档案管理 (3).ppt

一 文书档案管理制度二 文书档案的组卷 归档整理方法 什么是文书档案 文书档案是指机关 团体 企业 事业单位和其他社会组织在领导和行政管理活动中形成的具有保存价值的文件材料 文书与档案的关系 档案是归属 文书 档案 文书是前身 办理完毕具有保存价值经过归档整理 档案管理依据 中华人民共和国档案法 中华人民共和国档案法实施办法 重庆市实施 中华人民共和国档案法 办法重庆市人民政府关于进一步加强全市档案工作的通知 企业划分归档范围期限的依据 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 一 文书档案管理制度 一 档案管理制度包括 立卷归档制度档案管理制度 1 库房的管理2 档案统计3 档案保管档案保密制度档案利用 借阅制度档案的鉴定和销毁 二 文书档案管理 1 各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围 2 文书档案归档范围凡是企业经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档3 文书档案归档要求4 文书档案的借阅5 文书档案的保管及销毁 二 文书档案的组卷 归档整理方法 一 文书档案组卷方法 一 建立指导性文件为了有效地指导本机关文书立卷工作 每个单位都应该制定以下三个指导性文件 1 档案分类大纲 分类大纲是平时文件归卷和年终立卷的 索引表 它指导文件 定点归宿 既便于收集 积存文件和查找利用 也有助于年终立卷工作有序进行 机关档案的分类一般有两种 一是按机构分类 二是按问题分类 2 文件材料归档范围 即文件材料的立卷范围 它规定本机关哪些文件应该立卷归档 哪些文件材料可不立卷归档 档案管理实施归档范围的确定应遵循 凡是反映本机关职能活动 具有查考利用价值的文件材料均属归档范围 的原则 无论收文或发文 普发或专发本机关 或本机关内部使用的文件 会议记录 图片 表册 声像材料 电子文件等 只要是反映本单位人和事的 有查考利用价值的都应当立卷归档 而对一些没有查考价值的 临时 事务性的和抄送本机关参考的文件 以及重份文件 则可以不归档 3 档案保管期限表 一般以国家颁发的通用档案期限表为依据 结合本单位实际制定 通常分为永久 定期 10年 30年 三种 其划定原则是 凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关 国家建设和历史研究有长远价值的档案 列为永久保管 凡是反映本机关一般性工作活动 在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料 列为定期30年保管 凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料 列为定期10年保管 二 平时的文件归卷归档范围 分类大纲和保管期限确定以后 平时就可以把办理完毕的文件 对号入座 作为年终立卷的基础 平时也便于查找 三 立卷前的准备工作 一 检查收集文件的收集情况1 检查文件是否齐全2 检查文件是否属于本单位归档的范围3 检查卷内文件是否有一定的联系 二 准备好立卷必需的用具 1 档案装具按照国家档案局的规定 为了保证以后向档案馆移交的档案规范统一 各立档单位必须使用区档案馆统一监制的档案装具 包括各种档案的卷盒 目录 装订线和归档章等 2 装订工具按照规定 所有归档文件的装订 可使用经过消毒处理的档案专用棉线 不锈钢订书订 对于以 卷 为单位组卷 传统方法 的案卷 一般采用 三孔一线 法装订 而以 件 份 为单位组卷 归档文件整理规则 新方法 的案卷 可采用不锈钢订书订装订 3 录入软件 四 组卷的步骤 一 关于新方法组卷 二 关于传统方法组卷 一 关于新方法组卷 是指按照国家2000年12月新颁布的 归档文件整理规则 实施的组卷方法 其主要特点是 以件 份 为单位装订 不用拟写案卷题名 跨盒编流水件号 不编页号 只记页数 1 分类 分盒 对于内部机构健全 收发文数量大的单位 一般按 机构 分类 机构的名称就是类别的名称对于内部机构单一 科室分工不明显 收发文数量又比较少的单位 则宜按 问题 分类 问题名称加类字 2 盒内文件排列及编号排列 盒内文件排列的顺序应遵循的基本原则是 在同一个年度的前提下 同一保管期限内按照分类大纲所设类别进行先后顺序排列 一般在同一盒里只装一个类别的文件 对于同一问题 还要遵循 重要的在前 次要的在后 批复在前 请示在后 结果在前 查证材料在后 总表在前 分表在后 的规定 排列时 在同一年度的前提下 同一保管期限中先排党委类的 再依次排政府 人大类的 编号 在同一年度里 先按保管期限分别进行排列 然后在一个期限内再按分类大纲所设类别顺序排列 即 永久 定期30年 定期10年 分别各编一个流水盒号和一个流水件号 一份文件 如 文件正本和定稿 一套表格 一次会议记录 应编一个件号 3 装订以件为单位装订 1 3页的文件可用无粮浆糊粘贴 10页左右的文件一般用档案专用订书订装订 太厚的文件则用 三孔一线 方法装订 4 填写归档文件目录和备考表 5 填写案卷封面卷盒正面 用毛笔或碳素笔填写 单位全称 卷盒背脊 暂时用铅笔填上 全宗号 年度 保管期限 类别 起止件号和盒号 二 关于传统方法组卷 传统方法组卷的特点是 以 卷 为单位组卷 即按 卷 装订 每卷单独编流水页号 通号 需要填写案卷题名 以揭示卷内文件内容 1 分卷2 排列3 编号案卷号 在同一年度里 先按保管期限分别排列 每个保管期限内再按类别顺序排列 即 在一个年度里 永久 定期30年 定期10年 各编一个流水卷号 页号 按照卷内文件排列顺序 每卷编一个流水号 有文字的页面均应编页号 页号的位置 正面编在右上角 背面编在左上角 4 填写卷内目录和备考表5 装订传统方法以 卷 为单位装订 采用 三孔一线 方法 按顺序将卷内目录 整卷文件和备考表固定于标准卷皮上 值得注意的是 整卷装订要求文件的大小要一致 A4或16开 不一致的要先进行折叠 补贴 装订前要去掉所有文件上的金属物 回形针 大头针等 6 填写案卷题名 案卷标题 1 关于 的 例如 巴南区财政 文体局关于追加经费预算 申请购置设备的请示 批复 2 对于整卷只涉及同一年度 同一单位或同一件事件 问题单一的 一般采用直接标拟的方法 而不采用上述介词结构的方法 例如 重庆市巴南区2004年档案事业统计年报表 五 关于 归档文件目录 和 卷内目录 题名的填写与录入 文件题名应怎样填写 在实践中 我们用以下几个字进行了归纳 即 实 改 添 减 拟 1 关于 实 原文的题名 如果要素齐全 文字简练 概括准确 除了可省去责任者外 一般应照实填写 例 原文题名 重庆市 局关于 同志职务任免的通知填写题名 关于 同志职务任免的通知 2 关于 改 如果原文的题名为普发性的文件 不能很好地反映本单位的内容 填写目录时可进行适当的修改 例1 原文题名 重庆市机关事业单位职工工资晋级审批表填写题名 重庆市 区文化局2003年职工工资晋级审批表 这里的文化局为本单位 3 关于 添 如果原文题名太简单 不能反应文件的主题 则可以在原题名上增加一些内容 例 原文题名 合同 既无合同双方 又无合同事由 填写题名 局与 公司关于局机关网络建设的施工合同 4 关于 减 某些转发性文件 题名太长 可以作适当的精简 使主题更加明确 例 原文题名 重庆市 区文化局关于转发 重庆市文化局关于转发 文化部关于规范音像市场秩序有关问题的通知 的通知 的通知 5 关于 拟 对于一些没有题名的 无头文件 如一些传真 信函 批示 这就需要根据文件内容拟一个题名 以准确揭示文件的内容 二 文书档案归档整理操作方法 档案分为文书档案 科技档案 基本建设 科学研究 设备仪器 产品 会计档案 干部职工档案 人事档案 诉讼档案 还有照片档案 音像档案 电子档案等等 不同种类 不同载体的档案有不同的整理方法和要求 但整理原则是相同 即 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 一 基本要求 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准 归档文件整理规则 和 归档文件整理规则实施细则 二 基本概念 一 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料 二 归档文件的整理 将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 加盖归档章 编号 编目 编制归档文件目录 装盒 使之有序化的过程 归档的意义 归档是文件向档案转化的标志 是文书处理的终点 档案管理的起点 三 全宗 指一个独立的机关 团体或其它的组织 个人在社会活动中形成的档案有机整体 设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格 可以独立行使职权 并能主要以自己的名义单独对外行文 一般来说 一个立档单位的全部档案就是一全宗 四 全宗号 是档案馆给立档单位的代号 三 整理方法 一 收集收集应归档的文件材料必须保证齐全完整 收集范围是本单位的收文 发文 内部文件 必须采取以下相应措施 1 立档单位要建立健全收发文登记制度有完整的收文登记本 发文登记本 印章登记本 依据归档范围 收集所登记的 红头文件 的归档2 检查本单位在年度工作中产生的 白头文件 材料是否收集归档 二 归档判断 立档单位将收集到的材料 依照 企业文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局令第10号 的归档范围和不归档范围 剔除不归档的文件材料 剩下的就是立档单位应归档的文件材料 必须进行归档 文件材料的收集 归档范围 1 凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌 办理完毕 对本机关 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 2 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 3 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 4 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 文件材料的收集 不归档范围 2 上级机关 普发性不需办理的文件 任免 奖惩非本机关人员的文件 供工作参考的抄件 3 同级机关 不需贯彻执行的文件 不需办理的抄送文件 4 下级机关 供参阅的简报 信息 情况反映 抄报或越级抄报的文件 文件材料的收集 不归档文件的处理 1 属于清退范围的按规定清退 2 其他不归档文件 登记造册销毁 禁止混入废旧报纸出售 防止失泄密 三 装订 用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以 件 为单位固定在一起即单 件 装订 便于保管利用 1 整理单位 确定以件为归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 重要文件的正本与历次修改稿可各为一件 计算机及其网络环境中形成的文件 无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹 批示而定稿不存档的 将正本与发文稿纸为一件 报表 名册 图册 会议记录 介绍信存根等按其原来的装订方式 一个自然本 册 为一件 未装订的式样同一的表格 以一定的单位组合 可装订在一起的为一件 来文与复文可为一件 未装订成套的会议材料各为一件 正文与文件处理单为一件 2 文件的装订 归档文件按件装订具体要求 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文在前 来复在后 汉文在前 少数民族文字在后 不同文字的文本 无特殊规定的 中文在前 外文在后 有文件处理的 文件处理单在前 正文在后 3 装订的部位与对齐方式及注意事项 文件装订时应以左 下侧对齐 以便装订和利用 装订时 应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉 采用不锈钢订书钉装订 注意 采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒 否则可能会引起火灾 或较厚的文件采用 三孔一线 的线装方法装订 四 分类 分年度 按照文件形成年度分开 但来文与复文作为一件时放入复文年 跨年度的会议文件放入闭幕年 分机构 分问题 按文件的承办机构 按分类方案 分期限 永久 定期 定期分为30年和10年 五 排列 1 把同一年度 同一保管期限的文件分开排在一起 即立档单位每年只编永久 30年 10年三条流水号分开排列 不同年度 不同保管期限的文件不能排列在一起 2 在同一保管期限内 把同一机构 或问题 文号 有内在联系 如同一次活动 同一项工作 同一个会议 的文件排在一起 即同一事由的相关文件应当排列在一起 是 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 整理原则的体现 排列顺序应保持相对固定 3 最后在同一保管期限 同一机构 问题或文号内按成文时间的先后顺序排列 按照不同保管期限进行排列永久 行政部 人事部 营销部 公关部30年 行政部 人事部 营销部 公关部10年 行政部 人事部 营销部 公关部 六 编号 归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号 并以归档章的形式在归档文件上注明归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 文件处理单随同归档的 归档章盖在文件处理单上 以保护文件正本的原貌 归档章设置全宗号 年度 保管期限 件号等必备项目 长X宽 65mmX18mm 七 编目 七 编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 归档文件应逐件编目 来文与复文为一件时 只对复文进行编目 通过检查复文来实现对相应来文的查找 归档文件目录包括件号 责任者 文