档案管理概述-副本.ppt

档案业务辅导 档案管理概述 焦作市档案局业务科杨春民 档案管理概述 讲课提纲 档案管理概述 档案事业与人类社会相始终 记载着人类文明的灿烂辉煌 肩负着记录历史 传承文明 服务社会 造福人民的崇高使命 档案的起源研究是一个复杂的问题 它涉及档案的性质 种类 发展规律 同时还涉及历史学 考古学 民俗学 语言文字学等知识学科 从语言的产生到文字的发明经历了漫长的社会 历史过程 进而 档案的起源 产生也随之演变而来 第一章档案的起源 产生和发展 档案管理概述 文字的发明是档案产生的前提条件 原始记事是档案的起源 国家的产生是档案产生的社会条件 第一节档案的起源和产生 档案管理概述 纸质档案 声像 电子档案 石刻档案 缣帛档案 金文档案 简牍档案 第二节档案的发展演变 甲骨档案 档案管理概述 档案伴随着人类文明的产生而产生 在人类社会中发挥着重要作用 人们在社会实践活动中对档案的使用使他们对档案的认识不断深化 尤其是随着档案工作的日益突出 人们开始系统认识和科学阐述档案的概念及含义 第二章档案的概念 种类及价值 档案管理概述 第一节档案的概念 中华人民共和国档案法 指出 本法所称的档案 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文学 图表 声像等不同形式的历史记录 档案管理概述 档案定义包含的基本内容 1 档案是直接形成的历史纪录 2 档案的形成者 3 档案来源于文件 文件是档案的前身 档案是文件的归宿 文件是档案的基础 档案是文件的精华 文件是档案的素材 档案是文件的组合 4 档案的形式多种多样 5 档案的本质属性 档案管理概述 知识链接 档案的形成 档案是由文件转化而来的 条件有三 一是文件是档案的前身 档案是文件的归宿 办理完毕的文件才能成为档案 二是文件是档案的基础 档案是文件的精华 具有一定参考利用价值的文件才能成为档案 三是文件是档案的因素 档案是文件的组合 按照一定规律保存起来的文件才能最后成为档案 全宗 就是指一个独立机关 团体 企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案的有机整体 简单地说 就是一个立档单位所形成的档案就构成一个全宗 构成全宗的单位就叫立档单位 构成立档单位的条件 一是能独立行使职权 并能以自己的名义对外行文 二是一个预算会计单位或经济核算单位 可以编制预算或财务计划 三是设有管理人事的机构人员 并有一定的任免权 档案管理概述 文书档案 专门档案 科技档案 声像档案 第二节档案的种类 档案管理概述 第三节档案的基本价值和作用 一 管理工作的查考依据 二 生产活动的参考依据 三 政治斗争的重要工具 四 科学研究的可靠资料 五 宣传教育的生动材料 六 维护权益的法律书证 一 档案的一般作用 档案管理概述 档案的凭证作用是由档案内容和形式的所决定的 是对档案价值的充分肯定 档案作为过去各项社会活动的真实记录为现实和今后各项社会活动的开展提供了参考借鉴的丰富资料 凭证作用 参考作用 二 档案的基本价值 档案管理概述 第三章档案管理工作 档案管理工作是指档案室和档案馆所从事档案业务工作 即用科学原则和方法管理档案 为党和国家各项事业服务的工作 档案管理业务工作内容可分为 收集 整理 鉴定 保管 统计 提供利用等 他涉及到机关的各个部门 直接关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用 档案管理概述 第一节档案管理工作的组织领导 1 成立档案工作领导小组 2 建立档案管理组织体系 档案管理概述 第二节建立健全档案管理制度 规章制度 1 文件材料分类方案 归档范围 保管期限表 三合一制度 2 立卷归档制度3 档案保管制度4 档案保密制度 5 档案利用制度 6 档案统计制度 7 档案鉴定销毁制度 8 专兼职档案人员岗位责任制9 室藏档案保管应急处置方案10 计算机档案信息网络应急处置方案 档案管理概述 第三节档案收集工作 档案收集工作 就是根据党和国家的有关规定 通过一定的方式和手续 把散存在机关内部和个人手中的文件材料 加以清交 聚集的工作 档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节 与档案工作中其他各项工作比较起来 它处于一种特殊的地位 是档案管理工作的首要程序 直接影响着档案管理工作的开展 是确保档案管理工作质量的前提条件和物质基础 档案管理概述 一 档案收集工作的意义 1 收集工作是档案管理工作的起点 是档案业务基础工作中的基础 2 从组织整个档案工作来说 档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要的具体措施 3 从收集工作质量高低的影响来说 它直接关系到档案工作的其他环节 中华人民共和国档案法 第十条规定 对国家规定的应当立卷归档的材料 必须按照规定 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交 集中管理 任何个人不得据为己有 二 收集工作的法律依据 档案管理概述 齐全完整 是收集工作的基本原则 这里需要做到四点 三 收集工作的原则 1 全面收集2 重点收集3 帐外文件的收集4 检查已归档文件材料的质量 档案管理概述 第四节档案的整理工作 档案整理工作就是把需要进一步条理化的档案进行基本的分类 组合 排列和编目 使其系统化起来的过程 这项工作是以区分归档范围 年度 类别 保管期限 修正装订 排列 编号 编目 装盒等形式来加以完成的 经过整理后的档案应该尽量能够达到全面地 历史地反映立档单位的活动面貌 能够揭示出文件材料之间的相互联系 保证查找的顺利 以便充分发挥档案的作用 档案管理概述 一 档案整理工作的意义 1 档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件 2 档案整理工作为档案工作其他业务环节工作的顺利开展而奠定基础 3 档案整理工作为妥善安全保管提供了条件 4 档案整理工作又是档案统计工作的基础 5 档案整理工作又是档案检索工作的条件 6 通过整理还能对档案的收集予以促进 档案管理概述 二 档案整理工作的原则 1 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 2 区分不同的保存价值 借鉴 文件材料整理及归档办法 机关文件材料归档范围和档案保管期限表 3 便于保管和利用 档案管理概述 目前 我国推行的归档文件整理方法有两种 即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法 文件级整理方法 就是将归档文件以 件 为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 件的定义 件是指归档文件的整理单位 三 档案整理工作的方法 档案管理概述 以 件 为单位的概念 档案管理概述 注意 这里所说的 为一件 就是实体装订在一起 编目时也应视为一条条目 但不允许将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起 这样容易引起检索混乱 难以查找 然后按照2006年国家档案局8号令 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 有关要求 区分年度 归档范围和保管期限 结合本单位分类方案进行排列 编号 编目 以完成对档案的系统化整理 便于日后的档案利用和信息资源整合 档案管理概述 第五节档案的鉴定工作 档案价值鉴定工作是指档案馆和档案室按照一定的原则 标准和方法判定档案的价值 确定档案的保管期限 剔除失去保存价值的档案 予以销毁 使保存的档案更加精炼 这样一个工作过程 我们称之为档案价值的鉴定工作 简而言之就是判定档案的价值 决定档案的存毁 档案管理概述 一 档案鉴定工作的内容 档案管理概述 二 档案价值鉴定工作的意义 1 档案经过价值鉴定以后能够便于对有价值的档案进行查找和利用 2 通过对档案价值的鉴定 便于档案的整理和保管 3 经过鉴定的档案有助于我们在应对突发事件时抢救有所重点 不至于因其而玉石俱毁 档案管理概述 三 决定档案价值的因素 1 档案自身的特点和状况 2 社会利用的需求是决定档案价值的主体因素 上述决定档案保存价值的两个因素是相互作用 辩证统一的 档案客体是档案价值实现的物质承担者 而利用档案的需求是档案价值实现的社会条件 两个因素都是客观存在的 只有将两者客观地结合起来 综合考虑 才能决定档案的保存价值 档案管理概述 四 鉴定档案价值的基本观点 要求 1 全面的观点 2 历史的观点 3 发展的观点 档案管理概述 五 具体分析档案保存价值的方法 1 看文件与立档单位的关系 2 看文件内容 3 看全宗以及全宗内档案的完整程度 4 看文件作者 责任者 5 看立档单位的社会地位以及发挥的作用 6 看文件的形成时间 7 看文件的名称 8 看文件的可靠程度 9 看文件的有效性 10 看文件的外形特点 档案管理概述 六 鉴定档案保存价值应注意的几个问题 鉴定档案 必须从国家和人民的整体利益出发 用全面的历史的观点 确定档案的保存价值 1 真正鉴定过程中要以国家规定的区分档案价值的原则和标准 即国家制定的各种档案保管期限表 2 鉴定档案的保存价值必须对档案在各方面所起的作用加以全面考虑 综合分析 3 要正确对待重复 也就是以保存本机关形成的档案为主 4 妥善解决鉴定过程中的宽与严问题 档案管理概述 第六节档案的安全保管工作 档案的保管工作泛称为日常档案管理工作 它作为档案科学管理的一项业务 是有其特定含义的 即根据档案的成分与状况而采取的存放与安全防护措施 档案保管工作的内容 1 保护档案的专门措施 2 档案流动过程的保护 3 档案的库房管理 档案管理概述 二 档案保管工作的意义 档案保管工作质量的高低 对提高档案管理水平具有重大的影响 档案保管工作是整个档案工作有机组成部分之一 它与其他环节有着密切的联系 不能离开其他环节而单独存在和孤立进行 档案保管工作不是单纯为保管而保管 其最终目的是为了保证党和国家各项工作对档案的利用 档案管理概述 三 档案保管工作的任务 档案保管工作的任务 就是了解和档案损坏规律 通过经常性工作 采取专门的技术措施 最大限度地防止和减少档案的损毁 延长档案的寿命 维护档案的系统性和完整性 保证档案的政治安全 防止失泄密 档案管理概述 四 档案安全保管技术指标 十防 防盗 防火 防尘 防潮 防虫 防鼠 防高低温 防紫外线照射 防污染 防霉烂变质 温度 14 24 湿度 45 60 档案保护工作渗透于档案的形成 整理 保存 利用等各个环节 档案工作者应当树立档案保护意识 坚持 预防为主 防治结合 的原则 认真做好档案保护工作 以便档案的长久保存和利用 档案管理概述 第六节档案的提供利用工作 我们所有档案工作的目的就是发挥档案的作用 为社会各项活动服务 为了达到这一目的 我们必须开展一系列工作 其中根据客观需要 通过一定得方式 方法提供档案信息 为各个方面服务的工作 我们称之为档案的利用工作或者是档案的提供利用 档案管理概述 一 档案提供利用的内容 基本内容主要有三点 1 介绍馆 室 藏的内容与成分 2 了解客观需求 及时向利用者介绍和报道馆藏 提供咨询服务 3 通过各种方式迅速准确地查找出利用者所需的档案信息 并了解利用效果 档案管理概述 二 档案提供利用工作的意义 1 档案提供利用工作是整个档案工作的中心任务 体现着档案工作的目的 2 档案提供利用工作直接体现了档案工作的方向和作用 3 档案提供利用工作对整个档案工作有检验和促进作用 4 开展档案的提供利用工作是档案管理系统输出档案 发挥档案作用 实现档案价值的主渠道 1 牢固树立服务思想意识 2 正确处理提供利用与保密之间的关系 注意 档案管理概述 三 档案提供利用工作中应注意的方面 档案管理概述 第四章档案信息化建设 档案信息化是国家信息化 地区信息化 行业信息化和机构信息化的重要组成 也是当代档案理论和实践的核心任务 随着信息技术的普及 档案管理信息化成为国家社会信息化发达程度的重要标志之一 档案管理概述 特点 一 档案信息化建设的内涵 档案信息化是指应用信息技术生成 管理 开发利用档案的过程 1 档案信息化是一个动态的概念 2 档案信息化以信息技术的应用为前提 3 档案信息化是一个多要素综合作用的过程 档案管理概述 二 档案信息化建设的意义 1 档案信息化建设是档案工作规范化管理的必要条件 2 信息化建设滞后是阻碍档案工作规范化管理的重要因素 3 档案信息化 可为领导决策 科学研究和知识普及提供