第六章秘书的日常事务工作.doc

第六章 秘书的日常事务工作一、教学目的1、让学生了解秘书日常事务工作的内容。2、学会合理地布置自己的工作环境，替领导设计较为合理的日程安排 ，正确地接打电话及处理邮件，做好印信与保密工作。二、教学重点办公环境的管理和安排领导工作日程。三、教学难点印信的管理与使用、保密工作。四、时间安排本章内容的授课时数为6个课时。五、教学过程第一节办公室管理一、办公室管理概述（一）什么是办公室管理办公室一是指办公的地方，即工作人员完成任务、执行其职务的工作地点；二是工作机构，领导工作的辅助性机构。 （二）地位和作用办公室是行政领导或企事业单位主管进行决策、管理的重要场所，如同人体的大脑，一切信息在这里汇总、整理，一切指令在这里发出，工作业务联系在此进行，日常各种事务在此处理。办公室管理的质量直接影响到整个机关的质量或企业生产经营的效果。办公室又是机关和企事业单位与有关单位业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所。办公室的设施、装饰、环境，办公人员的工作态度和工作作风，都代表着机关或企业的形象。因此，树立良好形象，乃是一个组织生存、发展的必备条件。二、办公室的设备设施管理 随着物质的丰富和办公条件的改善，办公室的设备设施也日益复杂，设施管理成为办公室管理中一项重要的内容。科学合理的置备可以提高办公效率和水平，因此要加强办公室的管理工作。（一）办公机械设备和电器设备的管理办公机械设备和电器包括电话机、手机、传真机、复印件、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空调、饮水机等等。秘书部门对办公机械设备和电器设备的管理主要应有三个方面。第一是做好资产登记，第二是定时定人负责维修保养，第三是科学合理地使用。（二）办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理办公房间自然以朝向好、通风、采光好为宜，但秘书选择办公房间还要照顾到许多便于工作的因素。比如为便于领导随时召唤，与领导办公室的距离不宜太远；为便于来访者到办公室办事，房间最好在楼梯附近；为便于秘书了解观察机关情况，房间可以窗临机关大门；由于不同秘书工作的特点，房间最好是里外套间等等。目前办公桌椅、文具柜材质和样式很多，档次也不一。秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长，办公桌椅最讲究坐舒适的要求。桌和椅的高度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适宜伏案。比如椅面的高度应当等于秘书小腿的长度；桌面与椅面的距离应当以秘书伏案时既不端肩，也不必俯身背肩为宜。这些看起来简单，但它是秘书身体健康、心情愉快地工作的长久保障。文具柜的选择要考虑工作中存放文书材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文具柜可以不同的式样搭配配置，但要总体风格一致。三、办公室的环境美化环境美化，主要是指工作场所（办公室）选择适当，布局合理，布置现代化，即适应工作的需要，又有益于工作人员的身体健康。（一）环境美化的保持保持一个优美的环境，是秘书的工作职责。秘书每天应该在上班后下班前做好如下一些工作，以保证办公室始终是一个舒适、高效的场所。上班后：1、用吸尘器清洗地毯，打扫房间；2、擦好办公桌、椅子（包括客人坐的椅子）、档案柜、电话机等，电话机拨盘和电话听筒的两端还需经常消毒；3、为办公室内的花卉浇水、整理枯叶等；清除纸篓内的纸屑；4、看墙壁饰物，如挂画、工艺品、镜框等是否有歪斜；5、有空调器的房间调节好室内温度，有百叶窗的调整好方向，使之保持一致角度；6、日历翻至正确日期，检查时钟是否正确；7、盖章用的橡皮印改为当天日期；8、报纸、杂志等排列整齐，墨水、便条纸、圆珠笔、铅笔等补充就绪；9、将日程表和必要的文件资料至于上司和自己的桌上；10、备好当天的报纸让上司能马上阅读；下班前：1、将所有散置的纸张放进抽屉中去。2、检查办公室现代化工具是否已经关闭，电源是否切断，抽屉、橱窗等是否均锁好等等。（二）办公室环境美化的措施办公室环境美化的措施包括照明、色彩调节、噪声的防止和控制、办公室温度的调控等几方面。四、办公环境的安全管理（一）识别办公室安全隐患1、办公室常见的有碍健康和安全的隐患1）室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面的隐患，如光线不足或者光线刺眼。2）地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如离开办公室前不锁门。3）办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作。4）办公设备及操作中的隐患，如电线磨损裸露。5）工作中疏忽大意造成泄密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上。6）火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头、灭火器前堆放物品等。2、办公室常见的潜在危险1）办公家具和设备摆放不当。2）拖曳电话线或者电线3）许多废纸堆放在办公室内的一角。4）档案柜、橱阻挡了通道。5）楼梯踏步平板破旧或损坏，楼梯上没有扶手或扶手已损坏。6）安全出口被阻塞。7）火灾疏散注意事项不完全或者没有，灭火设备已损坏。8）防火门被锁住、打不开或者平时开着。9）当发生火灾的时候，火灾警报或者灭火设备失灵。10)由于柜橱顶端的抽屉堆放的东西太多导致其倾倒。11）没有关上的抽屉挡住通道。 12) 用易燃材料做烟灰缸。13）在一个密闭的容器里烧水和倒热水。14）在不会操作和没有指导的情况下使用设备。15）器械破损或有危险。16）拖得很长的电线，接线松开或损坏，绝缘不彻底，电路负荷太大。17）没有保险板或者保险板松开。（二）正确处理安全问题秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范。第一，要确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；第二，发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；第三，如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决；最后，将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本单位的隐患记录及处理表上。第二节 安排领导工作日程秘书在领导活动日程安排中的作用至少应包括两方面：第一，将已经确定的日程安排制成一目了然的活动日程表；第二，根据日程表对已确定的领导活动提供全面的服务，使领导活动得以顺利进行。一、日程安排的原则和要求（一）区分轻重缓急（二）服从于组织的总目标和整体计划（三）随时补充、调整（四）提示和督促二、订约事宜故为上司订约除了须遵循日程安排的原则和要求外，还应注意以下几点：（一）事先征求上司意见（二）再次确定，及时提醒（三）善用台历和备忘录（四）旅行出差的日程安排三、日程安排的实施（一）日程表的编制计划编制的注意事项：1、设日期、时间、地点、预订事项、备注等几项内容。2、每周每日的工作活动都不要安排得太满，要留出适当的空隙，以便安排临时性工作。同时要考虑领导的工作习惯，给领导留出处理日常公务的时间。3、所有日程安排，均有领导的意向决定，秘书的任务是使其规范化、系统化、表格化。4、两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活动，一定要给领导留出足够的路途上所需的时间。5、为领导和自己各准备一本备忘录，当日程安排确定时，立即将日程安排分别写入秘书和领导的备忘录。6、如果日程安排是出差时，一定要写上出发与到达的时间，另外再制作旅程表。7、周计划表和日志卡片用毕后归档。（二）日程安排的落实为使领导顺利地行动，必须对日程表中各计划事项在事前加以落实。落实的方法主要有：1、以电话来决定会谈与会谈的预定计划时，根据备忘录，尽早以文书形式落实。2、在会议和访问的前一天或前两天，与会议主持者和访问对方联系一下，再一次落实时间、地点。3、秘书和领导在周末核对一下下周的日程安排，或每天早晨核对一下当天的日程安排。4、在周末把下月的日程安排交给领导，或到周末把下周的日程安排表给领导，或每天早晨给领导日程安排备忘录，对重要的计划事项提个醒就行。5、会议和会谈的文件、资料，都必须在会前一天准备完毕。6、领导要使用单位车辆时，要把领导外出一周的时间、地点写清，在前一周末交给司机，要尽快联络。（三）日程安排的变更和调整日程安排的变更会造成许多有形无形的影响，甚至会影响各方面以后的相互信任关系。所以，应尽量想办法把变更限制到最小的范围。可以采取的措施通常有：1、编制日程安排表时，要根据职业活动规律预测会有哪些会议与会面，要留出富裕时间。2、秘书要加强与领导的密切联系，要尽量避免因粗心大意的失误而变更日程。3、变更和信息的补充，都写进日程安排表，同时，把变更通知所有相关人员。4、载入日程表的计划事项，要解约时，立即与领导联系，安排其他日程。5、有变化时，能相机行事，立即采取相应措施，因而事先要准备各有关人员联络方式、地点的一览表。6、计划变动以及因计划变动涉及到其他人员时，秘书应立即向领导报告计划变更的情况，说明计划变动可能发生的影响，与领导商量处理的办法后，立即通知有关人员，并详细说明变更时间的原因，同时与对方商量约会时间，时间确定后，再向领导报告，然后列入计划表中。四、领导日程安排的意义（一）有利于领导科学地利用时间，提高领导工作效率（二）有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个单位的工作效率（三）有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导工作服务第三节 电话接待工作与处理邮件文秘人员经常会使用电话号码和邮件与单位内、外的有关人员进行业务联系。一、拨打电话（一）接电话时应注意的事项1、接听电话，拿起后应说：“这里是单位部门”。2、铃响两三声之间，是接电话的最佳时机，让对方多等时，接听电话以后要道歉：“对不起，让你久等了。”3、找人接电话要问清对方姓名或单位：“对不起，你贵姓？”“对不起，怎么称呼您？”然后说：“请你稍候。” 4、秘书应养成一手摘机，一手拿笔，随时准备记录的习惯。电话记录应记清对方单位、姓名、回电号码、内容要点、来电时间（准确到几点几分），最后是接话人签名。六个要素一个也不能缺少。5、在通话时，如果对方接连讲话，接听人应“嗯嗯”作答，不可不声不响，使对方误以为不再在听。重要的内容，特别是人名、地点、时间、数字等一定要记录准确，并由接听人复述一遍，让对方核实无误。6、重要的电话内容应立即向主管上司汇报，电话记录单应保存备查。如果电话是打给上司的，秘书应先了解对方的身份、意图，然后决定是否转给上司；或者先请对方稍等，将外线电话闭音，用内线电话请示上司后再作处理。转接的电话挂通以后，秘书应立即挂断，不应再听。7、如果秘书刚接听一个电话，另一个电话铃声又响，秘书应请前者稍等，并闭音，再接另一个电话，区分轻重缓急，分别及时处理，切不可让一方听见秘书与另一方的谈话。 8、通完话，挂机不必过于迅速，一般对方身份高时，要等对方先挂机。 9、对打错的电话，态度也要和蔼客气。 （二）打电话应注意的事项 1、打电话之前，应确认对方电话号码、单位和具体要通知的人的姓名；事先要考虑好通话内容，准备好记录纸和有关材料。打电话前应考虑对方上班的时间，尽量找合适的时间。国外电话要考虑时差。境外或国际电话号码多达十几位，也应在14秒内连续、准确拨完，号码之间间隔不能超过3秒。 2、接通后，先确认对方，然后报出自己的单位、姓名，如果找人要说：“对不起，请听电话” ，而不称“老” 、“小”。说话应吐音清晰，音量适中，速度不紧不慢。重要内容提请对方记录，记完再请对方复述核实。3、电话中谈工作前，先明确对方是否有时间，是否方便谈此项事宜。一般要先向对方征询，对不起，我想就什么问题和您商量，大概需要多长时间，您看是否方便？对于工作方面，秘书间能谈妥的，尽量谈妥，而不必找对方领导，如果要同对方上级领导通话，要先道歉示谢。4、替上司打电话给对方上司，应在对方上司接电话前就将电话递给上司。 5、如果要求的通话人不在或不便接电话，简单事项可请接听人记下转告，或者请转告回电或另约时间再打。通话结束，应说“谢谢”或“再见”，方可挂断。 6、错打了电话，错拨了号码都要说：“对不起，打扰了。”不要问对方“你是什么单位”、“是哪儿” ，可以问，“我想要某某号码，我拨对了吗”？（三）做好电话记录 无论打电话还是接电话，必要的时候，都要有电话记录，要根据电话内容做好电话记录工作。记录时，要注意通话中的五要素是否齐全。这五要素通常称为“5W1H” 。所谓“5W1H”是指：Who，谁（人）；When，什么时候（日、时）；Where，在哪里（场所）；What，什么事（内容）；Why，为什么（理由）；How，如何处理（方法）。记录电话内容，应备有格式固定的电话记录本，摘记内容可依据“5W1H”的要求，电话记录是事先印制好的表格式薄册。（四）注意电话礼仪无论接、打电话，秘书都应注意声音柔和，语气要亲切，表达要清楚，快慢要适中，嘴离话筒不要太近，每次通话时间不可过长。接打电话时用问候语，更自然的方法是问明对方是谁的时候再问候“您好” ，这样的问候显然是专给对方的，显得更为真诚。如果对方先问候了，那么一定要回敬问候语，然后再询问对方有什么事情。二、处理邮件秘书人员要做好处理邮件这项工作，必须懂得一些基本的规则和方法。（一）邮件的收取、分拣、拆封与转交1、邮件的收取邮件的送达有四种情况：1）收领邮件。传达室或收发室收到邮件，再送到秘书办公室。秘书在这种情况下，应注意邮件到达自己办公室的时间规律，尽量不要在邮件到达时离开办公室；如不能避免，应请人代领。要当面点清邮件总数，并在“邮件代领单”上登记，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目，如有污损应当面指出，以分清责任，并在邮件上注明：“邮件收到即如此。”2）取回邮件。邮件送到单位信箱，由秘书开启，取出邮件带回办公室。秘书每天的开箱次数应该和邮局投递的次数一致，并尽可能地与送达时间相合拍，才能提高邮件的处理效率。3）专人送达。有专人送达、需要签收的邮件，如特快专递等。这类邮件在一天之内随时可能到达，有秘书负责签收、处理，或者分发给其他部门及有关人员，这类邮件一般较为重要或紧急，秘书一定要及时交予收信人，并请收信人签收。如果外部送达的邮件是由单位的收发部门负责的，当邮件到达办公室时，秘书应从其中挑选出必须交给领导的邮件，公务往来的邮件需记录在收件单上。2、邮件的分拣秘书收到邮件后应该按照一定的标准进行分拣。1）按照收件人分拣。这是最容易操作的一种标准，但实际分类时很不方便，只适合于人数较少的公司或部门。2）按照收件部门分拣。按一个部门一类的方法进行分类，如果邮件上写的部门本单位没有设置，则把它归入与此相近的部门。这种方法还可以与第一种方法结合起来用，先按收件部门分拣，然后根据姓名归类。3）按照收件的重要性分拣。秘书可以在两个方面判断出邮件的重要性：一是来信人的姓名或重要来信单位的姓名；二是信封上出现的挂号邮件、保价邮件、快递邮件、机要邮件和带回执邮件等特殊的邮寄标记。此外，电报、电传和传真等邮件也是比较重要的。各个单位可以根据自己的情况设置重要性，大体分为以下几类：电报、特快专递、航空信等急件；政府部门或上级公司文件；业务往来公函；写明领导亲启的信函；汇票、汇款单；包裹、印刷品；报纸、杂志；同事的私人信件。但各行各业的邮件分拣标准应有自己的特点，按重要性分拣标准可以与收件人、部门名称分拣标准相结合的方法，先根据重要性分拣，然后再按其他标准分拣。3、邮件的拆封有些邮件需要秘书拆封后交给领导或有关部门处理1）邮件的拆封要注意几点：拿到信件后应在桌子上向左磕几下，使里面的信纸和东西集中到信封的一边，以免在拆封时遭到损坏。一般用剪刀拆信封右侧，公务信件是不允许用手撕的，如果需要拆封的信件很多，可以用手动或自动拆封机，以提高拆封的效率。2）到底哪些邮件可以由秘书拆封，哪些不允许，应根据领导的指示做出判断。一般来说，机要邮件和私人邮件秘书不应拆封，除非领导特别授权。写明领导亲启的信件应直接交给领导处理；如果秘书无意拆开了，在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给领导的时候向他道歉。3）正确的拆封位置在信封的右边侧，信封不能丢掉，也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。应该用回形针把它与信件等附在一起，以供以后查阅、佐证之需，这也是归档的要求。4）信件拆封后，首先要取出里面的所有东西，然后检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。假如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去，这样才能保证寄信人及时收到回信。5）秘书应该把邮件分成最急件、次急件和普通件。哪些属于“优先考虑”、“紧急”的信件尽快呈送给领导，如紧急商务信函、国际性电传、传真、电报或特快专递等；而一般的公务性信函可以经秘书处理后呈送。4、邮件的转交1）交给领导。需要呈给领导的信件。应根据重要程度进行整理，将最重要的放在上面。特快专递和电子邮件经常都是急件。应该赶在领导进办公室之前准备好，或在领导上班不久就要准备好。2）如果事先得到领导的授权，应对信件进行评注，即把长信中重要的地方标明、显示出来，或者把有用的事情记录下来。秘书可以使用黄色荧光笔标出重要的词，这样复印时就不会留有痕迹。有些办公室不允许在信上写字或做记号，在这种情况下，秘书要贴一张可以移动的粘贴条。秘书还有责任提供领导回信时的参考资料。3）转交他人。秘书要审阅信件，把办公室无法处理的信，以及应该转交其他人的信件分开放好。对于这些信件，秘书可以用粘贴条来处理，在上面写上希望某人采取什么样的行动，如有必要，附上有关材料或者以前的信件。（二）邮件的回复邮件的寄发要考虑时间、经济、便利等因素。如果时间允许，可以通过普通邮局办理寄发，价格比较低廉。但如果时间紧迫，可以选用专人投递或快递邮件服务，费用相对较高，大件物品用包裹邮递。如果单位内部有另外的通讯系统，文秘人员就可选择一种既能满足时间要求又能节省开支、设备和服务的发送方式。一般而言，在现代社会的邮件往来中，使用的主要邮件时信件、传真、电子邮件，其他的通讯方式用得较少。所以秘书在回复邮件时注意了解这三种邮件的回复方法。1、信件的回复以上司或文秘人员或单位、部门等寄发出的邮件，在打印完毕，寄发之前，要做好以下几件事：1）根据信件的重要程度，发出之前，请领导确认。把有关信件复印、存档。2）写好信封，检查核对收信人的姓名、地址，确保准确无误。3）检查邮寄标记是否准确，如挂号信、保价信、机密信等的特殊标记。4）信件中如有附件，应对照信纸上列出的附件名称和数量，一一予以仔细检查，确保准确无误。2、传真的回复在传真过程中，文件被转换成信号，可以通过电话线传送到一个接收终端，在目的地，传真机又把信号转换成一种与原件一致的可读形式。无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，对传送手工制作的图表和手工签名的文本尤其有优势。传真的另一个优点即是快捷。3、电子邮件的回复电子邮件是一种以计算机为基础的信息传递形式，信息被编成程序并且可以在任何时候传递给任何一个有接受计算机的人，信息可以同时传送到好几个目的地。作为一种快速、经济的传递方式，其优势表现在比长途电话、快信便宜，比电传更精确。 第四节 保密工作一、保密的概念与意义 保密，就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密。 意义（略）二、保密工作的内容与要求（一）保密工作的内容1、会议保密。2、文件保密。3、电脑保密。4、通讯保密。5、涉外保密。（二）保密工作方针1、积极防范。2、突出重点。3、既确保国家秘密，又便利各项工作。三、秘书与保密工作（一）秘书在保密工作中的作用（二）保密工作中的重点环节秘书部门的保密重点，包括口头部门、公文保密、会议保密三个方面。1、口头保密2、文件保密3、会议保密四、保密工作的措施1、开展保密教育，是做好保密工作的基础性工作。2、健全保密制度3、进行保密检查保密检查包括六个方面的内容：第一，检查保密工作的方针政策及保密法规的贯彻执行情况。第二，检查保密工作的相关的制度建设及落实情况。第三，检查保密组织的机构落实及建设的情况。第四，检查保密设施的配置和保密环境的安全情况。第五，检查有无泄密的隐患以及泄密后的应急准备。第六，检查有无泄密事件的发生及对涉密事件的查处情况。4、处理失密事件发生失密事件后，要进行及时处理。处理失密事件包括两方面的内容：一是采取补救措施，防止产生更加严重的后果，减少和挽回损失；二是发现泄密事件后，及时调查，确定责任人，并对责任人依法追究行政、法律责任。附：秘书保密工作须知1）不该说的机密，绝对不说。2）不该问的机密，绝对不问。3）不该看的机密，绝对不看。4）不盖记录的机密，绝对不记录。5）不在私人通信中涉及机密。6)不在公共场所和家属、亲友谈论机密。7)不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。8)不携带机密材料游览、参观、探亲和出入公共场所。第五节 印信工作印信工作是指单位公务和介绍信的管理、使用工作，属于秘书日常工作范围。一、公章的样式、种类和刻制(一)公章的样式有形状、质料、尺寸、印文、图案等组成。1、形状。2、质料。3、尺寸。4、图案。5、印文。（二）公章的种类1、单位印章。2、套印章。3、钢印。4、领导人签名章。5、其他印章。（三）公章的刻制凡机关、单位的公务印章，一律不得私自刻制。刻制公章有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颁发；另一种是由本单位法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后，由专门刻制厂刻制。二、印章的保管和使用(一)印章的保管秘书部门掌管的印章有三种：一是机关、单位公章，二是部门印章，三是领导人用以处理公务活动的签名用章。其中前两种是公章，签名章则属职位象征。公章后领导人的签名章的刻制有着严格的程序，不能随便刻制。一般须本单位、本部门提出申请、提交字样，经上级机关批准，到公安部门办理手续后，再到指定单位刻制。使用印章必须经过上级机关或主管部门批准并正式行文。具体的说，关于印章启用通知，要包括正文、印模、启用日期等内容，以正式文件下发。印章有该部门的主要领导人指定人保管。（二）印章的使用使用印章首先要认真执行印章管理的有关规定，一般须经领导人的批准，在领导签字批准、授权使用的情况下，方可用印。使用印章，要建立登记制度，内容大体包括用印时间、单位、用印人、批准人、用印目的、盖印文件的主要内容及份数等。秘书用印一般包括钢印、套印、盖印三种。钢印一般用于压照片或留下关键印证，套印主要用于数量较多的情况，盖印一般用于公文纸上手动盖印。盖印要注意几个细节：一是要按照要求，准确选印，防止盖错；二是要具备较为均匀的标准印台，还要有专用底垫；三是盖印前要先在备用纸上试盖一下，检验印泥的均匀度、清晰度，特别是位置是否摆得正确。如果出现不正确、不清晰、不端正的情况，要按以下办法处理：不正确的，要重新制文，在盖上正确的印章。如果用印文件不可复制，要将原章用单线从正中划掉，注上作废字样，并在作废印章的旁边加盖正确印章。不清晰的，原则上也要重新制文，在清晰地盖上印章，如果用印文件不可复制，要在原章的旁边再加盖一章，不清晰的不必划去，切不可在原章上继续加盖。不端正的，原则上也要重新制文，再端正地盖上印章，如果用印文件不可复制，一般只能保持原样，不端正影响美观，但不影响效果。（三）印章的使用时效一般一个单位成立以后，单位印章在上级主管机关下文通知并附印模后即可使用，直到单位撤销、合并、改名时停止使用，可以说单位在章在，单位无章无。印章丢失、被盗或损坏，要向上级机关和有关部门报告，由原制发机关批准刻制，并与原印章相区别。一旦原印章找到，要立即上交。印章损坏或撤销、合并、改名的，应停止使用印章，并及时上交，原制发机关按规定封存或销毁。三、介绍信的管理与使用（一）介绍信的管理机关单位及其部门使用的介绍信，应统一规格、统一印制、统一管理，并由单位领导指定秘书部门专人管理使用。因为介绍信涉及用章，一般印章保管和使用人，即为介绍信管理人员，是谓印信管理。介绍信