电子生产企业之行政类管理制度.doc

博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 1 杭州紫光网络技术有限公司杭州紫光网络技术有限公司 组织绩效提升工程组织绩效提升工程 咨咨 询询 项项 目目 报报 告告 （05其它各类管理制度） 博脉国际咨询有限公司博脉国际咨询有限公司 二二七年五月二十八日七年五月二十八日 博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 2 目目 录录 证照、合同及文件档案管理制度证照、合同及文件档案管理制度 .3 3 第一章、证照管理制度.3 第二章、合同管理制度.3 第一节 总 则 .3 第二节 合同的签订、变更、解除和履行 .3 第三节 合同档案管理 .5 第三章、文件管理制度.5 第一节 总 则 .5 第二节 文件种类 .6 第三节 文件格式 .6 第四节 行文规则 .8 第五节 发文办理 .8 第六节 收文办理 .9 第七节 文件批阅与签发 .9 第八节 文件存档 .11 第九节 文件管理 .11 第四章 档案管理制度.11 第一节 档案范围 .11 第二节 档案分类及编号 .12 第三节 机要档案 .12 第四节 档案装订 .12 第五节 保存期限 .12 第六节 保管部门 .13 第七节 档案移交 .13 第八节 档案调阅 .13 第九节 档案销毁 .14 第十节 其他 .14 保密管理制度保密管理制度 .1515 第一章总 则 .15 第二章保密的文件资料范围 .15 第三章保密文件资料的主要来源 .15 第四章保密的具体规定 .15 印鉴使用及管理制度印鉴使用及管理制度 .1616 第一章总 则 .16 第二章印鉴的种类和用途 .16 第三章印鉴的管理和使用 .16 第四章其他 .17 会议管理制度会议管理制度 .1818 第一章总裁办公例会 .18 第二章公司工作例会 .18 第三章重大事项专题会议 .18 第四章部门内工作例会 .18 第五章其它 .18 办公用品采购、领用管理制度办公用品采购、领用管理制度 .1919 车辆管理制度车辆管理制度 .2020 电脑及网络、网站管理制度电脑及网络、网站管理制度 .2121 博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 3 证照、合同及文件档案管理制度证照、合同及文件档案管理制度 第一章、证照管理制度第一章、证照管理制度 第 01 条公司证照由企业管理部指定专人统一管理。 第 02 条证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等，包括（但不限于）营业 执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、统计登记证、ISP 经营许可 证等。 第 03 条证照的使用包括借用、复印等；证照使用必须填写证照使用申请单 。 第 04 条证照借用程序：借用人申请部门负责人复核主管副总裁（总监）审核 总裁核准办理借用手续归还借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。 第 05 条证照复印程序：借用人申请部门负责人复核主管副总裁核准办理借用 手续归还；如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。 第 06 条如需使用原件，则须总裁核准；证照复印件必须加盖公司法人公章及“再复 印无效”章；证照保管人必须做出登记，认真填写证照使用登记表 。 第二章、合同管理制度第二章、合同管理制度 第一节第一节 总总 则则 第 07 条公司以及各职能部门代表公司签订投资、融资、担保、并购、购销、咨询、 财产租赁、房屋买卖、土地使用权转让、建筑工程、合资、广告发布、专利权及 专利申请权的转让和许可、非专利技术转让、技术服务等以明确当事人之间民事 权利义务关系为内容的各类合同，除必须遵守国家有关法律法规外，应遵照本办 法。 第 08 条本办法所称重大合同是指法律关系复杂或者标的额巨大，其签订和履行将对 公司的生产经营活动产生重要影响的合同，包括（但不限于）：投资、融资、担 保、并购、房屋买卖、土地使用权转让、重大工程施工等合同以及合同标的额超 过如下标准的合同： 1、 非业务类：10 万元以上； 2、 业务类：100 万元以上。 第二节第二节 合同的签订、变更、解除和履行合同的签订、变更、解除和履行 第 09 条签订、变更、解除合同，均应采用书面形式。 第 10 条公司的法定代表人以及由其授权的委托代理人有权对外签订合同，被授权人 对外签订合同应办理法定代表人授权委托书 ；法定代表人授权委托书的 办理机构为公司企业管理部；法定代表人授权委托书必须明确委托代理的权 博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 4 限和有效期，加盖公司公章，并由公司法定代表人签字或盖章。持有法定代表 人授权委托书的人员应在授权委托书规定的权限的范围内从事业务活动。 第 11 条合同签订程序： 1、 一般合同：指包括在公司各部门年度计划内、合同标的额为 10 万元以下的合同。 不同意 销项存档 合同立项审批 授权范围内 签订合同 要约（部门主管） 同意 合同草案 部门经理 授权范围外 主管副总裁 2、 重大合同：指合同标的额在重大合同范畴内或公司各部门年度计划外的合同。 不同意 销项存档 合同立项审批 要约 （总裁） 同意 授权人合同洽谈 合同草案 财务审计部 律师审阅 修改合同 总裁 签订合同 存档 第 12 条对于单项购买合同标的为 10 万元以上的合同(包括所有合同),必须采用招投 标(或议标)的方式进行。 第 13 条公司合同的审批权分为三级，即：总裁级、副总裁（含总监，下同）级及经 理级。总裁为公司合同最高审查责任人，由董事会授权；总裁向副总裁授权，副 总裁向各部门经理授权。 第 14 条签订合同应尽量使用国家有关机关公布的合同范本。 第 15 条签订合同应使用公司合同专用章或公司公章，合同专用章应用于业务合同， 公章应用于非业务合同；公司公章及合同专用章由行政部门管理。 第 16 条加盖合同专用章时应审查下列内容： 1、 合同经办人员是否超越权限； 2、 按公司的规定应当由有关部门审查的合同是否已获审查批准 ； 3、 按照国家法律规定应当经过政府有关部门批准或办理有关手续的合同是否已 获批准或办理了有关手续； 4、 对方当事人是否具备签约资格和签约能力； 5、 合同是否具备法律规定的主要条款，合同内容是否完备、合法； 6、 合同若有担保或抵押，应审查担保人是否合格、具有担保能力，或抵押手续 是否完备、合法。 第 17 条重大合同和其它需要加盖公司公章的合同必须经过法律顾问的审查，其他合 同各部门必须采用经律师审阅、修订后的合同。 第 18 条合同必须经法定代表人或其授权人签字，并加盖公章或合同专用章方可生效； 博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 5 任何人不得在空白合同上加盖合同专用章或公司公章。 第 19 条合同经办人员在签订合同过程中必须注意以下问题： 1、 签订合同前应对对方的资金、技术、设备、产品质量和信誉等情况进行必要 的调查了解，并可要求对方出示或提供营业执照、税务证、银行帐号等有关 证明文件或信息，必要时可要求对方提供担保。 2、 在签订合同时，应查验对方签约人员的法定代表人身份证明书或法定 代表人授权委托书 。 3、 合同中涉及知识产权的条款，应遵守公司知识产权管理方面的有关规定。 4、 在各类合同中应有 “解决纠纷的方式”条款，并明确具体的解决途径和办法。 第 20 条合同签订生效后，应全面严格履行合同，履行过程中任何钱或物的交付、验 收以及其他履行行为都必须取得相应的有效书面凭证。 第 21 条合同签订后履行之前，如果有证据证明对方完全没有履行能力或根本不准备 履行合同，我方在征求律师意见后可提出解除合同或要求对方提供担保后再履行 合同。 第 22 条合同履行过程中，如果有证据证明对方实际未履行合同或没有完全履行合同， 我方应中止履行合同或及时解除合同，合同经办人员应将前述情况及时报告主管 领导，并征求律师意见，共同提出补救方案，采取必要措施减少损失。 第 23 条合同签订后以及履行过程中，根据需要按约定或法定条件可以提出变更或解 除合同，变更或解除合同须经主管领导批准，并征求律师意见，若原合同还有其 他批准或审查机构，则还应取得原批准或审查机构的同意；变更或解除合同应以 书面形式通知对方，说明变更、解除合同的原因及答复期限，以达成变更或解除 合同的协议。 第三节第三节 合同档案管理合同档案管理 第 24 条公司合同一律由行政部部门保管，并建立合同档案，记录合同的签订、履行 情况。 第 25 条合同档案除包括合同的正文及附件外，还包括与合同事宜有关的来往信函、 电话记录、传真、票据、图表、音像资料以及合同双方变更或解除合同的协议等。 第 26 条签订任何有款项往来的合同，还应保证公司至少有两份原件，一份由企业管 理部存档，一份由财务审计部作付款凭据；其它合同由企业管理部保留原件，签 订合同的部门则应保留一份复印件备查。 第 27 条合同档案应永久保存；未经主管领导同意，合同文本不得随意复印，合同内 容不得随意透露给他人。 博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 6 第三章、文件第三章、文件管理制度管理制度 第一节第一节 总总 则则 第 28 条为了切实做好公司的文件处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据国 家相关法规，结合我公司实际，制定本制度。 第 29 条公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、 指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管 理工作，有效地为公司发展服务。 第 30 条公司全体员工都应发扬深入调查、结合实际、实事求是和认真负责的工作作 风，努力提高文件质量和处理效率。 第 31 条公司企业管理部是文件处理工作的管理机构，主管公司本部的文件处理工作 并负责指导和检查各子公司、各分公司、控股公司、项目公司机关等相关单位的 文件处理工作。 第 32 条公司各子公司、各分公司、控股公司、项目公司机关的办公室（综合管理部） 应当设立文秘部门或者配备专职人员负责文件处理工作。 第 33 条文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成；公 司文件由企业管理部统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。 第二节第二节 文件种类文件种类 第 34 条公司适用的文件种类主要有： 1、 规定：发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定” 。 2、 决定、决议：“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排、奖惩有关 单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；“决议”适用于经 会议讨论通过并要求贯彻的事项。 3、 公告、通告：“公告”适用于向公司内外部宣布重要事项；“通告”适用于 公司各有关方面应当遵守或者周知的事项。 4、 通知、通报：“通知”适用于转发上级机关和不相隶属机关的文件、适用于 批转下级机关的文件、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行 的事项、任免人员；“通报”适用于表彰先进，批评错误；传达重要精神或 者情况。 5、 请示、报告：“请示”适用于向上级机关请求指示、批准；“报告”适用于 向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。 6、 批复：适用于答复下级机关的请示事项。 7、 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8、 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复 审批事项。 博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 7 9、 会议纪要：适用于记载、传达会议议定事项和主要精神，并要求与会者共同遵 守。 第三节第三节 文件格式文件格式 第 35 条文件的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于文件首页红色反线以上 的份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素统 称眉首；置于红色反线以下的标题、主送机关（单位、部门、特定人员） 、正文、 附件说明、成文日期、印章、附注、附件等要素统称主体；主题词、抄送机关 （单位、部门、特定人员） 、印发机关、印发日期、录入及校对人员等要素统称 版记。 1、 发文机关标识是由发文机关全称或规范化简称后加 “文件”二字组成；对一 些特定的文件可只标识发文机关全称或规范化简称。 2、 发文机关标识使用公司标准字体，用红色标识。 3、 发文字号由发文机关代字、年份、序号组成；年份、序号用阿拉伯数字标识； 发文字号标于发文机关标识之下： A、 发文机关代字：公司使用“紫企字” ，人力资源部的人力资源类使用“紫 人字” 、行政类使用“紫政字” ，公司财务部使用“紫财字” 、公司质量管 理部使用“紫质字” ，公司生产制造部使用“紫生字” ，公司物资管理部 使用“紫物字” ，公司研发部使用“紫研字” ，公司市场部使用“紫市字” ， 公司销售部使用“紫销字” ；冠以“紫企字” 、 “紫人字” 、 “紫政字” 、 “紫 财字”的内发文件对全公司具有效力，冠以其它代字的内发文件仅对公 司相关部门、人员及下属企业具有效力；冠以前述任一发文机关代字的 外发文件，都应代表公司的整体意志； B、 年份为四位数，用方括号“ ”括入；序号格式为“第 X 号” 。 4、 发文字号之下为与正文等宽的红色反线。 5、 上行文需标识签发人、会签人姓名；签发人姓名平行排列于发文字号右侧， 居右空 1 字；“签发人”后标全角冒号，冒号后标识签发人姓名。 6、 文件标题应当准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类，一般应当标 明发文机关；文件标题标于红色反线下，可分一行或多行居中排布。 7、 主送机关是文件的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 8、 正文指文件所表述的内容，使用小四号宋字体、行距 20 磅、段间加 0.5 行 （10 磅） ；正文中如有小标题，可用四号加粗华文中宋体或黑体字。 9、 文件如有附件，应在正文末段下一行标识附件名称及其序号（只有一个附件 不用序号） ，附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角顶格标识“附件” ， 有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。 10、成文日期以负责人签发的日期为准；成文日期使用汉字，将年、月、日标全。 博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 8 11、外发文件及公司级内发文件除“会议纪要”外，应当加盖印章。 12、附注(需说明的事项)应当加圆括号标注；请示件应标明联系人的姓名和电话。 13、文件应当标注主题词，主题词位于抄送栏横线之上；“主题词”用黑体字， 居左顶格标识，词目之间空一字。 14、抄送机关指除主送机关外，需要执行或知晓文件的其他机关，应当使用全称 或者规范化简称、统称。抄送机关位于主题词下一行，左右各空一字标识 “抄送” ，抄送机关间用逗号隔开。 15、印发机关和印发日期指文件印制单位与送印日期，位于抄送机关之下（无抄 送机关在主题词之下）占 1 行位置；印发机关左空 1 字，印发日期右空 1 字； 印发日期以文件付印日期为准，用阿拉伯数码标识；录入及校对人员标识于 版记的最后一行。 16、版记中各要素之下均加一条反线。 17、页码指文件各页的联接顺序，用宋体阿拉伯数码标识，置于页面右下角。 第 36 条文件用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm297 mm） ，左侧装订。 第四节第四节 行文规则行文规则 第 37 条行文应当确有必要，注重实效。 第 38 条行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 第 39 条公司本部各部门依据职权可以相互行文和向下一级的相关业务部门行文；企 业管理部根据公司授权，可以对外正式行文，也可以向各职能部门、子公司、分 公司、控股公司、项目公司行文；本部其他职能部门除以函的形式商洽工作、询 问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级各子公司、分公司、控股公司、 项目公司正式行文；各分公司内设机构除办公室（综合管理部）外不得对外正式 行文。 第 40 条向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 第 41 条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的， 应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；“报告”不得夹带请示事项。 第五节第五节 发文办理发文办理 第 42 条发文办理指以本机关名义制发文件的过程，包括草拟、审核、签发、复核、 登记、缮印、用印、分发等程序。 第 43 条文件发文要坚持精简、效能的原则，一事一议，语言措辞力求准确规范；起 草的文件送公司领导签发之前，应由部门经理认真进行审核；未经部门经理审核 的文件，不得呈送公司领导审核、签发。各部门发文均应通过企业管理部发文人 博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 9 员实施，并填写文件批阅、签发呈送单 ，连同文件送至企业管理部办理。 第 44 条发文程序如下： 1、 公司内部发文：拟稿人部门经理审核主管副总裁/总裁/董事长签发企 业管理部统一编号打印盖章（签字）发文备案 主办部门拟稿主办部门经理审核行政人力总监审核主管副总裁/总裁/董事 长签发企管部统一编号打印企管部用印发文归档 2、对外发文：拟稿人部门主管审核主管副总裁审核总裁审核董事长签 发企业管理部统一编号打印盖章（签字）发文备案 第 45 条公司领导审批和签发文件要认真负责，签署自己的具体意见、姓名和日期； 文字不要批写在装订线左侧。 第 46 条文件正式印制前，企业管理部应当进行复核；要应用计算机对文件的收发、 传递、办理、归档、整理和查询调阅进行管理，逐步实现办公手段的现代化。 公司内部文书传输流程： 企管部登记下发- 第六节第六节 收文办理收文办理 第 47 条收文办理指对收到文件的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程 序。 第 48 条收到下级机关上报的需要办理的文件，企业管理部应当进行审核；经审核， 对符合本办法规定的文件，企业管理部应当及时提出拟办意见送公司领导批示或 者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门；对不符合本办 法规定的文件，经企业管理部经理批准后，可以退回呈报单位并说明理由。 第 49 条收到上级机关下发或交办的文件，由企业管理部提出拟办意见，送公司领导 批示后办理；各部门收到上级交办文件，必须在一周内回复。 第 50 条审批文件时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批 日期。 第 51 条送公司领导批示或者交有关部门办理的文件，企业管理部要负责催办，做到 紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。 第七节第七节 文件批阅与签发文件批阅与签发 第 52 条以下文件由董事长批阅、签发： 1、 公司以法人名义对外颁发的正式的法律性文件、公告、凭证（包括但不限于： 公司股权证书、股票、股权与股份结构证明、资产证明） 。 2、 公司向政府相关主管部门、公司业务主管机构递交的报告及申请类文件；政 府有关部门、公司业务主管机构和合作机构下发、转发、抄报（送）给公司 博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 10 的重要文件。 3、 须以董事长名义向股东大会、董事会、监事会提交的决策建议或提案，公司 本部或其部门、下属机构向股东大会、董事会、监事会、项目评估和监督委 员会提交的各类报告、申请文件。 4、 股东大会、董事会或其以公司法人名义向公司本部、下属企业的管理层或其 它相应机构与人员提供的授权文件。 5、 对公司具有战略性影响的重大业务及项目（包括但不限于：战略性并购、战 略性投资、战略合作、经济及信用担保、股份及资产出售、资产抵押等合同） 方案、合同、计划及其预决算方案。 6、 公司经营管理的年度、季度计划及其预决算方案，公司薪资调整方案。 7、 公司本部高层管理人员、下属（全资或控股）企业董事长和总经理的聘用合 同及委任状。 8、 公司战略性、决策性的方案及管理制度文件，包括重要的财务、人力资源管 理制度。 9、 其它须以公司法人或董事会名义发布的重要文件。 第 53 条以下文件由总裁批阅、签发： 1、 公司以非法人名义对外颁发的正式文件、普通公告。 2、 公司各项内部决议和管理制度文件，以公司名义对内（包括本部及下属企业 机构）颁布的各类行政文件。 3、 公司向政府相关主管部门、公司业务主管机构递交的沟通及协调文件；政府 有关部门、公司业务主管机构和合作机构下发、转发、抄报（送）给公司的 重要文件。 4、 须以公司名义向股东大会、董事会（包括董事长办公会议及其成员） 、监事会、 项目评估和监督委员会提交的决策建议或提案，公司本部或其部门、下属机 构须向股东大会、董事会、监事会、项目评估和监督委员会提交的各类报告、 申请文件。 5、 公司向公司本部、下属企业的管理层或其它相应机构与人员提供的授权文件； 6、 公司本部中高层管理人员、关键性主管岗位人员的聘用合同及委任状； 7、 公司本部及下属企业机构各项业务及项目的方案、合同、计划及其预决算报 告； 8、 公司本部各部门业务、下属企业机构经营管理的年度、季度计划及其预决算 方案。 9、 其它须以公司名义发布的重要文件。 博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 11 第 54 条以下文件由主管副总裁、总监批阅、签发： 1、 公司本部各职能和业务部门对本部门或相关下属企业机构颁发的管理办法、 工作规范，以及公司本部各职能和业务部门须以公司名义对外、对内颁布或 转发的各类行政文件。 2、 公司本部各职能和业务部门向外部机构递交的沟通及协调文件；政府有关部 门、公司业务主管机构和合作机构下发、转发、抄报（送）给公司或的相关 文件。 3、 公司本部各职能和业务部门须向项目评估和监督委员会、董事长、总裁提交 的各类报告、申请文件。 4、 公司本部各职能和业务部门各项业务工作的方案、合同、计划及其预决算报 告等。 5、 公司本部各职能和业务部门普通员工的人事合同。 6、 公司本部各职能和业务部门的年度、季度计划及其预决算方案。 7、 其它需要主管副总裁批阅、签发的文件。 第八节第八节 文件存档文件存档 第 55 条文件办理完毕后，应当由公司企业管理部根据中华人民共和国档案法和 其他有关规定，及时整理、归档；个人不得保存应当归档的文件。 第 56 条归档范围内的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值归档整理，要保 证归档文件的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。 第 57 条归档范围内的文件应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。 第 58 条拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 第九节第九节 文件管理文件管理 第 59 条公司文件由企业管理部专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁；文件 立卷归档按照档案管理制度执行。 第 60 条公司文件中，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级业务部门经公司领导 或企业管理部经理同意，可以翻印；但翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份 数和印发范围。 第 61 条文件复印件作为正式文件使用时，应当加盖复印机关公章。 第 62 条文件被撤销，视作自始不产生效力；文件被废止，视作自废止之日起不产生 效力。 第 63 条不具备归档和存查价值的文件，经过鉴别并经行政总监批准，可以销毁；销 毁秘密文件应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销；其中，销毁 绝密文件应当进行登记。 博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 12 第 64 条工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、 清退。 第 65 条文件处理必须严格执行有关保密规定： 1、 本公司制发的文件，凡涉及秘密事项的应按规定标明密级（绝密、机密、秘 密） 。 2、 保密（包括绝密、机密、秘密）文件要有严格的收发、登记、阅办、传递、 保管制度；绝密和重要的机密文件在传递中应由专人送达。 A、 绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。 B、 机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。 C、 秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。 3、 不得将保密文件带到办公室之外阅读；确需在外阅读时，由专人送阅，随阅随 退。 第四章第四章 档案管理制度档案管理制度 第一节第一节 档案范围档案范围 第 66 条公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都 必须立卷、归档；其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资 料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同、协议、内外行文等。 第二节第二节 档案分类及编号档案分类及编号 第 67 条公司档案按其内容及关联部门可分为九大类： 1、 人事类 2、 行政类 3、 财务类 4、 研发类 5、 生产类 6、 质量类 7、 采购类 8、 营销类 9、 其它类 第 68 条机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。 第 69 条档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类 别进行编号。 第 70 条归档后须填写档案管理登记表 。 博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 13 第三节第三节 机要档案机要档案 第 71 条机要档案按其内容分为“绝密” 、 “机密” 、 “秘密”三级。其中： 1、 绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项 目及经营决策、战略性的合作协议及金额在 100 万元以上的重大合同。 2、 机密档案包括：财务资料；公司重要会议纪要；公司经营情况；人事档案、 薪资档案、劳动合同；技术资料；金额在 50 万-100 万元的合同。 3、 秘密档案包括：重要项目资料；金额在 10 万元以上、50 万元以内的合同、 协议。 第四节第四节 档案装订档案装订 第 72 条档案以左方装订为原则，右上角标明档案号。 第 73 条文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补、裁切折叠使其整齐再装 订。 第五节第五节 保存期限保存期限 第 74 条档案保存期限除有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按下列规定 办理： 1、 永久保存： A、 公司章程； B、 股东名簿； C、 股东会、董事会、监事会会议纪要； D、 公司证照； E、 各级批文； F、 印鉴； G、 公司年度经营计划； H、 公司年度经营总结； I、 年度财务报表； J、 技术资料； K、 不动产所有权状及其他债权凭证； L、 人事资料； M、 大型活动图片、音像资料； N、 其他核定须永久保存的文书。 2、 十五年保存： A、 会计凭证； B、 其他经核定须十五年保存的文件、资料。(其它财务档案的保存期限按国 家相关规定执行) 3、 五年保存： A、 期满或解除的合同协议； B、 完结后的项目方案； C、 其他经核定须保存五年的文书。 博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 14 4、 一年保存： A、 部门工作计划及工作总结； B、 完结后的部门请求报告； C、 完结后无长期保存必要文书。 5、 公司规章制度由企业管理部永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。 第六节第六节 保管部门保管部门 第 75 条财务专项机要档案由财务部负责保管。 第 76 条人事专项机要档案由人力资源部负责保管。 第 77 条股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。 第 78 条其他档案均由人力资源部协同相关部门共同指派专人保管。 第七节第七节 档案移交档案移交 第 79 条公司各类证照、批文在颁发之日起移交企业管理部；公司章程，股东会、董 事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交企业管理部；合同协 议应在签订之日移交企业管理部；财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、 管理；其余档案半年移交一次，时间为每年的月和月。 第 80 条档案移交须填写档案移交清册 ；档案移交清册一式三份，移交双方各 一份，企业管理部留存一份。 第八节第八节 档案调阅档案调阅 第 81 条因工作需要需调阅档案时，须填写档案调阅申请单 ，并经相应核准人核准 后方可调阅。 第 82 条各类普通档案的调阅须部门主管核准，跨部门调阅档案须行政总监核准，但 仅仅限于普通档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总裁核准。 第 83 条档案管理人员必须严格按照档案调阅申请单的内容，将档案调出，供调 档人查阅；调档人必须是档案调阅申请单里注明的查阅人。 第 84 条档案借阅时间最长不超过 8 个工作日；如调档内容更改、调档时间延长，应 按调档程序重新办理。 第 85 条档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。 第九节第九节 档案销毁档案销毁 第 86 条超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。 第 87 条需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表 ，经相应核准人核准后方可 销毁。 第 88 条部门内部档案由经理核准销毁；机要档案由总裁核准销毁；其余档案由主管 博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 15 副总裁核准销毁；销毁档案须两人以上人员共同完成，企业管理部指定专人监督 销毁，并填写档案销毁登记表 。 第 89 条档案销毁申请表 、 档案销毁登记表各一式二份，申请部门一份，企业 管理部一份。 第 90 条档案销毁每半年进行一次，即每年的月和月。 第十节第十节 其他其他 第 91 条档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。 第 92 条所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。 第 93 条所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。 第 94 条以上表格均由企业管理部统一编号。 第 95 条各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。 保密管理制度保密管理制度 第一章第一章总总 则则 第 01 条为保证公司机密信息，使公司免受不公平竞争带来的损失，公司对有关文件资料 实行严格的保密制度。 第 02 条公司每一位员工都必须严格遵守公司制定的保密制度。 博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 16 第二章第二章保密的文件资料范围保密的文件资料范围 第 03 条与公司业务经营或公司分支机构业务有关的客户、技术和其他有关公司信息。 第 04 条公司已经或将要告知员工的经营或技术信息，或员工在公司工作期间接触到的或 察觉到的经营和技术信息，特别是有关公司的销售赢利、市场份额、价格、经营 策略、商务谈判、客户资料、新产品及研发、投资及财务数据、上市进展、组织 机构、业务拓展、经营计划、数据库资料等；公司的各项规章制度、薪酬制度及 其相关资料、培训和激励制度及其方案；公司投入人、财、物力而取得的市场情 报、研究报告、策划方案、商业计划书等相关资料及其研究成果。 第三章第三章保密文件资料的主要来源保密文件资料的主要来源 第 05 条公司或其附属机构在经营活动中创造、生成、收集或使用的与其目前或未来业务 及研发有关的任何资料。 第 06 条员工本人在公司工作期间，代表公司由本人或本人参与发明、提议、设计等产生 出来的方案、资料，包括已经公开和尚未公开的资料。 第四章第四章保密的具体规定保密的具体规定 第 07 条对于本公司的秘密，员工应该做到不该问的不问，不该看的不看，不该说的不说， 不要将有关秘密的文件带到不该带的公共场所；发现同事在不宜场所谈论涉及公 司保密事项时，应主动提醒，加以劝阻；当有丢失、泄密保密文件时，应立即向 您的上级汇报并尽最大努力来争取果断补救措施。 第 08 条任何不经许可越级阅览公司机密材料的行为均属违规行为。 第 09 条任何职员不论任何原因离开公司工作时，应将全部书面机密材料文件（包括报告、 图册、磁盘、磁带、光盘等）交还公司并保证不得将公司的秘密外传，否则公司 将诉诸法律；员工对公司的保密义务不因其离开公司而自动终止，除非公司对相 应的保密资料、事项、信息予以公开或法律有要求。 第 10 条公司从保护其利益和技术的角度出发，可以针对某些工种人员要求签订保密协议， 员工任何违反本规定的行为均被视为严重违反公司规章制度的行为，并有权其进 行处分，甚至解除劳动合同；无论公司是否对员工进行纪律处分或其他任何处分， 公司均有权追索因其违反规定而直接或间接导致的公司任何损失的责任，并有权 要求赔偿。 印鉴使用及管理制度印鉴使用及管理制度 第一章第一章总总 则则 第 01 条公司印鉴代表公司的权力、凭信和职责，是公司法人的象征，对外具有法律效力。 为了加强公司的印鉴使用与管理，防范印鉴使用风险，依据国家相关法律法规， 博脉国际咨询有限公司 地址：100043 北京市石景山区八角南路 1458 电话网址： 邮箱： bosmy 17 特制定本制度。公司企业管理部为印鉴管理部门，负责落实、监督、执行本制度 的相关规定。 第二章第二章印鉴的种类和用途印鉴的种类和用途 第 02 条公司公章：用于以公司名义印发的各种公文、信函、颁发的各种奖状、荣誉证书、 有关证件、请柬和出具介绍信、证明信以及与银行签订的贷款、担保等重大经济 合同。 第 03 条公司法人名章：用于需要以公司法人代表名义出具的有关公文、信函、相关财务 票据与凭证等。 第 04 条公司财务专用章：用于公司各类财务文件、证明及有价证券、财务票据、财务凭 证等。 第 05 条公司合同专用章：用于以公司名义对外签订的各类经济、技术合同。 第 06 条部门、分公司印章：用于公司内部各部门及单位之间的业务联系。 第三章第三章印鉴的管理和使用印鉴的管理和使用 第 07 条公司的法人公章、合同专用