会展策划与管理.ppt

高职高专系列教材配套电子教案,会展策划与管理,高等教育出版社,高等教育电子音像出版社,主编丁霞副主编张晓娟,（第一版）,高职高专系列配套电子教案目录,第一单元会展概述,第二单元会展策划的基本理论,第三单元会展项目可行性分析,第四单元会展立项策划,第五单元确定会展服务商,第六单元招展策划与宣传推广,第七单元会展现场服务策划与管理,第八单元会议策划与管理,第九单元会展后期跟踪管理,第十单元会展客户关系管理,第十一单元会展旅游管理,第一单元会展概述,20世纪90年代以来，伴随着经济全球化的浪潮，世界经济快速发展，各国之间的技术、贸易、文化、经济等往来日益频繁，为全球会展业的发展提供了巨大的机遇。尤其是中国的会展业获得了前所未有的发展，以年均20%左右的速度递增。由此，会展业被称为21世纪朝阳产业。,第一节会展业的基本组成和作用,第二节会展中心的地位与作用,第三节中国会展业的现状和发展趋势,第二单元会展策划的基本理论,第一节会展策划第二节会展策划的核心理论第三节会展策划的原则第四节会展策划的程序和方法,策划是为实现预定目标，对与目标有关系的信息资源进行深入分析，并综合运用广告创意、管理、营销和财务等方法，进一步发挥创造性思维，事先谋划、构思和设计有关问题和解决策略，形成最佳行动指导方案的过程。,展会立项可行性分析是展会项目立项策划的继续，是对立项策划掌握的各种信息进行全面系统的研究和分析，来准确地判断该方案的可行性，然后在此基础上，编写完整的展会项目可行性报告。,第三单元会展项目可行性分析,第一节会展环境与战略分析第二节展会执行方案分析第三节会展项目的预算分析第四节风险分析第五节可行性研究报告的编写,展会立项策划是在题材背景分析的基础上，进行展会目标定位，进一步围绕目标制定各项活动执行计划，并预算计划实施所需要各项资源，为展会的举办提出科学合理的依据和策略指导。,第四单元会展立项策划,第一节展会立项背景分析第二节展会的基本要素第三节展会的具体实施方案第四节展会的财务预算方案第五节展会时间进度规划,随着会展行业的不断发展，展会规模的逐步扩大，展会品牌效益的不断突现，实现会展服务的专业化分工和专业化运作更能提高效率，带来更大的经济和社会效益，会展组织者会把相关的配套的管理与服务项目承包出去，自己则专心做好立项策划、招展招商以及组织协调工作。,第五单元确定会展服务商,第一节展会承建商的确定第二节确定会展物流服务商第三节会展旅游代理服务,展会是否能够成功地举办，首要的和最直接的因素就是招展工作的成效，在招展运作的同时，还应重视推广宣传工作，发挥营销创新手段，开展招商，尽量招徕更多的专业观众和普通观众，最终实现多赢的局面。,第六单元招展策划与宣传推广,第一节展览的利益主体价值分析第二节招展策划第三节会展的宣传推广策划,展会的前期筹备工作全部完成后，展会的运作成功与否主要取决于现场的运作和管理。办展机构从项目立项、寻求支持单位、合作单位进行招展到逐步建立营销网络完毕，准备工作顺利完成后，最重要的工作就是展览现场要提供良好的服务，否则就可能会破坏前期与参展商建立起来的良好的客户关系，由此带来的负面连锁效应是非常巨大的。,第七单元会展现场服务策划与管理,第一节会展开幕现场策划与管理第二节会展布展与现场服务第三节参展观众类型与统计第四节会展现场的风险与安全管理,与展览相同，对于会议的成功举办，在整个策划与组织过程中，首先要重视前期会议准备工作的策划，在完成准备工作后，会议的运作成功与否主要取决于现场的运作和管理。在会议的现场要提供良好服务，否则就可能会破坏前期与与会代表建立起来的良好的客户关系，这样就要求必须进行详尽的会议策划。,第八单元会议策划与管理,第一节会议策划第二节会议现场管理第三节会议突发事件的策划第四节会议评估,会展后期的跟踪服务主要是针对参展商和重要的专业观众而进行的。跟踪服务的目的主要有三，加深目标客户的印象；树立展览会品牌形象；为下一届展览会作预告宣传。另外在展会结束后，通常还需对会展的整个工作过程包括会展主题、规模、宣传推广、现场服务以及会展的经济和社会效益等进行评估和总结。,第九单元会展后期跟踪管理,第一节会展跟踪服务第二节会展评估,客户关系管理的最终目标是客户目标的实现，而客户目标的实现的前提是成功的展会，成功的展会来自于细微的服务，来自于方方面面的细节。成功的客户关系管理一定是会展企业制胜的法宝，香港会展业周到、细致和人性化的服务使客户关系管理的体现，使展会成功的最基础的保证。,第十单元会展客户关系管理,第一节会展客户关系管理概述第二节会展客户关系管理策略第三节会展客户关系管理的保障体系第四节会展客户关系管理的具体内容,会展旅游是以会议和展览为目的的旅游，属于公务旅游的范畴。随着会展活动的日益发展，会展旅游也成为全球旅游业的热点，相应地，会展旅游管理技术的发展，也成为决定会展旅游服务质量的关键。,第十一单元会展旅游管理,第一节会展与旅游的互动第二节会展旅游的需求和供给要素第三节会展旅游项目的策划与设计第四节会展旅游产品的开发与推荐第五节会展旅游运作实务,第一节会展业的基本组成和作用,一、会展业的概念和基本组成二、会展业的特征三、会展业的作用四、我国会展业的格局,第一单元会展概述,第一节会展业的基本组成和作用,一、会展业的概念和基本组成会展业是指以会议、展览为媒介，以在一定时期内聚集大量的人流、物流、资金流和信息流为手段，达到经济、社会等方面发展的行业。会议是泛指在一定的时间和空间内，为了达到一定的目的所进行的有组织、有主题的议事活动展览，是指参展商通过物品或图片的展示，集中向观众传达各种信息，实现双向交流，扩大影响，树立形象，达成交易、投资或传授知识、教育观众目的的一种活动。,第一单元会展概述,第一节会展业的基本组成和作用,二、会展业的特征1.经济发展的晴雨表2.产业关联强，互动性能好，综合效益高3.信息积聚性好，利于降低买卖双方的“交易费用”,第一单元会展概述,第一节会展业的基本组成和作用,三、会展业的作用（一）对举办地经济效益的拉动作用（二）就业机会的扩大作用（三）信息的系统传播沟通作用（四）经贸合作的促进作用（五）城市基础设施建设带动作用（六）会展活动举办城市知名度的提升作用,第一单元会展概述,第一节会展业的基本组成和作用,四、我国会展业的格局五大会展经济产业带1、以北京为中心的“京津环渤海会展经济产业带”2、以上海为中心的“长江三角洲华东会展经济产业带”3、以广州、香港为中心的“珠江三角洲华南会展经济产业带”4、东北边贸会展经济产业带5、以武汉、郑州、成都、昆明等城市为龙头的中西部会展产业带,第一单元会展概述,第一单元会展概述,一、会展中心的地位和使命二、会展中心的构成三、会展中心的选址四、会展中心的经营管理五、中国会展中心的发展,第二节会展中心的地位与作用,第一单元会展概述,一、会展中心的地位和使命就整体会展业来说，会展中心在整个环节中是一个非常重要的平台，没有会展中心就没有城市会展业，它在操作层面的地位仅次于政府、协会和主办者。从某种意义上他们所代表的是国家。会展中心的一个重要的使命是以城市使者的身份邀请国际会展主办者到该城市办展。,第二节会展中心的地位与作用,第一单元会展概述,二、会展中心的构成（一）展览部分：主要分为展览厅和展示厅（二）会议部分：包括多功能大厅、中型会议厅、组合式小型会议室、贵宾室等（三）展览辅助场地：包括展厅主入口主大厅、各独立展厅门厅、餐厅厨房、展览工程制作场和仓库、市场服务设施、商务服务设施及设备用房等（四）会议辅助场地：包括多功能大厅，中型会议厅配置，门厅、工作间，仓库及其他辅助设施等（五）室外场地部分：包括室外展场、室外广场和车位等（六）会展中心的智能化信息系统：如智能卡管理系统、通信系统、网络系统、信息服务系统、卫星及有线电视服务系统等,第二节会展中心的地位与作用,第一单元会展概述,三、会展中心的选址会展中心不是孤立存在的，必须和周边的环境、基础设施和配套设施结合在一起，才能发挥会展中心的作用。因此会展中心的选址须考虑以下因素：1、交通便利2、周边具有良好的配套服务设施3、有增值潜力4、与周边环境相协调5、注重会展中心的旅游环境,第二节会展中心的经营管理与发展,第一单元会展概述,四、会展中心的经营管理（一）国际会展中心的经营管理模式（二）中国会展中心的经营管理模式,第二节会展中心的地位与作用,第一单元会展概述,五、中国会展中心的发展（一）实现会展中心产权多元化和分散化（二）成立会展中心管理公司，推行有效的会展中心管理模式（三）培育会展中心的核心竞争力（四）注重会展市场的分工与协作（五）加强政府对会展市场的宏观调控,第二节会展中心的地位与作用,第一单元会展概述,一、我国会展业发展中存在的主要问题二、中国会展业发展趋势三、中国会展业发展前景四、中国会展业发展的对策,第三节中国会展业的现状和发展趋势,第一单元会展概述,一、我国会展业发展中存在的主要问题（一）会展市场秩序混乱，鱼龙混杂，会展过多过滥；（二）展览场所重复建设，功能单一；（三）多数展会缺乏明确定位，组织管理模式落后；（四）会展业还未形成专业化分工协作的格局；（五）会展主办主体复杂，缺乏资质条件的约束，展览业务人员的素质偏低。,第三节中国会展业的现状和发展趋势,第一单元会展概述,二、中国会展业发展趋势（一）全球化趋势（二）信息化趋势（三）集团化趋势（四）品牌化趋势（五）专业化趋势（六）市场化趋势（七）创新化趋势（八）生态化趋势（九）多元化趋势,第三节中国会展业的现状和发展趋势,第一单元会展概述,三、中国会展业发展前景世界经济全球化所带来的资本、信息、资源、人才、技术等生产要素在全球范围内的自由流动，将使我国处于开展多形式、多层次、多领域国际经济技术交流与合作的中心地位：一方面会带动会展业务大幅增加；另一方面会促进我国会展领域里的国际资本运作、品牌并购、人才交流和技术引进，必将有力推动我国会展业量的放大和质的提升。可以预期，中国将成为亚洲的世界性会展大国和会展强国。,第三节中国会展业的现状和发展趋势,第一单元会展概述,四、中国会展业发展的对策（一）落实科学的发展观，引领会展业的健康发展（二）发挥政府的引导培育作用，建立公平的市场竞争环境（三）在继续扩大规模的基础上实施品牌战略（四）加快筹建全国性会展协会，促进中国会展产业化（五）有意识有目的推进会展产业的专业化分工与合作（六）重视现代信息技术，关注互联网给会展带来的契机（七）培养塑造一批熟悉展览业务有管理经验的专业队伍,第三节中国会展业的现状和发展趋势,第二单元会展策划的基本理论,一、策划的起源二、会展策划的涵义,第一节会展策划,第二单元会展策划的基本理论,一、策划的起源哈佛的企业管理百科全书认为：策划是一种程序，策划是针对未来要发生的事情做当前的决策；是找出事物的因果关系，衡度未来可采取之途径，以目前决策作为依据。亦即预先决策做什么、何时做、如何做、谁来做。策划活动一般需要经历几个步骤，即市场调查及环境分析；确定并初步调整策划目标；创意及拟定初步方案；方案的评价与筛选；方案调整及再次修正。,第一节会展策划,第二单元会展策划的基本理论,二、会展策划的涵义会展策划就是根据市场调查与预测，确定展会主题、展示对象和观众，突出会展表现形式，制定会展总体规划，实施营销计划与方案，完成会展组织、会展管理、会展费用预算、会展效益评估和效果测定等一系列的决策，因此，会展策划就是在会展调查的基础上，根据展览会的战略目标，制定有效的会展策略方式和方法。,第一节会展策划,第二单元会展策划的基本理论,一、项目管理二、营销管理三、财务管理四、危机管理五、合同管理六、信息管理,第二节会展策划的核心理论,第二单元会展策划的基本理论,一、项目管理（一）会展项目计划（二）会展项目实施（三）会展现场服务（四）会展相关活动,第二节会展策划的核心理论,第二单元会展策划的基本理论,二、营销管理展览公司将制定和执行计划、定价、促销和销售创意和展览服务，以此创造商品或服务，满足参展商、观众和其他利益相关者的个人和组织目标。1、会展品牌2、会展推广3、会展客户服务,第二节会展策划的核心理论,第二单元会展策划的基本理论,三、财务管理会展财务管理主要是对会展所需资金的筹集、使用及运作中的各项收入和支出活动的管理，贯穿于会展项目的始终，从最初的预算、中期的控制到最后的结算都非常重要。会展财务管理主要的环节有：制定财务决策；制定预算和标准；记录实际数据；对比标准和实际；差异分析和调查；采取措施，纠正偏差；评价与考核。,第二节会展策划的核心理论,第二单元会展策划的基本理论,四、危机管理会展业的危机：指影响参展商和观众对展会举行的目的地的信心和扰乱展会组织主体继续正常经营的非预期性事件。会展项目一旦受到干扰，会展组织者会损失惨重。会展危机管理策划：是指为防止会展危机爆发，减少、消除会展危机带来的风险与损失，通过策划手段使人更有效的掌握事物和社会舆论的办法与措施的综合过程。危机的特点：突发性，破坏性，不确定性，紧迫性危机管理策划：危机风险评估，危机预警机制，危机应对措施，危机恢复管理,第二节会展策划的核心理论,第二单元会展策划的基本理论,五、合同管理签订各种会展合同是规范会展市场行为的最主要也是最重要的手段之一，特别是它能在一些特殊的情况下为签订合同的当事人挽回一定的损失。主要有参展合同、租馆合同、承包合同和外包服务项目合同等。六、信息管理会展信息管理包括会展信息系统的建立、会展信息流的确定、会展信息处理过程的控制，还有会展信息形式、会展内容、会展传递方式、会展存档时间的确定等。,第二节会展策划的核心理论,第二单元会展策划的基本理论,一、前瞻性原则二、创新性原则三、系统性原则四、艺术性原则五、效益性原则,第三节会展策划的原则,第二单元会展策划的基本理论,一、前瞻性原则是会展主题引领行业发展趋势，捕捉行业的潜在需求，否则会站策划案就会缺乏市场吸引力,第三节会展策划的原则,第二单元会展策划的基本理论,二、创新性原则创新性应该是贯穿企业策划自始至终，会展是一个非常有自身特色的特殊行业，它是一个开放性很强的活动，开放性决定了会展工作的不确定性，因此会展策划必须不断创新动态变化的形式，保证最终目标的实现。,第三节会展策划的原则,第二单元会展策划的基本理论,三、系统性原则每一个完整的会展项目都需要围绕会展主题把很多社会资源通过不同的方法整合在一起，从信息集合分析、寻找行业支持单位、选择合作伙伴到展会营销，每一个环节都是相对独立地进行，同时又要把握这些环节运作过程中的互动，以利于优化增强项目组织的有序性，应把会展项目作为一个系统来进行管理。,第三节会展策划的原则,第二单元会展策划的基本理论,四、艺术性原则艺术性的原则就是运用艺术手段融合信息传播工具，促使会展作为信息媒介的传播力度和深度，让整个会展都像一个精心构思的艺术剧本，但是又恰到好处地进行了临场发挥，实现商业信息高效集中和高效传播，促进更多成功的交易。,第三节会展策划的原则,第二单元会展策划的基本理论,五、效益性原则会展策划的效益性是由会展的盈利性决定的可以说会展的效益是衡量会展策划是否成功的标准。,第三节会展策划的原则,第二单元会展策划的基本理论,一、会展策划程序二、会展策划的方法三、会展策划的作用,第四节会展策划的程序和方法,第二单元会展策划的基本理论,一、会展策划程序1、主题定位阶段2、目标确立阶段3、方案设计阶段4、方案论证阶段,第四节会展策划的程序和方法,第二单元会展策划的基本理论,二、会展策划的方法（一）思维闪电策划方法（二）系统分析策划法（三）排除策划法（四）逆向策划法（五）群体策划法,第四节会展策划的程序和方法,第二单元会展策划的基本理论,三、会展策划的作用1、为会展决策提供方案2、提高会展活动的经济效益3、塑造品牌形象,第四节会展策划的程序和方法,第三单元会展项目可行性分析,一、展会市场环境二、战略分析,第一节会展环境与战略分析,第三单元会展项目可行性分析,一、展会市场环境1、宏观市场环境包括政治法律环境、社会经济环境、科学技术环境、社会文化环境。2、微观市场环境行业特征、竞争状况分析、细分市场、办展机构内部资源评估。,第一节会展环境与战略分析,第三单元会展项目可行性分析,二、战略分析SWOT分析法办展机构所具有的优势（Strengths）办展机构的劣势（Weaknesses）外部市场环境对办展机构举办展会所形成的机会（Opportunities）办展机构举办展会所面临的外部威胁（Threats）SO战略：即依靠自身的优势和市场机会开展业务。ST战略：即利用办展机构的优势规避或减轻外部威胁。WO战略：即把握市场机会，弥补自身薄弱力量WT战略：既克服办展机构的薄弱点，规避外部威胁,第一节会展环境与战略分析,第三单元会展项目可行性分析,一、展会基本框架二、招展、招商和宣传推广方案三、展会进度计划方案四、现场管理和各种活动安排方案,第二节展会执行方案分析,第三单元会展项目可行性分析,一、展会基本框架1、展会名称与展会的展览题材、举办地区和展会定位是否匹配。2、办展时间和展会频率是否与展览题材的行业特征相符合。3、展会的举办地区是否有足够的市场来支撑展会的成功举办。4、展览题材的市场规模能否适合举办这样规模和档次的展会。5、办展机构是否有足够的能力举办此规模的展会。6、展会规模与展会定位之间是否相矛盾。,第二节展会执行方案分析,第三单元会展项目可行性分析,二、招展、招商和宣传推广方案招展方案直接关系到参展企业的数量招商方案直接关系到参观观众的数量宣传推广方案直接关系到会展社会影响力，并间接影响到参展企业和参观观众的数量。,第二节展会执行方案分析,第三单元会展项目可行性分析,三、展会进度计划方案展会进度计划是对展会从筹备到会展结束的整个期间内的各项工作进行统筹安排，明确规定了各办展机构的工作职责、在什么时间完成多少任务达到什么样的目标。展会进度计划安排是一项系统性工程，必须科学、客观的制定。在对展会进度计划方案进行评估时，主要考虑以下几个方面的问题：各项工作进程的顺序性；各阶段工作目标的准确性；各项工作安排的科学性；各项工作安排的衔接性等,第二节展会执行方案分析,第三单元会展项目可行性分析,四、现场管理和各种活动安排方案现场管理计划是对展会开幕现场、展览现场进行管理的安排以及在展会举办期间举办的各种研讨会、交流会和表演等其他活动的安排。这两项工作都是在展览会的现场进行的，执行时会彼此影响。对现场管理和各种活动安排方案的评估原则：现场管理计划的严密性原则；现场管理计划的可控性原则；各种活动开展的必要性；现场管理与各种活动的和谐性原则等。,第二节展会执行方案分析,第三单元会展项目可行性分析,一、现金流量分析二、盈亏平衡分析,第三节会展项目的预算分析,第三单元会展项目可行性分析,一、现金流量分析按照时间对资金利用进行规划，一方面分析在筹划准备展会期间的现金流动中可能会遇到的问题，另一方面也提供了展会运作过程中现金管理的依据。图3-2所示就是9月份举办的一项展会的现金流量分析表。,第三节会展项目的预算分析,第三单元会展项目可行性分析,一、现金流动分析,第三节会展项目的预算分析,第三单元会展项目可行性分析,二、盈亏平衡分析盈亏平衡分析法是进行业务总额计划时常使用的一种定量分析方法。作为经营者必须要知道，自己的展会最低限度要吸引多少参展商参展才不会亏损。在图3-3中总收入和总支出的相交点就是展会的盈亏平衡点。,第三节会展项目的预算分析,第三单元会展项目可行性分析,二、盈亏平衡分析,第三节会展项目的预算分析,第三单元会展项目可行性分析,一、风险的种类二、风险评估,第四节风险分析,第三单元会展项目可行性分析,一、风险的种类1、经营风险2、不可抗拒风险3、财务风险4、物质损失风险5、合作风险6、技术风险7、法律责任风险8、人员损失风险,第四节风险分析,第三单元会展项目可行性分析,二、风险评估1、风险确认2、风险测评3、风险控制和防范措施的分析,第四节风险分析,第三单元会展项目可行性分析,一、立项的背景与意义二、国内相关展会现状与发展趋势三、展会的市场分析与发展前景四、展会项目实施主要内容和预期目标五、现有资源的优势和劣势六、项目实施方案的可行性论证七、进度安排与月度计划内容八、经费预算来源、使用计划及还款能力分析九、经济、社会效益分析十、总结和建议,第五节可行性研究报告的编写,第三单元会展项目可行性分析,一、立项的背景与意义一般包括项目的社会经济意义、立项的必要性、项目的主要理念等。二、国内相关展会现状与发展趋势一般包括项目国内外发展现状、存在的主要问题及近期发展趋势、本项目与国内外同类展会的对比说明等。,第五节可行性研究报告的编写,第三单元会展项目可行性分析,三、展会的市场分析与发展前景1、供给和需求分析；2、市场-销售系统分析；3、目标群体及利益相关者的确定与分析；4、市场趋势和发展前景。四、展会项目实施主要内容和预期目标1、展会项目题材的创新点；2、说明项目实施各阶段及项目完成后预期取得的效果。,第五节可行性研究报告的编写,第三单元会展项目可行性分析,五、现有资源的优势和劣势需说明本项目已开展的前期工作，项目实施在技术、设备、人才、资金等方面具备的条件和优势，项目实现预期目标的基础条件。六、项目实施方案的可行性论证1、根据预期参展商确定会展地点和规模；2、确定战略合作伙伴；3、确定营销方式，包括营销媒体、销售渠道等；4、进行项目规划，包括内容管理和项目管理以及项目进行的时间表等。,第五节可行性研究报告的编写,第三单元会展项目可行性分析,七、进度安排与月度计划内容分月度列出项目实施进度安排、月度主要工作内容和主要目标等内容。八、经费预算来源、使用计划及还款能力分析简述项目总投资及资金筹措渠道，根据项目进度和筹资方式，编制资金使用计划。对申请周转金的，应对还款来源、还款能力进行分析。,第五节可行性研究报告的编写,第三单元会展项目可行性分析,九、经济、社会效益分析在展会项目完成后预期的经济、社会效益分析。十、总结和建议在上述系统分析的基础上，找出展会立项策划中存在的问题以及所忽视的但是有可能对展会产生影响的问题，提出具体的改进意见和下一步需要努力的方向。,第五节可行性研究报告的编写,第四单元会展立项策划,一、展览题材的选定二、展览题材立项市场背景,第一节展会立项背景分析,第四单元会展立项策划,一、展览题材的选定展览题材，就是指会展上将要展出的展品的范围。题材选择准确与否，直接关系到会展的专业性、拓展型及发展。1、题材的产生2、题材的总体把握行业选择3、会展题材的具体选择方法,第一节展会立项背景分析,第四单元会展立项策划,二、展览题材立项市场背景1、产业状况2、市场条件3、主办城市的环境状况4、相关展会的信息5、相关法律、政策,第一节展会立项背景分析,第四单元会展立项策划,一、会展名称二、举办的地点三、举办时间四、展会频率五、办展机构六、会展规模七、会展定位,第二节会展的基本要素,第四单元会展立项策划,一、会展名称会展名称一般包括三部分：基本部分、限定部分、补充部分。其中基本部分和限定部分是会展名称不可缺少的部分。,第二节会展的基本要素,第四单元会展立项策划,二、举办的地点包括两个方面的内容：会展举办的地点、会展举办的具体场所。三、举办时间举办时间是指会展举办的时间安排。包括四个方面的内容：一是指会展的具体举办时间；二是筹展日期；三是撤展时间；四是开放时间。,第二节会展的基本要素,第四单元会展立项策划,四、展会频率展会频率是指展会一年举办几次或者多长时间举办一次。展会频率主要取决于展览题材所在的行业特征，其中产品生命周期的影响最大产品的生命周期越长，该产业举办会展频率就不易过大；产品的生命周期越短，该产业举办会展频率就应该大一些。,第二节会展的基本要素,第四单元会展立项策划,五、办展机构办展机构主要分为：主办单位、承办单位、协办单位和支持单位。六、会展规模会展规模的衡量标准主要有三个，即会展的展出面积、参展单位的数量、会展所吸引的观众数量。,第二节会展的基本要素,第四单元会展立项策划,七、会展定位会展定位能明确会展的目标参展企业、目标观众、展会的目标和主题等。会展定位包括四个环节：了解竞争者为自己的会展设计的形象和其会展在市场上实际所处的位置；调查参展商和观众对会展的关注及评价标准；选定合适的参展商和观众范围，明确展会要向其传达的价值和渠道；实施相应营销活动并及时地调整和改进营销组合。会展定位必须体现出目标性、前瞻性、可行性和相对稳定性的特点。,第二节会展的基本要素,第四单元会展立项策划,一、展会筹建计划二、展会的宣传推广计划三、招展计划四、招商计划五、展会的相关活动计划六、现场管理计划,第三节会展的具体实施方案,第四单元会展立项策划,一、展会筹建计划1、展区设计和布置2、展位设计与承建3、会展物流4、展会清洁、安全和保安计划5、会展保险,第三节会展的具体实施方案,第四单元会展立项策划,二、展会的宣传推广计划宣传推广计划应当围绕展会基本目标制定而有目的有计划地举行一系列促进招展、招商和建立展会形象的宣传推广活动。通常，宣传推广计划需要确定的内容包括：宣传推广策略、宣传推广渠道、推广时间和地域的安排、展会宣传推广的费用预算等。,第三节会展的具体实施方案,第四单元会展立项策划,三、招展计划招展计划是保证参展商数量和质量的关键；是展会整体实施策划的最基础的工作之一。招展计划主要包括：建立目标参展商数据库、展会的价格确定、编制招展函、招展活动规划、编制和发放参展商手册、招展财务预算、招展总体进度安排等。,第三节会展的具体实施方案,第四单元会展立项策划,四、招商计划招商计划主要是吸引观众参观的各种策略、方法和措施。一定的数量和质量的观众是展会生存和发展的基础。招商和招展工作是相对应的，两者互相影响、互相促进。招商计划包括：建立目标观众数据库、编制观众邀请函、招商活动规划、招商预算、招商进度计划等。,第三节会展的具体实施方案,第四单元会展立项策划,五、展会的相关活动计划相关活动计划是指在会展举办期间举办的相关活动的计划安排。它们是展会成功举办的必要补充。1、商务旅行2、会议3、表演、比赛和相关活动六、现场管理计划1、展会开幕策划2、展会现场管理,第三节会展的具体实施方案,第四单元会展立项策划,一、展会支出费用预算二、展会收入预算,第四节展会的财务预算方案,第四单元会展立项策划,一、展会支出费用预算1、展览场地费2、装饰费3、展会宣传推广费4、招商和招展费5、交通食宿费6、工作人员费用7、人工费8、管理费用9、观光娱乐费10、杂费12、税收13、其他费用,第四节展会的财务预算方案,第四单元会展立项策划,二、展会收入预算1、展位费收入2、门票收入3、广告和企业赞助收入4、其他相关收入,第四节展会的财务预算方案,第四单元会展立项策划,一、必要时间即各项活动所需时间的多少。二、客观持续时间即在正常情况下完成此项任务所需的最少时间。三、其他不可估量的时间实际工作时间的多少还受到工作所需资源的供应情况的影响,所需资源的获得要经过一段时间，则计划时间也要在客观持续时间上再加上获得资源所需的时间。,第五节展会时间进度规划,第五单元确定会展服务商,一、展会承建商的职责二、如何考察展位承建商,第一节展会承建商的确定,第五单元确定会展服务商,一、展会承建商的职责展会指定承建商通常称为主场搭建商，是由展览会主办方指定的位参展商提供展台搭建等现场服务的企业。展会指定承建商具有以下职责：为参展商提供标准摊位；特装展台的搭建；大会制作（拱门、指示牌、名录版）；展具租赁等；其他特殊要求（如紧急加装、撤展等）。,第一节展会承建商的确定,第五单元确定会展服务商,二、如何考察展位承建商1、具备较为全面的知识和技术2、要有丰富的经验3、合理的价格4、要熟悉展览场地及其设施5、可以提供展位维护保养服务,第一节展会承建商的确定,第五单元确定会展服务商,一、选择会展运输代理二、报关代理的工作准则三、国内运输代理四、海外运输代理五、会展运输注意事项,第二节确定会展物流服务商,第五单元确定会展服务商,一、选择会展运输代理运输管理涉及三个环节联络管理；海关手续办理；搬运操作管理,第二节会展物流代理的确定,第五单元确定会展服务商,二、报关代理的工作准则1、联络；2、展前客户联系；3、单证办理及通知；4、最佳运输；5、现场支持；6、展后处理（回运）,第二节会展物流代理的确定,第五单元确定会展服务商,三、国内运输代理国内运输代理主要负责国内参展商的展品及相关物资的运输工作，以及作为海外运输代理国内段运输的代理。1、来程运输2、回程运输（环节与来程相似）办展机构在制定国内运输代理时，考虑以下几个因素：时间安排；运输路线和方式；包装要求；费用问题；保险等。,第二节会展物流代理的确定,第五单元确定会展服务商,四、海外运输代理跨国运输和国内运输最大的不同主要集中在三个方面，即运输方式、有关文件、海关报关。五、会展运输注意事项1、全部或部分展品、道具未及时运到；2、展品因包装不好而破损；3、缺少单证；4、包装箱出现问题；5、运输方式选择导致的问题；6、巡回展的运输问题,第二节会展物流代理的确定,第五单元确定会展服务商,一、会展旅游代理的确定二、会展酒店的接待三、旅游代理如何提升与会展活动的合作,第三节会展旅游代理服务,第五单元确定会展服务商,一、会展旅游代理的确定会展组办机构可以从三个方面来考察旅游代理的能力，即是否符合会展旅游者的需求；是否能够结合当地的文化特色，突出地域文化特色；能否打破地域界限，打破景点之间和区域之间的壁垒，突出自身的吸引力。根据客户的来源和旅游线路的不同，会展组办机构可以考虑在指定旅游代理时分别指定一个海外旅游代理和国内旅游代理。因为分别委托给两家公司可以充分体现专业化分工的优势，更好的服务于客户，但要注意业务的衔接和细节问题。,第三节会展旅游代理,第五单元确定会展服务商,二、会展酒店的接待选择指定接待酒店需要考虑的因素主要有：离展览场地比较近；信誉较好；高、中、低档的酒店都有，满足客户需求。为客户指定会展接待酒店，对会展组办方、酒店和客户来说是一个很好的选择，即能够达到“三赢”的局面。对会展组办方而言：不需要旅游服务的客户，可以通过指定的接待酒店解决住宿问题，提高了会展的吸引力；对酒店而言：成为会展的指定酒店可以拥有大量客源；对客户而言：有安全方面的保证和价格上的优惠等。,第三节会展旅游代理,第五单元确定会展服务商,三、旅游代理如何提升与会展活动的合作1、“会展接待+X”点菜式产品策略2、整体促销3、旅行社在MICE产品中的组团服务拓展,第三节会展旅游代理,第六单元招展策划与宣传推广,一、展览的利益主体价值分析二、招展的营销要素分析,第一节展览的利益主体价值分析,第六单元招展策划与宣传推广,第一节展览的利益主体价值分析一、展览的利益主体价值分析1、展览的五个基本要素展会的主体（服务对象）参展商；展览会的组织者专业展览公司/行业协会；展会的客体（媒介）展示场所（展厅，展馆）；展览市场信息；观众最终用户。2、展览活动中的三种核心价值,第六单元招展策划与宣传推广,二、招展的营销要素分析1、有形营销要素分析产品，价格，渠道，促销2、无形服务营销的要素分析人员，有形展示，过程,第一节展览的利益主体价值分析,第六单元招展策划与宣传推广,一、招展的准备工作二、招展三、招展和招商的关系四、如何促使参展商连续参展五、如何防止骗展,第二节招展策划,第六单元招展策划与宣传推广,一、招展的准备工作1、如何建立参展商数据库2、如何分配展区和展位3、如何确定招展价格,第二节招展策划,第六单元招展策划与宣传推广,二、招展1、编写招展书2、招展代理的选择策划和招展分工3、招展的宣传推广4、参展商手册的编写与发放5、招展的预算执行6、招展总体进度控制,第二节招展策划,第六单元招展策划与宣传推广,三、招展和招商的关系展会招商主要是指办展机构通过各种办法和渠道邀请观众到展会参观。它和展会招展是相对应的，两者互相影响、互相促进，共同构成展会策划营销的一个中心环节。一方面，如果招展的效果好，参展企业中行业内的知名企业较多，展品的技术创新含量高，信息集中，观众到会参观就会更加踊跃；另一方面，如果招商效果好，到会的观众数量多，企业才会更加愿意参展。,第二节招展策划,第六单元招展策划与宣传推广,四、如何促使参展商连续参展1、继续向参展商提供有价值的行业信息2、真诚、实事求是地推广展会3、积极沟通4、帮助参展商提高参展效益5、关心参展商，提高彼此的忠诚度,第二节招展策划,第六单元招展策划与宣传推广,五、如何防止骗展1、骗展的主要表现2、骗展的原因分析3、如何防止骗展事件的发生4、骗展事件的处理,第二节招展策划,第六单元招展策划与宣传推广,一、会展宣传推介服务的目的二、会展宣传的策略和渠道三、会展各阶段的宣传推广重点四、注意事项,第三节会展的宣传推广策划,第六单元招展策划与宣传推广,一、会展宣传推介服务的目的通常来说，会展宣传推介的目的和任务主要有五个：促进展会招展；促进展会招商；树立展会的良好形象，创造展会的竞争优势；协助业务代表和代理们顺利展开工作；指导内部员工正确对待客户。,第三节会展的宣传推广策划,第六单元招展策划与宣传推广,二、会展宣传的策略和渠道策略主要分为：推动策略拉引策略宣传推广的方式和渠道：1、广告2、软性文章和图片3、新闻发布会4、人员推广5、机构推广6、公共关系7、会展相关活动推广,第三节会展的宣传推广策划,第六单元招展策划与宣传推广,三、会展各阶段的宣传推广重点会展的不同阶段，宣传推广的目的和侧重点各有不同，采取的推广渠道和方式也应有所区别。一般来说，在展前阶段，主要是为会展造势；在筹备的最初阶段，主要是进行“提示性”宣传；在会展筹备前期，宣传目的重在促进招展；会展招展任务基本完成时，宣传目的重在促进招商；在会展的现场阶段即展中阶段，会展宣传推广的重点是促使参展商和观众获取最大的经济效益；在会展宣传活动是为了挖掘更多的展会资源；展后阶段，宣传活动则更多的是为下次会展宣传作准备。,第三节会展的宣传推广策划,第六单元招展策划与宣传推广,四、注意事项1、选择实力较强的广告代理进行广告策划等2、广告的时间间隔要事先安排好3、行业内专业的刊物杂志可以作为协办单位，双方受益4、增强信函往来的到达率和留存率5、塑造品牌的过程中重视CI的运用6、加强各种宣传方式的宣传技巧。,第三节会展的宣传推广策划,第七单元会展现场服务策划与管理,一、展会现场布置二、VIP（veryimportantperson)接待三、媒体的接待和管理四、展会开幕五、开幕酒会服务策划,第一节会展开幕现场策划与管理,第七单元会展现场服务策划与管理,一、展会现场布置在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。二、VIP（veryimportantperson)接待对于贵宾的接待，应给予特别的对待，从到达酒店到出席开幕直到离开展会地点都要进行周到的安排，对于重要贵宾还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。,第一节会展开幕现场策划与管理,第七单元会展现场服务策划与管理,三、媒体的接待和管理展会开幕前，办展机构要与有关媒体取得联系，为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。四、展会开幕1、开幕时间和地点。2、开幕式讲话稿和新闻通稿。3、开幕方式的确定。,第一节会展开幕现场策划与管理,第七单元会展现场服务策划与管理,五、开幕酒会服务策划开幕式酒会是展会的一项重要的公关活动，它可以很好的促进办展机构与参展商、行业领导和其他有关方面的关系。办展机构要事先策划安排好就会举办的地点、时间、酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。开幕酒会是展会联络各方感情，与各方进行面对面沟通交流的一种非常好的方式，因此需要精心筹划以达目的。,第一节会展开幕现场策划与管理,第七单元会展现场服务策划与管理,一、办展机构现场管理二、参展商的现场管理工作三、撤展管理,第二节会展布展与现场服务,第七单元会展现场服务策划与管理,一、办展机构现场管理（一）展会现场布置（二）展会注册及入场管理（三）展会证件与门票管理（四）展会设备设施管理（五）展会现场的安全管理（六）展会现场的知识产权保护工作（七）展会现场的相关活动管理（八）展会现场的其他服务,第二节会展布展与现场服务,第七单元会展现场服务策划与管理,二、参展商的现场管理工作（一）布展（二）配备展台的工作人员（三）展台接待（四）贸易洽谈（五）情况记录（六）其他相关宣传推广活动（七）信息收集工作（八）细节管理注意事项,第二节会展布展与现场服务,第七单元会展现场服务策划与管理,三、撤展管理1、展位的拆除2、参展商租用展具的退还3、参展商展品的处理和回运4、展品出馆控制5、展场的清洁6、撤展安全保卫,第二节会展布展与现场服务,第七单元会展现场服务策划与管理,一、参展观众类型二、有效观众的作用三、建立目标观众数据库四、参展观众人数的统计,第三节参展观众类型与统计,第七单元会展现场服务策划与管理,一、参展观众类型（一）按观众参展的目的和行为分类（二）按照交易会类型分类（三）按照参展观众的专业性分类（四）按照观众对展会是否有用分类,第三节参展观众类型与统计,第七单元会展现场服务策划与管理,二、有效观众的作用对于组展商而言，邀请参展商参展的同时，也应该同时重视邀请到尽可能多的有效观众，这样工作意义同样重大。有效观众是参展商最主要的目标客户；能够大幅度的提高展会的服务水平；拥有一定数量和质量的有效观众是一个展会能否成为品牌展会的重要标志。,第三节参展观众类型与统计,第七单元会展现场服务策划与管理,三、建立目标观众数据库1、收集目标观众的信息渠道2、收集的信息内容3、注意事项,第三节参展观众类型与统计,第七单元会展现场服务策划与管理,四、参展观众人数的统计（一）依据观众办理登记手续的内容进行统计（二）根据门票进行统计（三）参展商的客户统计,第三节参展观众类型与统计,第七单元会展现场服务策划与管理,一、会展现场的风险类型二、会展风险管理,第四节会展现场的风险与安全管理,第七单元会展现场服务策划与管理,一、会展现场的风险类型（一）从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人为威胁（二）从风险的内容可分为物质损失风险、财务损失风险、法律责任风险、人员损失风险四类,第四节会展现场的风险与安全管理,第七单元会展现场服务策划与管理,二、会展风险管理（一）对场地进行安全分析（二）同当地相关部门建立良好的工作关系。（三）确定会展活动的利益相关者具有相应的风险意识（四）制作安全小册子/标牌以及其他交流方式（五）制定一个媒体管理计划（六）预防“闹展”,第四节会展现场的风险与安全管理,第八单元会议策划与管理,一、会议策划要素二、会议策划的主要内容和要求,第一节会议策划,第八单元会议策划与管理,一、会议策划要素1、Who：参加会议的人是“谁”2、What：是“什么”类型的会议3、When：“什么时间”开会4、Where：“什么地方”开会5、Why：“为什么”开会6、How：“怎样”处理会务工作,第一节会议策划,第八单元会议策划与管理,二、会议策划的主要内容和要求1、确定会议目标和任务2、确定会议议题3、确定会议参加对象4、策划会议发言5、策划会议规模6、策划会议地点7、会议时间的策划8、策划会议的议程、日程和程序,第一节会议策划,第八单元会议策划与管理,一、会议现场布置二、会议注册管理三、会议入场管理四、会议录像、录音服务五、商务服务六、会议餐饮服务七、会议安全服务,第二节会议现场管理,第八单元会议策划与管理,一、会议现场布置1、会议室的规格和布局2、布置会场所需的时间3、会场主题布置4、会场的装饰布置5、会场视听环境的布置6、其他服务细节的布置,第二节会议现场管理,第八单元会议策划与管理,二、会议注册管理1、会议登记注册处2、提前准备好注册表3、按参会人员身份的不同予以分类登记4、注册工作人员应经过培训5、发放资料袋,第二节会议现场管理,第八单元会议策划与管理,三、会议入场管理1、限制入场管理2、票券受理,第二节会议现场管理,第八单元会议策划与管理,四、会议录像、录音服务绝大多数会议都要求有会议记录。录音录像服务有三点注意事项，即录音、录像的质量要高；录音录像带的复制；录音录像带的保密工作。五、商务服务会议期间，包括会议组织者在内的与会人员经常会需要提供商务服务，包括打字、复印、电话、传真、电脑等。,第二节会议现场管理,第八单元会议策划与管理,六、会议餐饮服务会议可能要求早餐、午餐、晚餐、茶点休息、酒吧、招待会、自助餐等。要分别对待各项餐饮活动，确保细节安排。1、团体菜单的形式和大小不尽相同。2、预先做好准备，了解特殊要求。3、另外伴有饮品的餐饮还包括茶歇服务。4、其他注意事项,第二节会议现场管理,第八单元会议策划与管理,七、会议安全服务1、会议防盗管理。2、突发事故的处理。3、会议保密管理。,第二节会议现场管理,第八单元会议策划与管理,一、预测不可预知的情况二、进行再次策划三、具体的突发事件表现,第三节会议突发事件的策划,第八单元会议策划与管理,一、预测不可预知的情况策划突发事件的对策就是采取措施处理计划外的突发事件，只有想不到的问题才会惊慌失措，所以要认真考虑会在哪些环节出现问题。在会议的组织筹备过程中，要调动所有工作人员充分考虑可能出现的问题，要把出现问题的最坏的结果都考虑到，那样在工作中就可以直面问题，理性对待了。,第三节会议突发事件的策划,第八单元会议策划与管理,二、进行再次策划在会议的准备活动中，要不断地、适时地对突发事件的策划进行复查，可以在会议开始前进行一次突发事件讨论会议，给出事后补救的策略。,第三节会议突发事件的策划,第八单元会议策划与管理,三、具体的突发事件表现1、主要发言人因为各种各样的原因缺席2、登记代表数量不足3、发言人或某位与会代表言行不当4、在会议召开前会场出现意外问题5、有国家性的重大活动与会议同期举行6、出现重大的健康事故7、交通问题8、IT系统出现问题,第三节会议突发事件的策划,第八单元会议策划与管理,一、会议评估的目的二、会议评估内容三、会议评估的方法四、会后工作,第四节会议评估,第八单元会议策划与管理,一、会议评估的目的1、检查会议目标是否实现2、落实与会者参会的满意度3、评估会议的成功与不足4、准备会议的总结报告资料,第四节会议评估,第八单元会议策划与管理,二、会议评估内容1、会议议程和内容2、会议的各项活动3、会议场所设施、服务和环境4、会议住宿、餐饮5、会议目的地的评估6、会议宣传促销和接待工作7、与会人员的评价8、会议主办方的总体评价,第四节会议评估,第八单元会议策划与管理,三、会议评估的方法1、调查问卷2、面谈3、电话调查4、现场观察5、述职及总结会议,第四节会议评估,第八单元会议策划与管理,四、会后工作1、感谢各方面的支持和帮助2、感谢会议工作人员3、进行会议工作总结,第四节会议评估,第九单元会展后期跟踪管理,一、办展机构的后续跟踪二、参展商的后续跟踪三、展后总结,第一节会展跟踪服务,第九单元会展后期跟踪管理,一、办展机构的后续跟踪1、建立参展商和客户的信息数据库2、搜集客户的意见和建议3、及时通报会展信息4、保持长期感情联系,第一节会展跟踪服务,第九单元会展后