大宗材料采购管理规定

招商港湾大宗材料采购管理规定6 地址：深圳市南山区蛇口后海大道41号港湾创业大厦17、18楼 电话邮政编码：518067 传真：0755-268613571、目的为了强化对大宗材料采购与管理，节约采购的支出，减少物料的浪费，降低物资的库存，节省工程的成本，提高资金使用率，增加公司的效益，特制定本规定。2、适用范围本规定适用于公司所有的工程项目的物资计划、采购、验收、保管、领用等各个环节。3、大宗材料定义3.1公司颁布的大宗材料采购目录（附表）明确的品种。3.2采购价值在50万元以上的机具、物资材料。3.3公司批转集中采购的材料。4、采购原则4.1大宗材料的采购必须由使用单位（部门）报批方能采购。4.2大宗材料采购要多家询价、“货比三家”，力求符合使用要求的市场最低价格。4.3大宗材料的采购必须事前计划，分批实施。5、大宗材料采购程序报备成本控制部门5.1大宗材料采购程序编制初步计划初步询价编制初步计划使用单位集团物资部使用单位编制月度计划月度询价编制月度计划月度询价采购询价采购进货通知单日单日采购询价反馈反馈部门会签询价汇总会签、审批询价汇总表采购会签审批单使用部门会签或或报公司审批和报备集团集团公司领导审批执行采购退货供货至指定地点不合格合格进入材料出库、领用程序材料管理人员验收、入库在送货单上签字、并开具入库单，经领导签字核对办理相关材料采购结算、付款手续使用部门、财务部门记帐、审核核对付款5.2大宗材料采购计划5.2.1大宗材料使用单位必须事先编制大宗材料使用采购计划。计划分为：材料总用量初步计划，材料使用月度计划，在计划基础上提交采购进货通知单。计划一般由使用部门负责编制和复核，报公司成本控制部门办理审批。5.2.2材料总用量初步计划材料初步计划由大宗材料使用单位按预计材料的使用时间、总量、分批到货数量、品质、品牌、厂家、厂地等要求报批。5.2.3材料月度计划根据进度要求，每月的月计划应提前于上月底编制及审批后送公司成本控制部门。5.3大宗材料询价5.3.1询价要点大宗材料必须经过多次（分阶段）广泛（“货比三家”）询价及竞价确定供货商及价格，建立供货商名册，优录劣汰，提高询价工作质量及效率。询价工作由使用单位负责，成本控制部门协助。询价工作要有主办、有复核，并经公司审批后方进行下一步骤。5.3.2询价步骤：分阶段询价按“初步计划表”进行全面市场调查，主要是掌握供货渠道，保证对所有材料均有相应的三家以上供货商，并作初步询价，掌握行情，在此基础上优选值得进一步询价的供应商。初步计划询价完成后汇总送成本控制部门。按“月度计划表”进行再次询价作为准备采购的竞价式询价，在初步询价比价基础上对优选供货商提出降价建议再次询价，取得合理低价。价格平稳时，此询价可作为当月采购价上报审批。月度计划询价完成后汇总抄送成本控制部门，抄送单位有不同价格信息应及时反馈。若该询价作为采购价则按采购程序办。按采购进货通知单（附表三）作最终询价，确定采购价。成本控制部门使用单位采购进货通知单后即进行采购前最终询价，并填报实施采购大宗材料询价汇总表（附表四）C、询价内容供货商的名称、地址、企业负责人、联系人、姓名及电话、传真。供货商在明确了解材料名称、品种、型号、规格等材料要求，以及供货地点、供货时间等情况下的报价和报价时效。供货商对货款支付的要求，优惠条件等。5.4大宗材料采购5.4.1采购申请使用单位按大宗材料采购目录提前上报时间报送成本控制部门采购进货通知单。若使用单位的月度计划能准确反映材料进场数量及时间要求，可将该月度计划表作为采购进货通知单使用，按提前上报时间要求上报，并在月度计划表上注明：“该表作为采购进货通知单使用，不另报采购进货通知单。”5.4.2采购审批大宗材料采购由公司领导审批。项目部填报大宗材料采购询价会签审批单并附上大宗材料询价汇总表以及供货商报价表，送相关部门及领导会签，报领导审批后执行采购。5.4.3采购记录归档：为了增加采购的透明度，追踪采购的过程，财务部门、工程实施协调部门、成本控制部门及使用单位均需妥善保管供货商的基本材料（材料名称、规格、价格、供货商名称、地点、电话及相关证件等）和抄送的每次询价汇总表，以便核查。5.4.4采购与入库：大宗材料原则上由材料使用单位负责采购。由成本控制部门和集团实施监督和审查。采购需与公司仓库核实库存，以利材料合理使用。大宗材料均应按如下程序办理：供货商按通知将物资送至使用的指定地点，由物资管理人员进行质量和数量验收，除在送货单上签字外，还必须开具一份材料入库单，该单须有项目经理或主管以上人员签字方可有效。供货商凭以上两种单据到财务部门办理供货结算、付款手续。物资管理人员按照材料管理制度分别办理各自相关管理手续，使得该项物资采购供应的单据传递到相关部门以供核对、入帐。6、材料验收管理。6.1各使用单位材料管理人员在验收物资时应同时收取供方提供的产品必备资料，如质量证明书（合格证）或检验报告书，强制性认证书等。并在供方的协助下对产品进行质量和数量验收。6.2材料的包装应完好，外观没破损，否则应重新计量或开箱检查。6.3可当场调试的材料机具：材料管理人员、施工负责人、供方三方应当场调试。6.4公司成本控制部门和项目经理必须对每种大宗供应材料，在供应期内均应不定期组织抽检，抽检的频率和次数根据供应量的大小，时间长短以及供应次数来确定；一般不得少于2次以上，抽验时应有材料员，供应商代表在场并及时按实填报抽检表（附表八），作为结算付款依据。若抽检有问题，合同有约定的，严格按照合同办理，有严重争议的上报公司领导批准后执行。7、使用单位（或项目部）之间物资机具调拨在方便、节省和充分利用物料的原则下，经领导