企业行政管理制度.doc

1 / 104 第第四四部部分分 行行 政政 制制 度度 2 / 104 制制度度管管理理规规定定 一、一、权责权责 （一）公司制度体系中制度起草、修改、审核、颁布、督查及管理、 组织等工作由综合管理部负责。 （二）各部门、中心、子公司负责起草、修改、审核本部门工作指 南。 二、内容二、内容 （一）概述 本规定主要说明公司制度体系起草、修改、审核、颁布等管理事 项。公司质量管理体系、环境管理体系、标准化管理体系文件管理事 项不在本规定范围内，质量管理体系、环境管理体系和标准化管理体 系文件的编制、审核、批准、发布、修改等控制办法详见有关文件和资 料的控制程序。 （二）公司制度体系内容 公司制度体系含管理手册和工作指南。 管理手册包含员工 手册、领导职责、人事制度、行政制度、财务制度、安全制度、业务制 度等内容。 工作指南包含各部门、中心、子公司的定岗、定编、定职 和工作制度等内容。 （三）管理手册的管理 1 管理手册由公司组织专门起草小组起草。日常管理出台要归 编进管理手册的制度由各归口综合部门组织起草，交综合管理部初 审后，提交总裁办公会审议。 2.管理手册的审批权归总裁办公会。综合管理部负责征集管 理手册实施中存在问题及建议，初审筛选后提交总裁办公会讨论， 并根据讨论结果进行修改。 3.管理手册经总裁办公会通过修改意见后，由综合管理部发布 修改通知，按公文发文手续，逐级会签经总裁签发后，同时在 MIS 系 3 / 104 统中对管理手册电子文档进行修改。 4.管理手册中有关董事会议事规则及相关证券事务制度，由董 事会办公室负责起草及修改，提交董事会讨论通过后由综合管理部及 时颁布。 （四）工作指南的管理 1.工作指南由各部门、中心、子公司负责起草，内容与公司管 理手册相配套，是管理过程中具体实施细则。 2.工作指南的审批权在各部门、中心、子公司办公例会。由各 部门、中心、子公司提出的工作指南修改意见逐级经分管副总裁或 子公司总经理审核同意后，书面报综合管理部备案。综合管理部依据 管理手册进行审核无误后，及时在 MIS 系统公告栏中出更改公告 并对工作指南电子文档修订上传。 3.工作指南在实际执行中，如有必要由部门制度升级为公司制 度，归编进管理手册，各部门书面提出申请经综合管理部初审通过 后，提交总裁办公会审议批准。 （五）其它 1.任何员工均可以对公司管理手册和工作指南提出修改意 见和建议。修改意见书面报各部门、中心、子公司负责人，初审通过后， 按管理手册和工作指南修改、审核、颁布的程序进行完善。 2综合管理部应及时将管理手册初审意见和工作指南的审 核意见反馈给相关部门、中心、子公司，如有异议可提交总裁办公会 审议。 三、本制度解三、本制度解释权归综释权归综合管理部。合管理部。 4 / 104 合合同同管管理理制制度度 一、一、权责权责 （一）承办合同的各部门、中心、子公司负责签约主体资格的初审； 负责商务谈判及填制、起草合同。 （二）计划财务部负责合同中涉及金额、支付方式、赠送、折扣等 与财务有关条款的审核；负责合同印花税的缴纳；负责合同生效后财 务条款的执行和监督。 （三）综合管理部负责合同签约主体资格审查；负责合同条款合理、 合法性的审查；负责合同用印；负责合同的归档保存。 二、内容二、内容 （一）合同谈判和起草 1.本制度所述合同指以股份公司、具备独立法人的分支机构名义 对外签署的，由公司承担其相应权利义务的各类契约，包括各类采购 合同、产品销售合同、合作协议、保险合同、运输合同、应标书、委印 单、技术合同、劳动合同、保密协议、贷款协议、担保协议、租赁协议 等法律文件。 2.承办部门在合同签订前，应对合同对方的资信进行全面审查， 对对方的资金、设备、产品质量和信誉等情况进行必要的调查了解， 包括是否具备法人资格、履约能力、资信状况、对方签约人是否获得 授权等。要求对方出示或提供营业执照、税务登记证、银行帐号等证 明文件或信息，必要时可要求对方提供担保。 3.对于长期合作协议、长期定点合同、保险合同，以及金额较大 的应标书、进口材料、设备采购等重要合同，承办部门应会同相关部 门组成谈判小组进行合同谈判。 4.综合管理部将会同各有关部门针对公司主要业务类型制作合 同范本。已提供合同范本的，承办部门签约时应尽量采用合同范本， 不得随意修改合同范本。如确需修改，应将修改后的合同范本提交综 合管理部审批。合同范本须符合工商行政管理部门的规定。 5.承办部门也可根据需要自行起草合同，起草合同一般应具备以 5 / 104 下条款：标的、数量和质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、 保密条款、验收条款、违约责任、争议解决办法、适用法律等；涉及知 识产权的，应包括知识产权条款。 6.购销等合同内容应包括货物（标的）名称、规格、型号、计量单 位、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、付款期限、 验收办法、违约责任等。物资采购合同必须注明发票种类和税率。 （二）合同审核程序 公司签订合同均应当填写合同审批表（附件 1），并按以下程序 办理： 1.合同经办人将草拟的合同逐级上报至最终审批人，必须经综合 管理部会签，涉及财务的必须经计划财务部会签。已形成合同范本的 可不再会签。 2.合同涉及本综合部门或分支机构之外条款、事项的，需提交相 关部门、机构审核并会签的。会签部门、机构如有不同意见，应与承办 部门协商。协商一致的，修改相关条款；未达成一致的，在合同审批 表中提出明确的会签意见。 3.综合管理部对与法律有关的合同条款及合同是否合理、合法等 进行审核修改，并签署审核意见。对综合管理部提出的法律意见，承 办部门、机构应予执行，如有异议或因特殊情况无法执行，最终未达 成一致意见的，由股份公司总裁决策。 4.与总行、总局、集团总公司、国家各部委、省厅局以及长期合作 单位等签定长期合同和协议，按审核程序逐级批准签定合同和协议。 在此合同、协议框架范围内，如是各省、市分别采用委印单、电话、传 真等方式分批订货的，且价格达到公司指导价或股份公司特批价格， 经生产部门确认后，此类合同可先期执行。如需签定合同的按照合同 管理规定的程序审批，补办合同。价格发生变化，达不到公司指导价 或特批价的，须按合同管理规定的程序审批。 5.各会签部门必须讲求高效，不可拖办、迟办。无特殊情况，各部 门会签应在 2 小时内完成。 （三）合同审批权限 1.根据工作需要，合同审批可采取授权方式。授权方式为法人委 6 / 104 托书或股份公司相关制度规定的权责，明确规定授权范围、权限和有 效期限，经授权的合同最终审批人对签定的合同负全责。 2.销售合同、采购合同标的在 500 万元以下的，最终由股份公司 分管副总裁或子公司总经理审批。标的在 500 万元以上的，最终由股 份公司总裁审批。 3. 500 万元以下的借、贷款协议，公司对外经营性合作协议及战 略性合作协议最终由股份公司总裁批准。 4公司所有担保协议及 500 万元以上的借、贷款协议必须经股 份公司董事长审批。 5.其它合同、协议由分管副总裁或子公司总经理审批。 6.银行转贷由财务总监批准。 (四)合同的用章 1.合同按规定程序经最终审批人审核签字后，由承办人填写用 印申请表，交综合管理部监印人核对后盖章。 2.签订合同应加盖公司合同专用章。特殊情况需加盖公章的，应 向最终审批人说明后，按公章使用程序执行。 （五）合同履行、变更和解除 1.合同生效后，应按合同约定全面履行合同。合同履行过程中交 付、验收以及其它履行行为都应取得相应的书面凭证。 2.合同签订之后履行之前，如有确凿证据证明对方完全没有履行 能力或根本不准备履行合同，承办部门应在一个工作日内以书面形式 通知综合管理部，协商处理措施，避免公司损失。 3.合同履行过程中，如确需变更或解除合同，可以按照合同约定 或有关法律规定提出变更和解除合同，采用书面形式报综合管理部审 批。 （六）合同纠纷 1.合同在履行过程中发生下列情况，承办部门应在一个工作日内 填写法律纠纷登记表（附件 2）报综合管理部备案（未在一日内备案 的，在“备注”栏中说明），并提交有关材料： （1）合同在履行过程中产生纠纷或涉嫌合同诈骗的； （2）对方已提起诉讼或通知要提起诉讼的； 7 / 104 （3）对方应履行而实际未履行合同或没有完全履行合同有可能造 成公司重大声誉损失的； （4）其它认为应通报综合管理部的情况。 2.经综合管理部认定是合同诈骗的，应及时向公安机关报案。 3.综合管理部接到法律纠纷登记表后，应在 3 个工作日内作出 回复，并与报送合同纠纷的部门、中心、子公司共同拟订解决方案。报 送合同纠纷的部门、机构应积极配合执行。 （七）合同保管和归档 1.所有合同公司应保留两份，一份报综合管理部，一份留承办部 门。其中如设备采购合同、财产保险合同、合作协议、租赁协议等涉及 财务条款的重要合同，应以复印件交一份给计划财务部备存。 2.综合管理部应建立合同管理台帐（附件 3），对承办合同进行登 记、编号、存档，存档资料除包括合同文本、附件、 合同审批单外，还 包括与合同有关的来往信函、电话记录、传真、票据、图表、音像资料 及双方变更或解除合同的协议等。 3.由我方先盖章的合同，应在 15 个工作日内将两份经对方加盖 印章的合同原件一份报综合管理部，一份留承办部门。 4.合同因故没有签约的，应自我公司盖章之日起 15 个工作日内 将有我公司印章的合同原件全部退回综合管理部。 （八）其它 合同审核人员应充分调查、咨询、核实相关事项，如因工作失职 给公司造成损失，将追究有关人员的责任，给予相关的处罚，并保留 追查法律责任的权利。 三、本制度解三、本制度解释权归综释权归综合管理部。合管理部。 附件附件 1： ： 8 / 104 合合 同同 审审 批批 表表 年 月 日 申请部门/中心/子公司计划签订日期 合同类型业务合同 劳动合同 其它合同 合同名称 合同编号页数 份 页/份是否含附件是否 合同对方名称 合同内容要点 经 办 人申请部门负责人 所在部门/中心/子公司意 见 会签部门/机构意见 法务意见 分管领导意见 总裁/董事长意见 备 注 注：1.该表由经办人填写后，附合同正式文本按照审批流程逐级审批。 2.合同内容要点请填写合同标的、数量、金额、付款方式、履行期限、地点、违约责任、争 议解决办法等主要内容。 附件附件 2： ： 法律纠纷登记表法律纠纷登记表 9 / 104 编号： 年 月 日 案由涉及金额 送案部门 对方名称 法定代表人 经办人对方地址 联系方式 对方联系人 联系方式 案情简介 进展情况 送案部门处理建议 综合管理部处理建议 备注：附件份页 10 / 104 附件附件 3： ： 合同管理台帐合同管理台帐 申请部门： 年 月 日 日期编号申请人合同名称对方单位合同内容摘要合同期限金额附件名称及页数 11 / 104 12 / 104 印印章章管管理理制制度度 一、一、权责权责 （一）股份公司公章、合同专用章、法人代表签名章；子公司公章、 合同专用章；综合部门和中心的印章由综合管理部负责管理。 （二）股份公司财务专用章和法人代表名章；子公司财务专用章和 法人代表名章由计划财务部负责管理。 （三）申请用印按印章审批权限执行。 （四）印章保管人（监印人）对正确使用印章负责。 二、内容二、内容 （一）印章使用范围 1.以股份公司或子公司名义向外发的公函、便函、报告、证明和 以公司名义下发的文件、通知、通告、决议、决定、会议纪要一律使用 公章。 2.公司介绍信、工作证；上报的各种文字材料、统计、财务报表、 招标文件和其它需要盖公司公章的书面资料和文件一律使用公章。 3.以股份公司或子公司名义签署的各类合同、协议使用合同专用 章，特殊情况，可使用公章。 4.以部门、中心、子公司名义内部发文，使用部门、中心、子公司 印章。 （二）印章审批权限 1.股份公司公章、法人代表签名章、最终经股份公司总裁批准后 使用。子公司的公章、法人代表签名章，最终经其总经理批准后使用。 2.签发支票用财务专用章、法人代表名章由计划财务部经理批准。 对外使用财务专用章和法人代表名章逐级由财务总监批准。计划财务 部以外人员使用财务专用章、法人代表名章逐级由财务总监批准。 3上述经授权的印章最终审批人对印章的使用负全责。 （三）印章使用和管理 1.用印人必须填写用印审批表（附后），符合印章批准权限，监 印人方能加盖印章。 2.印章只能由监印人使用，监印人如发现用印内容与公司要求不 13 / 104 符或批准手续不符，有权拒绝盖章。对未经签字批准的文件，监印人 不得擅自用印，若用印人急需用印，应事先电话请示，事后及时补签。 3.印章原则上不得带出公司，应特殊情况需要带出的，必须经批 准人同意，办理用印登记后，由监印人陪同才能带出用印(用后立即归 还)。 4.监印人不得私自动用公章，不得在空白信笺、信封或空白介绍 信上盖章。如在文件、材料错盖或多盖了印章，应由监印人及时销毁。 5.公司印章应安全保管，严防印章被盗或盗盖。如发现印章丢失， 立即报告综合管理部经理，并向当地公安机关报案、登记，依法公告 作废。 6.各种印章由监印人负责保管，如有遗失或误用，由监印人全权 负责。 三、本制度解三、本制度解释权归综释权归综合管理部，各部合管理部，各部门门、中心、子公司可根据本、中心、子公司可根据本 制度制度规规定制定制订实订实施施细则细则。 。 14 / 104 附件附件 1： ： 用印审批表用印审批表 使用日期使用人所在部门 印章 类别 用章事项 部门、中心经理/ 子公司总经理 文件 份数 分管领导总裁监印人 15 / 104 档档案案管管理理制制度度 一、一、权责权责 （一）档案资料的收集、整理、鉴定、编目、检索、保管、使用等管 理工作及档案管理制度的制订由综合管理部负责。 （二）公司、级档案的管理由综合管理部负责。 （三）无密级的内部文件资料管理由各部门、中心、子公司负责。 二、内容二、内容 （一）档案密级（见附表：档案资料归档范围）根据资料的重要程度 划分为公司、密级档案。 1.公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资 料、财务会计帐册、凭证、报表和重要技术资料（技术配方、源程序等 电子文档）、公司注册登记资料、资产证明文件资料为公司级档案。 2.公司资质证书文件、公司荣誉证书、项目批文、公司人事档案、 重要合同、协议、产品工艺文件、技术专利、技术设计图纸资料、公司 土建、水电工程规划、设计文件图纸资料、上级政府文件、重要会议记 录、公司经营资料、员工工资为公司级档案。 3.公司下发文件和规章制度、公司客户档案、一般合同、协议、统 计报表、产品标准、操作工艺和规程、设备管理台帐和记录、技术专刊 和杂志等为公司级档案。 (二)档案收集 1.公司下发的重要文件、公司工作活动中形成的具有重要价值的 资料由综合管理部负责收集。 2.一项工作同时由几个部门、中心参与办理时，所形成的文件资 料由主办部门、中心负责收集。 3.各部门、中心、子公司在一项工作结束后一个月内，应将部门、 机构或个人手中的有保存利用价值的各类资料原件整理，并按密级进 行分类集中交综合管理部存档。 （三）档案整理 1.公司及各部门、中心、子公司档案管理人员应按期向承办人查 催文件。每年一季度对上年的所有文件进行一次收集、整理，保证文 16 / 104 件完整齐全。 2. 公司及各部门、中心、子公司档案管理人员对接收的文件资料 负责进行密级划分、分类、立卷和编制目录等项的整理工作。 (四)立卷质量标准 1.归档文件完整齐全； 2.分类清楚，保持联系； 3.标题确切易查找； 4.卷内排列系统、条理； 5.保管期限准确； 6.密级划分恰当； 7.卷皮用正楷整齐书写； 8.装订结实、美观。 （五）档案存档 1.公司建立综合档案资料库，由综合管理部指定专人负责公司 、级档案管理工作。 2.各部门、中心、子公司建立资料室，指定专人负责本部门及分 支机构一般文件资料的管理工作并负责与综合管理部衔接。 （六）档案保管 1.公司档案室应根据有关规定，对档案资料进行编号、编制档案 目录，制作检索工具，以便查寻。 2.档案资料应装订结实、美观，密级划分准确、分类清楚。 3.存放档案必须设置专用柜、架，摆放整齐。 4.定期对库存档案进行检查、清理和核对，发现问题要及时采取 措施。 5.底片、照片、磁带、光盘等要采取科学方法存储，确保其安全完 好。 6.各部门、中心、子公司应尽量采用电脑管理和工作，便于业务 资料的数字化处理和保存。 （七）信息储存 对存入电脑的资料、档案，按以下相关规定办理： 1.信息储存要区分种类，分项排列。种类的区分，一般为时间、来 17 / 104 源地域、主题、管理层次和信息载体等。 2.每一种类都要分项登记，编制目录和索引。 3.公司员工必须按照要求和规定，科学的采集、输入、输出信息， 为公司决策提供信息资料。采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。 4.公司业务数据备份由各部门、中心、子公司指定信息管理人员 每周备份一次；重要数据由使用者本人向指定信息管理人员申请做立 即备份。储存内容的更新由更新人员通知信息管理员进行版本更新。 5.信息载体必须安全存放、保管、防止丢失和失效。未经综合部门 负责人、分支机构总经理允许，任何人不得将信息载体带出公司。 (八)档案借阅 各部门、中心、子公司在工作中需要借阅档案资料时，应填写档 案资料借阅单（附件 1），根据档案密级程度，履行相应的批准手续后 方可借阅。 1.借阅公司、级档案须经所在各部门、中心、子公司负责人 同意、综合管理部负责人审核、分管综合管理部副总裁批准。涉及公 司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料和重要 技术资料（技术配方、源程序等电子文档），须经股份公司总裁批准。 2.借阅公司级和无密级的档案资料须经所在各部门、中心、子 公司负责人同意、综合管理部负责人批准。 3.借阅档案的人员对所借档案应负安全、保密责任，不得擅自转 借他人。 4.借阅人须保持档案完整，不得私自拆卷、抽取。如需翻印、复制 须经原借阅批准人批准。 5.严禁在档案文件上填注、涂抹、改字、加字、划道、圈点、污损。 6.文书类档案借用期限不超过一周，技术类档案借用期限不超过 两周。如因工作需要延期，必须经原批准人员同意。 7.借阅档案时档案管理人员应做好登记，归还时档案管理人员应 对该档案进行检查，方予核收注销。 8.外单位借用本公司档案时，必须持有该单位的介绍信，经公司 总裁批准并办理借阅手续方可借阅。 18 / 104 （九）档案移交 1.离职员工离职前须到综合管理部还清所有借阅的文件资料，经 档案管理人员签字确认后，方可办理离职手续。 2.公司各部门、中心、子公司如有撤销、合并情况以及人事变动 情况时，应做好移交工作，并在档案资料移交清单（附件 2）上备注。 所有相关资料要做到移交清楚，保持资料的完整无缺。 (十)档案销毁 档案保管期满需要销毁时，公司档案管理员应编制销毁清单，经 综合管理部负责人同意，报分管副总裁批准。由安全监督员监督销毁， 销毁清单应永久保存。 三、本制度解三、本制度解释权归综释权归综合管理部，根据本制度合管理部，根据本制度规规定，各部定，各部门门、中心、中心、 子公司可制子公司可制订订相关相关实实施施细则细则。 附件附件 1：档案：档案资资料料归归档范档范围围 档案资料归档范围档案资料归档范围 19 / 104 编号档案名称归档时间 保管 期限 密级 A行政管理 A-1 股东大会、董事会、监事会会议通知、 记录、纪要、决议等文件 每年五月永久 A-2 办公会议、中层干部会议记录、决定 等文件 每年五月15 年 A-3 房地产、各种资质等权属证书、区域 变化、征用土地等文件材料 即时永久 A-4 工商、税务等政府部门企业登记、变 更、年检等资料证书 即时永久 A-5政府部门颁发的各种荣誉证书、文件即时永久 A-6 政府机关、重要客户领导考察企业的 题词、讲话、摄影等文字声像材料 即时15 年 A-7 公司及部门发放的文件、公司岗位工 作职责、规章制度、工作条例等管理 标准 即时15 年 A-8政府及有关部门来文、通知、公函等即时10 年 A-9公司对外合作、合资协议、合同即时永久 A-10公司历史沿革大事记及其他行政文件即时永久 B人事管理 B-1员工名册、党员名册年底永久 B-2 员工招聘登记表、考试记录及考察报 告、培训资料 即时15 年 B-3公司干部任免文件、决定即时15 年 B-4 员工聘用合同及定级、调资、考核、奖 励、处分、处罚、辞退、退休等文件材 料、保险、劳动、工资、福利文件 即时15 年 B-5其他人事档案即时15 年 C财务管理 C-1各种会计凭证每年五月永久 C-2各种会计帐簿每年五月永久 C-3财务月度、年度报告每年五月永久 C-4会计资料保管、销毁清册每年五月永久 C-5其他会计档案每年五月永久 D营销管理 20 / 104 D-1 客户档案、定点供应商档案及其服务 工作资料 每年三月永久 D-2产品样品、样卡及样卡领用台帐每年三月5 年 D-3设计登记表、设计图案、文件每年三月5 年 D-4 产品检测报告、产品技术要求（客户） 等文件 每年三月5 年 D-5重要销售、供销合同及商务公函每年三月5 年 D-6 市场调研报告、广告宣传资料、市场 策划方案 每年三月15 年 D-7部门业务工作大纲、指南、规范每年三月15 年 D-8其他营销档案每年三月15 年 E工程项目 E-1 项目建议书、可行性研究、任务书及 批复 即时永久 E-2工程地质、水文地质勘察报告即时永久 E-3 技术设计、施工图设计、规划设计的 文件 即时永久 E-4 工程管理文件（征用土地批准文件、 红线图、拆迁补偿协议，发包合同协 议招标文件、租赁文件，环保三同时、 消防等文件、水、电供应协议） 即时永久 E-5 施工文件：土建施工文件（开工报告、 技术交底、图纸会审纪要、设计变更 材料、隐蔽工程验收记录） 即时永久 E-6设备、管线安装施工文件即时永久 E-7电气、仪表安装施工文件即时永久 E-8 竣工文件（验收报告、土建、水电、消 防、装璜、空调、竣工图、质量评审材 料、验收会议文件） 即时永久 E-9 涉外文件（询价、报价、招投标文件、 合同、谈判协议、议定书、谈判记录、 外商提供及收集的材料、设备开箱检 验记录、商检及索赔材料） 即时永久 E -10其他工程档案即时永久 F设备管理 F-1自制设备 F-1-1技术任务书、申请报告、批复即时20 年 F-1-2技术、经济可行性分析报告即时20 年 F-1-3技术调查报告即时20 年 F-1-4设计及研制计划、方案即时20 年 21 / 104 F-1-5预算材料即时20 年 F-1-6全套设计图样即时20 年 F-1-7 设备组装、调试、试运行记录和检测 报告 即时20 年 F-1-8技术攻关记录、成果、修改通知单即时20 年 F-1-9安装使用说明书即时20 年 F-1-10 设备安装竣工图样、调试、试运行记 录、安装总结、验收材料 即时20 年 F-1-11预算书决算书即时20 年 F-1-12设备操作规程、维护保养规程即时20 年 F-1-13设备事故分析及处理结果材料即时20 年 F-1-14 设备大修、维修、改造的计划、记录、 修改通知单 即时10 年 F-1-15 设备报废鉴定书、申请报废报告、批 复处理结果 即时20 年 F-2外购设备（国内） F-2-1申请外购设备计划、报告及审批材料即时永久 F-2-2技术经济调查报告即时20 年 F-2-3外购合同、协议书即时20 年 F-2-4设备开箱验收记录、照片即时20 年 F-2-5随机图样及文件材料即时20 年 F-2-6技术、质量上的异议及处理结果即时20 年 F-2-7 设备安装、调试、试车记录、总结、竣 工图样、检测验收报告等 即时20 年 F-2-8 设备运行记录及重大事故分析处理材 料 即时10 年 F-2-9设备大修计划及维修、改造记录即时10 年 F-2-10 报废鉴定书、申请报废报告、批复和 处理结果 即时20 年 F-3引进设备（国外） F-3-1申请外购设备计划、报告及审批材料即时20 年 F-3-2 技术经济调查报告，出国考察及选型 报告 即时20 年 F-3-3 与外商谈判、洽谈记录、备忘录、纪要、 合同协议及来往信函等 即时20 年 F-3-4外商历次报价单即时20 年 F-3-5进关材料及商检部门检验材料即时20 年 F-3-6设备开箱记录、照片、录像等即时20 年 F-3-7随机全套图样及文件材料即时20 年 F-3-8设备安装、调试、试车记录、总结、竣即时20 年 22 / 104 工图样、检测验收报告等 F-3-9技术、质量上的异议及处理结果即时20 年 F-3-10出国培训人员的笔记本即时20 年 F-3-11 设备运行记录及重要事故分析处理材 料 即时10 年 F-3-12 设备大修、维修、改造计划、记录、修 改通知 即时10 年 F-3-13 设备报废申请书、鉴定书、报告、批复 和处理结果 即时20 年 F-4其他设备档案即时20 年 G产品标准 G-1产品质量标准即时永久 G-2国际产品标准即时永久 G-3国家产品标准即时永久 G-4行业产品标准即时永久 G-5企业产品标准即时永久 G-6原辅材料验收标准即时永久 G-7供应商提供的原辅材料技术资料即时永久 G-8其他标准档案即时永久 H生产工艺 H-1生产技术操作规程即时永久 H-2各类产品生产工艺流程即时永久 H-3通用工艺技术规范即时永久 H-4具体工艺技术规范即时永久 H-5配方技术资料即时永久 H-6其他工艺档案即时永久 I研究开发 I-1 研发立项通知书、设计说明、使用说 明、测试分析报告、项目开发总结、鉴 定材料 即时永久 I-2各种软件开发的源程序、电路图等即时永久 I-3各种专利技术资料即时永久 I-4其他研发档案即时永久 J杂志 J-1各种技术专刊每年三月5 年 K其他档案资料每年三月5 年 附件附件 2： ： 档案资料借阅单档案资料借阅单 年 月 日 23 / 104 借阅部门/中心/ 子公司 经 手 人 借阅档案资料 档案类别密级级 级 级 借阅期限自 年 月 日至 年 月 日 用 途 部门/中心/子公司： 负责人 综合管理部负责人： 分管综合管理部副总裁：总裁 附件附件 3： ： 档案资料移交清单档案资料移交清单 年 月 日 24 / 104 日期资 料 名 称资料形成日期资料页数移交人接收人备注 公公文文管管理理制制度度 25 / 104 一、一、权责权责 （一）股份公司公文的起草、收发、用印、传递、处理、督办及管理 等工作由综合管理部负责。 （二）各部门、中心、子公司公文的起草、收发、用印、传递、处理 及管理等工作由各部门、中心、子公司负责。 （三）股份公司公文由总裁签发。 二、内容二、内容 （一）概述 公司公文是指公司在生产经营活动中形成的决定、决议、通告、 通知、通报、申请、报告、请示、批复、函件、会议纪要等文件。 （二）公文的起草和签发 1.公文文稿要文字简练，条理清楚，符合公文格式要求，做到一 文一事（除综合性计划、报告外），主题明确，内容准确，表达规范（见 附件 1）。 2.公文起草后，行文部门在将公文报送公司领导签发之前，应认 真做好核稿工作。 3.呈报股份公司副总裁、总裁的请示类公文，呈报人应填写江苏 恒宝股份有限公司请示（附件 5），由经办人签名，经校对后逐级审批。 如需会签的交相关部门、中心、子公司会签。除上述请示类的公文，呈 报人应填写江苏恒宝股份有限公司发文稿纸（附件 6）。向上级或上 级主管部门请示、报告的公文，必须明确写明被请示人或部门，涉及 到相关部门或人员要以抄报或抄送的方式传送。 4.各部门、中心、子公司发文由各部门、中心负责人及子公司总 经理批准签发，如以股份公司名义发文须经总裁批准签发。 5.股份公司公文经总裁签发后，由综合管理部负责用印，发送。 6.股份公司管理制度、规定程序类的文件，由相关部门、中心、子 公司起草，综合管理部汇总、整理、成文，经总裁批准签发、颁布。 7.各部门、中心、子公司的内部发文，必须送综合管理部备案。 8.综合部门可以在股份公司内发文。以部门名义发文,需经分管领 导审批。子公司不能直接对外发文，所发文件涉及到其他部门、中心、 子公司业务的，由综合管理部转发。 26 / 104 （三）公文收、发登记及转发 1.公文从接收至转发、呈报、批转、承办、传阅所有过程及时间期 限，均应在收、发文登记表上做好相应记录（附件 7、8），并有经手人签 字。 2.综合管理部对所有收到的公文（包括上级、同级单位的来文或 公司领导及有关人员外出参加会议带回的公文），按照时间顺序进行 分类，统一盖编号章编号。 3.各部门、中心、子公司呈报股份公司的请示、报告或需总裁批 阅、决定的公文,由综合管理部负责传递。各部门、中心、子公司如需 相关人员会签的，相关人员应提出书面的会签意见，报股份公司总裁 批阅。 4.经股份公司领导批阅后的公文，由综合管理部按照批阅意见及 时送交承办的部门、中心、子公司。未经股份公司有关领导批阅的公 文不可直接送交承办的部门、中心、子公司。 5.传阅公文应严格遵守传阅范围规定，不得将公文转借他人，无 关人员不得随意翻阅文件。公文阅后应签名并于当日将公文交还综合 管理部。 6.各部门、中心、子公司对公司交办处理的公文，应及时提出反 馈意见，对限时处理的公文或事项要按时答复。办理完毕后应及时将 公文交还综合管理部归档，不得自行保管。 （四）公文办理时限 1.凡需要办理的公文，综合管理部应根据内容和性质送股份公司 总裁、分管领导或交有关部门、中心、子公司办理，并提出办理时限。 2. 对涉及其它部门、中心、子公司职权范围的事项，主办部门应 当主动与有关部门、机构协商，取得一致意见后方可行文。如有分歧， 主办部门、机构可列明各方理据，提出意见，逐级上报股份公司总裁 裁定。相关部门、中心、子公司对会签的公文，须在半个工作日内会签 完毕。 3.送股份公司领导批示的紧急公文，应在 24 小时内批办，由综合 管理部根据公文批办时限，负责催办。 （五）公文管理工作必须严格执行保密制度，公文未经许可不得翻 27 / 104 印、转发。传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保公文安全。 三、本制度解三、本制度解释权归综释权归综合管理部。合管理部。 28 / 104 附件附件 1： ： 公文基本格式规定公文基本格式规定 为进一步加强公司对外发文（函），对内发文的规范性，结合文档 标准有关规定，特对公司的对内、对外发文格式规定如下： 一、对政府主管部门、行业主管部门等的请示、申请、报告等必须 以公司红头文件的形式（见附件 2），经股份公司总裁签发并加盖公司 公章后方可发出。具备独立法人的分支机构文件格式参照本规定制订。 二、对客户及相关协作单位的一些解释、答复、致歉、承诺类函件， 一律使用公司大号（A4）信笺纸（抬头为：江苏恒宝股份有限公司）。标 题使用二号宋体或黑体字，正文小三号字，字体仿宋，格式为“关于 的函”；“关于的答复”。详细请见附件 3，具备独立法人的分支机 构文件格式参照本规定制订。 三、一般性的工作联系用公司统一的传真格式（见附件 4）。收发 传真应进行签收、签发登记。 四、落款根据实际情况，由公司分管领导确定以部门、中心、子公 司名义还是以公司名义。 五、中文排版基本格式 （一）文章正文版式 1.标题居中，字号比正文大 1 号并加粗。 2.正文文字使用小三号、仿宋体。 3.标题与正文之间空 1 行。 4.各段首句空 2 个字。 5 有图片的页面，图片说明文字起首空 2 个字。 6 各级标题左起均空 2 个字。 7.版芯尺寸：156mm225mm（不含页码）。 8.纸张上侧边页距：37mm1mm 9.一般左右边页距相等，需要时，装订侧边页距为 28mm1mm。 10.正文一般以每页 22 行。 （二）标点符号 29 / 104 1.文章标题尽量不用标点。 2.序号排列顺序：静态页面一级标题（一、二、三等标题）加粗。各 级标题左起均空 2 个字。 “一” “（一）” “1” “（1）” “A” “a” 3.上述序号中， “一”系列后面加“、 ”号；带括号的数字后面不加任何 符号；“1”系列和英文字母后面加“.”。 4.除正文外的其他页面中，若标题前面有装饰（如圆点、五星等） 的，折行时与第一行文字对齐。 (三)排版原则 排版风格统一，文字格式一致，美观大方。 30 / 104 附件 2：公司文件标准格式 江苏恒宝股份有限公司文件 恒宝字2004 号 签发人： 标题：二号宋体 正文：小三号仿宋字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。 纸张大小：A4 纸 落 款 XXXX 年 XX 月 XX 日 主题词 主送：、 抄报：、 抄送：、 、 江苏恒宝股份有限公司印制 年月日共印份 31 / 104 32 / 104 附件 3：对外函件标准格式 标题：二号宋体 关于函（答复、回复、解释等） 正文：四号宋体 小标题：四号黑体 次标题：四号楷体 北京 江 苏 地址（ADD）：北京市西城区金融大街 5 号新盛大厦北楼 8 层 地址（ADD）：江 苏省丹阳市横塘工业区振兴路 88 号 电话（TEL）：+86-10-66017777 电话（TEL）传真（FAX）：+86-10-66015566 邮编（CODE）：100034 传真（FAX）邮编（CODE） 212355 33 / 104 网址（WEB）： http:/ 电子邮箱（E-MAIL）： office 附件 4：公司传真标准格式 传传 真真 北京 江 苏 地址（ADD）：北京市西城区金融大街 5 号新盛大厦北楼 8 层 地址（ADD）：江 苏省丹阳市横塘工业区振兴路 88 号 传真（FAX）：+86-10- 66015566 传真（FAX）电话（TEL）：+86-10- 66017777 邮编（CODE）：100034 电话（TEL）邮编（CODE） 212355 网址（WEB）：http:/ 电子邮箱（E-MAIL）： office 收件人：发件人： 传真：页数： 电话：日期： 关于：抄送： 紧急 请审阅 请批注 请答复 请传阅 备注：1、请规范使用此模板。 2、请输入时统一使用四号宋体。 3、地址、电话、邮编根据实际情况填写。 34 / 104 35 / 104 附件附件 5: 江苏恒宝股份有限公司请示江苏恒宝股份有限公司请示 请 字年度第 号 公司领导批示： 标题： 被请示人： 请示内容： 附件： 呈报部门/中心/子公司： 经办人： 校对： 经理 部门/中心/子公司负责人： 36 / 104 附件附件 6: 江苏恒宝股份有限公司江苏恒宝股份有限公司 发发 文文 稿稿 纸纸 核稿:签发:会签: 主办单位和拟稿人: 事由:附件: 发送部门: 打字或缮写:校对: 发文 字第 号 年 月 日封发 37 / 104 附件附件 7: 发发 文文 登登 记记 簿簿 日 期编 号主 题行文部门发送单位签 收备 注 38 / 104 附件附件 8: 收收 文文 登登 记记 簿簿 日 期编 号主 题行文部门送交人审批意见备 注 39 / 104 办办公公设设备备管管理理制制度度 一、一、权责权责 （一）办公设备的购置、计划、登记管理、维护保养、清查由综合管 理部负责。 （二）办公设备的购置申请、使用维护、安全完整由使用部门负责。 二、内容二、内容 （一）办公设备指电脑、复印机、传真机、打印机等电子类设备及 办公家具，包括生产用电脑。 （二）办公设备的购置及管理。 1由使用单位编制预算，按相关预算审批手续批准后，在预算范 围之内的由使用部门提出申请，经分管副总裁或子公司总经理审批后 报综合管理部。 2综合管理部根据批准后采购申请进行调剂或采购，办公设备 的采购要货比三家，保证质量和价格比最优。 3.办公设备购买后，综合管理部应办理办公设备验收、登记手续。 办公设备如属固定资产，报废时应填制固定资产报废申请单。 4.使用部门或领用人应到综合管理部填写办公设备登记卡（附 件 1）进行领用登记。未在综合管理部登记的，计划财务部不得报销。 购置后经办人应尽快携带发票按程序办理报销手续。报销费用必 须经综合管理部验收签字。 5.综合管理部负责办公设备的保养。当设备出现故障时，使用部 门应通知综合管理部处理。 6.因工作需要，办公设备需在使用部门内部或其它部门间进行调 拨的，使用部门应事先通知综合管理部，由综合管理部统一负责。 7.办公设备领用人离职或变更时，应及时填写领用单中变更事项， 做好办公设备的交接工作。 （三）办公设备的使用 1.传真机使用 （1）对外正常业务的传真均使用公司规定的统一格式。 40 / 104 （2）各部门对外业务收发传真时，应在发送传真登记表（附件 2）和收发传真登记表（附件 3）上登记。 （3）传真机的日常管理由使用者负责。传真机的使用部门在收到 传真后均要进行登记，并送交相关领导、综合部门和分支机构。 2.复印机使用 （1）复印机必须由经许可的操作人员操作，未经许可的人员不得 操作。 （2）凡操作人员必须严格按操作说明书进行操作，复印纸必须符 合复印机的要求。 （3）复印机操作人员在接受复印时必须检查复印内容，如涉及公 司机密的文件资料，必须经综合管理部负责人批准后，才能复印。 （4）凡复印者必须先登记后复印。 （5）复印机应由使用部门分别使用，无特殊情况不得混用。 3.电脑使用 （1）电脑是指由公司配备，综合管理部统一管理，专人使用的所 有台式电脑和笔记本电脑及其外部设备。 （2）任何人不得使用非公司指定的软盘拷入拷出数据和软件，不 得在其他电脑上使用公司指定的备份软盘、或其他介质，防止电脑病 毒的侵入。 （3）如果电脑或打印机出现非正常现象，应立即通知综合管理部 维修人员。 （4）使用人应爱护电脑，保持电脑清洁，下班前检查是否已关好 电脑与打印机。 （5）公司电脑须由一定电脑知识的员工操作使用。 （6）电脑使用人员不准使用电脑从事与本职工作无关的事项，更 不能使用电脑玩电子游戏。 （7）电脑使用人员未经许可不得私自拆卸和连接各种硬件设备。 （8）凡违反上述规定，造成事故者，视情节予以通报批评或经济 处罚。 （四）办公设备的清查 综合管理部应定期对办公设备进行清查，清查时间为每半年一 41 / 104 次。清查工作由综合管理部组织，各使用部门协办。清查完毕应出具 清查报告，对清查中发现的问题及建议及时报所在部门、中心、子公 司负责人及股份公司分管副总裁和总裁。 （五）办公设备的处置由使用部门填写“办公设备报废申请表”（附 件 4）和“办公设备转让单”（附件 5），逐级审批。由综合管理部报股份 公司分管副总裁或子公司总经理批准后，组织具体实施，并将相关报 批手续交计划财务部进行账务处理。 三、本制度解三、本制度解释权归综释权归综合管理部。合管理部。 42 / 104 附件附件 1： ： 办公设备登记卡办公设备登记卡 设备名称编号 购入登记时间价值 使用部门使用人 变更时间变更原因说明交接人签字 使用人签字： 部门、中心、子公司： 综合管理部签字： 43 / 104 附件附件 2： ： 发送传真登记表发送传真登记表 日期收件人对方单位发件人传真电话文件内容页数备注 44 / 104 附附件件3： ： 接收传真登记表接收传真登记表 日期 发件 人 收件 人 对方单位文件内容 页 数 签收备注 45 / 104 附件附件 4： ： 办公设备报废申请表办公设备报废申请表 使用部门： 年 月 日 资产 名称 资产 编号 规格 型号 计量单位 及数量 全部耐用 年 限 开始使用 日 期 资产 原值 实际使用 年 限 折旧 年限 累计折旧资产净值原定残值 报废原因 专业鉴定意见计划财务部意见 综合管理部意见涉及部门的分管副总裁总裁意见 46 / 104 附件附件 5： ： 办公设备转让单办公设备转让单 年 月 日 编号调出调入 名称 公司名称 规格发出收到日期 单位经办人签字 办 公 设 备数量 调 拨 地 点股份公司领导 审批 转移原因及票据： 账面记录： 办公设备原值 元 已提折旧 元 办公设备净值 元 计划财务部负责人： 综合管理部负责人： 47 / 104 办办公公用用品品管管理理制制度度 一、一、权责权责 （一）办公用品需求计划的申报由各部门、中心、子公司负责。 （二）各部门、中心、子公司申报的办公用品计划汇总、购置、领用 管理由综合管理部负责。办公用品购置可由综合管