某集团公司出差管理办法.doc

出 差 管 理 办 法第一条 实施目的一、为规范员工出差流程、出差审批和差旅费报销，特制定本办法。二、本办法参照公司财务管理制度和费用管理制度的规定制定。第二条 适用对象本集团所有员工。第三条 出差申请审批规定公司员工出差，必须遵照流程申请，批准后方可外出，否则以旷工论处。部门主管依实际工作需要安排员工出差，出差工作需及时纳入工作考核，出差员工须每天向主管报告工作情况和完成进度。一、出差申请流程:1、员工出差前需填写出差申请单，经权责主管审批后，送人力资源部备查。因紧急任务需立即出差者，则由职务代理人代为申请。2、员工需将出差申请单中的出差预定行程填写详细，内容必须涵盖日期、城市（地点）、行程起迄点、交通工具、接洽对象、工作事项、联络电话等。3、员工需在出差当日前3个工作日完成出差申请单审批，以确保行程不致延误。4、出差期间须写出差工作日志，作为出差人工作考核、考勤补记和报销参照。5、经核准的行程，若发生改变而尚未成行，则撤销原出差申请单，重新填写送呈审批。若已成行，在行程中因临时工作状况须改变行程者，应以电话或e-mail向其主管报备说明，报销审批时另附书面说明。二、出差申请审批权责1、公司各职能部门主管、业务/工程系统主管负责所属员工出差和出差费用的审批。2、集团总裁负责对副总（副院长）、总监出差和出差费用的审批。3、员工出差国外或港澳台地区，一律由集团总裁审批。第四条 出差借支审批规定一、出差借支说明：1、出差人员经主管核准后出差，可按规定向财务部办理差旅费借支。2、差旅费借支金额由出差核准人审核，但最终由财务部根据实际情况核批。3、借支原则：前款不清，后款不借。即员工出差的借支，若有欠款未结清的,或经常未按规定办理或使用的，则视情况取消其有关借支的权利。4、如需长期出差，又不适用外派办法者，则其借支另行申请，呈总裁与董事长核准。5、如个人因素造成下列事项，员工需自行承担：（1）遗失差旅费用，则不得重复借支申领差旅费用。（2）出差之后未返回公司而离职者，公司可从其薪资中扣除差额。（3）未将上期出差借支费用完成报帐者，不得再向公司借支。二、出差借支审批权责1、出差人员凭已核准的出差申请单办理差旅费借支审批手续。2、根据借支单申请金额和审批权限，送呈各级主管审核签字后，交财务部审批。金额超过5000元的借支，须经总裁签字核准。3、财务部负责差旅费借支申请的审核，根据实际情况，确定最终金额核批。第五条 出差报销审批规定一、出差报销说明：1、报销周期计算：实行每月一报原则，部门主管3天内审批核准。2、出差天数计算：以自然日进行计算，3-6小时内为半天，超过6小时为1天，以当日车票为准。3、出差补助说明：因业务出差的个人补助为20元/天，连同工资于次月工资日一起发放。公司组织的会议、培训、参观考察、学术活动等集体性外出，提供用餐的，无补助，不提供用餐的，补助5元/人/天。4、交通、住宿如已由公司或他人提供时，不得重复申请该项费用。5、在接到财务部销账通知一周内仍不销账的，财务部可扣发借款人的工资，待报账时补齐。6、员工出差期间擅作私人旅行/探亲/访友，或借机处理私人事务，由此产生的超支增支部分，不得报销；若从事违法犯罪事情，经查证属实者，除依法究办外，须赔偿公司全部出差费用及一切相关损失。7、员工出差期间，无论时间提前、延迟或出差时间逢休假日，均不以加班论。8、所有费用相关的单据或收据皆须保留，若无则不得报销。9、员工差旅费如报销不实，若经查证属实，视情节轻重处理。二、出差报销审批权责1、出差返回后，于7日内将差旅费报销单并附出差申请单、出差工作日志和相关费用票据，呈部门主管审批。部门主管的差旅费报销单须呈总裁审批。2、财务部收到差旅费报销单与出差工作日志，由财务经办人核对该员工的出差申请单后，送呈财务主管审批签字后报销实际出差费用。第六条 交通费报销审核交通工具选乘规定：出差人员必须按照高效、经济、安全、便捷原则选择交通工具、路线和时间，反对浪费行为。选乘的交通工具应按公司的标准规定等级执行，并凭出差时间、地点、路线一致的有效票据报销。一、客车：限短途，任何班次；凭车票原票或购票证明报销。二、火车：短途硬座，长途硬卧（10小时以上），任何班次；凭火车票原票报销。三、公司商务车：按规定向行政部提交派车申请，实报实销。四、出租车：市（县、区）内提倡乘坐公交车和地铁，如任务紧急等特殊情况下打车需提前向主管申请或临时电话申请，并在报销时书面说明打车原因，经主管副总（副院长）签字确认后凭票报销，原因不符合公司规定，不予报销。打车费仅限由一人持票代为报销，同行其他人员不得重复报销。五、私车公用：在无公车派用且为紧急事件情况下，经报备同意后可使用私车。补贴标准：1.4元/公里（市内无补贴）；停车费、过路（桥）费依与出差时间、地点一致的收据报销，随车人员不得重复报销相关交通费。驾车违规罚款则自行负责，如出差中特殊情况则视情申请。六、飞机航班：在因特殊情况需赶办紧急且重要的公务时，或交通中断不搭乘飞机无法到达目的地时，可申请乘坐飞机并须呈总裁核准。飞机票价以经济舱票为原则，但副总（副院长）及以上人员出差飞行时间超过5小时以上时，可选购商务舱票。公司员工应于出差后将已使用机票票根上注明部门、姓名粘贴于差旅费报销单上，一并交财务部审核报销。七、出差期间有下列情况之一者，不予报销交通费：1、未经同意，擅自超标准乘坐而发生的超支部分；2、借出差之际探亲、访友和旅游等而发生的交通费增支部分；3、出差时乘坐公司商务车、客户提供的车辆、公司同事车辆的；4、未经批准，自带私车发生费用超过乘坐公共交通工具费用的部分。第七条 住宿费报销审核出差人员应按公司的住宿标准规定等级执行，并凭有效票据报销，超标自付，欠标不补。住宿以过夜为标准，白天钟点房费用不予报销。一、住宿费审核以实际过夜天数和限额标准确定，并附与出差时间、地点一致的有效住宿报销凭证，超过限额标准的部分自理。二、因外事或重要业务，需要招待宾客住宿或需要提高宾客及随同人员住宿费标准的，应事先向主管领导报告，经审核同意后执行，报销时须附注事由说明。三、副总（副院长）及以上管理人员出差，可住单人间。同性员工一起出差的，应两人同住一间双人房，报销额以公司规定的住宿费标准来确定。四、不同级别的人员为同一件事出差，同行同住的，可按出行级别中最高级别的住宿标准享受补助。五、如出差地就近有公司签约折扣酒店，应优先安排；如出差地设有公司宿舍，应住公司宿舍为优先选择；出差同一地点二个月以上，则以租用公司附近房屋为优先考虑。六、出差期间有下列情况之一者，不予报销住宿费：1、由集团下属公司、各运营站点、客户等免费接待安排的；2、参加会议、培训、参观考察、学术活动时，公司支付的综合性费用中已包括了住宿费的。第八条 其他费用报销审核一、业务招待费：因外事或重要业务，需要招待宾客用餐、住宿等交际而须支出招待费的，应事先向主管领导报告，经批准同意的，可按公司招待费借支和报销规定进行申请借支和报销，须提供相关凭证并说明用途和内容。二、出差期间因工作业务所发生的打印/复印/传真费、邮递费、公物托