应收帐款管理办法qhd2144.doc

Q/HD宁波鸿达电机模具有限公司企业标准Q/HD2144-2010应收帐款管理办法编制：审核：批准：宁波鸿达电机模具有公司2010年6月1日发布 2010年6月1日实施Q/HD2144-2010应收账款管理办法目 录一、应收账款部门职责与分工二、清收责任人认定三、赊销和应收账款基础工作管理四、清收责任人调整工作岗位后应收账款的延续管理五、 应收账款具体业务的处理六、项目性业务形成应收账款的管理七、 因逾期交货形成的应收账款的管理八、因产品质量问题形成的应收账款的管理九、 以物抵账的管理十、 债务人破产、改制问题的管理十一、 赔偿无法清回应收账款的管理办法十二、清收应收账款奖励办法十三、考核Q/HD2144-2010应收账款管理办法一、应收账款部门职责与分工1. 营销中心职责：1.1负责所有应收账款的清收，协助已移交呆滞应收账款、已核销坏账的清收，提供清收依据；1.2认定本中心应收账款责任人；1.3负责应收账款的日常管理工作，做好模具销售合同、交接货手续、对方还款计划、债权主张书面资料与电子材料的管理；1.4建立清欠（呆滞货款）业务档案，妥善保管清欠（呆滞货款）资料； 2. 商务中心（财务部）职责：2.1起草对所有应收账款进行清收的政策、规章制度，建立清欠（呆滞货款）约束与激励机制；2.2起草年度清欠（呆滞货款）指标、计划方案，经公司批准后下达清收任务；检查清收方案的实施和清收计划的完成情况，建立清欠（呆滞货款）考核机制；2.3负责建立防范债权资产诉讼时效风险的预警机制；2.4负责应收账款核算，设置应收账款台账，统计有关数据；2.5审核清欠（呆滞货款）费用的提成；2.6牵头营销中心等有关部门与债务人核对应收账款数额；2.7负责风险保证金账目的建立；2.8负责业务员担保、参展临时提取货物账目的管理；二、清收责任人认定1. 营销中心负责认定业务员应收账款责任人2. 商务中心财务部对发货时非即时结清业务必须责成责任人办理内部担保手续，并以此作为认定应收账款清收责任人的主要依据。Q/HD2144-20103. 责任人必须本人办理担保手续，严禁假借他人名义办理担保手续。责任人不在公司时可传真担保或书面委托他人办理。委托书、担保书应妥善保管。4. 两人以上共同实施的业务，如一人签订合同，另一人办理担保手续或发货，按各人所起的作用分摊责任。无法认定各自作用、共同实施人相互之间又不能达成一致的，共同实施人按提成比例承担责任。三、赊销和应收账款基础工作管理1. 本条所称赊销为（无预付款），但含分期付款（二期款、尾款），不同于货到付清全款。赊销合同到期没有收回的货款以及合同中规定货到付清全款，但没有按合同落实的，由业务具体经办人承担公司规定的赔偿责任。2. 赊销按下列程序办理：2.1赊销金额在10万元以下，由营销中心销售经理审批；2.2赊销绝对数额在1020万元内的，由营销中心副总经理审批；2.3赊销绝对数额在20万元以上的，由公司总经理批准。3. 赊销审批并不影响清欠（呆滞货款）责任人的认定，清欠（呆滞货款）责任人为提出赊销建议的具体业务经办人员。4. 赊销期限除质保金外，原则上不超过6个月；质保金原则上不超过标的额10，时间不超过1年。5. 业务人员应对赊销对象的资信、经济实力和财务状况、偿债能力、生产经营状况等情况进行调查和评估。赊销风险由责任人承担。6. 财务部每月度应对赊销制度执行情况进行一次检查，检查结果形成书面材料，报公司总经理。7. 凡与流通贸易性公司（尤其是国际贸易公司）签订买卖合同且赊销数额在10万元以上的，应由该公司法定代表人、主要经营人员或最终用户（产品使用者）提供担保。8. 合同签定具体业务员人每月度应将签定的合同原件、技术协议、还款计划等债权证据原件交营销中心统一保管。因债权证据瑕疵导致无法收回的应收账款由业务员承担Q/HD2144-2010责任；中心仓库每月应将发货回执等资料移交营销中心统一保管，因资料整理不全、移交不及时导致无法收回的应收账款仓库中心主任和直接责任人承担责任。营销中心应分类归档管理、妥善保管，因保管不善导致无法收回的应收账款由营销中心副总经理及直接责任人承担责任。9. 发票开具单位、付款单位应与销售合同的购货单位名称一致。当发票开具单位、销售合同的购货单位与付款单位名称不一致时，由付款人出具付款用途书面说明，并由业务具体经办人员经营销中心副总经理审批后交财务部调账。当发票开具单位与销售合同的购货单位名称不一致时，应由销售合同的购货单位出具书面说明，并由业务具体经办人经营销中心副总经理审批后交财务部调账。10. 对滚动业务历时较长、业务较多的债务人清收责任人应定期对账，原则上不低于每季度一次，并将对账结果以书面方式经债务人签章确认后反馈给财务、营销中心，做到债权明确、账账相符。业务经办人调动的，应办理对账手续。对账过程中双方有异议的，先确定共同认可部分，将异议书面反映。异议部分由公司仲裁小组对账确认。11. 清欠（呆滞货款）责任人应获取书面债权证据。不得以债务人的口头认可替代书面证据。财务部合同审核员应将应收账款的余额、账龄等信息及时向营销中心、业务人员反馈，提请有关责任部门和人员进行核对，获取有效债权凭证。12. 营销中心和商务中心（财务）部门应分别建立应收账款和呆滞应收账款台账，详细反映各个客户经理，由客户经理将应收账款的发生、增减变动、余额、账龄、类别、缘由和风险程度等进行基础信息分析，定期对应收账款明细单位的状况进行分析，并将管理和分析的情况，报送公司商务中心（财务部）备案。13. 对欠款数额较大的债务客户，清欠（呆滞货款）责任人应做好资信调查，根据要求，每月末填报一次债务人资信调查表。必要时请求公司法律事务部门（法律顾问）给予配合协助。调查内容包括：开户银行名称、账号、有价证券、信用卡、尚未收回的流动资金、物资原材料等流动资产；房产、土地使用权、机器设备、机动车型号牌照等固定资产；债权款项及投资应获收益情况；分支机构和法定代表人财产状况。14. 清欠（呆滞货款）责任人应充分运用寄送催收函、要求债务客户在催款单上签字Q/HD2144-2010或盖章、债务人还款、我方扣款、债务人出具还款计划、起诉或申请支付令等方式防范和化解两年债权诉讼时效风险；财务部应对清欠责任人进行时效、期限提示，防范债权资产诉讼时效风险。四、清收责任人调整工作岗位后应收账款的延续管理1. 应收账款责任人(以下称移交人)因调离等原因离开原岗，应对应收账款证据及清收项目进行交接。2. 应收账款责任未落实、证据未交清之前，应收账款责任人不得离开原岗位，也不得办理辞职、提前退休和内退手续。3. 营销中心各销售区域负责人(以下统称接收人)对所在区域内所有应收账款负有清收的义务，承担相应的经济责任。营销中心难以清回的，请求公司法律顾问配合清收，并与营销中心同时承担相应的经济责任。4. 应收账款责任人向接收人交接时，应备齐以下书面手续：合同、送货回执（模具验收证明）；如以上两项不全，或虽有以上两项但超过诉讼时效的，应提供不超过诉讼时效的还款计划；如系尚未售出的货物，应提供对方出具的货物收条和我方享有所有权的证明。5. 应收账款责任人在营销中心内部调动的，营销中心负责监交；应收账款责任人调离营销中心的，由营销中心、商务中心（财务部）合同审计员共同监交。移交应收账款应办理书面手续，并由移交人、接收入、监交人签字。书面手续一式肆份，其中财务、营销中心、移交人、接收入各一份。6. 接收入接收后，自然成为清收责任人。公司对接收人清收应收账款，本着重奖轻罚的原则办理：对接收人清收回笼的账款，公司按呆滞货款回收奖励政策奖励清收人（剔除一定的清欠费用后直接奖励给个人）。7. 对应收账款清收，公司考核营销中心、商务中心（财务部）合同审计员、业务责任人员。公司每年初制定责任制时向两部门下达清收任务。营销中心考核各责任人。8. 应收账款移交后移交人对未清收的账款仍负主要责任，原责任人仍负清收欠款义务。Q/HD2144-2010五、 应收账款具体业务的处理1. 应收账款的日常管理1.1 公司商务中心（财务部）设置专职合同审计人员，负责应收账款的日常管理及营销中心业务员呆滞货款对帐，应收账款按照销售合同设置明细账目并进行管理。1.2 至200 9年1 2月3 1日之前形成的应收账款（包括呆滞货款）保留以前按照客户名称设置明细账目的原则进行管理。自2010年1月1日起，公司商务中心（财务部）对于新发生的业务按照合同设置应收账款明细账目进行管理，要求业务员在销售业务发生时，必须为公司财务部提供销售合同。1.3 为确保应收账款的准确性，财务部合同审计人员按照客户名称、销售合同分别设置应收账款明细账，按照客户名称设置的应收账款明细账纳入公司财务核算体系，按照销售合同设置的应收账款明细账作为对营销中心应收账款管理考核的台账。财务部每月对两个账套进行核对，确保数据一致。2. 公司产品发出即应收账款成立，正常销售行为发生，业务员到（营销中心）财务部对出库单盖章时同时提供销售合同，参展产品发出参展管理规定执行，不纳入应收账款考核。3. 财务部应收账款台账应确定合同回款日、实际交货日、实际回款、回款金额、客观因素确定回款日等栏次，逐笔进行考核。对于应收账款到期前20日内由财务部审计人员电话督促业务员催收；对于应收账款逾期30日未收回的，财务部向营销中心下达书面催收计划；营销中心及责任业务员现场催收直至货款收回；逾期60日未收回的，由财务部审计人员通知法律顾问以三联单的形式向客户发出催款通知书(盖法律事务专用章)；逾期180天无法收回的由法律顾问向总经理提出报告，经同意后提起诉讼。对于因交货期、产品质量等问题回款延迟的，经公司总经理审批后，重新确定回款日期，财务部按呆滞货款未回收对销售业务员按同期银行利息进行考核。4. 经营销中心副总经理批准的银行承兑汇票按8 0兑现提成，未经批准的，按5 0兑现提成，一个月内到期的视同现款按100兑现。银行承兑当月计算到帐资金。原则上不得收取商业承兑汇票，在商业承兑汇票兑现之前，不具备任何效力。赊销业务Q/HD2144-2010赊销期超过一个月的，赊销部分按8 0提成，超过半年的按50提成。逾期收回的货款视同资金到账，逾期三个月内的提成减半；逾期三个月以上的，不予提成。5. 在业务员办理发货手续到财务部盖章时需要同时填制还款担保书，还款期限为自合同约定付款日期开始计算30天之内，逾期不能收回贷款的将进行罚息，罚息从欠款之日起按照同期银行利息计算。还款担保书应由业务员亲自填写并签字方有效。业务员出差在外地，应将填制好的还款担保书传真到营销中心，营销中心将传真件及复印件一起交到财务部。 担保书宁波鸿达电机模具有限公司财务部:兹有客户 公司, 模具代号:J- 、 J- 、J- ；因资金未按合同约定及时付款，现要求发货及提供售后服务，本人现对下列（ 项； 项； 项）事项进行担保：1、合同约定：第一期预付款 %总金额 万元；应付帐 万元，差额 万元，请公司投料加工。差额部分本人愿意承担银行同期利息，直到第一期预付款全部到位。 2、合同约定：第二期付款，在发货前支付 %，应付 万元，实际支付 万元，请公司发运模具到客户处，模具按期交付，差额部分货款保证在 天内付清，超期差额部份本人愿意承担银行同期利息，如差额部分造成坏帐、死帐，本人愿意在工资、提成中扣除，不足部分，本人愿意用房产抵押，直到拍卖还清货款。3、合同约定：第三期余款，约定验收合格 天，付清余款，现已拖期 天，拖期金额 万元，请公司提供售后服务，余款 万元保证在 天内付清，超期差额部份本人愿意承担银行同期利息，如余款部分造成坏帐、死帐，本人愿意在工资、提成中扣除。不足部分，本人愿意用房产抵押，直到拍卖还清货款。 片区客户代表担保人签字盖章： 时间：年 月 日销售部领导财务部审核公司批准时间时间时间 Q/HD2144-2010 6. 因交货、质量等原因无法及时收回货款，经公司总经理审批可暂缓执行罚息，待问题解决后恢复罚息。 7.为鼓励业务员清欠，如在付款期满1个月内要回货款，公司将返还对应货款的全部罚息；如在三个月内内要回货款，公司将返还对应货款的5 0罚息。六、项目性业务形成应收账款的管理1. 本规定所指项目性业务是指单笔业务预期标的金额在20万元以上的业务。2.项目性业务，区域经理可选择风险与收益的承担程度，愿意承担全部风险的，按正常业务处理；不愿意承担风险的，不予提成，但必须承担相应的服务义务，可以全额计算销售任务。3.区域经理或项目业务员不愿意承担清收任务的，由项目负责人组织清收。货款全部收回的，公司清收呆滞货款奖励规定奖励项目小组。项目小组无法清回的，由营销中心准备好相关资料移交公司法律顾问按相差程序处理。七、 因逾期交货形成的应收账款的管理。1. 因公司其它原因致交货迟延，货款回收期限和营销人员担保期限原则上相应顺延。顺延后日期视为付款或担保期满。特殊情况，经公司总经理批准，可再延长一定期限。担保顺延期限不得超过法定担保期间。2. 交货期未按合同管理有关规定评审，擅自确定交货期的，逾期交货损失由合同签订人赔偿。3.交货迟延的，业务员应于交货前向买方解释并与对方充分协商，变更买卖合同特别是交货期条款，或签订违约金承担协议，明确违约金额和新的付款方式，该协议应经公司总经理审批，审批后按新协议执行。不能达成一致的，应对经营风险进行充分论证，原则上不得发货。特殊情况确需发货的，销售业务人员应专门提出书面担保申请报告，经营销中心审核，报请公司总经理批准。报告应与合同一并保存。八、因产品质量问题形成的应收账款的管理1. 模具保质期内产品出现质量问题后，应收账款不能收回的中止罚息。但保质期内产品出现质量问题前付款期限届满的货款不在此列。质量问题排除一个月后，仍不能催回货款的，恢复罚息。重大质量问题和换货的，应与客户重新签定还款协议，还款协议Q/HD2144-2010需报公司总经理批准。保质期内产品出现质量问题后，营销中心应及时与技术服务部联络安排维修。因产品维修不及时或不安排维修，造成应收账款无法清回的，由相关部门承担相应责任，视情况处以100500元或以上罚款。2. 以上质量问题，由技术中心、品质部等部门，必要时由公司仲裁小组认定并落实责任部门，并按无法收回货款数额的规定赔偿。九、 以物抵账的管理1. 以物抵账应从严掌握控制。1.1账目清楚，欠款单位确无资金偿还，愿以物抵债的，按以下程序处理：责任人向营销中心提交债务人以物抵债计划；包括可抵债物资的名称、规格型号、生产公司厂家、出公司时间、数量、价格、质量状况； 1.2营销公司将债务人抵债意向书转法律事务部门，法律事务部门负责对债务人资产信用情况进行调查，并上报公司总经理决定； 1.3法律事务部门会同财务部以及物资、设备管理部门商定抵货物资价格，并上报公司总经理； 1.4价格与对方达成一致意见的，由法律事务管理部门与对方签订抵债协议；不能达成一致意见的，中止抵货。抵债后账务处理由法律事务管理部门、财务部按公司有关规定办理。 2. 抵货提成按下列原则办理。 2.1由于对方经营不善，应收款有可能形成呆死帐，非经实物抵帐不能收回的，可实物抵帐。销售区域业务员不计提销售费用提成，只计算销售任务。 2.2以货易货，由对方提出，其质量、价格、规格等均符合公司要求，经有关部门认定，可作易货处理。销售区域业务员可提取销售费用提成，计算销售任务。 2.3 上列规定及类似业务，须经公司总经理批准后办理。十、 债务人破产、改制问题的管理1. 清欠责任人应密切关注债务人的经营状况。一旦发现债务人有破产、改制迹象，应及时向营销中心、法律顾问等报告或反馈。营销中心应安排专人跟踪债务人动向。Q/HD2144-20102. 债务人改制提出原债务处理意见并专此致函我公司的，无论任何部门收到函件，均应交总经理知情，指派法律顾问调查，并由法律顾问根据调查结果和对方的还款能力，按国家法律规定提出处理意见，报请公司总经理批准。3. 债务人有关改制致函我公司的原债务处理意见书由法律顾问妥善保管。4. 改制后债务人发生变化的，法律事务管理部门协助清欠责任人督促新债务入重新出具还款计划。5. 债务人经人民法院裁定宣告破产的，由法律顾问区分有无担保，协调财务、营销、业务员等负责办理破产债权书面申报手续。其中，财务部负责3日内查清债权数额，营销中心、业务员负责在当日内提供债权证据。 6. 破产债权书面申报手续应自收到人民法院宣告破产裁定之日起一周内办理完毕。账务较为复杂的请示公司领导批准后，可延长至两周。十一、 赔偿无法清回应收账款的管理办法1. 清欠责任人赔偿损失和以物抵账损失。损失数额初步以公司财务部认定的数额为准。清欠责任人如有异议，应由公司仲裁小组与责任人共同协商责任和赔偿金额。2. 对于无法收回的应收账款，按以下规定处理：2.1责任人承担责任：2.2模具发出余款造成坏帐，直接责任人退回提成业务提成、设计提成、装配提成。同时承担相应比例的坏帐损失； 2.3模具验收合格入库，客户不按合同规定时间提货，造成模具货款长期积压，不能按时回收。直接责任人（客户代表）退回已提成的业务提成，并承担未收货款总额比例的的坏帐损失；2.4直接责任人承担坏帐损失后，但又回收货款，公司当月补回责任人承担的损失费及业务提成，工资等。2.5按损失的金额分大、中、小三级，（以20万元以上为大金额；1020万元为中等金额；10万元以内为小金额）由相应的责任人承担；2.6销售业务员承担损失比例：Q/HD2144-20102.6.1大金额20万元以上销售人员退回已经领取的提成；并承担呆滞货款总额的20%货款；2.6.2中等金额1020万元销售人员退回已经领取的提成；并承担呆滞货款总额的10%货款；2.6.3小金额10万元以内销售人员退回已经领取的提成。2.7责任设计师、责任装配工承担损失比例：2.7.1大金额20万元以上责任设计师、责任装配工人员退回已经领取的提成；并承担呆滞货款总额的10%考核；2.7.2中等金额1020万元责任设计师、责任装配工退回已经领取相应的提成；并承担呆滞货款总额的5%货款；2.7.3小金额10万元以内责任设计师、责任装配工退回已经领取的提成。2.8其它责任人员：3.因事故发生后，经仲裁小组裁定为其它相关责任部门人员，而该责任人员又无提成时按该项呆滞货款总金额5%进行考核。十二、清收应收账款奖励办法1、清收应收账款奖励规定1. 1清收欠款奖励按公司清收呆滞货款有关奖励规定执行。清回5年以上账龄应收账款按30比例奖励直接清收人员；1.2清回4年以上账龄应收账款按20比例奖励直接清收人员；1.3清回3年以上账龄应收账款按10比例奖励直接清收人员。1.4清回2年以上按5比例奖励直接清收人员。清回2年以内账龄应收账款按当年度