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普查档案管理 北京市档案局市直业务监督指导处乔佳2007年6月 普查工作档案 是指经国务院批准 由国家统计部门承办的各项普查工作过程中形成的 具有保存价值的文件材料 包括各种文字 图表 声像及实物凭证等形式的历史记录 普查工作档案管理规定 国统字 2006 70号 普查文件材料归档范围 文件类资料 表册类音像类实物类 关于认真做好北京市第二次全国农业普查档案工作的通知 京农普办发 2006 30号 文书档案 1 各级党政机关有关普查工作的命令 决定及批复 各级党政领导同志的重要讲话 题词 2 各级普查机构的请示 批复 报告 通知 工作计划 简报 会议文件材料 包括会议通知 议程 讲话 会议记录 会议纪要 汇报提纲 工作总结 3 普查办法 普查方案 普查细则及重要的修改稿 4 普查公报 5 各级普查机构设置 人事任免 工作人员名册 先进集体和先进人员名单 6 接待外宾的日程安排 谈话记录及出国考察报告 7 普查文件材料汇编 普查档案 1 普查登记表样表 手工汇总表 机器汇总表 普查汇总资料 填表说明等纸质及电子文件材料 包括相应的元数据 背景信息和计算机应用程序软件等 2 行政区划代码本 地址编码本 3 普查员 普查指导员 编码员 录入人员的培训教材 4 内部编印和公开出版的普查资料 普查分析报告及汇编 5 普查宣传材料 宣传画和报纸杂志发表的有关社论 评论和报道等 声像档案 普查工作中及普查会议的照片 录音带 录像带 电影片 电视片 幻灯片及整理汇编的相册 画册 实物档案 有纪念意义的凭证性实物 包括普查标志 调查证件 证书 奖章 纪念品 首日封 纪念邮票 普查机构印章等 档案 文件 办理完毕的文件才能作为档案保存对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案 档案工作 收集管理利用 收集工作 收集工作 是按照党和国家的规定 通过例行的接收制度和专门征集的办法 把分散在各机关 个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作 收集的内容 公文 业务文件 如调研报告 工作记录 综合性文件 如工作计划 总结 会议记录 零散文件 如外出开会带回文件 收集的重点 反映本单位基本历史面貌和主要职能活动的文件材料 要注意突出本单位的特色 收集工作的要求 归档的文件材料应当齐全完整 并符合长期保管的质量要求 不能少 归档的文件材料应当精练准确 并反映立档单位的主要职能 不能多 档案部门要加强收集工作的调查和指导 整理工作的原则 遵循文件材料的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 文书档案整理方法 案卷级整理 公文立卷文件级整理 归档文件整理 立卷的步骤 检查 调整卷内公文排列卷内公文卷内公文编号填写卷内文件目录填写卷内备考表拟写案卷题名填写案卷封面案卷的装订 检查 调整卷内公文 1 检查卷内公文是否符合归档范围要求 2 检查卷内公文是否齐全 完整 3 检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系 4 检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一 5 如不符合立卷要求的 要予以调整 排列卷内公文 单份文件的排列顺序和要求 正件在前 附件在后 正本在前 定稿在后 批复在前 请示在后 转发文在前 被转发文在后 排列卷内公文 多份文件的排列顺序和要求 方针政策性公文在前 业务性公文在后 上级机关公文在前 本机关和下级机关公文在后 案件的结论及判决性公文在前 依据性材料在后 会议文件按照文件形成顺序或重要程度排列 其他公文材料可按重要程度或时间顺序排列 卷内公文编号 凡有字迹 图表等内容的页面 都要编写页号 空白页不编号 编写位置 正页的右上角 反页的左上角 一般用铅笔流水标阿拉伯数字 填写卷内文件目录 卷内文件目录 顺序号文号责任者题名日期页号备注 顺序号 填写卷内每份公文排列顺序的序号 一份公文一个顺序号 文号 文号 即公文发文机关的发文字号 填写要求 照抄实录 责任者 责任者 即公文的制发机关或其代表人 填写要求 使用全称或规范化简称 题名 题名 即公文标题 填写要求 照抄实录 注意事项 1 公文标题过于复杂 可缩写 2 没有标题或标题过于简单 不能反映公文内容时 须重拟标题 并加 与原标题加以区别 日期 日期 即公文的形成时间 年 月 日要齐全 例 2000 5 6 页号 页号 即卷内公文所在页号 填写要求 1 卷内最后一份公文须填写起止页号 2 其余公文只填写首页页号 备注 留待卷内公文变化时作说明之用 填写卷内备考表 卷内备考表的填写内容 1 卷内情况说明2 立卷人3 检查人4 日期 拟写案卷题名 案卷题名 即案卷标题 是用简洁的文字对卷内一组公文的高度概括 拟写要求 1 内容概括确切 文字简明通顺 2 三要素 责任者 主要内容 文种3 50字以内 填写案卷封面 案卷封面的填写内容 全宗名称类目名称案卷题名时间保管期限件数页数归档号档号 全宗名称 全宗名称 即立档单位名称 填写要求 用全称或规范化简称 类目名称 类目名称 即全宗内分类方案的第一级类目名称 保管期限 年度 机构 问题 分类法年度 保管期限 机构 问题 分类法 保管期限 年度 机构 问题 分类法 将归档文件按保管期限分类 在各保管期限内按年度分类 在同一年度内按机构分类 2006年综合组 宣传组 数据处理组 永久2007年综合组 宣传组 数据处理组 2006年综合组 宣传组 数据处理组 长期2007年综合组 宣传组 数据处理组 2006年综合组 宣传组 数据处理组 短期2007年综合组 宣传组 数据处理组 案卷题名 案卷题名 即案卷标题 时间 时间 即卷内公文的起止日期 填写卷内最早一份公文和最迟一份公文的落款日期 阿拉伯数字填写 2006年5月 保管期限 三分法永久 长期 16年 50年短期 15年二分法永久定期 15年 30年等 件数 卷内公文材料实有的总件数 页数 卷内公文材料的总页数 归档号 归档号 目录号 案卷号由各单位档案部门给定编制原则 唯一性 合理性 稳定性 简明性 全宗号的编制方法 1 立档单位按照规定需要向有关档案馆移交档案 其全宗号应由档案馆确定 2 如果不需要向档案馆移交档案 一般情况下不必填写全宗号 3 由于立档单位发生变化而产生和保存了两个以上的全宗 档案室应按接收全宗的顺序分别编制全宗号 目录号的编制方法 见分类方案 案卷号的编制方法 根据各单位档案部门给定的起始号码 流水编号 不重 不空 不漏 编号时注意案卷级档案的排序 档号 档号 全宗号 目录号 案卷号可暂空 进馆时再填 目录号的编制方法 文书档案 声像档案 实物档案 普查档案 永久 长期 短期 录音录像 照片 录音 录像 照片 底片 奖杯 奖状 证书 锦旗 礼品 印章 案卷的装订 1 去除金属物 2 破损的文件要裱糊 3 纸张过大的要折叠 纸张过小的要贴边 4 三孔一线 5 使用规范卷皮 软皮一般不要超过50页 归档文件整理 指将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 北京市档案局关于印发 北京市归档文件整理标准 试行 的通知 京档发 2001 10号 件 的界定 件 是归档文件的整理单位 一般以每份文件的不同稿本合为一件 包括文件正本 定稿 附件 被转发文 复制件 发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单 报表 名册 图册等一册 本 为一件 件 的判定 正本与其他稿本正文与附件转发文与被转发文原件与复制件正文与 表单 报表 名册 图册等来文与复文 正本与其他稿本 1 文件的正本与定稿为一件 但定稿过厚不易装订的 可单独作为一件 2 重要文件 如法律法规等 须保留历次修改稿的 其正本与历次稿 包括定稿 各为一件 正文与附件 正文与附件为一件 如附件数量较多 或太厚不易装订时 可各为一件 转发文与被转发文 为一件 原件与复制件 热敏纸传真件铅笔书写的重要文件 正文与 表单 文件处理单拟办单发文稿纸领导批示的签批条 报表 名册 图册等 按照原装订方式 一册 本 为一件 来文与复文 请示 批复报告 批示函 复函通知 报告 归档文件整理流程 装订分类排列编号编目装盒 单份文件的初步整理 修裱破损文件复制字迹模糊或易退变的文件超大纸张的折叠去除易锈蚀的金属物文件排序和装订 单份文件的排序 发文稿纸 文件处理单 拟办单 签批条正本 转发文附件 被转发文定稿草稿少数民族文字文本 外文本复制件 单份文件的装订位置 一般采用左上角装订左侧 上侧对齐 单份文件的装订材料 线装防锈金属制品浆糊 胶水穿孔式 铆接式无酸纸封套 分类 将文件按某些特征分别归类 归档文件一般可以采用年度 机构 问题 保管期限等特征进行分类 或将上述特征结合使用 一个立档单位内的归档文件一般只能采用一种分类方法 推荐使用保管期限 年度 机构 问题 或年度 机构 问题 保管期限的分类方法 按年度分类 即根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类 文件有多个时间特征跨年度形成的文件几份文件作为一件时 件 的日期文件没有标注日期 按机构 问题 分类 按机构分类 即根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类 综合组 宣传组 数据处理组 按问题分类 即按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类 会议类 业务类 人事类 综合类 按保管期限分类 即根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类 保管期限 年度 机构 问题 分类法 永久 2006 综合组1 10永久 2006 宣传组1 11长期 2006 综合组1 20长期 2006 宣传组1 14短期 2006 综合组1 30短期 2006 宣传组1 8永久 2007 综合组1 15永久 2007 宣传组1 12 年度 机构 问题 保管期限分类法 1998 办公室 永久1 101998 办公室 长期11 161998 办公室 短期17 301998 人事处 永久1 101998 人事处 长期11 161998 人事处 短期17 30 1999 办公室 永久1 101999 办公室 长期11 161998 办公室 短期17 30 排列 将归档文件依据分类 结合事由 按时间顺序排列 会议文件 统计报表 案件材料等成套性文件可集中排列 事由 可指一件具体的事 或一个具体的问题 或一段较紧密的工作过程等 文件按事由相对集中 成套形成的文件要排列在一起 不同份文件的排列次序 同一事由内的归档文件排列 可按文件形成时间的先后顺序排列不同事由间的归档文件排列 可按不同事由形成时间的先后顺序排列 编号 编号原则 归档文件应依分类 排列次序逐件编号 编号方法 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 归档章 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型 长 宽为297mm 210mm 归档文件目录 归档文件目录封面 归档文件目录应装订成册并编制封面 全宗名称年度保管期限机构 问题 起止件号 装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒 并填写档案盒封面 盒脊及备考表 放入归档文件目录 档案盒 档案盒外形尺寸为310mm 220mm 长 宽 盒脊厚度可以根据需要设置为10mm 20mm 30mm 40mm等 档案盒应采用无酸纸制作 由北京市档案局监制 封底下部应有 北京市档案局监制 字样 档案盒封面应标明全宗名称 档案盒盒脊 设置全宗号 年度 保管期限 机构 问题 起止件号 盒号等项 起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号 中间用 号连接 盒号即档案盒的排列顺