时间管理之如何安排好每天的时间技巧.ppt

,时间管理,名人名言,盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。陶渊明凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。华罗庚放弃时间的人，时间也会放弃他。莎士比亚,你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。富兰克林时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。彼得杜拉克,名人名言,小实验,道具：铁桶一只，大石头一块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？,什么是时间管理概念由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。结论通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。,一、时间管理的基本概念,案例分析,有效时间管理的五个步骤,明确你的价值观确定你的目标对你的目标按优先级别排序明确你的任务对任务按优先等级排序,时间管理的步骤价值观,金钱,权利,自我实现,价值观,健康看牙医、洗澡等家庭给家里打电话等社交买礼物、回信、参加聚会、拜访朋友等生活准备烛光晚餐等工作准备简报等学习听一场讲座等,价值观、目标与任务,优先级综合分析四象限坐标图,重要度,紧迫性,A重要而且紧迫,紧迫但不重要,D不重要不紧迫,重要但不紧迫,分清的轻重缓急,请运用四象限方法排列你的工作：,七、分清工作的轻重缓急,四个象限的4D原则,1、我们的问题在哪里时间的浪费电话干扰，陪同煲粥会而不议，议而不决不速之客，礼节陪聊回复信件，斟字酌句外部客观的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）B、餐饮服务C、社会化程度,三、时间管理,1、我们的问题在哪里时间的浪费某项调查数据结果（天）,三、时间管理,睡眠8.05小时用餐1.31小时琐事0.55小时工作7.34小时交际0.39小时休息0.45小时娱乐0.31小时,上下班交通0.73小时读书报杂志0.42小时处理家务事0.26小时兴趣的工作0.37小时音乐或电视2.51小时与朋友聊天1.11小时,1、我们的问题在哪里时间陷井情不自禁事必躬亲过分客套例行公事犹豫不决漫不经心碌碌无为,三、时间管理,国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：管理人员平均每8分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时；行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出：恢复思路平均时间为分钟,日本学者关于时间浪费的调查“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。,三、时间管理,时间管理的原则时间进度表制定原则实际花费的时间总比预计的长突发性事件应付原则为突发事件预留处理时间日常性事务维护原则做好数据库清理与更新等基础工作时间被占用说不原则过度热心肠者的良药,三、时间管理,3、走出观念上的误区“缺我不可”的潜理念事必躬亲的诸葛亮导致操劳过度的高管人员推迟决策会提高决策质量借口“需要更多的事实”只要授权就可节约时间相关人员能力不足无效授权或授权失控,三、时间管理,走出观念上的误区高效率就是高效益快就一定好吗？方向错误和方法不当鉴别问题比进一步解决问题容易想明白了再行动找到管理捷径是节约时间的因素管理上有捷径可走吗？,三、时间管理,三、时间管理,时间管理SMART原则让目标达到SMART标准四象限原则关注重要且紧迫的第二象限韵律原则保持自己的韵律并与他人协调流程优化精简原则分析流程，减少多余环节,三、时间管理,案例：时间管理韵律原则“韵律原则”包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。,三、时间管理,1、提高你的时间管理技能做个时间管理的高手学会从事务型工作中解脱出来有效地计划与安排自己的时间找到节约时间的措施学会积零成整实行交叉“轮作”提高“复种”指数整批使用时间应付意外事件分身有术,四、时间管理的基本策略,2、应该记住的20条实用方法准备之一：长期准备（4）购买工具书/增加知识储备/提高能力训练你的快速阅读能力把常用的文件/文具放好养成存放思想档案和作记录的习惯,四、时间管理的基本策略,凡事预则立，不预则废。,2、应该记住的20条实用方法准备之二：临时准备（5）明天的工作前晚进行优先级排序将相关的工作列在一起把工作计划放到随时可见的地方每天早晨比规定时间起早十分钟做好正式工作前的准备工作,四、时间管理的基本策略,2、应该记住的20条实用方法要培养的好习惯（7）利用各种装备如电话/信件等节省时间把最困难的事放在效率最高的时候利用零碎时间处理例行性事务午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料报刊放在晚上看每晚沉思片刻/回顾与总结,四、时间管理的基本策略,2、应该记住的20条实用方法与外部产生联系时的应变能力（4）站着接待一向健谈的来访者从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者管理电话：主动拨号/与被动接听如遇琐事缠身能快速摆脱3、经理人员的时间管理抓大放小/充分授权4、秘书人员的时间管理认清自己的角色和职责,四、时间管理的基本策略,、树立时间价值观首先解决思想认识问题人的行动是受思想支配的思想方法决定行为模式牢固树立时间的价值观时间就是效益时间就是金钱时间就是生命,五、基础工作与有备无患,牢记鲁迅先生的话：时间是组成生命的材料，浪费别人的时间，其实是无异于谋财害命的。,工作环境“”不同层次员工的准备工作金领高管的准备工作、整体工作目标、阶段性工作规划、下级状况备忘录、用好秘书这个帮手白领阶层的办公室“”、工作计划表、常用文件及工具书、柜子及办公室桌清理、相关人员通讯录蓝领员工的作业现场管理,五、基础工作与有备无患,日常价值法控制时间工作中的现象我们每天都要面对各式各样的人和事，这些人和事都需要你耗费时间来处理。你将如何应对？是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？通常的表现有明确标准的，快速决断没明确标准的，依据直觉感受,五、基础工作与有备无患,浪费时间的大敌工作目标不明确你为什么工作你要达到什么目的工作没有计划性工作千头万绪眉毛胡子一把抓被动工作和生活跟着感觉走,工作目标及其计划性,2、时间管理第一法则目标管理与工作的计划性工作方法三段论,六、工作目标及其计划性,目标,方法,行动,计划,计划是从目标到方法的桥梁,3、明确工作目标怎样制定工作计划年度计划季度计划月度计划周计划每天工作任务,工作计划表要素：序号任务内容拟完成时间相关责任人检查监督人备注,六、工作目标及其计划性,目标体系的SMART原则S-Specific具体，不能笼统；M-Measurable可度量，A-Attainable可实现，指付出努力的情况下可以实现，避免过高或过低的目标。R-Realistic现实性，指目标是实实在在的。T-Timebound时限，完成目标的期限。,工作目标及其计划性,“80、20”法则运用先做最重要的事情,你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？,你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？,结论：做重要的少数事情,分清工作的轻重缓急,工作任务转移学会授权与借力依据企业管理的组织原则遵照公司岗位职责和权限合理分权为授权的前提非指挥权限关系的借力依靠个人非职务影响力注意事项授权有度，控权有方借力要适当，注重实效,时间管理的统筹技巧,学会说“不”拒绝的学问灵活运用日常价值法快速反应，马上决断注意国人的“讲面子”婉言谢绝，而非强力拒绝动之以情，晓之以理提供良好的建议,时间管理技巧的具体应用,时间的特性决定了人永远无法直接管理时间根本手段是通过合