销售收款与发货内部控制制度.docx

文件名称销售收款与发货内控制度（试行）文件编号sld-c-w-b006-2011页次/页数1/2生效日期20116.20为加强财务管理，规范财务流程，分清职责，理顺财务与销售关系，保持公司良性发展，针对销售收款和发货的实际操作情况，特制定本制度：1.公司经营实行“先款后货”的财务运营模式，公司销售与付款等业务分别由营销中心、工程产业部、外贸部、财务等部门负责，严禁由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。1.1经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理销售与收款业务。对于审批人超越授权范围审批的销售与收款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级主管报告。1.2严禁未经授权的部门和人员经办销售与收款业务。2.公司应当按照规定的程序办理销售和发货业务。2.1公司日常经销商销售可以采用订单或其他方式确认销售行为，对于新发生的、重大的、有特殊约定的销售业务须与客户签订销售合同或补充协议，均须经公司董事长或授权的副总经理批准，审批人应对销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格把关。2.2客服部门在收到客户的订单或以其他方式的销售计划，按公司与客户约定的销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项办理相关销售业务。3.接收订单、组织生产、销售发货。3.1客户将订单下达给销售部门客服部：3.1.1所订产品属公司“常规”生产品种，经客服部核查无误后，直接下达生产计划单到生产制造部组织生产，同时客服部应担负客户催款责任，通知订单客户尽快将货款全额汇款到账；3.1.2所定产品属“非常规”的定制产品，经技术、生产等相关部门论证许可生产的，客服部应要求经销商至少缴纳货值20%以上的“定金”或汇全货款并将汇款单凭证、汇款底单传真到财务部，财务部核查有无应收款并确认到款后签字（如有特殊情况需经营销总经理级别以上管理者批准），客服部方可下达生产计划单组织生产。3.2公司销售活动、财务内控采取“先款后货”的经营模式，发货确认权归口财务部。3.2.1财务部接到客服部开出的发货清单复核产品价格、金额正确无误后，核查对应客户银行到账款或缴纳现金到账款并查对客户往来账目，确认订单客户货款全额到账后，在发货清单上签字确认同意发货后转由客服部向物流部提交发货清单，物流部组织运输车辆发货。3.2.2财务部在接到客服部发货清单后，经核查发货客户货款未到账或未全额文件名称销售收款与发货内控制度（试行）文件编号sld-c-w-b006-2011页次/页数2/2生效日期2011.6.20到账，可拒绝签名并通知客服部向该客户催款，待客户货款全额到账后方可发货。3.2.3客服部所开发货清单为一式五联单，分别由客服部留存一联；交由客户对账一联；由承运人（含公司驾驶员）向客户提交签字回执一联，承运人（含公司驾驶员）应在结算运费（报销费用）时须将有效签字回执联返回客服部；提交财务部建账一联，物流部成品库保存一联。3.2.4针对部分客户偶尔会出现短缺少量货款而无法及时发货的情况，为了更有效服务于市场，提高内部办事效率，财务部门可建立客户信用等级机制。3.2.4.1信用等级的授信客户在所欠货款总额小于500元情况下，可先期计入客户往来账目，发货时财务部应及时通知客服部与经销商沟通，在下次发货时一并付清；或在货物到达后可由公司物流部指定货物承运人代收现金，指定承运人回公司应1日内向财务交纳，结清客户往来欠款；3.2.4.2信用等级的授信客户所欠货款总额大于500元以上小于2000元以下时，经由公司营销总经理级别以上管理者批准同意后，可先期计入客户往来账目，发货时财务部应及时通知客服部与经销商沟通，在下次发货时一并付清；或在货物到达后可由公司物流部指定货物承运人代收现金，指定承运人回公司应1日内向财务交纳，结清客户往来欠款； 3.2.4.3信用等级的授信客户所欠货款总额大于2000元以上时，须报由公司总经理或董事长批准。4.物流部接到客服部所提交的经财务已确认的发货清单后，通知经销商装货时间和大约到达时间，要求经销商按期等待接货。物流部根据发货数量和到货地点，及时组织调配托运或者整车发货。5.销货退回。公司的销售退回必须经销售主管审批后方可执行。5.1销售退回的货物应由质检人员检验和物流部清点后方可入库。物流部应在清点货物后填写注明退回货物品种和数量的退单。质检人员根据退单的品种、数量应对客户退回的货物进行检验并出具检验证明，检验证明提交给售后服务部，由售后服务部与客户对接并处理善后事宜。5.2财会部门根据营销中心售后服务部和客服部出具的相关退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜。6