档案、证书、印章管理规定.doc

档案、证书、印章管理规定第一章 总 则 第一条 为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在我校各项工作中的作用，妥善保管证书和印章，根据中华人民共和国档案法、会计档案管理办法和证书印章管理的有关规定，结合我校实际，制定本办法。 第二条 本规定所称档案、证书、印章是指我校在教育教学、后勤、党政管理和其它各项活动中直接形成的对学校和社会当前及长远具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。 第三条 学校档案是全校师生员工智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证，档案、证书、印章管理必须坚持集中统一管理的基本原则，确保各类档案、证书、印章达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。各部门都有管理和保护档案的义务和责任。 第四条 档案、证书、印章工作是我校工作的重要组成部分，是办好学校的一项基础工作，是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。 第二章 体制、机构、人员和任务 第五条 我校档案工作受市教育局的领导，同时接受市档案局的指导、监督与检查。 第六条 学校设档案室。由办公室人员管理档案工作，负责学校档案的收集、整理、保管和移交工作。第七条 学校档案室是学校档案工作的管理部门，是保存和提供利用本校档案的职能部门，具有对全校档案工作统筹规划、统一管理、实行指导、监督与检查的责任。 第八条 学校档案工作人员要保持相对稳定。 第九条 学校档案室的基本任务 、贯彻执行有关档案工作的方针、政策、法令和法规，规划全校档案工作。 、建立和健全学校各类档案管理制度和实施规范，并负责指导、监督和检查执行情况。 、负责对学校各类档案及有关资料的接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管工作。 、努力开展档案的开发和利用工作。 、编制各类档案检索工具，汇编档案参考资料，积极开发档案信息资源。 、参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流。 、负责对学校专、兼职档案工作人员的业务培训。 、采取多种形式、开展档案的宣传教育活动，增强师生员工的档案意识。 、积极开展档案理论和实践的研究，提高理论水平，总结实践经验，参加档案学术交流活动。 10、做好档案的修复、保护、缩微及计算机辅助管理工作，逐步实现档案管理现代化。 第三章 经费、库房和设备 第十条 学校要保证档案事业所需经费。对归档文件所需的档案装具及设备，学校在其经费中给予支持。 第十一条 学校档案室要有符合档案管理要求的档案库房。 第十二条 学校档案库房要有足够的装具，保证档案的安全存放。 第四章 文件材料的积累、立卷和归档第十三条 学校应做到各项工作实行“四同步”管理。即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。 第十四条 学校应建立和完善文件材料的立卷归档制度，并将其纳入教学、科研、管理和有关人员的职责范围，以确保各项工作完成后，均有完整、准确、系统的文件材料归档保存。 第十五条 学校任何个人在从事教学、科研、党政管理、外事等活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案室移交，集中管理，任何部门和个人不得据为己有。凡学校有重大活动、庆典、捐赠等事项，在其发生、发展过程中形成的全部文字材料、照片、录像，均应及时归档。 第十六条 有关人员应会同档案室对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予鉴定和验收，不予申报成果。 第十七条 我校实行文件材料形成管理制度。 、学校的兼职档案工作人员应根据本部门的业务规律，将办理完毕的文件材料按类别、问题、时间排列装入档案袋，以便立卷按规定时间向档案室移交。 、学校各项活动，由专人负责，把活动过程中形成的文字、图表、图片等所有材料加以整理保存并移交档案室。 、学校每年形成的会计档案，应由专人按照归档要求负责整理立卷，按规定的时间向档案部门移交。 第十八条 凡需归档的文件材料必须遵循文件的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管利用的原则进行系统整理组卷，编写页号、填写案卷目录、备考表、拟写好案卷标题、注明保管期限；编制移交目录一式两份，由负责人和档案工作人员签字后向学校档案室移交、交接双方签字。 第十九条 对归档的各种载体的文件材料，必须做到书绘工整、声像清晰、装订整洁、一律用碳素墨水或黑墨水、不符合要求的由相关部门负责改进和复制。 第二十条 为了便于档案的装订和排架，公文处理用纸一律使用16k普通用纸，设备材料用设备档案用纸、会计凭证要统一规格。 第二十一条 文件材料归档范围应按规定的九大类收集归档：1、党群（党务、群团、其它）；2、行政（行政事务、人事劳资、总务后勤、其它）；3、教育教学（教务管理、德育管理、学生管理、其它）；4、基建；5、声像；6、会计（报表、帐簿、凭证）；7、设备；8人事档案；9、实物 第五章 档案的管理和利用 第二十二条 学校档案室要按照学校档案分类整理方法的要求，对各类档案进行分类、编号、排架，编制案卷目录和其他检索工具，做到分类科学、整理系统、保管安全，统计准确，利用方便，管理手段先进。 第二十三条 要定期检查档案保管情况，发现破损、字迹褪色的档案，要及时修补和复制。 第二十四条 各类档案保管期限：学校各类档案按其价值将保管期限分为永久、长期、短期三种。凡记录学校主要职能活动，对教学、科研等具有长久参考和研究价值的，应定为永久保存；凡在较长时间内具有利用价值的，应定为长期保存；凡在短时间内具有利用价值的定为短期保存；凡是介于两种保管期限之间的文件材料，其保管期限一律从长。会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、长期两种，长期期限分为十五年、二十五年。 第二十五条 学校档案部门所保存的档案，主要供本校利用，如其他单位或个人需查阅或利用时，必须遵守我校档案管理规章制度。本校工作人员因工作需要，可直接查找、借阅本单位归档的档案。非本校人员查阅档案时，应持单位介绍信或身份证，经分管档案的领导同意后，方可查阅。凡摘抄、复制的档案，须经档案室核准后，加盖档案室公章和学校公章方能生效。 第六章 奖励与处罚 第二十六条 对专、兼职档案工作人员，在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的，应由学校给予表彰和