档案统计年报课件.ppt

全国档案事业统计年报工作填报说明 2013年3月 一 档案统计年报工作的简要回顾 全国档案事业统计年报工作始于上世纪80年代 1982年 国家档案局初步制定了全国 档案工作基本情况统计年报 经国家统计局批准 于1983年试行一年 1984年修改后正式实行 1984年2月召开的第一次全国档案统计工作会议 确立了全国统一的档案统计工作制度 并纳入了政府统计序列 我国的档案统计工作开始走上正轨 包括档案事业在内的经济社会各方面的不断发展 对档案统计工作提出了制度化 规范化 科学化的新要求 为此 国家档案局曾于1991年 1999年 2006年先后三次对统计年报报表进行修改 并引入了计算机管理系统 使其不论在形式上 还是在指标设计上都有了很大改进 更符合统计工作规范化 标准化的要求 二 我市2012年度填报工作安排 2012年6月 国家档案局制定新的 全国档案事业统计年报制度 并经国家统计局批准施行 根据这一 年报制度 各级档案行政管理部门 档案局 各级各类档案馆以及县直以上机关 人民团体 民主党派档案室 处 科 企业 事业单位档案室 处 科 均要通过填报相应报表的方式 将上一年度本单位档案工作基本情况真实 准确 完整加以填写 并及时上报 现行年报制度与以往相比最大的变化是 档案室基本情况年报 的填报范围由以往的 省直以上机关 人民团体 民主党派档案室 处 科 企业 事业单位档案室 处 科 调整为 县直以上 粗略估计约涉及上千家单位 我市2012年度填报工作安排 为按照国家档案局 省档案局部署 确保3月底以前全面完成我市2012年度档案事业统计年报工作任务 市档案局决定 各县 市 区档案局 高新区档案馆除完成本单位的填报工作外 还要负责本行政区域内机关 企事业单位填报工作的组织 汇总和向市档案局报送 市直机关档案工作协作组组长单位要在填报本单位报表的同时 协调 组织好本协作组成员单位的填写和向市档案局报送工作 市城建 房屋档案馆和各企事业单位档案室负责填报本单位的报表并直接向市档案局报送 另外 鉴于本次统计年报范围广 时间紧 任务重 原有基层单位只填报纸质表格不负责数据录入的方式无法适应工作要求 我们就国家档案局组织开发的 全国档案事业统计年报信息管理系统 编写了这份 填报说明 以便大家尽快掌握软件的功能和使用方法 三 全国档案事业统计年报信息管理系统 的安装与操作 一 软件安装 全国档案事业统计年报信息管理系统 由国家档案局组织开发并免费提供给统计年报填报单位下载使用 软件安装 进入国家档案局网站首页 中华人民共和国国家档案局 标识下方的蓝色区域最后一行是 公众参与 栏 点击第二个图标 下载专区 出现如图页面 软件安装 点击 软件下载 栏第一条 全国档案事业统计年报信息管理系统 将软件安装程序下载到计算机指定位置 打开软件下载到的文件夹 双击刚刚下载的压缩文件图标 出现如图画面 软件安装 点击 CDFace exe 图标 出现安装窗口 软件安装 单击 系统安装 按钮 按照提示进行安装 安装完毕 桌面上出现 全国档案事业统计年报信息管理系统 图标 二 填报前的几个术语解释 1 基层单位 填报单位 本年报制度统计范围内的各级档案局 档案馆 档案室 处 科 等 2 主管单位 汇总单位 各级档案局 在我市 具体包括市档案局和10个县 市 区档案局 主管单位除作为基层单位填报自身情况外 还要负责汇总本行政区域内所有档案部门填报的数据 填报前的几个术语解释 3 单位类别代码 为方便汇总 按照不同层次 类型为填报单位设定的代码 我市涉及的代码包括 003市档案局 004县 市 区 档案局 013市档案馆 014县 市 区 档案馆及高新区档案馆 023市级国家专门档案馆 073市直机关 人民团体 民主党派档案室 处 科 074县 市 区 直机关 人民团体 民主党派档案室 处 科 081企业档案室 处 科 092市级事业单位档案室 处 科 093县级事业单位档案室 处 科 填报前的几个术语解释 4 档基表和档综表 即基本情况表 共6张报表 每个填报单位根据自身层次和类别填写 和综合年报表 共6张报表 市和县市区档案局收集填报单位数据后软件自动生成 三 按流程操作软件 基层单位 工作内容 各级各类档案部门利用统计软件将本单位档案工作有关数据进行录入 通过软件审核后 生成上报数据文件并报送所属主管单位 汇总单位 基本流程 任务编辑 包括 新增单位 档基表录入 全运算 全审 四个环节 报表打印 数据传出 按流程操作软件 基层单位 1 进入系统双击桌面的快捷方式图标 进入初始页面 本软件为免费使用 无需注册 从右图可见 软件页面上方的任务栏分为两行 第二行都是第一行对应按钮中最常用的功能 下文提及某个按钮时 如无特殊说明 均指第二行 按流程操作软件 基层单位 2 任务管理根据年报制度要求 单位每年都要要填写一套报表 每套报表的数据是分开管理的 在系统中一个任务对应一套报表 所以在进行其他工作之前要确认当前操作的任务 选择 任务 任务管理 菜单 弹出任务管理窗口 按流程操作软件 基层单位 在左侧任务列表中双击要切换的任务 或者在右侧列表中选择任务 蓝色高亮显示 然后单击 作为当前任务 按钮即可 在任务管理窗口中 标有标志的任务为当前任务 按流程操作软件 基层单位 3 新增单位点击工具栏 编辑 按钮进入编辑界面 按流程操作软件 基层单位 单击工具栏上 新增 按钮 填写封面代码页签下的单位基本信息 然后点击 保存 注 封面代码中需填写的组织机构代码为9位 由国家技术监督局统一下发给各企事业单位 可咨询本单位财务或人事部门 按流程操作软件 基层单位 4 档基表录入封面信息填录完成后 点击 档基表 页签 开始录入数据 不同类型的单位所需填报的报表有所不同 填报完与本单位相关的档基表数据后 点击 保存 按流程操作软件 基层单位 报表保存时系统会对所填报的数据进行审核 如果审核结果出错将标示出具体指标和提示 根据提示修改后重新保存 详见右图 按流程操作软件 基层单位 5 数据全运算数据运算是生成档综表数据的必要操作 在单位完成档基表数据录入后 通过 运算 生成档综表数据 无需手工录入 点击工具栏上 全运算 按钮 如右图 按流程操作软件 基层单位 6 数据审核在数据录入和运算完成后 为了保证数据的质量要求 打印和上报前还要进行数据审核 点击工具栏 全审 按钮 如右图 如果审核有错误 根据提示进行数据修改 单击 保存 按钮 然后再次进行数据审核 直至完全通过 按流程操作软件 基层单位 7 数据传出全部数据保存完毕 即可使用本功能将报表数据从系统中导出为文件 是下级单位数据的上报操作 具体步骤 退出编辑界面 在主界面工具栏上点击 传出 按钮 按流程操作软件 基层单位 选择 传出全部报表数据 然后单击 下一步 其它选项按系统默认即可 按流程操作软件 基层单位 检查输出文件的存储路径 默认为C盘根目录下 文件名是单位名称加年度 单击 开始 按钮 其它选项按系统默认即可 按流程操作软件 基层单位 数据传出后会弹出提示信息 单击 确定 完成数据传出 按流程操作软件 基层单位 8 数据上报将系统生成的数据文件 文件名默认为 填报年度 填报单位 生成日期 文件格式为 jio 按照指定方式报送给汇总单位 市或县市区档案局 四 按流程操作软件 汇总单位 工作内容 市和县 市 区档案局接收到填报单位报送的数据文件后 利用软件对数据进行审核 汇总后生成本行政区域的档案事业统计综合年报数据 并及时向上级主管单位报送 基本流程 接收 审核 汇总 传出 按流程操作软件 汇总单位 1 数据接收汇总单位使用软件中的 数据装入 功能 将填报单位上报的数据文件装入系统 具体步骤如下 在系统主界面工具栏上点击 装入 按钮 按流程操作软件 汇总单位 选择需要装入的文件 并点击 下一步 按流程操作软件 汇总单位 选择 装入到当前任务 点击 下一步 按流程操作软件 汇总单位 检查装入信息 点击 开始 按流程操作软件 汇总单位 如果提示单位重复 根据实际情况配置 是否覆盖 选项 此处的覆盖是对该单位数据的整体覆盖 点击 继续 按钮 根据提示完成单位数据装入 按流程操作软件 汇总单位 如果要更新 覆盖 该单位的部分数据报表 在 是否覆盖 下选择 装入 通过 报表装入方式 配置不同报表的装入方式 然后点击 确定 继续 根据提示完成单位数据装入 按流程操作软件 汇总单位 数据装入后 在编辑界面下即可查看不同单位的报表数据 按流程操作软件 汇总单位 2 数据审核接收基层单位数据后 为确保数据无误 还要进行审核 点击工具栏 全审 按钮 如右图 如果审核有错误 根据提示进行数据修改 单击 保存 按钮 然后再次进行数据审核 直至完全通过 按流程操作软件 汇总单位 3 数据汇总主管部门在收集了全部单户数据之后 可通过汇总功能获得报表汇总数据 并产生一户汇总单位 本系统提供两种汇总方式 分别是 完全汇总 节点汇总 分别适用于不同情况下的汇总要求 按流程操作软件 汇总单位 1 完全汇总完全汇总能够建立树形结构的根节点单位 并对全部的分户数据进行汇总 其产生的单位主代码最后一位为 7 系统自动生成 操作如下 在系统主界面点击 汇总 按钮 打开完全汇总界面 按流程操作软件 汇总单位 选择汇总单位封面的产生方式 单击 新建汇总封面 按钮 弹出完全汇总封面代码录入窗口 填写汇总单位信息 单击 确定 按钮即可 按流程操作软件 汇总单位 如果汇总单位封面已经存在 下级单位上报的或已经进行过完全汇总 可单击 选择汇总封面 按钮 选择数据要汇总到的单位 单击 汇总 按钮 汇总后数据将覆盖原来的数据 按流程操作软件 汇总单位 2 节点汇总 节点是指下级单位数据的汇合点 即各级主管单位 节点汇总主要应用于已形成树形结构中的各节点数据的汇总 通常在下级单位数据修改后 为使下属单位数据之和与其父节点数据保持一致时进行的再一次汇总 如 某单位的数据完成上报后数据又进行了修改 为保证包含该单位数据的汇总数据同步变化 通过节点汇总操作更新和该单位相关的汇总数据 同完全汇总方式比效率高的同时不影响其他汇总数据 操作如下 按流程操作软件 汇总单位 在主界面菜单栏 汇总 菜单下选择 节点汇总 按流程操作软件 汇总单位 在树形结构中选择要汇总的单位 选择汇总范围 本级节点 将此节点的下一级节点单位数据汇总到该单位 即只汇总该单位的直属户 所有下级节点 从节点的最下级节点开始 进行层层汇总 汇总所有下级节点的数据 按流程操作软件 汇总单位 单击 汇总 按钮 完成汇总操作 单击 关闭 退出汇总窗口 按流程操作软件 汇总单位 检查 功能是检查汇总单位数据是否与其单户合计数保持一致 如果检查结果出现错误 可通过重新汇总修正数据 数据汇总后即可对汇总单位报表数据查看和打印 按流程操作软件 汇总单位 4 数据传出全部数据审核完毕 即可使用本功能将报表数据从系统中导出为文件 是下级单位数据上报操作 具体步骤 退出编辑界面 在主界面工具栏上点击 传出 按钮 按流程操作软件 汇总单位 选择 传出全部报表数据 然后单击 下一步 其它选项按系统默认即可 按流程操作软件 汇总单位 检查输出文件的存储路径 默认为C盘根目录下 文件名是单位名称加年度 单击 开始 按钮 其它选项按系统默认即可 按流程操作软件 汇总单位 数据传出后会弹出提示信息 单击 确定 完成数据传出 按流程操作软件 汇总单位 5 数据上报将系统生成的数据文件 格式为 jio 按照指定方式报送给汇总单位 省或市档案局 五 报表打印 除报送软件生成的数据外 填报单位和汇总单位均需要打印纸质报表 填报单位打印填写的档基表 汇总单位打印生成的档综表 一式二份 其中一份向上级单位报送 另一份本单位存档 报表打印 在工具栏上点击 打印 菜单下的 多表打印 打开多表打印界面 如右图 报表打印 点击 报表筛选 批量选择要打印的档综表 如右图 点击 确定 按钮即可执行打印 四 填报要求 1 希望各有关单位认真做好本单位的填写 报送工作 保证数据的真实 全面 准确和及时报送 2 各县 市 区档案局还要扎实做好本行政区域内各类填报单位数据的收集 汇总工作 填报要求 3 报送方式与时限数据文件请直接发送到daj334 市直机关 企事业单位请于3月20日前报送 各县 市 区 高新区请于3月22日前报送 各单位纸质报表请打印一式二份 一份本单位存档 另一份尽快交所属主管单位 市或县市区档案局 县 市 区档案局 馆 报送本行政区域汇总表的同时 还要向市档案局报送本单位档基表 五 特别说明 1 本课件中涉及到的统计软件操作仅包括填报过程中必须用到的基本操作 更为高级的操作和详细说明可以打开下载的软件安装包 压缩文件 点击 操作说明 查看 见右图 特别说明 2 因时间限制和对软件掌握的熟练程度等因素 本 填报说明 可能会有不完善的地方 实际操作中如有问题 应依软件自带的操作说明为准 或者电话沟通 联系电话 66609380徐晓雷 66609386魏增田3 本 填报说明 可以自行到济南档案信息网 下载并参考使用 附件 通用指标说明 机关 人员类1 现有全部专职人员 指本单位专门从事档案工作的在职职工 2 兼职人员 指本单位兼做档案工作的在职职工 3 文化程度 一般按学历填写 未上过学而现已有一定文化程度或虽上过学而现在的文化程度 一般指语文程度或其他专业知识水平 高于学历的 按干部的历来登记材料进行统计 其中博士研究生 指在具有招收和培养攻读博士学位研究生资格的普通高等学校和科研机构完成博士研究生课程学习并取得博士学位的 硕士研究生 指在具有招收和培养攻读硕士学位研究生资格的普通高等学校和科研机构完成硕士研究生课程学习并取得硕士学位的 含党校通过全国教育统考招生录取的研究生 研究生班研究生 指在具有招收和培养研究生班研究生资格的普通高等学校和科研机构完成研究生课程学习并取得毕业证书的 双学士 指在具有开办双学位教育资格的普通高等院校 同一学校或两所学校 完成两个学士学位的学习并取得两个学位证书的 大学本科 大专 指在普通高等院校和国家承认学历的成人高校 包括夜大学 函授大学 电视大学 职工大学和自学高考等 学习过并取得毕业证书的 中专 指在各类中等专业学校 中等技术学校以及有关部门批准的业余中等专业学校学习过并取得毕业证书的 高中 指在普通高中 职业高中学习过并取得毕业证书的 4 档案专业程度 中的 接受在职培训教育 继续教育 专题培训 其中 岗位培训 指地市级及以上档案部门举办的各种上岗 在岗 转岗 晋升培训 继续教育 指地市级及以上档案部门举办的以继续教育为内容的培训 专题培训 指地市级及以上档案部门举办的各种专题性培训 附件 通用指标说明 二 保管档案 资料类全宗 指一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体 以件为保管单位档案 指按照 归档文件整理规则 的要求 以件为基本保管单位的纸质档案 排架长度 指档案叠放排列的厚度总和 照片档案 指专门集中保管的照片档案 与其他档案一起立卷的照片档案不计在内 缩微胶片 指所保管的 截至填报年度的累计全部缩微胶片 包括接收来的缩微胶片档案和馆藏 室存 档案的缩微复制件 革命历史档案 指1919年 五四运动 至1949年中华人民共和国成立前整个新民主主义革命时期内 中国共产党 包括其前身共产主义小组 和它所领导的人民政权 军队 青年团以及其他革命群众团体所形成的档案 馆藏 室存 资料 指已编目的用作资料的图书 期刊 报纸等 以及其他形式的技术资料 编研资料和不作为档案保管的文件 资料一律按实有册数进行统计 经过装订的报纸以月合订本为一册进行统计 期刊以年合订本为一册进行统计 案卷目录 指以全宗为单位编制的案卷名册 同一个全宗有一式数套案卷目录的只填报一套的数量 全引目录 指以全宗为单位编制的案卷及卷内文件目录 同一个全宗有一式数套全引目录的 只填报一套数量 归档文件目录 指以全宗为单位编制的所有归档文件名册 同一个全宗有一式数套归档文件目录的 只填报一套的数量 机读目录 即计算机可读目录 指输入计算机并通过计算机进行编制和检索的档案目录 电子文件 指在数字设备及环境中生成 以数码形式存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机等数字设备阅读 处理 并可在通信网络上传送的文件 归档电子文件 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件 GB 指数字档案的存储容量为千兆字节 1GB 1024MB 1MB 1024KB 附件 通用指标说明 三 利用档案 资料类利用人次 按当年每日绝对查档人数累计填报 一个利用者查档时间在一天以内的 按1人次计算 一个利用者连续若干天查档 来1天就算1人次 一个利用者将档案借走若干天 按1人次计算 利用卷 件 次 按当年每日提供档案的数量累计填报 一个利用者上 下午利用同一件档案 按1卷 件 次计算 一个利用者连续若干天利用同一件档案 用1天就算1卷 件 次 一件档案外借若干天 按1卷 件 次计算 复制档案 资料 指复印或抄录档案 资料 按所复制档案 资料的原件页数进行统计 本年编研档案资料 指本单位利用档案自编或与其他有关部门合编的文件汇集 参考资料等 一个书名为一种 其中 公开出版 指当年由各级出版社正式出版的书籍 包括公开发行和内部发行 内部参考 指当年编纂完毕未公开出版 留作内部作用的参考资料 字数的计量单位为 万字 四 设备类微机 指填报单位档案部门所有可正常使用的微机 集中式空调机 指安装使用的集中式空调机组的数量 附件 档基2表专用指标说明 1 第2行 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15行 2 事业费 由国家综合档案馆填报 指本年度除工资以外的档案专业业务费 包括档案 资料征购费 档案整理 编纂 保护 修复等费用 档案陈列展览费用 设备购置费 干部培训费及其他费用等 3 馆藏全部档案 上年度馆藏全部档案 本年度进馆档案 本年销毁档案 4 第30 42行 馆藏档案 包括44 53行 本年进馆档案 的数量 5 第30行 81 84行 第31行 61 70行 82 85行 6 第33行 62 71行 83 86行 7 第61行 64 66 68行 8 第62行 63 65 67 69行 9 第43 72 80行均为截至填报年度的累计数字 10 第87 88行 开放档案目录 指为已开放档案编制的 供利用者自行检索的开放性检索工具 11 第92行 94 96行 98 100行 12 第93行 95 97行 99 101行 13 政府信息公开查阅场所 指按照 中华人民共和国政府信息公开条例 的要求 各级人民政府在国家档案馆设置的政府信息查阅场所 14 利用现行文件 指公民利用正在施行的 具有效力的党政机关 企事业单位 军队 人民团体公开发布或内部使用的法规性 指导性文书 15 爱国主义教育基地 指经各级党委 政府或者相关部门批准命名 公开挂牌 由国家档案馆管理 以馆藏档案为主要资源 向社会开展爱国主义 革命传统教育和国情 省情 市情 区情 县情教育及科技文化知识教育的活动场所 16 基本陈列 指以档案原件或复制品 仿制品的陈列展出为手段 揭示档案馆馆藏 系统反映馆藏特色 内容相对固定 在馆内常年展出的方式 17 国家重点档案抢救情况 仅限各级国家综合档案馆填报 18 第108行 109行 19 第115行 117行 119行 20 第116行 118行 120行 21 档案技术用房建筑面积 指缩微用房 翻拍洗印用房 计算机房 静电复印室 翻版胶印室 理化试验室 声像档案技术处理室 中心控制室 裱糊室 装订室 接收室 除尘室 熏蒸室 去酸室等的建筑面积 22 对外服务用房建筑面积 指档案馆用于利用阅览 展览等提供利用档案的用房的建筑面积 23 后库面积 由国家综合档案馆填报 24 第121行 122 123 124 125行 25 第29 87 88行的数字如涉及小数 应保留两位小数 其他涉及小数的数字均取整数 小数点以后四舍五入 档案排架长度不足1米的按1米计算 附件 档基2表附表专用指标说明 1 数字档案馆 指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理 利用需求 运用现代信息技术对数字档案信息进行采集 加工 存储 管理 并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统 2 本年IP访问次数 指使用IP地址登录访问网站的数量 附件 档基3表专用指标说明 1 本表由机关 人民团体 民主党派和规定范围内的企业 事业单位档案室 处 科 填报 2 各企业集团 大型企业均作为一个填报单位 其本级及所属单位档案室情况汇总后填报一份档基3表 3 室存存档案 上年度室存全部档案 本年接收档案 本年移出 销毁 档案 本年移交进馆档案 4 第2行 4 5 6行 7 8 9 10 11 12 13 14 15行 5 第31 42行 室存档案 中 包括第47 51行 本年接收档案 不包括第52 63行 本年向档案馆移交档案 本年移出档案 和 本年销毁档案 其中 本年接收档案 指本年度接收的上一年度或以前年度档案 本年移出档案 指本年度因单位机构发生变化 造成部分室存档案所有者变更 为保持档案的历史延续