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催费通知单、律师函，物业公司催费时如何选择 原创2016-07-11 物业cfo沙龙作者：物业财务 物业cfo沙龙微信号wycfo2016功能介绍专注、专业、创新、创造！致力于用浅显易懂的文字帮助物业行业提升财务运营能力，每天只学一点，财务和非财务人员都能精通物业财务运营知识。为了提供最好的文章，也为了大家更好的消化，我们每周只发2-3篇文章，求精不求多。物业公司催费手段很多，常用的合法手段包括通过上门或电话进行口头催收，发送短信催收，电子邮件催收，发送催费通知单催收，发送律师函催收，诉讼或仲裁催收。当然，也有学者提出可以向法院申请支付令催收。那么，这些手段都有什么用呢？物业公司到底该怎么选择这些手段呢？很多公司的一些管理规定可能会陷入僵化模式。比如，将什么时间发短信催收、什么时间发书面通知单催收、什么时间发律师函、什么时间起诉规定的死死的，但可能由于各种催费手段的使用频率太高，反而让业务部门疲于应付了事，没有起到催费手段的真正作用。因此，对于催费手段的选择，需要去进行权衡和选择，规定和制度也要基于目标来制定，让催费手段能真正发挥作用。首先我们看看催费手段的目标是什么？催费，无非就是要把欠费收回来，对于暂时不能收回来的也要防止欠费超过诉讼时效导致无法收回的风险。对于口头催收、短信催收，因在法庭上对诉讼时效保全无法佐证，故本文不再进行讲解。而司法界对于电子邮件证据的认识各异，直接导致了司法实践中对于电子邮件证据的举证、质证、认证上的困扰和混乱。电子邮件证据定位不清导致法院是否采信很大程度上取决于法官的个人判断。出于谨慎性考虑，我们也不将其作为保全诉讼时效的证据来考虑。关于诉讼时效，这个问题相信大家都还是比较清楚，我国民法通则规定一般的民事诉讼时效为两年，即债权债务纠纷的诉讼时效为2年。超过两年再向债务人提出偿债要求的，如果债务人以诉讼时效已过为由抗辩，法院将不支持债权人的诉讼请求。但在诉讼时效期间进如过权利人提起诉讼、主张权利、债务人同意履行义务，则诉讼时效中断，重新起算。因此，当费用暂时无法收回时，我们必须在诉讼时效期内，进行权利的主张或者起诉欠费业主，以保全诉讼时效。权利的主张需要有法院可以采信的证据，包括书面证据、物证、视听资料、证人证言、当事人陈述、鉴定结论、勘验笔录、数据电文等证据。而催费通知单和律师函即是上面所说的书面证据。那么这二者又有何区别呢？事实上，从证据保全的角度来说，催费通知单和律师函没有丝毫区别。无非就是一个是律师事务所盖了个章在上面，给业主一些心理压力，你要是不赶紧把欠费交了，我有律师可以起诉你。除此以外，律师函就是一张纸而已，和催费通知单的作用一样。我们都知道，电话和短信催费，业主如果想欠费，便不怎么理会你。但如果你给他寄了一张欠费催交单，他就会感觉到你的态度开始有点硬，如果发了律师函给他，他会感觉到你的态度更硬，可能就来把欠费交了。这是催费通知单和律师函的一个直接作用。但如果欠费业主还是不理会怎么办？至少通知单和律师函可以作为一个证据，证明我催过费了，保全了诉讼时效。还有一个作用是，是起诉前的一个有用的手段。根据最高法院关于物业服务纠纷的解释第六条“经书面催交，业主无正当理由拒绝交纳或者在催告的合理期限内仍未交纳物业费，物业服务企业请求业主支付物业费的，人民法院应予支持。”换句话说，我有证据证明我催了你，你还是不交费，那我就可以请法院支持我，在判决时会更加偏向我。因此，催费通知单和律师函的发送时间，应该是最迟在欠费尚未超过两年的时候必须要发送。比如，某业主从2013年1月开始欠费，一直未来交费，那么最迟在2014年12月份前必须发一次书面的催费通知单或者律师函，至于你是想在2013年底就发，还是2014年上半年还是下半年发，都可以，只要你把控好你的催费进度，保证尽早把费用催收回来就行。如果不想对业主态度太硬，但又想催一下，还想保全诉讼时效，那这种情况下使用催费通知单就可以了，没必要发送律师函，毕竟发律师函还是要花钱的。那么，如果想作为证据，怎么发函件才是有效的法律意义上的证据呢？第一个方法是，一式两份，给业主留一份，另一份请业主签收，证明他收到了相关欠费的信息。很多人可能没有让业主签收，那就完全没有证据了。或者让业主只是打个收条注明“已收到催费通知单/律师函一份”，这样的证据是不能被法院采信作为诉讼时效中断的证据的，因为你不能证明你行使了所有债权的权利主张。第二个方法是邮寄，通过邮寄的方式证明对方收到了你的权利主张。这个也是有讲究的，你不能随便选择快递公司，你应当选择邮政ems特快专递，邮政公司特快专递目前在诉讼中相对来说更为权威，法院采信度更高。为什么？大家还记得以前寄信去哪吧？邮政局！邮政体制改革前，邮政局可是行政事业类单位，改制后邮政局才演变为邮政公司。而且，你必须在特快专递单封面上明确写明催收某某小区某某业主某某房屋多少钱欠费。否则你寄过去的邮件你没法向法官证明你里面装的是催费函件还是卫生纸。对方签收后，你还应当到邮政官方截图保存，证明对方已经签收，以免将来再到邮政官网去申请调阅资料。或者向邮政公司申请回执服务，对方签收后会有个对应的签收回执，这个就要看当地邮政公司是否有这个服务了。但采取邮寄方式，如果对方拒收拒签，便不属于有效证据了。不过，实务中，不少法官基于对邮政特快专递服务的信赖、基于诚实信用原则，推定该函件“应当到达”收件人，只要物业公司拿出详情单寄出联，法官也会采信。当然，需要说明的是，你的寄送地址要能被法院认可，即必须是业主在开发商或物业公司留下的地址，或者身份证上面的地址。综上，相信大家心里也有数了，选择催费通知单还是律师函，根据实际需要来，但建议绝大多数情况使用催费通知单。最后说说诉讼和支付令，这两个也是可以保全诉讼时效，同时也是最终手段，当然是能不使用就不使用，毕竟是个两败俱伤的行为，今天你胜诉了，但你们撕破脸了，以后你们之间的关系就