前台工作流程.doc

新华速汇前台文员工作流程1、负责接听前台电话，做好重要记录并传达信息给相关人员。工作流程：a、听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒；b、听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下： “您好， XX公司（前台）！” 对方讲述时留心听 并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求，并作出标准回话。c、将需要转达的内容及基本信息进行记录并及时传达给同事。注意事项：a、牢记无论接电话还是打电话，务必等对方挂完电话后方可挂线，特殊情况除外；b、没有接听到的电话应及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的。工作要求： 接听电话时热情，声音适度，普通话标准，吐字清晰，态度委婉，反应能力快，判断能力佳。建 议： 制作接听电话记录簿，便于记录和查询。2、负责来访客户的接待，做好接待与引见工作。工作流程：a、公司有来访客人，前台解除门禁后，须起身微笑相迎，说礼貌用语，招呼客人就座，倒水。客人坐下后，前台方可就座；b、客人离开时，微笑致意，“欢迎下次再来”。注意事项： a、来客提出要找公司员工时，前台应先问有无预约。并请来客做好登记，再打电话致要找的员工，询问是否带进。如回答需要马上带进，则应行前领路，如需迟些才带进，请客人在接待室就坐，为客人倒水，请客人稍等。等可以带进时，再将客人带进。b、如果是面试人员，应询问其面试的岗位、预约的时间、预约的面试官是谁、是否携带简历，登记后请其等待。致电面试官，如有需要将简历提前送给面试官，以防面试人数特别多时，给面试官一个准备时间。之后可将其带入面试。c、来客提出个人要求时，前台必须认真聆听，有必要时做好笔记，如遇无法处理的情况，则请客人稍等，请上级领导出面解决。d、如来客不听要求，想要硬闯办公室，需立即拦截。如事态紧急，可呼叫公司员工协助。工作要求： 面带微笑，注意说话语气和用词；倒水七分满，水温适当。具体礼仪见前台工作要求建 议： 制作访客登记表，来访人员必须登记，便于记录和查询。3、订水，订火车票、机票、酒店等，快递收发等工作，办公用品的采购与管理。工作流程：订水：电话预定即可，如果领导没有指定用哪家的矿泉水，前台有权选择更换物美价廉的供应商 Ps: 饮水机中经常出现蟑螂等物体，细菌繁殖速度快。为保证员工饮水安全，应定期清洗饮水机。订火车票、机票、酒店等：a、确认好时间、地点、人数等条件b、在相关网站或电话预定（需询问领导具体要求，如动车票要一等座还是二等座；机票订好需不需要值机，坐飞机靠窗还是过道，坐在飞机前部中部还是尾部等问题），这些问题只能问一遍，熟记每个领导的喜好和要求，问过的问题不能问第二遍，除非领导有特殊要求。c、发短信将火车班次或航班信息发至领导手机，必要的时候查询出行当天的天气预报一并发给领导。Ps:订酒店的细节同上。费用问题，是先去财务请款，还是先垫付再去财务报销，听从领导安排及公司制度。快递收发：电话通知员工本人到前台领取快递，不建议前台代收快递，以免引起不必要的麻烦。如本人不在公司且快递为贵重物品或者需要到付邮费，需电话告知员工，在员工同意的情况下签收并垫付邮费办公用品的采购与管理：各部门提交季度办公用品计划后交由前台整理汇总后，交给领导审批后方可购买。购买后可按计划发放到各部门专人管理。也可由前台管理，员工领用可以登记，也可以不登记，直接从部门申请的总数中减去即可。具体情况视公司规模、领导安排和公司制度决定。4、负责公司的档案管理及各类文件的整理管理工作。 按年份、类型等编号整理存档，并制作对应的excel,方便日后使用时查询节省时间。5、负责公司会议后勤工作，协助公司领导安排会议事务。 工作流程：a、如召开公司内部会议，前台需提前确认会议时间、人数，并确保投影仪等设备的正常使用。具体事宜听从领导安排。b、如遇重要客人参观、开会等，前台需根据领导的指示准备LED显示屏的播放，准备茶水饮料水果点心餐纸等，做好会议前的一切准备。c、会议中如需摄影或拍照，前台需协助。d、会议后通知保洁立即打扫会议室，剩余的水果点心饮料如有冰箱可以保存，不适宜保存的立即分发给同事，避免不必要的浪费。 6、保持公司环境清洁，确保公司各类设备的正常使用。 工作流程：督促、监督、必要时协助保洁人员保持公司的环境清洁。部门的设备不能正常使用时，填写保修单交到前台，前台及时联系维修人员维修，确保设备可以尽快正常使用。 7、负责公司文件打印，协助复印等工作。 掌握复印机、打印机、传真机的使用方法。8、门禁卡及电梯卡的管理、通讯录的更新、考勤管理工作流程：门禁卡及电梯卡的管理：新员工领取时需签字登记，离职时需收回并在离职流程单上签字，之后做记录。 更新通讯录：建议每月底更新一次，人力资源部将该月人员异动名单加电话发给前台，前台更新通讯录即可。 Ps.前台整理通讯录时挨个去问大家的电话号码，如果公司人员数量庞大，这样做是影响工作效率且极其不专业的表现。在员工入职当天，应及时更新员工信息表，登记员工的基本信息。员工信息表的内容来源于应聘登记表。通讯录整理完毕之后，每月需在办公系统上发布一次，需要下载的同事自行下载。如无办公系统，可发至需要的员工邮箱。考勤管理：整理请假条、补考勤证明等，每月 日之前做考勤，日后人员增多，若前台工作量过重，此工作应属于人力资源部薪酬管理或绩效管理模块的范畴9、员工入离职手续的办理及人事档案的管理。 建 议： 该项工作应属于人力资源部范畴的工作，由于目前公司正处于筹备阶段，各部门人员未正式到位，所以人事档案和其它物品一同放在前台抽