应收账款管理系统.ppt

7应收账款管理系统,学习要点：1了解应收管理系统的特点、任务、基本功能和业务流程。2了解应收系统初始化设置的内容。3掌握应收系统日常业务处理。4掌握应收系统的期末处理，,7.1应收账款管理系统概述,应收款管理系统主要用于核算和管理客户往来款项，它基于传统的往来处理，对往来款的核算与管理可以深入到各产品、各地区、各部门和各业务员，可随心所欲地从各种角度对往来款项进行分析、决策，使购销业务系统和财务系统有机地联系起来。本系统适用于各级各类有应收款核算的工商企业。,7.1应收账款管理系统概述,7.1应收账款管理系统概述,一、应收款的主要功能应收款着重实现工商企业对业务往来账款进行核算与管理，以发票、费用单、其他应收单等原始单据为依据，记录销售业务及其他业务所形成的往来款项，处理应收款项的收回、坏账、转账等情况，同时提供票据处理功能，实现对承兑汇票的管理。系统根据对客户往来款项核算和管理的程度不同，提供了两种应用方案:1.在应收系统核算客户往来款项;2.在总账系统核算客户往来款项;,如果销售业务以及应收款核算与管理业务比较复杂、需要追踪每一笔业务的赊销和收款等情况，或者需要将应收款核算到产品一级，可以选择在应收账款系统核算客户往来款项。在这种方案下，所有的客户往来凭证全部由应收账款系统生成，其他系统不再生成这类凭证。,7.1应收账款管理系统概述,应收系统主要与总账系统、销售系统、应付系统、财务分析等系统有接口。各系统的相互接口可以用下图表示:,7.1应收账款管理系统概述,应收账款管理系统初始化系统基础信息设置,控制参数设置,7.2应收账款管理系统初始化,一、控制参数设置1.选择应收账款的核销方式按余额核销系统将所选定的单据按单据的到期日从前向后排序，然后从时间最早的单据开始核销，依次类推。按单据核销系统将满足条件的未结算单据全部列出此供选择，系统根据所选择的单据进行核销。按存货核销系统将满足条件的末结算单据按存货列出此供选择，系统根据所选择的存货进行核销。,7.2应收账款管理系统初始化,说明：选择不同的核销方式，将影响到账龄分析的精确性。一般而言，选择按单据核销或按存货核销能够进行更精确的账龄分析。在账套便用过程中，可以随时修改该参数的设置。,7.2应收账款管理系统初始化,2.选择设置控制科目的依据按客户分类设置:指按一定的属性将往来客户分为若干大类，可按时间长短、信用程度等等方式来分类，如分为长期客户、中期客户和短期客户，选择分类方式，可以针对不同的客户分类设置不同的应收科目和预收科目。按客户设置:为每一客户设置不同的应收科目和预收科目。按地区分类设置:针对不同的地区分类设置不同的应收科目和预收科目。,7.2应收账款管理系统初始化,3.选择设置存货销售科目的依据按存货分类设置:同客户分类一样，将存货分为若干大类，如前述资料分类，针对这些存货分类设置不同的科目。按存货设置:在存货种类不多时，可以直接针对不同的存货设置不同的科目。,7.2应收账款管理系统初始化,4.选择制单的方式明细到客户:将一个客户的多笔业务生成一张凭证时，其中控制科目相同的业务，系统自动把它们合并为一条分录，这种方式的结果是在总账系统中能够查看到每一个客户的详细信息。明细到单据:将一个客户的多笔业务生成一张凭证时，系统会将每一笔业务形成一条分录。这种方式的结果是在总账系统中能查看到每个客户、每笔业务的详细情况。汇总制单:将多个客户的多笔业务生成一张凭证时，如果控制科目相同，系统将自动将其合并成一条分录。这种方式精简总账中的数据，其结果是在总账系统中只能查看到该科目的一个总的发生额。,7.2应收账款管理系统初始化,5.选择坏账处理方式系统提供了三种备抵的方法，即:应收余额百分比法，销售余额百分比法，账龄分析法三种方法。按照我国目前的会计制度，一般选择应收账款余额百分比法，直接转销法不符合会计的权责发生制及收入与费用相配比原则，容易造成会计信息的失真。在使用过程中，如果当年己经计提过坏账准备，此参数，只能下一年度修改。,7.2应收账款管理系统初始化,6.选择计算汇兑损益的方式外币余额结清时计算:即仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益，选取此项用户可一次或多次结转已结清的汇兑损益。月末计算即每个月末才计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，界面中显示所有外币余额不为0，或者本期余额不为0的外币单据。,7.2应收账款管理系统初始化,7.选择预收款的核销方式按单据核销根据所选定的单据，对预收款一笔一笔地进行核销。按余额核销按预收款收到的日期从前往后进行核销。一般而言，选择按单据核销能够进行更精确的账龄分析。,7.2应收账款管理系统初始化,8.选择是否显示现金折扣为了鼓励客户在信用期间内提前付款而采用现金折扣政策，可以选择显示现金折扣，系统会在“单据结算”中显示“可享受折扣”和“本次折扣”，并计算可享受的折扣。选择了不显示现金折扣，则系统既不计算也不显示现金折扣。,7.2应收账款管理系统初始化,9.选择录入发票是否显示提示信息如果选择了显示提示信息，则在录入发票时，系统会显示该客户的信用额度余额，以及最后的交易情况。这样可能会降低输入速度，反之则无提示信息。注意:在账套使用过程中可以修改以上参数。,7.2应收账款管理系统初始化,例7.1：资料参见课本P123控制参数表,7.2应收账款管理系统初始化,二、基础信息设置如果企业的应收业务类型较固定，生成的凭证类型也较固定，因此为了简化凭证生成操作，可以在此处将各业务类型凭证中的常用科目预先设置好。根据整理的会计资料进行初始设置为例介绍其操作方法与步骤。,7.2应收账款管理系统初始化,1.基本科目设置基本科目是在核算应收款项时经常用到的科目，可以在此处设置这些业务的常用账科目。应收科目按核算币分别设置，如果应收、预收按不同客户(按客户分类、地区分类，进行设置，则可在“控制科目设置”，在此可不设。）应收和预收科目必须是有客户类辅助核算的科目。如果要针对不同的存货(存货分类)分别设置销售相关的科目。则在此不用设置，可在产品科目设置进行。只有设置了应收票据科目，才能在期初余额中录入期初应收单据。应收票据科目必须是有客户类辅助核算的科目，本系统只支持本位币票据。以上科目的设置必须是最明细级科目。,7.2应收账款管理系统初始化,2.控制科目设置如果针对不同的客户(客户分类、地区分类)分别设置不同的应收账款科目和预收账款科目，先在账套参数中选择设置的依据(针对不同的客户设置、是针对不同的客户分类设置、不同的地区分类设置)，并且应收账款或预收账款的科目与基本科目设置中不同，则在此处进行设置。科目必须是有客户往来辅助核算的末级科目。,7.2应收账款管理系统初始化,3.结算方式科目设置结算方式已在总账系统中介绍，这里主要是针对总账中设置的结算方式，为其设置一个默认的入账科目。注意:要修改设置，只用双击要修改的项目即可，科目所核算的币种必须与所输人的币种一致，科目必须是最明细科目，科目不能代有“客户”或“供应商”往来辅助核算。,7.2应收账款管理系统初始化,例7.2：资料参见课本P123-124”设置科目表”,7.2应收账款管理系统初始化,4.坏账准备设置根据应收系统参数设置中选取的坏账处理方式不同，相应的坏账设置也不同，销售余额百分比法和应收斜顷百分比法。坏账准备期初余额在第一年使用系统时，直接输入，以后年度期初余额由系统自动成，坏账准备入账科目和对方科目可参照输入，对于按余额分析百分比法计提坏账准备的可直接输入提取的比例;按账龄分析法计提的，还应定义账龄区间及各区间计提比例，操作同账龄区间设置。,7.2应收账款管理系统初始化,注意:本年度计提完坏账准备后，各参数将不能修改，只能查询。下一年度使用本系统时，可以修改提取比率、区间、科目。如果在系统选项设置中选择了坏账直接转销，则不用进行坏账准备设置。,7.2应收账款管理系统初始化,例7.3：资料参见课本P124”坏账准备设置表”,7.2应收账款管理系统初始化,5.账龄区间的设置设置欠款时间的长短，据此分析客户欠款时间，评估信誉，并按一定比例估计坏账损失。,7.2应收账款管理系统初始化,例7.4：资料参见课本P124”账期内账龄区间及逾期账龄区间”,7.2应收账款管理系统初始化,6.报警级别设置通过对报警级别的设置，按照客户欠款余额与其授信额度的比例分为不同的类型，以便于欠款分析时掌握各个客户的信用情况。注意:序号由系统生成，从01开始，不能修改、删除。级别名称任意应输入。总比率应直接输入该区间的比率。起止比率系统会根据输入的比率自动生成相应的区间。最后一个区间不能修改和删除。,7.2应收账款管理系统初始化,7.设置存货分类和档案,例7.5：资料参见课本P125”存货分类”表和”存货档案”表,8.设置单据类型系统提供了发票和应收单两大类型的单据，他们之间的区别在于应收单记录销售业务之外的应收款情况。如果同时使用销售系统，则发票的类型包括增值税专用发票、普通发票、销售调拨单和销售日报。如果单独使用应收系统，则发票的类型不包括后两种。在此增加的只是应收单，应收单可划分为不同的类型，以区分应收货款之外的其他应收款。例如，应收代垫费用款、应收利息款、应收罚款、其他应收款等，应收单的对应科目可以自己定义。注意:应收单中的”其他应收单”为系统默认类型，只能增加应收单的类型，发票的类型是固定的，不能修改删除，已经使用过的单据类型不能删除。,7.2应收账款管理系统初始化,9.期初余额录入当初次使用本系统时，要将启用应收系统时未处理完的单据都录入到本系统，以便于以后核销处理。当进入第二年度处理时，系统自动将上年度未处理完全的单据转成为下一年度的期初余额。在下一年度的第一个会计期间里，可以进行期初余额的调整。,7.2应收账款管理系统初始化,例7.6：资料参见课本P125-126”期初余额”表,7.2应收账款管理系统初始化,10.开户银行,例7.7：资料参见课本P126”开户银行”资料,7.2应收账款管理系统初始化,日常业务处理,应收处理票据处理坏账处理制单,7.3应收账款管理系统日常业务处理,7.3应收账款管理系统日常业务处理,一、应收处理1.单据处理销售发票与应收单据是应收账款日常核算的原始单据，单据处理是本系统处理的起点。根据单位启用系统的模块不同，单据处理的类型也不同:如果使用应收账款系统和销售系统，则发票单据由销售系统录入，在本系统可以对这些单据进行查询、核销、制单等，其他的应收单据在应收系统录入。如果没有使用销售系统，则各类发票和应收单均应在应收系统录入。,例7.8：资料参见课本P126”2006年8月份发生经济业务”中的业务（1）、（2）,7.3应收账款管理系统日常业务处理,2.单据结算企业发生收款业务，应录入系统以提供生成应收账款所需的账款信息，然后对发票及应收单进行核销，形成预收款并处理代付款。录入收款单、付款单对发票和应收单的核销代付款和预付款的处理,7.3应收账款管理系统日常业务处理,例7.9：资料参见课本P126”2006年8月份发生经济业务”中的业务（3）（4）、（5）,7.3应收账款管理系统日常业务处理,3.转账处理在日常处理中，往来业务会发生，一笔预收款冲抵一笔应收款的情况，也可能该客户即是销售客户又可能是供应商，发生应收款和应付款相抵销的情况，及红字发票与兰字发票对冲的情况,7.3应收账款管理系统日常业务处理,（1）预收款冲抵应收款每一笔应收款的转账金额不能大于其余额应收款的转账金额合计应该等于预收款的转账金额合计每一笔预收款的转账金额不能大于其余额可以使用全选按纽将当前满足条件的所有单据的余额全部写入转账金额一栏可以使用全消按纽将转账金额一栏清空。其中部门和业务员在两页签可以不一致,7.3应收账款管理系统日常业务处理,（2）应收款冲抵应付款如果核算需要精细到部门或业务员，则应输入，且两个页签的部门和业务员可以不一致每一笔应收款的转账金额不能大于其余额每一笔应付款的转账金额不能大于其余额应收款的转账金额合计应该等于应付款的转账金额合计如果应付账款系统采用的是总账控制方式，则该功能不能执行可以使用全选按纽将当前满足条件的所有单据的余额全部写入转账金额一栏。,7.3应收账款管理系统日常业务处理,（3）红字单据冲抵三字单据系统提供两种处理方式:系统自动冲销和手工冲销。如果红字单据中有对应兰字单据的单据号，系统会自动执行红冲;如果单据发票中无对应单据号或红字单据所对应的单据已经转账，可以手工选择相互转账的单据以冲减部分应收款。注意:对冲金额合计不能大于红票金额。,7.3应收账款管理系统日常业务处理,例7.10：资料参见课本P126”2006年8月份发生经济业务”中的业务（6）、（7）,7.3应收账款管理系统日常业务处理,二、票据管理一个企业一般情况下都有应收票据，本系统具有强大的票据管理功能。可以在此对银行承兑汇票和商业承兑进行管理，记录票据详细信息、记录票据处理，包括票据贴现、背书、计息、结算、转出等情况。但是注意如果要实现在本系统进行票据登记簿管理，必须将应收票据科目设置为有客户往来辅助核算的科目。,7.3应收账款管理系统日常业务处理,7.3应收账款管理系统日常业务处理,三、坏账处理系统提供的计提坏账的方法主要有销售收入百分比法、应收账款百分比法和账龄分析法。在进行坏账处理之前，应首先在系统选项中选择采用的方法。在初始化处理时选用的是应收账款余额百分比方法，以此方式来说明。,1.坏账发生、收回无论采用何种方法计提坏账准备，其都要发生坏账，而且处理方法都一致。例如对于杭轻电机客户的销售由甘外销经手，发生了5468.80元坏账。其操作方法和步骤如下:注意:在录入一笔坏账收回的款项时，应该注意不要把该客户的其他的收款业务与该笔坏账收回业务录入到同一张收款单中，应分别记录收到的货款和收到的环账款项。如果想了解坏账详细的信息，可以在“坏账处理”查询中按详细按钮，详细查看每一笔坏账发生的情况和收回的情况。,7.3应收账款管理系统日常业务处理,7.3应收账款管理系统日常业务处理,2.坏账的计提不管采用什么方法计提坏账，初次计提时，如果没有进行预先的设置，首先应在设置菜单进行设置。设置的内容包括提取比率、坏账准备期初余额，应收账款的余额默认值为本会计年度最后一天的所有未结算完的发票和应收单余额之和减去预收款数额。外币账户用其本位币余额，可以根据实际情况进行修改。计提比率在此不能修改，只能在初始设置中改变计提比率。,例7.11：资料参见课本P126”2006年8月份发生经济业务”中的业务（8）、（9）,7.3应收账款管理系统日常业务处理,7.3应收账款管理系统日常业务处理,四、制单1.制单在前述的各功能的操作后，有许多地方系统都会询问是否立即制单，可以选择立即制单，也可以为了快速地、成批地生成凭证，使用制单功能进行批处理制单，以生成凭证向账务系统传递，由账务系统登记会计总账与明细账。所以我们把制单的操作方法和步骤集中为一节进行介绍。,7.3应收账款管理系统日常业务处理,注意:可以点击全选按钮，选择全部的单据，这时，所有单据的序号是从1开始顺序排列，点击合并按钮，则所有单据序号相同。如果同时使用了总账系统，所输入的制单日期应该满足总账制单日期要求:即大于同月同凭证类别的日期。一张原始单据制单并保存后，将不能再次制单。如果事先没有定义控制科目，则不能生成凭证。如果在退出凭证界面时，还有未生成的凭证，则系统会提示是否放弃对这些凭证的操作。如果选择是，则系统会取消本此对这些业务的制革操作。,2.业务账表查询业务账表查询可以进行总账、明细账和对账单的查询，并能实现总账。通过总账及明细账查询查看客户、客户分类、地区分类、部门、业务员、存货、存货分类在一定期间研发生的应收、收款余额及明细情况。如果没有选择按存货核销，则不能查看存货和存货分类两项，也不能明细到产品。对账单可以获得一定期间内各客户、部门、业务员的对账单，并生成相应的催款单。其中函证信息是指在打印对账单时，需要说明的信息。可以为空。,7.3应收账款管理系统日常业务处理,7.3应收账款管理系