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中国档案事业的传统与现代化 1 中国档案事业的传统与现代化 兼论过渡时期的档案思想 覃兆刿著2003年6月第1版 中国档案事业的传统与现代化 2 序 全国政协委员 原国家档案局副局长 中央档案馆副馆长刘国能先生在此书的序中对覃兆刿先生给予了高度评价 评价作者的这种把档案传统与现代化相结合研究的思路 不愧为档案学研究的一个思想基础 有着重要的现实意义和学术价值 并把档案问题纳入双元价值观的视野 从而使我们对档案现象的解释拓展出一条新的思路 中国档案事业的传统与现代化 3 中心主任覃兆刿教授简介 覃兆刿 湖北大学历史文化学院教授 湖北大学企业档案与知识管理研究中心主任 湖北大学重点学科 档案学 带头人 档案专业硕士点负责人 硕士生导师 湖北大学教代会教学科研工作委员会主任委员 主要荣誉 获湖北省政府 有突出贡献中青年专家 称号 湖北大学 琴园学者 特聘教授 2004年 应邀在人民大会堂出席全国教师节论坛及教师节20周年庆典 学术兼职 教育部高等学校档案学科教学指导委员会委员 中国档案学会理事 中国档案学会企业学术委员会委员 湖北省档案学会常务理事 武汉市档案学会副理事长 湖北省档案专业高级职称评审专家组成员 武汉市档案科技评审委员会委员 档案管理 杂志特约撰稿人及专家组成员 武汉档案 副主编 著述情况 在 光明日报 理论版 近代史研究 和海内外档案专业期刊发表独撰论文70余篇 代表作 双元价值观的视野 中国档案事业的传统与现代化 专著 2003年出版 被鉴定为 优秀 等级国家项目成果 所提出的 档案双元价值观 受到档案学界关注 中国档案事业的传统与现代化 4 目录 上篇 档案 的本质属性与档案传统的工具价值目标第一章双元价值观与 档案 的定义第二章古代档案词汇的核心意蕴与工具价值目标的局限第三章档案品质的维护与工具价值实现中篇信息价值的发现与过渡时期的档案思想第四章从 档案房 到 档案馆 第五章信息价值的发现与过渡时期的档案思想下篇双元价值观与档案事业的现代化目标第六章双元价值观与现代档案事业的核心理念第七章现代档案职业观与档案工作者的角色第八章社会契约化与档案事业法制化第九章档案信息化之 化 第十章社会化与现代化档案意识的普化附 近现代学者与档案资料长编 中国档案事业的传统与现代化 5 绪论 一 概说作者对 传统 和 现代化 进行解读 提出用一般社会学家所设的双元概念来看待 档案传统与档案事业现代化 得出的结论是 档案传统不仅具有永恒性还具有时代性 因此 我们不要奢望完全离开档案传统去谈档案事业的现化化问题 如今被视为档案事业现代化的目标和内容将来也必然成为传统的一部分 对档案传统的认识是有益于现代化构思的 中国档案事业的传统与现代化 6 绪论 二 双元价值与档案传统的评估和现代化的目标要件 一 认识的方法与双元价值观的视野作者提出从 认识方法 角度思考问题 他认为最重要的是从档案价值观的角度去评估档案传统并作现代的构思 提出 双元价值 的视角 把档案分成作为行为方式和作为实体对象两种情况来认识 前者体现为凭证的结构和功能 后者体现为凭证信息内容 前者赋予工具价值 后者赋予信息价值 档案最初是用脑子记的 记不住了就形成了文字 对 双元价值 的理解 工具价值 档案产生的意欲信息价值 档案的实体 中国档案事业的传统与现代化 7 绪论 二 借助与改造之间1 我国古代社会对档案的社会工具价值有透彻认识作者分析在档案传统中把档案更多地理解为一种方式或功能 虽然这种工具价值的偏重以封闭的格局为代价 但其中仍有与现代性特征相合的地方 值得我们吸收的内容是 档案原始凭证性价值理念的确立 档案方式被很好地借助为社会秩序建设的工具 得出的结论 应将档案的社会功能理解为 对于记录的合目的性控制 也就是说 控制是作为档案方式工具价值的根本所在 2 档案双元价值观的确立尤其是内在信息价值的发现是我国档案事业从古代 档房 向近代 档案馆 过渡的思想基础档案学的早期理论 既是档案思想与档案学术传统的一部分 又是我们考察传统与现代化问题时应该高度重视的 过渡期 中国档案事业的传统与现代化 8 绪论 3 档案双元价值的综合发挥是档案事业现代化的价值目标工具价值与信息价值如何完美结合 是现代档案工作体制创新的关键 因此 档案事业现代化应以体现 档案社会责任感 工具价值的实现 和 档案公众服务意识 信息价值的实现 为观念要件 4 经典 意识与现代化呼唤的档案学术归约作者首先把传统视为 经典 其次探求档案学术归约的形成 即把档案传统与现代化之间架起一座桥梁 一个学科要形成一些基本的为业内人普遍公认的概念和范畴 小结 综上所述 不仅档案概念应该体现档案的双元价值属性 档案事业现代化也应理解为对作为方式的档案社会工具价值和作为记录实体的档案信息价值的综合发挥 我们应该关注档案的本然作用和作为连续体的档案传统 并理智看待档案传统的时代意义和不适应性 走出在传统与现代化问题上各执一端的偏狭 中国档案事业的传统与现代化 9 上篇 档案 的本质属性与档案传统的工具价值目标档案是人类对凭证信息的合目的控制 本书作者 中国档案事业的传统与现代化 10 第一章双元价值观与 档案 的定义 第一节档案定义述评一 早期档案学者对 档案 的理解代表二十世纪二 三时年代对 档案 的定义 1 从有历史档案整理经验者的角度 2 从以文档管理实践为背景的档案工作者和早期档案学者的角度 得出的结论 在档案学萌芽阶段 他们只把档案看作是文书的转化物 二 现代档案学者对 档案 的理解代表二十世纪六 七时年代对 档案 定义的台湾档案学者倪宝坤 王征对档案的定义 摆脱了囿于 文书 的局限 更加接近了档案的本质 代表二十世纪八十年代对 档案 定义研究的成果是 1985年 国家标准局发布的 档案著录规则 中对 档案 下的定义是 档案是 国家机构 社会组织和个人从事政治 经济 科学文化等社会实践活动直接形成的文字 图表 声像等形态的历史记录 得出的结论 这个定义把二三十年代的 文书 变成了 历史记录 但是在实质上模糊了文件或文书与档案的区别 二十世纪九十年代至今 档案学界掀起了给 档案 下一个科学定义的热潮 但这些定义仍然不能离开 文书 的局限 中国档案事业的传统与现代化 11 第一章双元价值观与 档案 的定义 第二节 档案 究竟是什么一 双元价值与档案作为 行为方式 和 对象实体 的双重属性作者认为可以用双元价值观的视角对一切档案价值和档案现象进行分析 分析的内容包括 1 档案 的定义 2 考察档案的起源 3 评估我国档案传统的现代性因素和不适应性 4 考察近代档案事业专门化和档案思想的形成 5 构思我国档案事业的现代化目标 二 我给 档案 的定义作者先提出了一个定义要符合的本质性要求 由此提出一个问题 档案的本质属性究竟是什么 经过分析作者得出的结论是 档案从根本上说并不是由文件被动转化而来的 得出这个结论的原因是 记录是文件的一个最显性特征 而实物档案 指纹档案等却都不具备这一特征 可见文件不是转化为档案的必要条件 作者提出一个定义 档案 的有效方法是 撇开文件的局限从档案现象发生的机理来考察 得出作者对 档案 下的定义是 档案是人类对凭证信息的合目的控制 强调档案方式的工具意义 档案是处于人类合目的控制的凭证信息 从对象实体的角度来定义 作者提出这样定义 档案 有四点好处 1 这种约定更加符合现代档案工作发展的需要 2 是据此可以将学术上之 档案 和实践中之 档案 对应起来 有利于在最根本的问题上统一思想 3 是有利于澄清我们在档案 真实性问题 上的模糊认识 4 是有利于改变 后保管 意义的档案观 而将档案视作可以主动借助的社会控制手段 中国档案事业的传统与现代化 12 第二章古代档案词汇的核心意蕴与工具价值目标的局限 第一节 档案 词源与古代档案词汇的寓意一 中 当 档 及档案词源作者认为对档案词源和意义的考察 仅凭对 档案 二字的直观理解是不够的 还必须从字源和词义的沿袭等方面来理解 一 中 与 当 和 周礼注疏 中的 当 我国古代 中 都指的是簿书或档案 为什么用 中 来代表档案这种事物呢 这涉及到字源学上所说的 造意贯通 作者举例说明 1 陆宗达 王宁先生认为 中 的本义就是 文册 2 尹黎云先生认为甲骨文的 中 是旌旗的象征 3 东汉经学家郑玄早就把周文献里的 中 释为簿书 4 清人江永把 中 的档案意义说得最为透彻 中 的档案意义已经十分明确 如果可以说明 当 与 中 有着相通的涵义 则 当 的档案意义就可以得到证明 训诂家们认为 中 和 当 本来就是 音意相通 并说出了三个原因 作者又列出了在 周礼注疏 中把 当 解释为 文书 的三个原因 中国档案事业的传统与现代化 13 第二章古代档案词汇的核心意蕴与工具价值目标的局限 二 清代以前有没有档案意义的 档 字加上了木旁的 档 字在清朝以前已具有档案意义 有文献可据 经分析汉文化中档案意义的 档 字至迟在明代就已出现 综上所述 当 是档案之 档 的前身 正因为它同具有簿书意义的中 音意相通 才使后来的 档 字有了 文案 的涵义 由于 当 最能代表原初意义的档案 中 的涵义 从而具有顽强的生命力 它在经过增字足意的演变后终与古代档案词汇中的另一中心词 案 结合而成今天的 档案 一词 二 一个 秘 字 一个 禁 字在古代档案词汇中 有很多词都能反映档案在人们心目中处于 神秘 神圣 的地位 档案因此在受到尊崇的同时其实体受 控制 的理念支配 总之 古代社会以对档案的控制作为档案管理工作的最初起点甚至全部 其工具价值的实现与这种神圣的价值定位和严密的控制理念是分不开的 这种对工具价值片面强调的结果 必然是档案信息价值的埋没 有了这一个 秘 字 一个 禁 字 我国古代档案工作的封闭格局不用再细说了 长期形成的神秘 封闭的印象以及自闭的惯性思维成了档案事业现代化过程中首先需要革除的思想固疾 中国档案事业的传统与现代化 14 第二章古代档案词汇的核心意蕴与工具价值目标的局限 第二节我国古代档案工作的特点由于社会制度和经济文化的限制 我国古代档案工作终究未能独立成为一项专门的科学文化事业 而只是作为少数统治阶级施政资治的控制工具 这种特点 是古代档案工作不可能产生飞跃突进的根本原因 一 档案产生的初衷是作为管理控制的工具早在文字产生以前 人们就有了记录和保存记忆的需要 他们在记事 记数 盟约中以结绳的方式来保存记忆并实现对约定的控制 可见 结绳记事虽是档案事物发展中的一种初级状态 却是人类在当时的生产力条件下档案愿望的有效实现 其所控信息的凭证性为人们所公认 只是在不同的文明中表现为不同的约定方法和符号意义 因此 档案产生的初衷是作为实现管理和凭证信息控制的工具 作者认为 档案产生的两前提说 即文字和阶级国家说 是错误的 因为档案的起源可以在一定意义上理解为档案方式的起源 它与文件记录的起源 文字的起源虽不能说孰先孰后 也许是一种共生关系 但管理意识 对凭证信息加以控制的意识的产生却一定是档案产生的前提 中国档案事业的传统与现代化 15 第二章古代档案词汇的核心意蕴与工具价值目标的局限 二 施政资治是古代档案工作的核心在古老文明的世界里 建立在稳定社会基础上的官僚体制都把档案管理放在重要位置 档案工作的发展与政权的强化 王权皇权的集中是紧密结合在一起的 这种依附性 御用性和工具性 使古代档案机构不可能从政权机构中脱离而成文化事业机构 档案工作也不可能具有组织 保存和传播档案信息的职能 一 职掌文书档案的官员 同时也是职掌国家政务的官员 有着较高的政治地位 这是我国奴隶社会至封建社会早期档案工作的一个重要特点无论是到春秋后期还是到封建社会后期 档案人员实际的政治影响从未消失 二 古代档案工作的工具目的和政治职能还从档案收藏的内容重心得到反映 帝王记录 舆图 籍帐 户籍 律法典章和谱牒是档案控制的重点在古代 帝王记录 舆图 籍帐 户籍 律法典章和谱牒这些多是统治者证明自己的合法统治 借以从伦理和秩序上实现束缚人民 剥削人民的重要工具 中国档案事业的传统与现代化 16 第二章古代档案词汇的核心意蕴与工具价值目标的局限 在魏晋南北朝时期 流行最多的档案是谱牒 是各大族编修之族谱 家谱 详录一族一家的世系 这类谱牒相当于现代的人事档案 只是以人事门第为主 个人表现为次 对个人表现 才能记得十分简洁 谱牒档案的作用主要在于维护宗法社会的秩序 帮助封建统治者实现控制 它与今天倡导的 家庭档案 有着本质的区别 三 档案保管 整理和利用也体现为鲜明的工具目的我国有极重档案保管的传统 这表现为古代档案保藏地点地理位置和政治位置的重要 库房设施之精以及保密规定的严格 档案的整理和利用也体现出古代档案工作的工具性 唐以后档案的利用领域虽越来越广 但用于控制施政仍是一个绝对重心 三 古代档案工作与图籍 秘书工作界线不分没有独立的工作领域而是与图籍 秘书工作相互交织 是我国古代档案工作的又一个重要特点 只到唐宋以后 档案与图书 秘书工作才渐渐分野 中国档案事业的传统与现代化 17 第二章古代档案词汇的核心意蕴与工具价值目标的局限 首先 古代的文书 图籍与档案不仅各称同源 而且合为一体 其次 由于档案 文书 图籍在名称和内容上密不可分 决定了古代档案收藏和档案工作领域与图书工作领域的交叉重合 小结 我国古代档案工作的特点颇多 局限于单一工具价值目标的政治上的依附性和业务上的不独立是其主要特点 这决定了古代档案工作必然具有神秘 封禁的特征 从而不可能形成独立的工作体系和普遍意义的技术规范 亦不可能揭开 文卷在官司 的 神秘 面纱 成为服务社会公众的科学文化事业 只有当档案成为全体社会成员共同的财富 档案事业才能因科学文化事业性质的确立而建立起科学的工作体系 也才能突破偏狭的政治局限走向广阔的社会领域 这 已经是现代档案事业的目标 中国档案事业的传统与现代化 18 第三章档案品质的维护与工具价值实现 在档案传统中 档案的工具意义表现为对凭证信息证据力的有效控制 且通过文件的原生性与真实性维护来实现 第一节文档原生性与真实性维护信用档案作为当前社会信用体系建设中的核心资源 其对信用的见证程度就从根本上取决于文件阶段的原生性与真实性程度 因此 从文件的形成阶段或档案的源头就要对其加以控制 本章以疏理古代律法中的这些条款 或许能够让我们从中获得一些启发 一 给文档诈伪者设计风险文书的真实性历来受到统治者的格外重视 早在西周时期 对于做假帐者就要实施非常严厉的惩罚 唐律关于文书有意作假的规定最为系统 惩罚也最为严厉 在明 清律法中 把唐代的规定得到了很好的继承 元代也有相应的规定 中国档案事业的传统与现代化 19 第三章档案品质的维护与工具价值实现 二 对文档工作者的责任控制除了故意的文书诈伪以外 文书在形成和传递过程中还会因文档工作者的疏误或玩忽职守而导致内容失真 为了尽可能减少这种现象 古代的律法还确定了相应的文档职业规则 以严格的责任制度确保文书形成的严肃性和运动过程中内容的 高保真 至唐 这些规则已相当系统 首先 误写文书要受惩罚 其次 对文书传递的过程也有明确规定 其三 对于不慎丢失 误毁文书者各朝也分别具款规定 三 文档工作中的积极约束机制被动的处罚功在事后控制 从某种意义上讲 其作用仍然是消极的 要想从根本上扼制 诈伪 的发生 还必须从文档工作机理上作事先的积极预防 即在过程原理中培植自觉的约束机能 从客观上以制度来维护文书的真实性 一 文书用印制这些在文书用印方面的规定 实则是发明了一种历久不衰的文档载体防伪技术 它不仅增加了文书诈伪的技术难度 也为原生性的勘验提供了凭藉 中国档案事业的传统与现代化 20 第三章档案品质的维护与工具价值实现 二 文卷交结制文卷交结制是对文档职守和交接过程的控制 文卷交结制在工作过程中渗入责任机制 其划定责任界限 较好地通过过程的责任约束加强了文档真实性控制 三 档案副本制早在西周时期 副本制就因文档真实性控制的需要诞生了 当时规定 在保管好正本的同时 要制作相应的副本以便稽查 到秦汉时 则 法令皆副 唐代的甲历也袭用了副本制 在清代 档案的副本制更趋普遍完善 防伪的目的也更为明确 档案副本制可以视作内容角度的防伪措施 由于双套制的约束 文档诈伪的成功率大大降低 文档真实性由于稽考依据的存在而得以维护 除上述的制度以外 还有贴黄制 勾检制 一文一案制 定期清查修缮制等 也都在一定程度上保证了档案的原生性 中国档案事业的传统与现代化 21 第三章档案品质的维护与工具价值实现 第二节档案与档案方式的社会干预功能在我国古代 档案工具价值是通过档案和档案方式对行政过程的干预来实现的 包括对行政者政绩的评价与责任监督 照刷磨勘文卷制度体现了廉洁高效的政治理想与档案控制功能的完美结合 照刷磨勘文卷 是元王朝首创的一种行政监察制度 是在宋代磨勘转官之法的基础上演变而来的检查制度 是指对记录行政过程的档案文卷定期予以审查 以便及时发现和处理其中反映的问题 这种制度能够对行政者起时常的警戒作用 从而有效地扼制了政治腐败的发生 被后来的封建王朝所承袭 在明代臻于完善 成为我国古代监察制度走向成熟的重要标志 一 照刷磨勘文卷制度的产生 磨勘 是我国封建社会中期出现的重要的审官形式 由于磨勘不仅对官员意味着严厉的审查过程 还意味着一次难得的晋升机遇 其中包含了激励因素 所以磨勘的周期受到时人的重视 磨勘之法的施行 对宋前中期的政治稳定 经济繁荣起了十分积极的作用 中国档案事业的传统与现代化 22 第三章档案品质的维护与工具价值实现 如果把磨勘视为既有检查惩戒也有褒奖上进 奖惩功能兼具的测评办法 那么磨勘文卷则是更具监察特征的检查手段 是更鲜明的以防治腐败为目的的行政监察制度 二 照刷磨勘文卷制度的动作机制及沿袭照刷磨勘文卷制度在元朝具有广泛的社会影响 成为百姓认可的一种监督形式 照刷磨勘文卷制度在明代得到进一步完善 明王朝之所以强化推行这一制度 有其复杂的历史原因和现实需要 总之 明王朝照刷磨勘主要针对循私 贪赃 枉法三大腐败现象进行 尤其对经济帐目给予了明显的重视 其反腐败的特征是非常鲜明的 明王朝对照刷磨勘文卷制度的实行不只在于程序和过程的完结 更重要的是它还坚持严格的结果催绝制度 明王朝还加强照刷磨勘卷官队伍的自身建设 以保证照刷文卷制度的健康实施 直至清朝前期 照刷磨勘文卷制度仍在社会管理控制中发挥作用 中国档案事业的传统与现代化 23 中篇 信息价值的发现与过渡时期的档案思想档案双元价值观的形成尤其是信息价值的发现是古代 档房 向近代 档案馆 过渡的思想基础 本书作者 中国档案事业的传统与现代化 24 第四章从 档房 到 档案馆 近代档案思想的产生和中国档案事业的专门化 即从古代作为政治附庸的 档房 向近代公共文化性质的 档案馆 转变 以及早期档案学的萌芽 是多方面的原因促成的 八千麻袋事件 和行政效率提高的呼声在其中起了非常直接的作用 近代档案思想有其产生的丰厚土壤 中国档案事业的专门化和档案学萌芽从根本上具有生发的历史必然性 第一节近代社会思潮的激荡19世纪末20世纪初的中国 思想重建 道德重塑 知识重构 传统资源重组是知识界面临的主要问题 就在这种思想的转型中 档案 的文化价值和哲学上 科学上 道德上的意义渐渐引起人们的关注 从而成为近代档案价值观形成的基础 一 科学 求真的精神与实证主义的影响对档案价值的认识在价值取向上源于 实事求是 的科学求真精神 五四 前后 西方哲学思想的传入和 科学主义 思潮为档案思想的形成提供了合适的土壤 来自中西两个方面的实证精神 不仅影响到近人 求真 价值取向的确立 还是近代档案价值观形成的心理基础 中国档案事业的传统与现代化 25 第四章从 档房 到 档案馆 龚自珍被称为中国社会 转折时代的一面镜子 他在 档案 方面的思想和实践也表现出时代超前性 而其档案思想便以尊史和求真的价值取向为根基 在他看来 既然档案是能成就真实研究的原始资料 理应引起社会的重视 梁启超继承了龚自珍的思想 在其史论中 把档案观的形成与求真的科学主张明显的联系在一起 总之 只有档案才是历史的真实而权威的凭证 而真的取向 甚至成为档案整理原则的核心 即 以不失原来之真相为原则 二 公共心 爱国心的滋养和近代文化事业的拉动近代档案馆的诞生 档案思想的新主张 档案事业及档案教育等都是在图书馆和博物馆事业的拉动下及公共意识的觉悟和爱国心的驱使之下才开展起来的 八千麻袋 事件和档案文献弃之外邦的情况 激发了公共心和知识界的爱国良知 公共心 公德心 爱国心以及公共权利的呼声日渐高涨 在这当中 梁启超 蔡元培 鲁迅以及旅欧的一些学者发挥了重要作用 他们对西方档案馆的介绍 引起了国内知识界对公共档案馆机构的向往 也成为我国近代意义专门档案馆性质和功能定位的重要参照 中国档案事业的传统与现代化 26 第四章从 档房 到 档案馆 第二节 史 与 新史学 中的 档案 在作者看来 没有近代史家和近代史学 就没有近代档案价值观的形成 就没有近代档案思想和档案事业的专门化 也就没有中国档案事业的现代化基础 我们需要了解史学对档案专业的贡献 一 传统史学的影响在我国古代 档案工作虽以工具价值的体现为主要目标 但那些参与记录和有机会接触档案的史家则对档案内容价值 信息价值 有着初步的认识 这些思想还成为影响近代档案思想形成的重要因素 尤其在档案史料价值认识方面 这种影响更为明显 近代学者们在讨论档案问题时几乎都要援引古例 在古代史家中 唐人刘知几 清人章学诚的影响最为直接 二 新史学 对档案信息价值的凸显1901年 1902年梁启超的 中国史叙论 和 新史学 发表之后所开始的新史学运动 以及此中具有相当影响的 近代史学即史料学 思想 对近代档案价值观的形成有非常重要的引导作用 不少学者在谈论档案价值时都是从新史学和史料学的角度展开的 中国档案事业的传统与现代化 27 第四章从 档房 到 档案馆 新史学的 新 给档案提供了新方法 档案也是符合新史学这种创新要求的理想素材 中国的 档案 意识是随着向西方史学的学习和把一批颇有影响的西方史学理论名著译成中文出版的这种 科学的治史方法 的输入而潜滋暗长起来的 班氏等人的史学方法中 强调档案在现代史学中的作用是一个非常突出的特点 傅斯年是在史学方法上学习西方并因此确立档案价值观的又一个代表人物 他受德国兰克史学的影响 其特点是崇尚史料 讲求实证 姚从吾则是一位将欧洲史学方法与档案价值的分析更直接地加以说明的学者 第三节来自欧美的档案专业见识早在三四十年代 蒋廷黻 傅振伦 朱士嘉 姚从吾等熟悉我国档案整理状况的著名学者已对欧美档案工作进行过悉心的考察或专门的学习介绍 这种源于档案整理实践而又及时影响到国内的考察学习 应视作我国档案工作学习欧美经验的早期阶段 它对规范当时的历史档案整理工作 尤其对我国档案分类原则的尽早确定 对我国早期档案学的产生都有着重要的意义 中国档案事业的传统与现代化 28 第四章从 档房 到 档案馆 一 源起20世纪20年代以后 尤其30 40年代 赴欧美考察的不少学者 才开始将档案馆作为一个重要的去处 这使我们注意到早期档案工作学欧美现象发生的历史原因 首先是社会对档案学术价值前所未有的重视和历史档案整理的大规模实践 学者们认为 档案 是 一切政学来源 语言的最好证据 政治 经济 文化如果依据档案 以统计的方法 便 可以从事于各种有价值的研究 这是档案信息价值的大发现 档案内容价值观 或信息价值观 的普遍确立更直接的动力是国内历史档案整理 收藏和得用实践的迫切需要 此外 随着档案工具价值在近代国家管理中的意义被认识 行政领域也要求 考究处理档案的方法 这也在一定程度上强化了人们考察海外档案工作状况的兴趣 结论 早期档案考察学习的发生不仅有其深厚的社会学术土壤 而且也是档案工作实践的要求 暗合着近代档案事业专门化过程和档案工作实践本身的发展规律 二 全方位的考察学习活动上述学者在欧美有关档案的考察学习活动 可从以下几个方面来概括 一 亲睹欧美档案馆建筑 对其风格及变迁史以及馆藏档案有了初步了解 二 对档案管理 主要为整理Arrangement与分类Classification 和开放利用的特别关注 中国档案事业的传统与现代化 29 第四章从 档房 到 档案馆 三 接触欧美档案学思想 参与外国档案学术组织和活动 介绍 翻译档案工作资料和档案学著作 四 对欧美档案职业教育的关注三 意义与影响早期对于欧美档案管理的考察学习 对我国历史档案整理实践 尤其分类原则的确定和分类编目方法的进步 对我国早期档案学的产生乃至我国专门化档案馆的诞生 都有直接的影响 首先 欧美档案工作社会化程度 有利于国人形成完整的档案工作概念 早期学欧美活动最直接地影到国内档案馆工作实践 尤其对分类方法的统一起了重要作用 来源原则就是在此时被最终选定的 其次 近代档案学的产生与发展也受到此次欧美经验的影响 使我国的档案学从成熟理论的层面和广泛借鉴的角度拓宽了视野 中国档案事业的传统与现代化 30 第五章信息价值的发现与过渡时期的档案思想 第一节从 旧档无用 到 档案关系政治学术 一 旧档无用 及其实质 旧档无用 并不等于 档案无用 或者 新档无用 为什么会产生与今所谓 高龄档案应该受到尊重 完全相反的心理倾向呢 107页 旧档无用 四个字 实质上代表了我国古代的档案价值观 它从思想层面上决定了档案事业的传统与现代化之间的差别 作者把这种档案价值观姑且称之为 工具价值观 或 一元价值观 二 从一元价值观到双元价值观近代档案思想的深刻意义正在于首先实现了档案价值观的突破 即在重视 旧档 信息价值的基础上 确立起档案双元价值观 一 龚自珍 张之洞和罗振玉的启蒙作用龚自珍号定庵 他的档案价值观率先表现出双元的倾向 即既重于档案方式的社会工具价值 又看到了作为文献实体归属的内容信息价值 张之洞能超出一般臣僚 积极借助档案内容信息的凭证作用 对档案信息价值的实现有较为自觉的意识 中国档案事业的传统与现代化 31 第五章信息价值的发现与过渡时期的档案思想 罗振玉的功劳远在张之洞之上 因为他以实际行动驳斥了处于优势的 旧档无用 的观点 直接引导了近世学者们对档案价值的关注 更重要的是 他能视档案为公共学术资源 不是将所购档案藏于私宅 而是组织力量悉心整理 纂成 史料丛刊初编 十册刊布于世 共享于整个学界 二 档案价值理论的建设和近代档案价值观的形成如果说龚自珍 张之洞 罗振玉只是近代档案价值观的先导者 那么蔡元培 孟森 梁启超 沈兼士 胡适 刘半农 傅斯年 顾颉刚 姚从吾 徐中舒 傅振伦等先生则是早期档案价值理论的建设者 他们不仅对档案文献的信息价值及品质优势作了空前的关注和深入分析 而且也并不否认档案作为方式的社会参与功能或工具价值 首先 他们从文献与史料的角度 特别注意到档案与其它文献的价值区别 强调档案作为史料的品质优势 进而得出档案 是一切史料当中最重要的史料 的结论 近代学者们对档案信息品质优势的定位 赖以对档案发生的社会机理有了前所未有的认识 中国档案事业的传统与现代化 32 第五章信息价值的发现与过渡时期的档案思想 近代的学者围绕 什么是档案 的讨论 拓宽了人们对档案形式和内容的认识 尤其在社会公众对档案尚为陌生的时候 这于档案意识的普化是很有帮助的 近代档案价值观还体现了鲜明的时代特征 从文献归属的视角强调档案的信息价值 到了三四十年代强调行政效率的政治大背景下 档案作为一种方式的工具价值又在现代管理的层面上被重新强调 此时的档案工具价值目标 已和古代控制人的价值目标有了很大的区别 其中有了科学管理之工具的意义 所以其中含有档案双元价值观综合作用的成份 在龚自珍的认识之上更明确地提出档案的双元价值并重的学者有沈兼士 何鲁成 殷钟麒 其中作为中国第一位档案馆馆长的沈兼士先生 他的归纳最为恰当 一句 档案关系一代政治学术之盛衰者极大 很好地表达了双元价值并重的思想 此所谓 政治 强调的是档案的资政干预即工具价值 其所谓 学术 则是对档案作为文献归属的信息价值的概括 所以作者认为 沈兼士先生对档案价值的认识是卓然于时代之上的 中国档案事业的传统与现代化 33 第五章信息价值的发现与过渡时期的档案思想 三 近代档案价值观的影响近代档案价值观的形成和传递 不仅在当时产生了重要的社会影响 为档案事业的专门化营造了社会氛围 还为我国档案事业的长远发展准备了社会心理基础 一 强化了社会档案意识 推动了档案事业的现代化进程从一定意义上讲 近代档案价值观的形成过程 就是一次史无前例的社会档案意识的宣传强化过程 由于档案价值观部分生发于档案整理和档案工作的实践 它反过来又推动档案整理的实践和档案事业的现代化 二 影响到人们的史料价值观和历史观由于对档案品质优势的充分估价 档案在史料序列中日益占居显要的位置 档案价值观使近世学者对档案所遭厄难表现出忧愤 三 引起了近世学术风气和治学方法的重大转变近代档案价值观所起的作用已经超出了档案与史学的领域 它不仅引起了社会各方面对档案的兴趣 还对建立科学求实的学风起了重要作用 档案整理的实践和档案价值观还促使了中西史学的交流和现在史学方法的探讨 也因此影响到一些学者的治学方法 中国档案事业的传统与现代化 34 下篇 双元价值观与档案事业的现代化目标档案事业现代化是对档案作为方式的社会工具价值和档案作为结构对象实体的信息价值的综合发挥 本书作者 中国档案事业的传统与现代化 35 第六章双元价值观与现代档案事业的核心理念 第一节工具的扩张 档案社会责任 与 维护 控制 一 维护维护是为了控制 维护是指档案实体或档案记录信息的真实性得以确保 它是实现档案控制功能的前提 在 维护 的观念指引下 档案工作者不仅要注重现有档案资源的内容真实性 还要关注整个档案形成和运动的过程 以高度的社会责任感和足够的专业技能履行 维护 的使命 二 控制 在我国档案传统中 作为控制的理念贯彻于各个方面 档案方式被很好地借助为社会秩序建设的工具 很值得我们借鉴 首先 中国档案传统表现了非常突出一致的工作重心 对于契约 律法 财务簿记 户籍 赋税 谱牒等关于国家经济 秩序方面的档案给予了特别的重视 从档案的角度体现了社会在规则 经济 伦理方面控制的思路 其次 由于我们一个时期以来对档案工具价值的漠视 已经付出了惨重的代价 诸如假证件 假帐簿 假报表泛滥等许多社会问题都源出于此 档案事业现代化不能以放弃工具价值作代价来树立开放形象 反而要明明白白地强调档案的社会工具价值 告诫政府借助其控制职能 中国档案事业的传统与现代化 36 第六章双元价值观与现代档案事业的核心理念 第二节信息的有效 服务社会公众 与 组织 共享 一 组织 一 作为名词的 组织 作为名词的组织 即我们如何建设一个健康的档案专业组织机构 档案部门只有通过内部要素的优化以及外部环境关系的改善来实现档案事业组织结构和职能的转变 才能为档案事业的现代化转型提供结构支持 二 作为动词的 组织 档案双元价值的实现还要靠档案专业部门和档案工作者积极有效的组织 这是档案作为一种方式通过有意识的记录在整个档案文化中起组织作用 这与被动地保管档案完全相反 是档案工作者作为 档案文化的积极塑造者 所应有的态度 只有将有限的馆藏空间用于保存丰富的对国家有意义和为社会公众感兴趣的档案 我们的工作才能最终获得社会的认可 档案信息才有可能可为真正有效的社会信息 中国档案事业的传统与现代化 37 第六章双元价值观与现代档案事业的核心理念 二 共享 一 共享 是一种权力描述 共享 是信息民主环境中社会公众对于档案信息的利用权 共享 还可以理解为档案方式为社会公众所接受 于个人 家庭 私营企业的管理中 档案方式都能成为被借助的工具 二 共享 是一种档案资源存在状态在档案馆里有没有对公众有用的信息 这是实现档案信息资源共享的物质前提 三 共享 是一种档案信息技术和相宜的法律环境档案信息的 共享 依赖于渗透到千家万户的信道建设和识别系统 为了实现档案信息的共享 相应的法律环境是必须的 如果没有规则 档案信息的共享便会失去秩序的保障 档案信息价值就无法有效地实现 中国档案事业的传统与现代化 38 第七章现代档案职业观与档案工作者的角色 第一节现代档案职业观一 在过去与将来之间 时间观档案工作者在界定职业使命的时候 总是习惯地着眼于过去和将来两端 因而把自己的社会角色定位为 承与传 在这种时间观里 档案工作者以 承 与 传 为旨归 忽视了过去与将来之间的 现在 忽视了档案工作者在现时代应该发挥的社会参与作用 我们的时间观要革新 要在 传 承 的观念中加入积极服务于现实社会的理念 用 这种观念的确立必然为我们带来立足于现实工作的创新意识 变消极被动的守候为积极的档案信息服务 使我们的作用受到同时代人的尊重 二 在馆 室 与广域联系之间 空间观这个问题可以从两个方面理解 一是档案资源的贮存空间 一是档案工作者的活动空间 过去 档案工作的各个方面都局限于馆室狭窄的物理空间 然而在信息时代的网络环境中 档案馆的资源将不仅包括实体的馆藏资源 还将包括通过网络结构的资源 档案工作者活动空间的拓展则反映了档案工作更为广泛的社会作用 中国档案事业的传统与现代化 39 第七章现代档案职业观与档案工作者的角色 三 在传统与现代化之间 价值观档案事业由传统而现代的过程 实质上是一个从工具价值的偏重经由信息价值的发现到双元价值并重的转化过程 档案信息价值的发现成为早期现代化思想的基础 所以 档案事业现代化是对档案作为方式的社会工具价值和档案作为记录实体的文献信息价值的综合发挥 而不是放弃其中一个方面的价值 档案事业现代化应以体现 档案社会责任感 和 档案公众服务意识 为观念要件 四 在纸质文件与电子文件之间 技术观至于技术观 指档案工作者要清醒地认识到档案工作技术环境和信息化环境所引起的专业概念的变化以及专业技能方面的时代要求 第二节现代档案工作者的角色一 档案文化遗产的积极塑造者随着社会转型和档案技术环境的变化 档案工作者将从档案实体的被动守候者 变为档案信息资源合理结构的策划者 档案信息安全的卫士和档案文化遗产的积极塑造者 中国档案事业的传统与现代化 40 第七章现代档案职业观与档案工作者的角色 二 档案功能的设计与监督者档案工作者将利用自身的专业技术来实现档案资源的组织并维护来源的真实性和信息的安全传输与贮存 三 档案共管机构的合作参与者由于档案工作逐渐由国家模式向社会模式的转变 档案机构将与社会其它机构共同管理档案 因而档案机构和档案工作者将会由单一的管理主体变为重要的专业参与合作伙伴 档案部门的主要职能将由 管理 与 服务 共同构成 四 档案管理技术专家与档案信息服务商随着档案社会意识的增强 各行各业将更普遍地产生档案技术的需求 档案工作者有义务提供相应的技术咨询和实地指导 随着档案事业社会化的进展 档案管理技术服务 档案管理设备 档案信息及加工产品还将共同构成档案文化与信息产业的内容 在这些智能性服务中 档案工作者在作为档案管理技术专家的同时 有可能扮演服务商 开发商的角色 中国档案事业的传统与现代化 41 第八章社会契约化与档案事业法制化 第一节档案与社会规则当社会文明尚处于低级阶段的时候 档案的出现发挥了规则的作用 甚至就是规则的本身 在社会高度文明的今天 档案和档案事业仍然是维系社会规则的重要力量 一 社会契约化与档案档案与契约有着密切的关系 契约借助档案的控制功能维护文本实体的安全和信息保真 档案实体本身又是契约关系的凭证 当今中国 规则 正成为我们谈论的一个重要话题 档案和档案事业将在建立和维护社会规则方面发挥更为积极的作用 二 档案功能与诚信控制 一 真 诚信的本质与档案的本质 诚信 一词 由两个同意互注的字构成 诚 信也 信 诚也 指真实而可以信赖 诚信的本质在于 真 档案的本质 对凭证性信息的合目的控制 实可以理解为 真 和对 真 的维护 总之 档案与诚信的本质都可以理解为 真 档案是真实与诚信的重要载体 档案方式是人们以事物真实性控制的理想模型 中国档案事业的传统与现代化 42 第八章社会契约化与档案事业法制化 二 善 伦理 合目的性 档案方式源于人类对诚信控制功能的需要有了产生档案方式的人类心理 然后才可能有实态的档案 因此考察档案的起源 实则是要追究档案方式产生的渊源 是合目的性控制功能的需要决定了人们发明档案方式 这种合目的性控制 对社会有重要的规范约束和教化作用 即我们在哲学上所说的 善 的功能 所以 档案方式是人类对诚信控制的心理需求的产物 它借助于一定的记录手段 但并不一定要以成形的文字和阶级 国家的产生为前提 三 信用档案 诚信控制的物质基础 信用信息的核心资源 信用档案 是直接以诚信控制为目的所形成的新门类专门档案 它的提出是社会规则意识 诚信意识和档案意识综合作用的结果 信用档案作为信用体系中的基础信息和核心资源 怎样实现与整个信用系统的链接 从而真正为社会所共享 还需要我们认真研究 为了这个系统的资源建设和价值实现 国家还应尽早为其提供相宜的法律政策环境 并为全国性网络的构成 加大必要的技术资金和人才投入 中国档案事业的传统与现代化 43 第二节档案法制建设与档案法学研究一 新时期档案法制建设的重要性档案不仅成为具有广泛社会性的事业 而且被愈来愈多的有识之士看做衡量管理能力的标准 体现和维护知识产权的法律依据 被看做是与经济直接相关的无形资产 新的经济管理体制要求档案行政管理部门由以往微观业务指导 转向以宏观依法监督为主 使档案工作成为法人的自律行为 面对档案工作在市场经济和知识经济背景下的困惑 仅依靠自身自发的作用是无法解决的 要想在短时期内成功地推进档案事业的现代化 只有走法制化的道路 二 当前档案法规系统的缺陷 一 宏观 中观 控制不够法律规章之间存在矛盾 地方和专门档案管理办法的制定缺乏统一规范的要求 第八章社会契约化与档案事业法制化 中国档案事业的传统与现代化 44 第八章社会契约化与档案事业法制化 二 不全面在档案法和行政法规之间有空白 三 可操作性不强档案执法缺少必要的强制措施 档案开放规定不具体 四 内容滞后主要表现为 一是对市场竞争形势下随着法律关系的变更导致的档案所有权问题缺乏明确表述 档案资产问题没有法律依据 二是对非纸化文件如电子文件的档案意识及其转化过程中的法律问题尚需研究 这是一个对社会具有广泛和深远影响的课题 五 缺乏与相关法律系统的协调和渗透档案法规系统应从宏观上对档案法规进行协调和咨询 对没有将档案规范纳入行业自律规章的要主动渗透 要使各行各业的档案管理真正有法可依 中国档案事业的传统与现代化 45 第八章社会契约化与档案事业法制化 三 档案法学研究的深入针对新时期档案工作的发展 目前档案法学研究应首先思考下列问题 1 市场经济新阶段 知识经济与 入世 环境中现行档案法规的不适应性 2 非纸化文件 主要指电子文件 转化为档案过程中的法律问题 3 新时期档案法规体系的目标模式 4 档案执法环境建设 5 案例研究 档案法学研究应在上述问题上组织攻关 尽快在以下具体问题上获得突破 首先 要将档案法制建设置于市场经济和知识经济与 入世 的大背景下研究 既考虑这种背景给档案工作带来的便利 也正是这样环境给档案管理的制约和档案法制涉及的新领域 第二 要探讨如何在电子文件管理中导入档案控制这一迫切需要解决的问题 研究电子文件的原始性和档案证据价值的法律认可 在法律上将电子文件的归档 保存划为档案馆职责 中国档案事业的传统与现代化 46 第八章社会契约化与档案事业法制化 第三 针对档案工作主体在计划经济下行政指令性过多的弊端 针对档案工作因为历史原因而相对处于社会低谷的现实 要强调档案法规在档案工作主体的自我约束 自我规范方面的建设 第四 要在档案法制建设中更鲜明地以确立全方位开放的档案事业格局为中心 更鲜明地体现档案工作主题 即档案利用工作 第五 要对市场竞争和多元所有制结构条件下档案形成主体的权利关系在兼并 破产 合资等情形下的所有和价值评估等方面的问题寻求法律上的准则 第六 要从法理的角度科学界定档案法律责任 探讨与整个社会法制环境相宜的执法机制 要使档案法学研究真正有裨于档案法制的理论建设 还必须注意科学的研究方法 计量分析的方法 比较研究的方法 电子技术 研究队伍的合理组织 中国档案事业的传统与现代化 47 第九章档案信息化之 化 第一节档案信息的特点及其在信息资源概念中的意义一 档案信息的特点 一 档案文献是不应忽视的丰厚 信源 我国文献信息资源已初具规模 各种文献逾十亿册 其中包括馆藏档案文件超过1 5亿卷 录音 录像 影片等档案14 47万盒 仅绝对数量上就超过整个的15 这些档案文献不仅数量上浩如烟海 与日俱增 而且广泛涉及时代的社会变革 历史事件 政治人事 军事 经济 文教 科技 交通运输 天文气象 地质水文 物产资源 自然灾害 地方文化等各个方面 二 档案信息的品质优势从社会信息的角度来看 由于档案与社会的同构和对应关系 使档案信息成为真正的信息 原料 具有信息学上的品质优势 1 由于其社会实践中自然生成的特点 因而是宝贵的信息资源的中的 元资源 2 由于档案信息是社会实践活动的伴生物 它们本身就是社会实践的 化石 因此 如果以信息的认知过程和认识能力为依据 它又属于 实在信息 和 客观信息 的范畴 中国档案事业的传统与现代化 48 第九章档案信息化之 化 3 由于档案以保持其基本的来源联系为存在的逻辑结构 其已然或将来的信息内容都将互相保持必然的来源联系 4 由于档案信息来源和应用于政治 经济 军事 工业 农业 科技和文化等广泛的社会领域 因此如果从信息的生成领域和应用部门来考察 档案信息又属于 社会信息 的范畴 具有广泛的社会用户 二 档案信息在信息资源概念中的意义档案信息出于档案信息资源 因此这里讨论档案信息在整个社会信息中的意义 主要是从档案信息资源在社会信息资源中的意义而言 第二节档案信息的本质一 档案信息的本质是自然真实的广义 来源 一 认为档案信息限指档案中所记录的内容 二 认为档案信息是档案内容与物质载体的结合 请注意是物质载体 中国档案事业的传统与现代化 49 第九章档案信息化之 化 三 认为档案信息应包括档案载体的原生信息及其加工品 其中原生信息指档案原件或者通过某种手段或方式确认的具有原件意义的机读件 后者指档案内容不同层次的加工品和档案原始载体的复制品 第一种看法虽然注意了信息的抽象性特征 但它忽视了档案的特征 致使概念不符合本质性的要求 第二种看法虽然注意体现了档案的原始特性 但对载体的 物质 性的强调 使这种理解不符合概念的周延性 第三种看法虽然与我们的观点更接近 但仍囿于实态的档案观 认为 档案信息是以档案为物质存在形式的信息 忽视了电子档案信息的虚拟特征 没有顾及电子档案对技术环境和信息环境的依赖性 所以仍然没有揭示档案信息的实质 作者认为 档案信息是档案文献所维系的自然真实的来源联系 即与社会实践的同构或对应关系 这种来源联系与 来源原则 的 来源 既有关系又有区别 可以作时间 空间 人物 事件和数据等多元的广泛理解 二 为什么要以广义的来源联系定义档案信息的本质 一 对来源原则的 原则 作新的延伸 中国档案事业的传统与现代化 50 第九章档案信息化之 化 二 避免了以载体的物理对象为信息本身 把 档案信息 与 档案 严格区别开来 将