工厂的财务管理制度.doc

采购管理一、 生产部门在每月末个根据次月的生产任务制作次月的原材料，物资使用计划（包括使用时间），经主管领导审核后转采购配套部。二、 每月末公司各部将各部的办公用品的购置计划报公司办公室，办公室制作统一的 行政办公用品计划，经公司领导批准后，转采购部安排采购。三、 采购配套部根据各部转来的已审批计划，根据库存情况和采购时间周期及顺序安排采购计划，根据付款方式、期限制作付款计划，报生管领导批准后转财务部。四、 财务部根据本月的资金状况安排采购资金，制作本月的统一资金支付计划和明细表上报公司总经理批准后执行。在执行过程中，发现因不可预见性的情况需更改资金计划，则由相关人员、部门提出更改或追加计划报批，随即更改计划。五、 除生产、经营中突发情况可以提请总经理特批追加计划外，其他计划外的资金支付一律不予办理，对于其因人为因素如：计划不周到、不准确、不完整而造成的额度较大的计划外资金支付，公司对相关责任人给以适当的经济处罚。六、 采购部门在采购过程中要严格按计划要求把好质量和价格关。在采购物资入库前，必须经使用部门和技术部门人员验收签字方可办理入库手续。仓库管理人员要严格遵守先验收后入库的原则，否则财务部不予报销冲账。七、 在仓库人员的协助下，采购人员应将库房的退回、积压物资积极调换、处理以减少资金沉淀与浪费。八、 生产物资材料、行政用品采购流程1. 生产物资材料日常零星采购流程生产班组申请 车间根据实际需要和库存情况填写请购单 分管领导批准 总经理或授权批准 采购员请款采购 根据发票单据验收入库2. 行政物品日常零星采购流程各部门提出申请 部门主管审核 主管领导或总经理批准 采购部请款采购 根据发票单据验收入库九、 大宗采购和日常耗用量较大的材料物资的采购，须进行前期市场调查、询价、比价工作，并均需与供方签订合同或协议，最好固定一到二家厂商供货，以便协作配合，并提供大宗采购及耗用量较大材料物资三个以上同类供货厂家的信息查询资料：厂家名称、地址、电话、主要负责人和产品报价技术资料，以备日后内部审计和稽核使用。2005-3-19采购环节的财务控制与管理一、 公司的采购业务均纳入统一的采购计划，按用途可分为：1. 办公设备及用品2. 生产设备及工具3. 生产用原材料及零部件二、 采购程序的控制管理1. 办公设备及用品的采购程序1.1. 各部门根据实际需要，在每月28日前将下月的购物申请表报公司行政部。1.2. 行政部将各部门购物申请表汇总，制订出统一的行政办公设备及用品的计划，经行政部主管审核后，上报公司财务副总、总经理审核。1.3. 行政部将已审核的汇总购物申请表转采购配套部，配套部到合格供应商处采购，行政部负责所采购办公用品的验收、集中领用、保管和发放。（劳保用品由仓库验收、保管、发放）1.4. 各部门根据实际需要到行政部领用，并在领用时填写有公用品领用登记表。1.5. 单价金额超过10元以上的办公用品，必须办理出入库手续，不能直接报销。2. 生产设备及工具采购程序2.1. 生产车间各班组根据工作需要，每月末填制生产设备及工具的购物申请表并交生产制造部主管审核。2.2. 生产制造部主管审核后，将购物申请表报与总工程师、生产副总、财务副总、总经理审批，并将审核后的购物申请表交与采购配套部，纳入统一采购计划。2.3. 配套部将采购的生产设备及工具，经生产制造部门主管验收，并将签字验收后的物资办理入、出库手续。3. 生产用原材料（消耗材料、辅料）及零部件采购程序3.1. 在车型研发试制阶段，由技术质量部根据样车试制的需要，填制采购计划，经部门主管审核后，报与总工程师、生产副总经理、总经理审批，并将审核后的采购计划交与配套部，由配套部到合格供应商处统一采购；3.2. 在车型的批量生产阶段，由配套部根据生产计划及库存量，制定采购计划，报总工程师、生产副总经理、财务副总经理及总经理审批后，配套部采购员按照采购物资的技术要求在合格供方目录中选择供方，发送材料采购单，进行采购，如有必要，则签定采购合同；4. 日常零星采购一般性物资的程序管理4.1. 由于各种不可预测的原因（如工艺变更）而需要的突发性采购的一般性生产用原材料（消耗材料、辅料）及零部件，由车间班组长填制请购单，交生产制造部主管审核，生产制造部主管将请购单报总工程师、生产副总经理核准，并将批准后的请购单交配套部统一采购；4.2. 临时采购的少量一般性办公用品，由部门主管填制请购单，部门主管审核，报财务副总经理核准，并将批准后的请购单交配套部统一采购；4.3. 配套部根据库存情况采购三、 采购物资的验收，入库管理1. 关键零部件和原材料（重要物资），经由技术质检人员按规定进行检验，提供进料报检及检验报告单后，仓库管理员再进行数量、规格验收，办理入库手续。2. 一般物资进厂检验，仓管员按生产制造部及技术质量部提供的采购资料进行验证。3. 入库票据必须有使用部门和技术质检部门签字，坚实先验收后入库的原则。四、 采购业务的计划管理1. 为了公司资金统一安排，提高资金使用效率，采购配套部根据各部转来的已审批计划，根据库存情况和采购时间周期及顺序安排采购计划，根据付款方式、期限制作付款计划，报生管领导批准后转财务部。2. 财务部根据本月的资金状况安排采购资金，制作本月的统一资金支付计划和明细表上报公司总经理批准后执行。在执行过程中，发现因不可预见性的情况需更改资金计划，则由相关人员、部门提出更改或追加计划报主管领导、财务副总、总经理批准，随即更改计划。3. 除生产、经营中突发情况可以提请总经理特批追加计划外，其他计划外的资金支付一律不予办理，对于其因人为因素如：计划不周到、不准确、不完整而造成的额度较大的计划外资金支付，公司对相关责任人给以适当的经济处罚。五、 采购业务其他要求1. 在仓库人员的协助下，采购人员应将库房的退回、积压物资积极调换、处理以减少资金沉淀与浪费。2. 大宗采购（一次单种物资支付在金额5000元以上）和日常耗用量较大（月累计同种物资支付在金额10000元以上）的材料物资的采购，须进行前期市场调查、询价、比价工作，并均需与供方签订合同或协议，固定一到三家厂商供货，以便协作配合，并提供大宗采购及耗用量较大材料物资三个以上同类供货厂家的信息查询资料：厂家名称、地址、电话、主要负责人和产品报价技术资料，以备日后内部审计和稽核使用。经营费用管理制度本规定共分五部分。1、费用项目范围及相关规定。2、费用管理分工。3、费用借支、审批程序。4、费用报销程序及其规定。5、差旅费的管理。费用管理贯彻统一计划、分口管理原则，费用审批遵循分级审批原则。费用考核要分部门。一、 费用项目范围及相关规定1. 项目范围。1.1. 办公费：指为公司开展经营管理活动所发生的办公用品、邮政信函、相关部门手续及工本费，其他日常杂项费用。1.2. 差旅费：指为开展公司经营及其他活动而发生的外地交通费、住宿费、补助费，本地交通费。1.3. 通讯费：指公司正常经营管理活动中发生的固定电话费、传真费、手机费、网络费用等。1.4. 招待费：指公司正常经营管理活动中发生的餐饮费、礼品礼金馈赠支出等所有外联交际费用。本费用要严格控制，与业务管理无关的个人消费一律不准列支。1.5. 运杂费：指公司车辆的通行费、公司货物、物资运杂费（不包含计入存货成本的部分）。1.6. 工资：包括工资、补贴、津贴、加班工资。1.7. 水电、暖气费。1.8. 保险费用：指员工“三金”，企业因生产经营需要支付的财产保险、人身等各种保险费用。1.9. 福利费：按国家规定比例，以工资总额的14提取的福利费用。1.10. 汽车费用：为确保公司车辆正常使用而发生的养路费、汽油费、维修费用。1.11. 租赁费：公司为开展经营管理活动而发生的房屋和其他设施及物品等租赁费用。1.12. 广告宣传费：与宣传展示公司整体形象，促销等有关的广告宣传、资料印刷、举办活动而发生的费用。1.13. 折旧费：按财务会计核算规定要提取的属于经营管理范围内的固定资产折旧费用。1.14. 业务提成及奖金：按公司销售政策计提，付给员工的利润分成，以及公司给予其他员工的物资奖励。1.15. 其它：公司发生的其他费用。二、 费用的相关规定1. 办公用品及费用，日常消耗性物品，应由办公室依据各部提供的办公用品及费用计划单，制作每月的办公物品、费用的总计划单，经财务审核，总经理批准后统一购置，按需发放。计划外费用应分级申报，总经理特批，办公用品费用的发票、收据须有配货明细，在报销单上要说明用途和使用部门。2. 招待费的支付，应在事前填写招待费申请单，说明招待对象、项目、人数（招待金额在100元以上）。经部门主管同意，总经理批准后，随借款单一同支取。礼品、礼金等馈赠费用，须填写专项费用申请单，经各级负责人审核，总经理批准后方可支取报销。300元以上招待事项，须本公司两人以上陪同并签字证明，经理级别以下人员招待费一次性消费不准超过300元，经总经理、经理授权者可不受此额度限制。申请单格式后附。3. 车船、住宿费要写明人数，起止时间和起止地址以及办事内容。4. 交通运输费要写明运输时间、起止点、所运货物名称和送至对象。出租车费原则不予报销，若公司确实无车辆又有急事须打车外出，须经车辆管理部门签字认可，分管副总同意批准后方可乘坐出租车。5. 汽油费按车辆行驶里程耗油量计算，实际耗量不能超过正常耗量的10%，办公室应定期考核各行驶车辆的耗油量是否正常。属部门包干部分按所包数额计算考核费用。6. 通讯费要按部门工作实际需要核定费用额度，超出规定额度部分由部门或个人自理。7. 汽修费，公司车辆管理部门应定期检查车辆的运行状况，定期统一对车辆进行维护。零星修理，突发事件引起的修理费，应由车辆使用人提出申请，经公司办公室同意，上报审批后方可支取款项，报销费用时须有明细项目单。8. 广告宣传费。该费用的使用，除小额支出外，应遵循先计划后支付的原则，广告策划部应先制作广告宣传计划书，详细列出活动项目和相应的开支标准及款项支付时间表，经相关部门审核，总经理批准后方可支取。9. 报销人所报费用，必须是与其业务有关，并经审批予以支付的费用。未经批准同意，先支后报的费用一律不予报销。10. 员工报销取得的票据，必须是国家正规发票或带有财政监制章的收据。购物时要取得货物批发发票或零售发票，接受劳务取得劳务发票，相关管理部门收费为国家财政监制收据。11. 报销者所报费用，必须真实可信，假借名义虚报费用，一经查实，按公司有关规定对报销人进行处理，并对相关审核人员追究连带责任。12. 费用报销流程。公司全部费用报销支出由总经理审批，总经理出差不在公司时，可以授权他人审批批准员工费用借款。报销流程图报销单据 粘贴填制部门主管 签字财务主管 审签财务副总 复核总经理 签批财务报销三、 费用归口管理分工表归口管理部门 费用支出项目 审批权限厂办 1、 办公费用2、 劳防用品、低耗品（非生产）3、 邮电通讯费4、 水、电、煤、房租5、 职工福利费（1） 食堂伙食费（2） 职工工伤医药费（3） 其他6、 业务招待费（不包括副总以上级别）7、 会务广告费8、 其他 主管初审财务副总审批总经理核准生产部 1、 生产资金（1） 原材料、配件（2） 低耗品（3） 修理运输费（4） 其他 生产副总初审总经理核准财务部 1、 职工工资奖金2、 职工“三金”3、 银行存贷款利息4、 流转税5、 企业所得税6、 备用金7、 其他 财务副总初审总经理核准总师室 1、 项目投资2、 质量认证费3、 科技开发费4、 生产用设备、低耗品5、 其他 生产副总初审总经理核准四、 费用借支的报批程序1. 借款人为业务经办人，借款时由经办人填写借款单。借款单要字迹工整，内容完整、大小写金额规范，借款流程图申请单 借款单 填制部门经理 审签财务副总 复核总经理 审批财务部 审核支款 借款人2. 一般正常计划内业务借款，在借款单说明栏写明借款理由，内容扼要说明，经审批后即可支付。招待费、礼品、特殊业务借款时，同时应填写招待费申请单或专项费用审批单。3. 公司任何个人不得将公款私用。员工每次借款时，财务应先查证其前借款数额和已报销数额，再决定是否予以借支。对无正当理由不能及时报销欠款的人员，财务都应拒绝支付，并在当月工资中扣回所欠款项。4. 工作需要支领备用金，有经办人提出申请，部门负责人、财务副总审核，公司总经理批准后方可领取。备用金不得擅自挪用，年终或因工作调动，必须归还财务部，办理清算手续。五、 成本费用的报销规定1. 单据粘贴和填制要求1.1. 单据较多时，应将其按办公费、招待费、交通费、差旅费（车船票、住宿）、汽油费、通讯费用、原材料等参照费用项目的分类：分别粘贴在不同的票据粘贴单上，并合计各类金额，填写上票据张数。粘贴凭证，应由左至右仿鱼鳞状逐项并列压页摆放，超出粘贴单部分折叠。1.2. 用蓝、黑钢笔、碳素笔填写费用报销单，按费用分类列明成本费用开支内容及金额，最后在报销单上填上费用大小写金额。将填完的费用报销单覆盖在粘贴单上面，经过相关程序审批的后到财务报销。2. 财务对报销项目的审核，财务部依据本规定一部分内容要求先对报销单据进行审核，看内容、金额是否相符，签字是否齐全，财务部审核无误后，由财务部主管签字转下一审批程序，出纳报销时一定要检查金额的正确性和签字的齐全性。六、 成本费用的报销规定1. 差旅费的借支规定1.1. 公司员工受主管领导委派因公外出时，应明确任务、地点、预计天数、估计好借款金额，一般人员每日差旅借款：中小城市150元、大型城市200元、特大型城市250元，专项费用除外。1.2. 出差人员应填写出差审批表（格式附后）经部门主管、财务副总、总经理审批后、到财务部办理借款手续。2. 差旅费报销审批程序 出差人员外出回来三日内，将所报原始单据按规定分类整理粘贴，填写差旅费报销单，由主管部门领导审查后，交财务部审核签字，最后由公司总经理签批，到财务结算报销款项，借支费用多退少补。3. 差旅费报销费用标准及办法（注：销售人员及其他按业务工作量计提费用的人员不按本办法计算）3.1. 本公司所在市县区内出差当日中午因工作需要确实不能返回者，每次补助8元。3.2. 本公司外地出差规定标准：项目经理以上 部门主管 员工城市及类别 住宿 差补 住宿 差补 住宿 差补一级 200 80 100 60 60 40二级 200 70 100 50 50 30三级 180 60 80 40 40 20四级 160 50 60 30 40 15备注：一级城市：指直辖市和经济发达的省会城市、经济特区。二级城市：一般省会城市、沿海、内陆开放、地级城市。三级城市：一般地级城市、沿海开放县级市。四级城市：一般县级城市、乡镇。3.3. 伙食补助按天数计算。报销时按实数标准报销，但报销人必须将住宿发票附在报销单据后。出发日或归来日在外时间超过12小时按一天计算，不足12小时按