议地点：北京市昌平区昌盛路18号中软软件园1号楼1609会议室会议召集人：中国软件与技术服务股份有限公司董事会会议议程：一、主持人宣布会议开始，并说明本次股东会议的出席情况；二、宣读、审议各项议案：1、2007年度董事会工作报告；2、2007年度监事会工作报告；3、2007年度独立董事工作报告；4、2007年度财务决算报告；5、2007年度利润分配预案；6、关于聘用2008年度审计机构的议案；7、2007年年度报告（全文及摘要）；8、关于公司社会公益捐赠的议案。三、股东发言、提问；四、董事、监事、高级管理人员回答问题；五、投票表决；六、统计各项议案的表决结果；七、主持人宣布表决结果；八、主持人宣读股东大会决议；九、与会相关人员在会议纪要、决议文件上签名；十、大会见证律师宣读关于本次股东大会的法律意见书；十一、主持人宣布本次股东大会闭会。,详细的会议议程应包括各种程序（讲话、审议、选举、表决等），且应逐日（按时刻）精心编排。,实例三：第十一届中国光伏大会暨展览会大会会议议程,二、会议日程,（二）会议日程1、会议日程的含义会议的日程是把会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。,2、会议日程的作用日程是表明会议发展的进程，同时也是对完成各项议程需要时间的预测和必要的限制，以提高会议的效率。会议日程也是会议组织者对会议实施组织、与会者参加会议和人们了解会议情况的重要依据。,3、会议日程安排要求会期满一天的会议都应当安排会议日程。日程不仅要将全部议程加以细化，而且还要反映会议过程中其他的辅助活动。会议日程的安排既要贯彻精简、高效的原则，又要科学、合理，做到紧中有松，劳逸结合，符合人体生理和心理活动的规律，以提高会议活动的质量。,4、会议日程编排要点编排会议的日程要充分考虑会期、会议议程以及拟采用的选举方式等情况。要根据议程的具体内容、要求，合理编排日程。会议日程的编制要明确具体，使人一目了然。,会议日程安排,5、会议日程实例：APEC2001年CEO峰会日程10月18日：1、开幕式。2、中国专题会议。以加入WTO为标志，中国将全面融入世界经济。中国经济在21世纪将如何发展？如何才能取得可持续发展？中国的“十五”计划和西部开发计划将给国际商界带来何种机会？午宴3、新世纪香港的发展战略。4、新世纪中的澳门。5、主题报告：新经济与全球化对亚太地区的机遇与挑战。,10月19日：6、21世纪的增长行业。7、全球经济中企业的责任。8、全球化的双刃剑：怎样取得效率与公平的平衡？午餐会9、亚太地区的未来趋势和问题：对商界的战略影响。10、在知识经济时代竞争，需要具备哪些条件？11、管理变化，培育创新。12、俄罗斯在亚太地区的作用与责任。（下略）,全国政协第十一届全国委员会第二次会议日程3月3日（星期二）下午3时政协十一届二次会议开幕会1.审议通过政协第十一届全国委员会第二次会议议程2.听取贾庆林主席作政协全国委员会常务委员会工作报告3.听取张榕明副主席作政协全国委员会常务委员会关于政协十一届一次会议以来提案工作情况的报告3月4日（星期三）上午9时小组讨论（常委会工作报告和提案工作情况报告）下午3时小组讨论（常委会工作报告和提案工作情况报告）3月5日（星期四）上午9时列席十一届全国人大二次会议开幕会听取国务院总理温家宝作政府工作报告下午3时小组讨论（政府工作报告）,3月6日（星期五）上午9时小组讨论（政府工作报告）下午3时小组讨论（政府工作报告、计划报告和预算报告）3月7日（星期六）上午9时小组、界别联组讨论（有一个以上小组的界别安排联组形式，联系本界别实际讨论政府工作报告）下午3时政协十一届二次会议第二次全体会议大会发言3月8日(星期日)上午9时政协十一届二次会议举行第三次全体会议，委员进行大会发言。3月9日（星期一）上午9时小组讨论（结合常委会工作报告讨论政协工作）下午3时政协十一届二次会议第四次全体会议大会发言,3月10日（星期二）上午9时小组讨论（结合履行职责实践讨论政协工作）下午3时列席十一届全国人大二次会议第三次全体会议1.听取最高人民法院院长王胜俊作最高人民法院工作报告2.听取最高人民检察院检察长曹建明作最高人民检察院工作报告3月11日（星期三）上午9时小组讨论（“两高”报告和各项决议草案）10时30分主席会议听取小组讨论情况的综合汇报下午委员机动3时政协第十一届全国委员会常务委员会第五次会议1.通过政协第十一届全国委员会第二次会议关于常务委员会工作报告的决议（草案）2.审议通过政协第十一届全国委员会提案委员会关于政协十一届二次会议提案审查情况的报告（草案）3.通过政协第十一届全国委员会第二次会议政治决议（草案）,3月12日（星期四）上午9时政协十一届二次会议闭幕会1.通过政协第十一届全国委员会第二次会议关于常务委员会工作报告的决议2.通过政协第十一届全国委员会提案委员会关于政协十一届二次会议提案审查情况的报告3.通过政协第十一届全国委员会第二次会议政治决议注：日程如有变动，由大会秘书处另行通知。,三、会议程序,（三）会议程序1、会议程序的含义所谓会议程序，就是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。会议程序可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。,2、会议程序实例：亚太城市信息化高级论坛香港日会议程序时间：2001年5月25日地点：上海国际会议中心七楼主题：“香港：亚洲无线通讯枢纽”主办：中华人民共和国香港特别行政区资讯科技及广播局、香港贸易发展局08:4509:15登记入座09:15会议开始09:2009:50致开幕辞香港特别行政区政府资讯科技及广播局局长尤曾家丽女士上海市副市长周禹鹏先生,09:5010:05主题演讲香港贸易发展局副总裁黎黄霭玲女士“信息：香港经济致胜之钥”17:00会议结束,*大学“终身教授奖”颁奖大会程序（2010年12月1日）一、主持人请主席台就坐的领导、嘉宾和获奖者入席。二、介绍出席会议的领导人及主要来宾。三、主持人宣布：*大学“终身教授奖”颁奖大会开始，全体起立，奏国歌。四、校党委书记*作主题讲话。五、校长*宣读*大学关于授予徐*、钱*、张*教授“终身教授奖”的决定。六、市教委副主任、校党委书记和校长向徐*、钱*、张*教授颁发“终身教授奖”证书和资金。七、学生代表向徐*、钱*、张*教授献花。八、徐*教授讲话。九、钱*教授讲话。十、张*教授讲话。十一、市教委领导讲话。十二、主持人宣布：*大学授予徐*、钱*、张*教授“终身教授奖”颁奖大会结束。,3、会议议程、日程和程序的联系与区别会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先后顺序的安排。它们之间的区别在于：会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了，一旦确定，不得任意改动，凡有2项以上议题的会议，都应当事先制定议程；,会议日程是将各项会议活动（包括辅助活动）落实到单位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程，以便与会者和会议工作人员了解会议的具体进程；会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤，是会议议程的具体化和明细化，可供会议主持人直接操作。规模较大、活动较多、会期较长的会议，往往同时制定会议的议程、日程和程序，以适应不同的需要。会期较短、议题较少，并且较为灵活的会议只需制定一份会议议程即可。,一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任,定为举办电影晚会。黄没有说要再往上请示,而方秘书自认为再请示第一把手贾主任也许会更好办事。在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾,贾的批复定为观看戏剧演出.这样,一个晚会出现两种不同安排的领导意见,该怎么办?方秘书左右为难。,案例分析,几个办会秘书研究,最后决定按贾的意见执行。由方秘书向黄副主任作自我批评,说明拟按贾主任的意见办,请黄谅解。当时黄对方秘书多头请示很不高兴,但还是同意了按贾的意见执行。问题：方秘书应该如何做才比较妥当?,案例分析,参考答案,方秘书向分管办会的领导请求,领导有了决定的意见,就应按该领导的意见办。因为一个单位的领导同志往往不止一个,各项工作需要在集体领导下分工负责。秘书应遵照领导职权分工与单向请求的原则,向分管的领导请求即可。不应多头请求。再说,既然请求副职领导已决定了的事情,你又再去请求第一把手，这样做弄不好容易造成烦恼误会,使副职领导以为你心目中不尊重副职领导职权，有厚此薄彼之嫌,不利于今后工作,也不利于自己与领导的关系。,参考答案,两位领导在同一事情上有不同的意见,秘书最终遵照第一把手的意见执行,是比较妥当的。按照领导班子民主集中制的建设原则,秘书执行主要决策人的意见,这是按组织原则办事。,A公司规模不大，总经理办公室只有3个秘书，主任老刘、经验丰富的于雪和小王。这天上午，于雪外出有事。十点左右，市场部有人来电话让小王过去取份材料，她刚走，总经理就来电话，让主任把去年的工作总结送过去。负责文件收发的是小王。主任左翻右翻，怎么也找不到去年的工作总结，于是等得不耐烦的总经理在电话里大发雷霆：“怎么搞的？连份总结也找不到，你这个主任一天到晚在干些什么？”有什么办法？主任沮丧地只好等小王回来。,案例分析,秘书知识拓展,小王刚进门，主任就把自己胸中的怒气全部朝小王头上倾泄：“托您的福，总经理给了好果子吃！你干什么去了？！”小王想说明，但主任没有给她说话的余地：“废物！饭桶！”小王怎么受得了这样的委屈，她泪流满面地冲出办公室，屋里只剩下主任对着硕大的天花板抽闷烟。这时，于雪回来了。面对这种情况，于雪应该如何处理？,案例分析,现在于雪有这么几种选择：a、对上司说：“小王经常犯这种毛病，存完文件不说一声，我都说过她好几次了！”b、赶紧找出文件递给主任。c、安慰主任：“老总这些天也真像吃错药了！”d、赶紧找出文件给老总送去。e、安慰主任：“头，实在不好意思，我要是早点回来就好了。”问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。,案例分析,参考答案,本题的最佳选择是：D选A肯定不合适，虽然这么说可能会让主任得到些安慰，但它也会让主任的火气更大，更何况在背后批评同事是一种不太合适的做法。选B虽然表现出秘书的主动性，但并没有把问题解决。让主任给老总送去吗？显然主任不太敢去，因为他怕老总怒气未消，再把他臭骂一顿。选C更不对，因为无论在什么情况下秘书都不能批评自己的上司。,参考答案,选E也不合适，尽管你把过错揽到自己身上，想替主任承担责任，并缓和一下气氛，但并没有解决问题，即让老总看到文件。选D之所以比较合适，是因为于雪巧妙地给了主任一个体面的下台阶的机会。自己给老总送去，即便老总火气再大，他也不太可能再冲你发火，这样，这件事也就到此为止了。如果让主任自己去送，即使老总火气已消，他多少还会唠叨几句。作为一个优秀的秘书，应该时时为自己的上司着想。,制发会议通知,北京瑞达有限公司总经理秘书李婷婷请办公室秘书王红协助，向公司的各部门主管发送一份重要的临时会议通知。通知的内容如下：会议通知各部门经理：兹定于12月16日（星期三）下午1：30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席。注意：各经理能否参加，请于12月14日（星期一）之前打电话告知秘书王红。电话号码：652678*总经理办公室二一年十二月十日,案例分析,王红没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此，有些经理因为一直在工程现场，未能及时看到这个通知，造成了三位经理未能准时到会。等发现时，已是星期三的中午，总经理秘书李婷只得匆忙用电话通知三位经理迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午已约了客户，会议只能让我的助手去开了。”李婷急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”销售经理王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”李婷张了张嘴，可什么也没说出来。,1、总经理秘书李婷与办公室秘书王红的工作失职分别是什么？2、如何拟写会议通知？3、何时发放会议通知？4、如何发放通知？,思考,一、会议通知的种类与方式,1、按通知的形式可分为口头通知和书面通知2、按通知的性质可分成预备性通知和正式通知,中共市委办公室市人民政府办公室关于召开乡镇企业工作会议的预备通知各县区委、人民政府,市直各单位,军分区:为使我市乡镇企业在治理整顿中断续稳定健康发展,市委、市政府拟在7月底8月初召开全市乡镇企业工作会议。现将有关事项通知如下:一、会议目的:这次会议重点研究讨论我市乡镇企业当前面临的新情况、新问题,总结交流经验,统一思想认识,研究部署进一步推动我市乡镇企业持续稳步发展的措施和意见。二、总结交流的重点着重围绕以下五个方面:(1)如何按照国家的产业政策和市场需求,合理调整产业、产品结构?(2)怎样解决好“半拉子”工程问题?(3)如何解决好目前乡镇企业面临的资金短缺、原材料紧张、能源不足等方面的实际问题?(4)如何进一步深化企业改革,推进科技进步,强化企业管理,提高经济效益?(5)如何正确处理农业和乡镇企业的关系,加强乡镇企业的领导,做到互相促进,协调发展?,三、参加人员:各县区(场)党委书记或县区(场)长、乡镇企业局长,每一个县区一名乡(镇)书记或乡(镇)长、一名企业厂长(经理),市直有关部门负责人。望各地按照上述通知要求,组织力量,认真搞好调查研究,做好会前准备。会议的具体时间、地点另行通知。中共市委办公室市人民政府办公室年月日,一、会议通知的种类与方式,3、按通知的名称分为会议通知、邀请信（函、书）、请柬、海报、公告等“会议通知”用于研究工作、进行决策的会议，发送对象是会议的当然成员和法定成员、本机关或本单位内部的工作人员、下级机关或所属单位、受本机关或本单位职权所制约的单位。“邀请信”一般用于横向性的会议，具有礼节性，发送对象是不受本机关制约的单位以及个人，如召开学术性会议或者技术鉴定会，以发邀请信为宜。,邀请函尊敬的先生/女士：您好！我们很荣幸地邀请您参加将于月日在举办的会议。本次会议的主题是：。真诚地期待着您的积极支持与参与！xxxxxxx年月日,会议通知的种类与方式,“请柬”主要用于举行仪式类活动，如开幕式、竣工仪式、签字仪式等。发送对象一般是上级领导、社会人士、兄弟单位等，多使用书面语，语言恭敬儒雅。尊敬的谨定于2010年12月17日（星期五）上午10时16分，在新余学院主广场举行新余学院成立庆典大会，届时敬请您的光临！新余学院二一年十二月,会议通知的种类与方式,“海报”是一种公开性的会议通知形式，通常采用招贴的方式，主要用于可以自由参加的学术性报告会。“公告”是一种专门用于股份公司召开股东大会时，通过登报发出的会议通知。例：茂化石化实华股份有限公司关于召开2010年度股东大会通知,二、会议通知的内容,1、标题第一种：主办机关名称+会议名称+“通知”如：“中共*市委办公厅关于召开*会议的通知”第二种：只定会议通知或通知（事务性或例行性会议）2、通知对象通知对象是单位的，可以写特称，如“*公司”。也可写统称，如“各直属院校”。通知对象是个人，可直接写与会者姓名。,二、会议通知的内容,3、正文会议的目的、名称和主题。会议的时间，包括开始时间、报到时间、结束时间。会议的地点参加对象其他事项4、落款与日期写明主办单位的全称，并注明发出通知的日期。有的会议通知还需附上回执或报名表，一般制成表格，请出席对象填写姓名、性别、年龄、职务、职称、预订回程票的具体要求等项目，然后寄回，以便统计参加会议的人数和安排会议的接待工作。,三、会议通知的发出,正式通知为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。非正式通知非正式会议，可采用非正式通知，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函。也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其它类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时有所需的法定人数。,如果有预备议程、事先需准备的材料或其它需让与会者事先了解的情况，应随会议通知寄发一份。需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等）与会议通知一并发出。如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具线路。,实用范例,备忘录式会议通知会议通知*同志：兹定于*月*日上午9：0010：30在*会议室举行*会议，请准时出席。*办公室2010年1月12日注：备忘录式会议通知，内容简单，仅用于事务性会议或例行性会议通知。,实用范例,请柬式会议通知请柬*先生：兹定于*月*日*午*时*分在*举行*工程竣工仪式，敬请拨冗光临。*公司总经理*二一年一月十日注：请柬可用于市面出售的，也可以用粉色或红色纸打印。,实用范例,张贴式会议通知海峡两岸关系学术报告会海报报告人：*大学台湾研究所主任、博士生导师季*主题：加入WTO后两岸关系的走向时间：*地点：*主办：*系研究生会欢迎全校师生踊跃参加注：张贴式会议通知即是在公共场所公开书写或张贴的会议通知。,实用范例,公告式会议通知海峡两岸关系学术报告会海报报告人：*大学台湾研究所主任、博士生导师季*主题：加入WTO后两岸关系的走向时间：*地点：*主办：*系研究生会欢迎全校师生踊跃参加注：张贴式会议通知即是在公共场所公开书写或张贴的会议通知。,便函式,会议通知致：各部门经理发自：总经理秘书刘丽日期：2002年7月15日主题：部门经理的圆桌会议通知2002年7月25日上午11：00，在燕都宾馆会议室举行全体部门经理的圆桌会议.下午12：15分将有午餐供应。假如您不能参加请在7月24日之前打电话62479521告知。附上一份议事日程。除此之外，您还将得到一张另人满意的旅行指导地图和一份便于在宾馆旁停放车辆的说明。我很高兴地欢迎你们都来出席我们团体的这个重要的计划会议。附件：议事日程地图,卡片式,部门经理会议目的：讨论公司下一年度市场营销计划时间：2002年12月20日上午9：00地点：公司第一会议室如您无法出席，请于月日前电话告知。电话号码,会议委托书,委托书兹任命（人名）和（人名）作为我的代理人参加（日期）（时间）在（地点）举行的（公司名）股东会议。他们均为本公司的高层管理人员或部门经理人。不管此次会议如期还是延期召开，他们都将作为我的全权代表，行使我出席时所拥有的全部权力。生效日期签名（股东签字）地址邮编,会议回执,1、表格式回执回执,会议回执,1、签收性回执*会议通知回执*办公室：你处发来的*会议通知及会议文件*、*各1份已收到，经检查无误。我将（在下列选项的方框中打）按时参加会议人参加会议签名或盖章：年月日,发文登记表,发文登记表,发送会议通知的注意事项,明确会议通知发送对象落实发送的回复确认环节对书面会议通知的地址、邮编一定要