图纸管理制度.doc

*有限公司图纸管理制度1、 目的为规范图纸管理工作，确保图纸发放、复印、使用、回收及更改程序等工作有效实施，从而保证各部门能及时得到有效的文件、图纸和技术资料等。为进一步确保现场使用图纸的有效性，防止文件、图纸和技术资料等的流失、外泄导致公司机密泄露，给公司带来不必要的损失。特制订本制度。2、 范围 本规定中的图纸包含客供图纸、技术部自制图纸、技术文件以及与客户往来的传真函件等，也包含电子版图纸。本规定适用于公司技术部、品保部、生产部、仓储部、市场部对图纸技术资料的管理过程，其它部门也可参考使用。3、 权责3.1 技术图纸、技术资料和技术文件等应在技术部的主导下完成。3.2 公司产品图纸和资料等的发放、使用、回收、作废应由技术部指定人员负责，其中对于客供图纸的管理由技术部参照和客户的保密协议执行，对于没有保密协议的，则参照本公司的图纸管理程序执行。3.3 技术图纸及技术文件为受控文件，由各部门主管指定专人管理，同时负责协助技术部对技术资料换版、更改图纸的回收工作。3.4 当接到客户对产品设计的变更后，技术部负责修改图纸，并及时发放到相关部门。品保部负责监督和检查现场使用图纸和技术资料是否为有效版本。3.5 登记在技术图纸、文件销毁单上图纸及资料的销毁，应在行政部的监督下进行。4、 图纸接收、转化、归档、发放签收管理程序4.1 销售人员接到客户提供的完整图纸和相关的技术资料后，核对图纸的版面质量和适用性，然后交技术部技术人员确认。4.2 技术人员首先对该资料登记收文登记表，当确认需要重新转化出图的，应在转化后的图纸上注明相对应的外部图纸的图号，转化人与审核人均应署名。并交技术部主管批准后，方可下发。4.3 如图纸上尺寸或其它内容与外部资料有出入的，应经技术部主管批准后，将该图纸提请客户确认，确认完毕后，方可以下发。4.4 涉及非中文版面的图纸资料，应由销售人员委托沃联国贸人员对其进行翻译，必要时由技术人员协助翻译。4.5 图纸转化人负责将图纸(客供图纸及转化后图纸)、相关技术资料进行登记、编号、整理、分类、归档、建立或修改原目录并装入图册。4.6 转化图纸应按照我公司图纸转化规范执行。4.7 转化图纸经审核、批准后，电子档图纸的存档，分别由各位转化人将电子档图纸最新版按订单号统一汇总到公共盘以该订单号建立的文件夹中。4.8 纸版图纸一式四份，技术部自留1份存档，其余分别发放生产部、品保部、仓储部各一份，发放时，由技术部图纸发放人事先在图纸下发纪录上，填好发放图纸订单号、图纸名称、数量等，由相关部门签收。4.9 同时以电子档形式登记图纸转化人、校对人、审核人及订单号、图纸名称、图纸图幅、页数等。4.10 外协图纸发放给公司指定的负责外协的部门。4.11 图纸、技术资料的签收必须是部门指定的资料管理责任人或部门主管，否则不予下发。4.12 相关部门签收的图纸、技术资料则由被授权责任人对其进行管理。5、 图纸变更、回收管理程序5.1 图纸变更的两种情况 (1) 客户在下过订单后，提出对订单物资在尺寸、结构或材料等方面的变更。 提出变更时间可能在转化图纸下发前或后。 (2) 技术部在转化图纸时出现失误，图纸已下发至各相关部门，由相关部门或由技术部自身发现。5.2 图纸变更的实施 当获知图纸要变更后，技术部主管应立即通知相关部门，暂停该图纸有关产品的生产，同时组织该图纸转化人或授权其他人员及时变更图纸。5.3 图纸变更后的发放与回收根据变更内容情况，如需重新下发图纸，则正常转化后由校对、审核签署完毕后，出具技术变更通知单下发至相关部门，同时将原下发图纸收回。如不需重新下发图纸，则出具技术变更通知单下发至相关部门，并在原下发图纸上按技术变更通知单内容修改，注明修改人、日期。回收图纸时，需在原图纸下发纪录上，登记图纸回收人、回收时间。6、 遗失图纸报失、申领管理程序图纸、技术资料遗失或破损严重应由该部门填写技术文件报失、报损单，交该部门主管及技术部主管审批后，由技术部重新发放，并由技术部保存好技术文件报失、报损单。7、 图纸、技术资料的销毁管理程序7.1 需要销毁的图纸、技术资料： (1) 一线生产使用的复印图纸在该订单生产完毕后。 (2) 发至各相关部门，已满1年未曾使用过或已确定不再生产的图纸。 (3) 发至各相关部门的老版本技术资料及复印件。7.2 符合7.1第(1)条的，由各相关部门主管指定的图纸管理人负责组织收集，并填写技术图纸、文件销毁单，各部门自主销毁，销毁过程由各部门图纸管理员监督，销毁单由各部门自行保存。7.3 符合7.1第(2)、(3)条的，由各部门图纸管理人填写技术图纸、文件销毁单，经本部门主管审核，交技术部批准后实施销毁，销毁过程由行政部监督，销毁单由技术部保存。8、 图纸借阅管理程序8.1 借阅人员必须填写技术图纸、文件借阅登记表，经技术部主管批准后，方可借阅资料。8.2 特别重要的资料，只能放在技术部查阅，不可借出。8.3 借阅人员负责借阅期间图纸资料状态的完好及保密。8.4 图纸及技术资料应在使用完毕后及时归还。9、 复印、发放或传真给公司外部的图纸控制程序9.1 这里所指的图纸、技术资料范围： (1) 经技术部转化、审核、批准后的图纸、技术文件； (2) 未经转化的客户原图及有关技术要求； (3) 和客户签署保密协议的图纸及有关技术资料；9.2 上述资料需复印、发放或传真给公司以外的组织时，应由需求人员提出书面申请，本部门主管审核并经技术部主管的确认方可以发放。9.3 营销部人员如需调取技术图纸或资料用于公司以外的组织时，除按上面规定外，还需经营销总监的签字认可后，才允许发放，营销人员应对所调取技术资料的安全性负责。9.4 未经转化的客户图纸及有关技术资料出于询价、外协加工目的，需发放或传真给客户以外的其它非本公司组织，在复印时需遮盖客户原图有关客户信息。以免泄露机密，给公司造成不必有的损失。10、 图纸的标识凡经技术部转化的图纸、技术资料必