会议管理_会议的组织与实施培训资料

,会议的组织与实施,DUCHUNHAN2004年7月23日,一、会议的类型二、会议的目的和意义三、会议的方式四、组织会议的要求和原则五、组织会议的要点六、会议主持的技巧七、会后追踪八、小型会议九、总结评估,会议的组织与实施,会议的类型,会议的组织与实施,一、会议的类型,1.学术会议国际国内：全国性区域性省市院内科内2.销售会议全国区域省市医院零售3.联谊会(1)医院性质全国区域省市(2)商业单位全国区域省市零售(3)政府部门,会议的组织与实施,会议的目的和意义,二、会议的目的和意义,1、树立展示企业形象，扩大企业影响力。2、建立公司产品的品牌形象。3、加强和提高产品学术地位，增强产品影响力。4、加强与学术界、医生、商业客户的客情关系。5、建立扩大产品销售网络，扩大产品销量。6、回报社会和客户,会议的组织与实施,会议的方式,三、会议的方式,1、公司组织的各类销售会议。2、参加社会、学术团体组织的各类会议。3、商业单位组织的各类会议。4、政府组织的各类会议。,四、组织会议的要求和原则,1、明确会议要达到的目的。2、与公司经营发展方向或产品相关。3、节约公司资源，量入为出。4、切合实际，符合当时、当地情况。5、美观、大方，高雅，热烈。6、以我为主。,五、组织会议的要点,1、制定会议计划确定会议的目的、要求、规模、方式、时间、地点、经营、参会人员情况，主办、承办单位情况。,五、组织会议的要点,2、与主办单位、承办单位接洽(1)了解情况，尤其为竞争对手情况，会议水平。(2)分析情况。(3)修订计划。,(4)提出要求,2、与主办单位、承办单位接洽,2、与主办单位、承办单位接洽,时间a.最好为开幕式b.第一天c.闭幕式,会场布置横幅、展位、展台、展架、背板、路牌、台卡、招贴画,(4)提出要求,2、与主办单位、承办单位接洽,经费：要有谈判技巧提供服务：签到台、主席台、讲台、会议桌，报到册会议议程、话筒、投影仪、幻灯机、电源、音响、音乐、灯光、茶水、椅、鲜花、台布、菜单、主桌设置、主桌卡,(5)双方达成确认协议,2、与主办单位、承办单位接洽,五、会议组织的要点,3、会议准备(1)会议安排a.大会主席、主持人、嘉宾的邀请确认。b.讲者(专家)的邀请确认。c.参会人员的邀请确认。(2)时间安排：符合当地实际情况，合理、紧凑。(3)注意会场秩序、气氛、室温(空调)。(4)礼品在会议结束后发放。,五、会议组织的要点,4、邀请函制作(1)问侯语(2)介绍公司(3)介绍公司产品(4)会议的目的(5)介绍讲者,(6)大会主席、主持人嘉宾介绍(7)时间、地点及会议议程(8)结束语(9)盖公司红章(10)纸质要好,4、邀请函制作,五、会议组织的要点,5、会议标准程序(学术会议)(1)主持人(或大会主席)致辞(2)公司致辞(3)介绍公司情况(4)大会主席介绍专家情况(5)专家讲演(6)产品经理介绍公司产品(7)有奖问答，抽奖(8)会议结束大会主席致辞,五、会议组织的要点,6、会场布置(1)主席台座位摆放(茶水、纸笔)(2)背板、展板、展台(样品)、招贴画、横幅的布置(3)接引牌、指路牌、台卡(4)资料a.公司介绍(画册)、产品资料、资料袋b.资料发放(放置)(4)会场用具屏幕、电脑、投影仪、幻灯机、电源、音响、话筒、音乐、灯光,五、会议组织的要点,7、礼品a.公司礼品，礼品袋b.礼品卡(带有公司标识)c.问侯卡d.外购礼品,五、会议组织的要点,8、宴会(1)宴会厅布置(2)餐卷(盖红章)(3)主桌设置要有明显标志，最好放置姓名卡。,五、会议组织的要点,9、抽奖原则：公开、公正、公平(1)抽奖卡(盖公司红章)(2)邀请抽奖嘉宾抽奖、验号(3)礼品购买(4)奖项设置,五、会议组织的要点,10、工作人员要求(1)服装整齐、统一，佩带公司统一标识的胸卡(2)分工明确，各负其责(3)态度热情，有礼貌，注重仪态、仪表(4)参会时要做到“早去晚归”(5)会议期间必须拜访到所有客户(6)对重点客户重点拜访(7)组织各种小型活动,五、会议组织的要点,11、预防和处理意外事件(1)提前分析可能出现的问题及事件(2)做好充分准备和有效的应对措施(3)及时处理(最好现场处理，不留后患),六、会议主持技巧,1、要有充分的准备2、注重仪态、仪容、语气、表情3、讲话有节奏，镇定自若4、密切注意观察会场情况，随时调整5、注意调节会议气氛6、灵活处理问题,七、会后追踪,1、会议结束后三天之内必须重新拜访所有客户2、对有特殊情况未参加客户进行拜访3、征求客户意见,八、小型会议,院内会、科会(1)征得院方、