东北财经大学人力资源管理讲义第三章

第三章 工作分析教学目的：通过本章的学习，了解和掌握工作分析的涵义及进行工作分析所需要的信息；工作分析的重要性；掌握工作分析的主要方法；能够编写工作说明书。重点：了解和掌握工作分析的涵义及进行工作分析所需要的信息，认识工作分析的重要性。难点：掌握工作分析的主要方法；能够编写工作说明书。第一节 工作分析的意义一、工作分析的基本术语工作分析的基本术语包括：任务、职责、职位、工作：1）任务：指为达到某一目的所进行的活动。如工人加工工件，打字员打印一份文件都是一项任务。2）职责：指个体在工作岗位上需要完成的一项或多项任务。3）职位：指根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的职责。4）工作：也称职务，指一组主要责任相似或相同的职位。（07年真题 单选：职位是指根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的职责。）二、工作分析的定义工作分析是指对组织中某个特定职务的设置目的、任务或指责、权利和隶属关系、工作条件和环境、任职资格等相关信息进行收集与分析，并对该职务的工作做出明确的规定，且确定完成该工作所需的行为、条件和人员的过程。工作分析的结果是工作说明书和工作规范。（虽然可能不会考定义，但是最好记下来，加深理解）三、工作分析的目的工作分析可以为解决以下问题提供答案：1）员工需要完成什么样的工作；2）此项工作将在什么时候完成；3）此项工作将在什么地方完成；4）如何完成此项工作；5）为什么要完成此项工作；6）完成此项工作需要具备哪些条件。四、采取工作分析的时机只有在特定的情况下才需要进行工作分析。第一，当新组织建立时，工作分析首次被正式引进；第二，当新的工作产生时，需要进行工作分析；第三，当工作由于新技术、新方法、新工艺或新系统的产生而发生重要变化时，需要进行工作分析。第二节 工作分析的信息与过程一、工作分析信息的种类为了完成工作分析，需要很多的信息，通常包括以下几类：1）工作活动2）工作中人的行为3）所采用的机器、工具、设备和辅助工作用具4）与工作相关的有形和无形的内容5）工作业绩6）工作环境7）工作对个人的要求二、工作分析的作用（与人力资源的许多内容相联系，重点）通过工作分析所获得的信息，实际上成为具有内在联系的几种人力资源管理活动的基础：1)招募和甄选工作分析所提供的信息包括工作的任务和性质以及具备何种条件的人才能完成这些工作任务。这些与工作说明书和工作规范有关的信息实际上决定了需要招聘和选择什么样的人来从事此种工作。2)培训与开发公司可以使用工作分析的信息去评估培训的需要以及开发和评价培训的方案。3)绩效评价工作分析提供的关于工作内容和绩效标准的信息是企业各项工作任务完成的标准，对员工的工作绩效评价应依据员工完成工作说明书中规定的职责的好坏来进行。4)工作评价及报酬工作分析所得信息可以用来确定工作的相对价值，进而确定对该项工作支付的报酬。一般来说，工作的职责越重，要求的知识、技能和能力越多，工作的相对价值越大。工作的相对价值又是确定报酬的重要依据，一般二者呈同向变化。另外，报酬（如工资和奖金）通常都是同工作本身要求工作承担者所具备的技能、教育水平、能力以及工作中可能会出现的危害人身安全的因素等联系在一起的，而所有这些因素必须通过工作分析才能确定。5)其他当企业要解聘现职人员时，可以工作说明为依据，说明该员工不能胜任的工作。工作分析提供的各职位的职责信息，可以方便授权，使各级人员在自己的职责范围内负起责任来，避免遇事不论大小层层请示的现象发生。工作说明书和工作规范中反映的工作的危险性，在考虑安全与健康问题时具有重要作用。通过工作分析，可以检查各职位之间的工作内容是否重复，各职位的工作负荷是否均衡，各项工作流程是否合理，从而对组织结构和工作流程进行必要的调整。工作分析还可以挖掘一些被忽略了的工作职责，确保所有必须完成的工作任务都确定无疑地被分配到各个特定的职位上去。企业也需要工作分析的信息为有关晋升、调动和降级等人事决策提供依据，工作说明书提供了一个比较个人才干的标准。可以这样说，工作分析所提供的信息影响着人力资源管理方方面面的活动。三、工作分析的过程工作分析是对工作的一个全面评价过程，这个过程可以分为四个阶段：1）准备阶段准备阶段是工作分析的第一个阶段，主要任务是了解情况，确定样本，建立关系，组成工作小组。2）调查阶段调查阶段是工作分析的第二个阶段，主要任务是搜集工作分析的信息。3）分析阶段分析阶段的主要任务是对有关工作特征和工作人员特征的调查进行全面的总结分析。4）完成阶段此阶段的主要任务是依据前三阶段所得材料编制工作说明书与工作规范。第三节 工作分析的方法一、定性的工作分析方法（重点，记忆优缺点和适用范围）1）实践法实践法指的是工作分析人员亲自从事所需研究的工作，由此掌握工作需求的第一手资料。这种方法的优点是可以明确地了解工作的实际任务和体力、环境、社会等方面的要求，适用于那些短期内可以掌握的工作。缺点是不适用于需要进行大量训练和危险的工作。2）观察法观察法是指分析人员从旁观察员工的工作活动，并用文字或图表形式记录下工作过程、行为、内容、特点、工具、环境等，然后进行分析与归纳总结，这种方法主要用来收集强调人工技能的那些工作信息。优点：通过直接观察员工的工作，分析人员能够比较全面和比较深入地了解工作要求，适用于那些工作内容主要是由身体活动来完成的工作。采用这种方法收集到的资料多为第一手资料，排除了主观因素的影响，比较客观和正确。 缺点：它不适用于工作周期较长和脑力劳动为主的工作，如设计师、精算师的工作。它不宜观察紧急而非常重要的工作，如急救护士的工作。观察法工作量太大，要耗费大量的人力和财力，时间也过长。有关任职资格方面要求的信息，通过观察法也难以获得。有些员工对于观察法难以接受，因为他们会感到自己正在受到监视甚至威胁，所以会在内心对分析人员产生反感，同时也可能导致动作变形。3）访谈法对许多工作，分析人员不可能实际去做（如飞行员的工作）或者不可能去观察（如设计师的工作），在这种情况下，需要请员工讲述他们自己的工作目标、工作内容、工作的性质与范围及所负的责任等。优点：访谈法适用面广，通过与工作承担者面谈，员工可以提供从任何其他来源都无法获得的资料，特别是平常不易观察到的情况，使分析人员了解到员工的工作态度和工作动机等较深层次的内容。为组织提供了一个良好的机会来向大家解释工作分析的必要性及功能。访谈也可以使被访者有机会释放因受到挫折而带来的不满。比较简单但却十分迅速的信息搜集方法。缺点：搜集上来的信息有可能是被扭曲的。4）问卷调查法这是工作分析中最常用的一种方法。也是获取工作信息的一种较好的方法，就是让员工通过填写问卷来描述其工作中所包括的任务和职责，问卷法适用于脑力劳动者、管理工作者或工作不确定性很大的员工。优点：它能够从许多员工那里迅速得到进行工作分析所需的资料，节省时间和人力，费用低，速度快；问卷可以让任职者在工作之余填写，不会影响工作时间；它可以使分析的样本量很大，因此，适用于需要对很多工作进行分析的情况；分析资料可以数量化，由计算机进行数据处理。缺点：设计理想的调查问卷要花费大量的时间、人力和物力，费用比较高。问卷使用前，还应该进行测试，以了解员工理解问卷中问题的情况。为了避免误解，还经常需要工作分析人员亲自解释和说明。问卷缺乏面对面交流带来的轻松合作的气氛，缺乏对被调查者回答问题的鼓励或支持等肯定性反馈，因此被调查者可能不积极配合与认真填写，从而影响调查的质量。5）工作日志法又称工作写实法，是由员工本人自行进行的一种工作分析方法。要求从事工作的员工每天写现场日志，即让他们每天按时间顺序记录下他们在一天中所进行的活动。通过对员工工作日志的分析来了解员工实际工作内容、人际关系及工作负荷等，从而收集信息。优点：可以长期对工作进行忠实全面的记录，提供一个非常完整的工作图景。缺点：任职者马虎和敷衍，员工可能会夸大某些活动，同时也会对某些活动低调处理，可能存在一些误差6）典型事例法也即关键事件扩展法，指的是对实际工作中工作者特点有效或者特别无效的行为（即关键事件）进行简短的描述，通过积累、汇总和分裂，得到实际工作对员工的要求。关键事件记录既能够获得有关工作的静态信息，也能获得工作的动态信息。优点：直接描述工作者在工作中的具体活动，可以揭示工作的动态性质；它所研究的工作可以观察和衡量，获得的资料适用于大部分工作；它所收集的都是典型的实例，对于防范事故、提高效率能起到较大作用。 缺点：收集归纳事例并把其进行分类需要大量时间。由于描述的是具有代表性的工作行为，这样可能会漏掉一些不明显的工作行为，很难对通常的工作行为形成总体概念，难以非常完整地把握整个工作实际。7）美国公务员委员会工作分析程序为了制定一套能够对不同的工作进行比较和分类的标准化程序，美国公务员委员会专门设计了一种工作分析技术，所有的信息都被编排在一张工作分析记录单中，首先在表中列出工作标识信息以及工作简述，再由专家按重要性顺序列出工作中所包含的各任务，然后由分析人员将根据知识要求、技术要求、能力要求、工作者中所包含的身体活动、工作的特定环境条件、典型工作事件、对员工兴趣的要求等7项要素来分别对每一项任务进行分析。二、定量的工作分析方法1）职位分析问卷法职位分析问卷法是于1972年由麦考密克提出的一种适用性很强的工作分析方法。PAQ是一种结构严密的工作分析问卷，由工作分析人员填写，这就要求分析人员对被分析的职位要相当熟悉。PAQ包括194个项目，其中187项被用来分析完成工作过程中员工活动的特征，另外7项涉及薪酬问题。工作分析人员需要确定的是这194个项目在工作中的重要程度如何。2）管理职位描述问卷法管理制的工作不同于一般的工作，有其自身的特殊性。一般分析管理人员的工作应使用管理职位描述问卷法，该方法是有拖纳和平拖在1976年提出的，包括208个问题，被划分为13个类别。这些类别包括产品、市场和财务规划，与组织其他部门和人事管理工作的协调，内部业务控制，产品与服务责任，公众与客户关系，高级咨询，行为的自治，财务审批权，职能服务，员工监督，工作的复杂性与压力，高层财务管理责任，广泛的人事责任。3）功能性工作分析法这种方法是由美国培训与职业服务中心开发出来的。它主要是把每一项工作均按照承担此工作的员工与信息、人和物之间的关系进行等级划分在各项要素中，各类基本功能都有其重要性的等级，数值越小，代表的级别越高；数值越大，代表的级别越低。第四节 工作说明书和工作规范一、工作说明书的编写工作说明书的编写并没有一个标准化的模式，根据应用需要的不同，工作说明书的侧重点也有所不同，但大多数工作说明书都可以包括以下几项内容：1）工作标识。包括工作名称、工作地位、工作部门、工作地点、工作分析时间等。2）工作概述。这部分应当描述工作的总体性质，列出工作的主要功能或活动。3）工作联系。这部分说明任职者与组织内以及组织外的其他人之间的联系情况。4）工作职责。这部分要把每一种工作的详细职责列举出来，并用一到两句话分别对每一项任务加以描述。5）工作的绩效标准。这部分内容说明员工在执行每一项任务时被期望达到的标准。6）工作条件。包括噪音水平、危害条件、湿度或热度等。7）工作规范。这部分是以上述几部分的内容为依据的，它指明了要完成该项工作，承担者需要具备什么样的特点、知识、技术等。（06年真题 简答：工作说明书的主要内容有哪些？）二、工作规范的编写（看一下就OK）工作规范要说明一项工作对承担这项工作的员工在教育、经验和其他特征方面的最低要求，而不应该是最理想的工作者的形象。在建立工作规范时要综