公司印鉴管理内部控制业务流程

XX公司印鉴管理内部控制业务流程 一、业务目标 1 战略目标 1.1 保证公司印鉴使用的合法性、安全性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生。 2 经营目标 2.1 保证公司各部门在各项经营活动能有序、及时、合法地使用印鉴，诚实、守信地参与各项经济活动。 3 财务目标 3.1 保证对外信息披露的公信力。 4 合规目标 4.1 符合国家印鉴管理的有关规定和公司内部规章制度。 二、风险评估 1 战略风险 1.1 使用印鉴审批不严，分层审批不到位，使公司经营、筹资、投资活动不能顺利进行。 2 经营风险 2.1 不能及时、有效的使用印鉴，导致公司运行效率低，丧失商机。 2.2 印鉴被非法使用，审批不严，导致公司财产、信誉遭损失，导致产生不必要的经济纠纷，承担违约风险。 3 财务风险 3.1 不按规定使用印鉴、保管印鉴，造成丢失、盗用、仿制等，公司遭受诉讼，产生预计负责，导致利润降低。 4 合规风险 4.1 违反国家印鉴管理规定和公司内部规章制度，受到处罚。 三、业务流程步骤与控制点 1 印鉴的刻制 1.1 公司业务部门根据需要提出刻制印鉴申请单，报综合管理部审核。 1.2 公司综合管理部审核并按国家有关规定设计印鉴的形体和规格，将刻制印鉴申请单交公司总经理审批。根据国际、国内的印鉴材料和技术进步的情况，可以选用先进、适用的质料和种类。 1.2.1 公司印鉴刻制均须报总经理批准。 1.2.2 总经理授权由综合管理部负责公司印章的统一申报刻制、发放启用、废止回收，监督印章的保管和使用等管理工作， 1.3 综合管理部凭公司介绍信统一到当地公安机关办理刻制手续. 1.4 公司综合管理部应指派专人进行印鉴的统一监印。 2 印鉴的启用 2.1 公司综合管理部建立印章发放、启用、使用、交接记录制度，公司应按该制度规定执行。 2.2 印鉴启用应由综合管理部事先颁发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。新印鉴要做好戳记,并留样保存,以便备查。 3.2 印鉴启用须有记录，注明印鉴名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。 3 印鉴的保管 3.1 公司各类印鉴必须分别由综合管理部和其他各部门依职权专人保管。公司应加强代表行政、财务职权的重要印鉴的管理。 3.1.1 董事会印鉴、法定代表人印鉴统一由董事会秘书或董事会办公室保管；公司印鉴及其他公司专用印鉴、钢印由公司综合管理部保管；各部门印鉴由各部门指定专人负责保管。 3.1.2 公司行政印章由总经理指定公司综合管理部专人管理，财务专用章、经济合同专用章由总经理指定公司计划财务部专人管理，人事调配章由总经理指定公司综合管理部专人管理。公司党、团、工会等组织的印章由各委员会决定管理人选。各部门印章由部门第一负责人安排专人管理。 3.2 印鉴保管必须安全可靠,须加锁保存。特制印鉴要放在保险柜。印鉴保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合安保部门查处。 4 印鉴的使用 4.1 使用范围： 4.1.1 凡属以公司名义对外发文、报送报表等一律加盖公司印鉴； 4.1.2 凡属公司内部行文、通知，使用公司内部印鉴； 4.1.3 凡属部门业务范围内加盖部门印鉴； 4.1.4 凡属合同类的用合同专用章； 4.1.5 凡属财务会计业务的用财务专用章。 4.2 使用印鉴，一律实行审批制度。 4.2.1 申请用印部门需用印章时，应先填写“用印申请表”。用印申请表应至少详细记录申请部门、申请人、申请日期、用印事由、拟用印鉴的名称、用印数、批准人和报送单位。 4.2.2 按印鉴的重要程度和用途分别按级报部门领导、分管领导、总经理或董事长审批后，连同经审核的文件文稿等交保管人用印。 涉及法律等重要事项用印章，须征求法律顾问的意见。 4.2.3 使用印鉴时，保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。印章管理员应对文书内容和印章使用权限相核对，对有可能危害公司利益、不合法或不合手续的应拒绝、提出异议或要求履行审批手续。用印权限分级掌握，按照“使用哪级印鉴，由哪级领导批准，并由其负责”的原则。凡不符合用印需要的，均应拒绝盖印。 4.2.4 保管人在文件、文稿上用印的同时，应于“用印申请表”上加盖使用的印信存档，并在印鉴使用登记表上登记，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期，由审批领导在该表上签批。印鉴应在综合管理部使用，不得擅自拿出综合管理部和随身携带，不得私用，不准委托他人代管。因异地执行重大项目或完成重要业务，职员需要携带印鉴出差的，须由公司总经理与职员签订授权委托书，并明确使用范围，并由综合管理部做好领用记录，并在使用时请示总经理，承担依法使用的责任，用后及时归还。同时应指定2 人出差执行该重大任务，以使相互牵制，确保印鉴安全使用。 4.3 保持印鉴使用的严肃性。各类印鉴只限使用在正式公文、函件上，严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。 5 印鉴的交接 5.1 保管印章的员工变动岗位和离职的，移交印鉴须填制印章交接记录，签署移交证明，注明移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等信息。印鉴保管人长期外出时须将印鉴妥善移交，以免贻误工作。 5.2 交接双方签字备查并由公司或分公司综合管理部指定人员进行监交、签字。 6 印鉴的停用 6.1 有下列情况，印鉴须停用：机构变动或机构名称改变；上级部门通知改变印鉴图样；印鉴使用损坏；印鉴遗失或被窃，声明作废。 6.2 印鉴停用由保管部门提出处理办法，并按管理权限报经公司总经理批准，公司综合管理部及时将停用印鉴送制发机关封存或销毁，建立印鉴上交、清退、存档、销毁的登记档案，由销毁人员、监销人员、保管人员、分管领导签字确认。 7 印鉴管理监督及检查 7.1 对印鉴管理情况进行专项检查，也可结合内部审计和外部审计期间财务检查、审计等工作进行。7.2 对印鉴管理情况进行专项检查的内容包括但不限于： 7.2.1 印鉴管理业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查有关印鉴管理是否存在不相容职务混岗的情况。印鉴管理业务不相容岗位一般包括：印鉴刻制的申请与审批；印鉴的保管与使用；印鉴使用的申请与审批；印鉴的交接与监交；印鉴停用的申请与审批；印鉴销毁的执行与监销等。 7.2.2 印鉴管理授权批准制度的执行情况。重点检查重要业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。 7.2.3 印鉴管理决策责任制的建立及执行情况。重点检查责任制度是否健全，奖惩措施是否落实到位。 7.2.4 印鉴保管制度的执行情况。特别支付款项印鉴的保管情况，重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印鉴交由一人保管的现象。 7.3 公司综合管理部作为公司印鉴归口管理部门，每年至少检查公司各部门印鉴一次。 7.4 审计监察室应在印鉴管理的过程中进行不定期或定期的检查，并将检查情况和有问题单位的整改情况上报董事会。特别是公司公章、法定代表人章、合同专用章等具有对外法律效力章的管理，应进行严格监督与检查。 7.5 董事会对审计监察室上报的检查情况通报公司各部门，对存在以下问题的单位，在公司内部通报批评，下达整改通知，有关单位应采取有效措施进行整改，确属相关人员工作不力的应及时调离岗位。 7.5.1 不按要求和程序刻制、启用、保管、交接、停用和使用印鉴。 7.5.2 内部监督部门不按职责对印鉴管理进行监督管理或对发现有关印鉴管理方面存在问题不予报告、纠正、制止。 7.5.3 印鉴保管人员对违规审批使用印鉴应予拒绝而听之放之。 7.5.4 未经批准擅自将印鉴拿出综合管理部和随身携带。 7.5.5 委托他人代管。 7.5.6 在空白的信笺、介绍信、合同上用印。 7.5.7 公司领导对应予审批用印而推脱、迟延，导致贻误工作，丧失机会。 四、 相关制度目录 1 中国人民银行支付结算办法 2 财政部企业会计制度及企业会计准则 3 财政部内部会计控制规范货币资金（试行）（财会20