浅谈电子文件与纸质文件的共存与互动.doc

浅谈电子文件与纸质文件的共存与互动杜 英摘要：作为信息化新时代的产物，电子文件具有快捷、迅速、灵活、存储量大、易于传输、便于修改等优点，大有取代传统纸质文件的趋势。但是，也正是基于电子文件本身的特性，使得它也存在一些不安全因素，例如数据丢失、病毒侵害、氧化变质、载体霉变、信道泄漏、输送失密、噪声干扰、温湿度影响、人为破坏等。正因为存在这些不安全因素，使得传统的纸质文件不会过快地被电子文件所代替，而是在相当的一段时间内与电子文件并存。关键词：电子文件 纸质文件 共存互动 管理 纸质文件管理和电子文件管理是当今文件管理的两种类型，其管理是在共存状态下互相依存、互相影响的。随着社会信息化建设的不断加快，办公自动化已成为推动行业发展、转变工作方式和管理方式，提高办公效率的一个重要手段，由此产生的纸质文件管理和电子文件管理也就成为文件管理部门所面临的主要任务。电子文件的产生是人类记录史上的一次革命，因为它在记录方式、记录载体上有着广泛而深刻的变化。电子文件与它早一代的纸质文件和历史上其他两种相衔接的记录形式一样也有一个共存共用阶段，并且这一阶段要持续相当长一段时间。它们的共存共用关系比起历史上其它记录形式的共存共用关系也复杂得多。一、 电子文件与纸质文件共存的两种状态从电子文件诞生开始，在相当长的时间里将会与纸质文件共存且保持一致。两种不同载体的特点，可概括为：纸质文件便于长期永久的保存，而利用不方便；电子文档便于利用，但难于永久保存。这种在一定时期内长期并存都是以电子文档和纸质文档的相互对应为前提的，其中电子文档的技术属性并无本质差别，但是两种共存状态下电子文档的社会属性和功能却有所不同。电子文档与纸质文档管理共存的二元化格局将会持续很长时间，趋势是纸质文档管理功能的弱化和电子文档管理功能的强化。正是由于其共存状态的不同，我们通常把纸质文件与电子文件的共存状态归结为“双套制”和“双轨制”两种类型。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝，也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存。实行双轨制的机构在文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。二、电子文件与纸质文件管理相互促进，互为条件电子文档与纸质文档的共存并不是积极、被动的，二者在互相学习、互相借鉴中互为条件、互补长短。在这些相互影响和作用中，各自经历着改造与被改造，同化与被同化以及调整定位的过程，两种管理方法在合理叠加、混合、功能替代中动态确定着共同状态和形式，并逐渐融合为一套综合管理系统。（一） 电子文件管理推动纸质文件管理改革 一是推动了文档一体化的实质性进程。档案管理提前介入文件运动的思想早已有之，但由于体制、制度等方面的原因，文档一体化的程度一直不高，仅限于一些局部措施。电子文件管理对前端控制的要求是实质性、甚至是强制性的，理想的解决方案是由一个系统统管全程。即使尚未建立统一的电子文件管理系统的机构，也在现有系统中强化了前端控制，将文件阶段、档案阶段的管理任务统筹安排，将可能在文件生成初期完成的工作尽量提前。由电子文件推动的这种一体化很快带动了纸质文件，在文件档案全程范围内进行的流程变革使文档一体化进入了新阶段。 纸质文件的归档提前是一个具有关键意义的变革。目前开展电子文件管理，特别是实行双轨运行的单位大多实行办理完毕实时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他部门也可以直接在网上调用，无须到办文部门来查阅，所以，文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留在办公室里，转而采取随办随归档的做法。这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行的。纸质文件的随时归档不仅减轻了机构内各部门保管文件的压力，也减少了个人存放文件保管不善等问题，提高了归档齐全率。 与归档提前同时发生的还有鉴定、著录等工作的提前。按道理，同一份文件的电子版本和纸质版本应该具有相同的保管期限，对共同需要的著录项也应该形成相同的著录内容，因此，有些机构开始探索两套文件鉴定和著录等工作的并轨，并必然选择向电子文件靠拢。这就导致了鉴定和著录等工作的提前以及自动化程度的提高。二是档案实体管理的简化，尤其表现在整理方面。过去对纸质文件整理需要通过实体系统固定文件之间的有机联系，建立档案实体的科学秩序，并支持档案检索的有效实现。电子文件管理之所以导致纸质档案实体整理的简化，一方面是因为快速度、多途径的全文检索功能，以及随时随处的网上利用，多用户同时利用的便利让用户更加乐于利用电子文件；另一方面，电子文件管理可以根据需要建立文件之间的多维联系，只要在检索软件中标明纸质文件（档案）的存放位置，便可以非常方便地查找到对应的纸质文件。这样一来，对纸质档案实体秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明确，就可以借助电子文件检索功能实现纸质档案的快捷查询。立卷的简化带动了相关工作的简化，如排架方法、档案统计、手工检索工具编制等，档案部门可以从繁重的整理业务中解脱出来，更多地关注档案信息资源的建设、开发利用。 （二） 纸质文件管理促进电子文件管理的完善 与纸质文件管理相比，人类管理电子文件的经验要少得多。尽管电子文件与纸质文件有许多不同之处，但毕竟都是社会活动的记录，其管理目标基本一致，在管理内容和方法上也应该有很多共通之处。电子文件管理面临的最大挑战是如何建立公众的信任，到目前为止，突破的思路主要集中在两条路线上：技术和管理。技术措施自不必说，加强管理的一些思路是从纸质文件管理的经验中汲取而来的。 来源原则是电子文件管理从纸质档案管理中获取的最有价值的生命之核。在计算机进入档案管理之初，一些技术专家和业内人士曾认为计算机高速运算所构成的强大逻辑力量可以取代来源的作用，但经过一段时间理论与实践的互动，各国档案工作者再次就来源原则的重要地位达成共识。大家认识到，对于电子文件而言，来源原则仍然可以奉为圭皋，区别仅仅在于从主要指导档案实体单元的组织，转变为指导对电子文件生成背景的理解、揭示和维护，用来源的真实性证实电子文件内容的真实性。 可见，电子文件与纸质文件管理的共存并不是消极、被动的，二者在互相学习、互相借鉴中互为条件、互补长短。在这些相互影响和作用中，各自经历着改造与被改造，同化与被同化以及调整定位的过程，两种管理方法在合理叠加、混合、功能替代中动态确定着共存状态和形式，并逐渐融合为一套综合管理机构各类载体文件的管理方法和管理系统。 三、电子文件与纸质文件的关系趋向可以预计，电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，因为从总体来说，功能的完全替代很难，也并非必须，“无纸化”必然经历一个漫长的渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证，人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。只要还有人使用纸和笔，就会有以纸介质形成的社会活动记录，如特定环境（包括书写条件、阅读条件和传递条件等）下的手稿、手书记录、批语、书画作品等几乎不可能消失，这其中不仅有技术问题，还有习惯、文件等诸多因素。但是，共存的态势将持续地处于变化之中，主要表现在双方的数量和功能两方面。大的趋向是纸质文件与电子文件的此消彼长，从以纸质文件为主到基本对称再到以电子文件为主，将会形成方向相反的两条弧形曲线。受电子文件和纸质文件不均衡发展的影响，两种文件管理的互动也是不对等的。纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐“瘦身”，而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日渐丰满。对于专职文件、档案管理人员来说，全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要：一方面，文件管理人员要因势利导，以积极的文件管理态度、与时俱进的文件管理精神，进军电子文件管理领域，从方法、技术层面制定完善电子文件管理规章制度；另一方面，档案工作人员要扎扎实实地坚守“社会记忆保护者”的责任，在没有充分把握保障电子文件长久真实性时，不轻言放弃纸质文件阵地。充分、有效、巧妙地利用两种文件的特点实现管理优势互补，有利于我们在文件、档案管理的重大变革时期最大限度地把握主动。总之,两种文件的共存给我们带来了挑战和机遇。档案管理人员一方面要以积极的