文书与档案管理基础(第三版)第一单元.ppt

文书与档案管理基础 第一单元公文的拟制 任务一起草公文 公文的写作过程 领会意图 明确目的 调查研究 获取材料 总体构思 拟写提纲 起草初稿 认真修改 任务一起草公文 公文的写作过程 领会意图 明确目的 领导意图 就是领导者制定政策 部署工作 处理问题的基本指导思想 文秘人员在接受了拟写公文的任务后 要和领导共同讨论研究 将领导意图与国家的方针政策 法律法令 下级单位的实际工作情况结合起来 加以分析 研究 融会贯通 使公文准确完整地表达出领导意图 撰写公文 首先要弄清楚领导意图的实质 弄清起草公文的性质 行文目的和任务 范围 任务一起草公文 公文的写作过程 调查研究 获取材料 怎样获得材料 第一 调查采访 深入基层去了解情况 第二 学习文件 学习理论 从书籍报刊和有关文件资料中获取写作材料 任务一起草公文 公文的写作过程 总体构思 拟写提纲 拟写提纲是确立主题 整理思路的过程 任务一起草公文 公文的写作过程 起草初稿 认真修改 撰写公文的原则要求 观点正确鲜明 符合政策法令 坚持实事求是 不唯上 不唯书 只唯实 撰写公文还必须做到 严 准 精 快 四个字 严 就是保持政治上的严肃性和政策上的严密性 准 就是内容准确清楚 文字 体式规范 精 就是文字精练 言简意明 逻辑严密 条理清楚 快 就是讲速度 所有公文都是有时间性的 超过一定的时限 公文就失去了效用 任务一起草公文 公文的写作过程 起草初稿 认真修改 认真修改 精益求精 是每一位撰写者义不容辞的责任 公文草稿的修改要求 从内容入手 检查观点是否正确 政策界限是否明确 措施办法是否切实可行 进行语言文字的加工锤炼 审查文稿格式 任务一起草公文 公文的概念 党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达党和国家方针 政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 任务一起草公文 公文的名称 我国最早的公文叫 书契 公文 一词最早的出现 见于陈寿的 三国志 公文的名称 历朝历代有许多变化 有典册 典籍 文书 文簿 文案 案牍等 任务一起草公文 公文的特点 宗旨的政治性 政策性 制发者的法定性 内容的权威性 时效性 体式的规范性 语言的准确性 任务一起草公文 公文的特点 宗旨的政治性 政策性 公文具有鲜明的政治性 它是执政者意志法制化的书面形式 是执政者用来使社会按照自己的意向发展的一种政治性的书面文体 公文具有很强的政策性 凡是党和国家的方针 政策 法律 法令 都要通过公文的形式去宣传和贯彻 任务一起草公文 公文的特点 制发者的法定性 法定的制发者 是指依法成立并能以自己的名义行使法定权利和承担义务的组织或其法人代表 如 党政机关 团体 企事业单位 以机关领导者名义签署的公文 并不代表领导者个人 而是代表了法定机关 公文的作者是法定的 阅读对象也是法定的 任务一起草公文 公文的特点 内容的权威性 时效性公文传达法定机关的指挥意志和领导意图 在法定机关职权范围内 对人们的思想 行为 工作等加以规范 具有法定的权威和效力 在实际工作中必须执行 做到令行禁止 公文具有一定的时效性 每一份公文都有它的特定时效 任务一起草公文 公文的特点 体式的规范性为了维护公文的严肃性和权威性 国家规定了统一的公文体式 规范的公文体式 保证了公文的准确 完整 统一 有效 以及公文正常运转并发挥其效用 任务一起草公文 公文的特点 语言的准确性公文语言 其最鲜明的特征是准确 简明 朴实 规范 任务一起草公文 公文的种类 按性质 作用划分 法定行政公文 事务性公文 规范性公文 法定行政公文 是指中共中央办公厅 国务院办公厅发布的 党政机关公文处理工作条例 中规定的15种公文 在机关 社会团体 企事业单位中普遍使用的规范性的公文 15种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 任务一起草公文 公文的种类 按性质 作用划分 法定行政公文 事务性公文 规范性公文 事务性公文 是伴随着机关 企事业单位事务工作产生的 为适应和满足机关 企事业单位工作需要而撰写的不具有权威性和强制性的文书 主要有计划 总结 简报 工作要点 汇报提纲等 任务一起草公文 公文的种类 按性质 作用划分 法定行政公文 事务性公文 规范性公文 规范性公文 包括行政法规 即国务院办公厅制发的 行政法规制定程序暂行条例 中所列的条例 规定 办法 细则4种 以及机关 团体 企事业单位制定的规章制度 即章程 守则 规则 制度 任务一起草公文 法定公文 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 任务一起草公文 法定公文 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 任务一起草公文 法定公文 决议与决定 相同点 都是领导机关对于某些重大行动 重要问题作出安排 规范和决策时使用的领导性 规定性文件 属于下行文 决定和决议一经行文下达 下级机关必须贯彻执行 不同点 内容不同 形成程序不同 效力不同 行文主体不同 决议的内容是关系全局性 原则性的重要问题或重大事件 涉及的内容比较广泛 综合性强 决定涉及的内容比较单一集中 它的处置性 针对性强 决定除反映有关重要问题和重大事件外 对某些具体措施 规章制度作出安排时也常用 决议形成过程和程序比决定更严格 决议要经过有关较正规的会议讨论 并投票通过 以会议名义发布 才能生效 决定可以经过某种会议讨论通过 以机关名义下发 也可以由有关领导研究 综合多数人的意见后行文下发 不一定要通过表决程序 决定的指令性更强 一般都必须执行或办理 决议则不然 有的决议具有较强的指令性 有的则只有号召性 有的决议只具有认定性 认可性和结论性 供学习 理解 掌握或告知 不必具体执行或办理 决议的行文主体一般是会议 主要是中国共产党机关单位的会议使用 人大 其他党派 组织 团体的会议也有使用 政府机关不用 决定为党政机关通用文种 其行文主体既可以是会议 也可以是机关单位 任务一起草公文 法定公文 命令 令 命令 令 是国家领导机关颁发的一种具有强制执行性质的领导性 指挥性文书 适用于公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位及人员 任务一起草公文 法定公文 命令 令 使用命令 令 的注意事项 受文机关必须无条件地贯彻执行 命令的作者有严格的限定范围 令与命令在意义上并无区别 只是出于语体而有所不同 中华人民共和国主席 国务院总理 各部部长 各委员会主任 地方各级人政府及军事机关及其首长可以发布 命令 发布命令 通常以机关首长职务的名义签署 任务一起草公文 法定公文 公报 适用于公开发布重要决定或者重大事项 任务一起草公文 法定公文 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 任务一起草公文 法定公文 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者法定周知的事项 任务一起草公文 法定公文 公报 公告 通告 不同点 相同点 受文对象广泛 也不确定 是公开性 昭示性的文件 使用的范围不同 作用不同 公布的方法不同 写作要求不同 公告适用于国内外 范围最宽 公报适用于党内外 和一些专业领域 通告则是 在一定范围内 使用 范围最窄 通告一般公布需要遵守或周知的事项 带有一定行政约束力 而公报和公告更多的是宣示性 告知性事项 公告主要通过新闻媒体 张贴公布 公报主要通过新闻媒体 文件传递公布 通告主要通过张贴 一定范围内的新闻媒体公布 公报 通告要求写得通俗 简洁 多采用分条式写法 公告要求写得精练 讲究逻辑严密 语言规范 措辞文雅 一般采用一段式写法 任务一起草公文 法定公文 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 任务一起草公文 法定公文 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发正文 任务一起草公文 法定公文 通知 通知的用途 用于转批或转发文件 用于发布行政规章 用于办理 执行或告知等事项 用于任免或聘用干部 使用通知防止的倾向 滥发通知 层层转发同一文件 任务一起草公文 法定公文 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者告知重要情况 类型 表扬性通报 批评性通报 情况通报 任务一起草公文 法定公文 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 任务一起草公文 法定公文 报告 分类 从内容上分专题性报告和综合性报告 从作用分 汇报性报告 情况汇报和建议性报告 报告的特点及其注意事项 告诉性 报告时间限制不严 报告可以有多个主送单位 报告可以一文一事 也可以一文多事 文件内容 结构多样 篇幅可长可短 报告中不要有请示事项 报告要形成制度 任务一起草公文 法定公文 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 任务一起草公文 法定公文 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 请示的特点 内容简明 一文一事 事前请示 上级必须给予批示或答复 逐级行文 主送单位单一 任务一起草公文 法定公文 批复 适用于答复下级机关请示事项 任务一起草公文 法定公文 批复 适用于答复下级机关请示事项 批复的特点 内容简明 一文一事 针对性强 批复必须明确答复请示事项 逐级行文 主送单位只能是请示单位 忌多头主送 执行效力强 批复内容下级必须贯彻执行 任务一起草公文 法定公文 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 任务一起草公文 法定公文 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 议案基本上是一种法律文件 一般都有较为固定的格式 使用范围较窄 人民政府 人大主席团 常委会 各专门委员会 中央军委 法院 检察院 以及一个人大代表团或人大代表有权提出议案 议案分法律案 预算案 质询案及有关国家 地方重大事项的议案 凡是人大职权范围内的事项皆可提出议案 任务一起草公文 法定公文 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函属于典型的平行文 凡是向同级或无隶属关系的机关单位行文 不管是请求性 答复性还是询恰性的 一般都应该使用 函 任务一起草公文 法定公文 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 未经会议讨论和座谈的问题不能写入纪要 类型 决议性会议纪要 协议性会议纪要 研讨性会议纪要 任务一起草公文 事务性公文 计划 计划是对未来一个时期内工作 学习 生产提出预想的目标 并制定出实现这个目标的具体步骤 方法和措施的局面材料 分类 按性质分 综合计划 专题计划按内容分 生产计划 工作计划 学习计划 学习计划按范围分 个人计划 单位计划 地区计划按时间分 远景规划 年度计划 季度计划 月计划 任务一起草公文 事务性公文 总结 总结是对前段工作 学习 生产进行回顾 从中找出经验和教训而形成的一种文字材料 种类综合性总结 具有全局性 整体性特点 专题性总结 具有典型性 指导性特点 任务一起草公文 事务性公文 简报 简报是各机关 单位简要报道工作情况 交流重要信息的常用事务性文书 任务一起草公文 事务性公文 简报 简报是各机关 单位简要报道工作情况 交流重要信息的常用事务性文书 简报的特点 具有多重性能 内容包罗万象 编印形式灵活 在各级党政机关 企事业单位和人民团体的实际工作中被广泛使用 种类工作简报情况简报业务简报会议简报典型经验简报 任务一起草公文 事务性公文 工作要点 工作要点是对一定时期内工作提出指导原则和总的要求的一种局面表达形式 任务一起草公文 事务性公文 工作要点 种类一种是属于时间性的 有年度 季度 月份的工作安排一种是属于工作类别性的 一般是围绕中心工作作出全面的安排 工作要点是对一定时期内工作提出指导原则和总的要求的一种局面表达形式 工作要点和计划的比较相同点 都是对尚未付诸实施的事情作出安排或计划不同点 工作要点一般适用于较大的单位且对全局工作所作出的安排 通常不以个人的名义出现 计划则不论单位大小 也不一定是全局的工作 对某项工作或任务安排 都可使用计划这种形式 任务一起草公文 事务性公文 汇报提纲 汇报提纲是上级领导机关检查下级工作时 下级机关为汇报工作而写出的纲要 特点纲要性 纲要性即把汇报的要点提纲挈领地表达出来 条理性 条理性即层次分明 条理清楚 一目了然 任务一起草公文 公文的作用 公文是管理国家政务 企事业单位事务的重要工具 在政治 经济 文化军事和科学活动中起着不可替代的重要作用 1 法规与约束作用2 领导与指导作用3 宣传教育与监督作用4 联系与沟通作用5 凭证与依据作用 国家的各种法规都是以公文的形式制定和发布的 公文是各种法规赖以存在的物质形式 法律 行政法规都具有法律依据作用 法规文件一经制定和发布生效 必须坚决执行 命令 指示 决定 通知 批复等 虽不属严格的法规性公文 但都要求下级机关和有关人员遵守执行 有一定的强制性和行政约束力 同样也起到法规依据作用 1 法规与约束作用 2 领导与指导作用 党和国家机关的上级与下级 本来就是具有领导与被领导的关系 各级领导机关通过制发各种公文 传达党和国家的方针政策 贯彻领导意图 有针对地解决实际工作问题 自然具有领导作用 有时领导机关下发的公文 或比较灵活地提出 供各地参照 可参考执行 等 就具有指导作用 3 宣传教育与监督作用 党政领导机关发出的的许多文件 特别是一些重要的指导性文件 方针政策性文件 法规性文件 都具有宣传教育作用 公文还具有重要的监督作用 上级以公文条款为准绳 监督下级工作人员的言行 下级机关也可以报告等形式的公文主动行文 接受上级机关的工作监督 广大人民群众还可以党和国家颁布的公文作为监督各级机关组织及工作人员的言行是否规范或合乎准绳 4 联系与沟通作用 在公务活动中 通过公文进行上下左右的联系和沟通 使上情迅速下达 下情及时上报 使机关之间联系密切 关系协调 通过公文往来 相互传递和反馈信息 交通经验 商洽工作和处理各种公务 在纵向 横向的联系沟通中 正常而有秩序地开展工作 5 凭证与依据作用 凭证和依据作用是公文的基本作用 公文是制文机关书面表达形式 是为满足传达 贯彻机关意图的需要和作为一种凭据而制发的 如协议书 合同 介绍信 证明信都具有凭据作用 如决定 会议纪要 函等 都可以作为现实历史考察的依据与凭证 需要说明的是 并非一份公文或某一类公文只能起某一方面的作用 而是兼具多种作用 任务一起草公文 起草公文的要求 1 符合党的理论路线方针政策和国家法律法规 完整准确体现发文机关意图 并同现行有关公文相衔接 2 一切从实际出发 分析问题实事求是 所提政策措施和办法切实可行 3 内容简洁 主题突出 观点鲜明 结构严谨 表述准确 文字精练 4 文种正确 格式规范 5 深入调查研究 充分进行论证 广泛听取意见 6 公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项 起草单位必须征求相关地区或者部门意见 力求达成一致 7 机关负责人应当主持 指导重要公文起草工作 任务一起草公文 公文的语言特点 准确简明朴实庄重 一要素 基本特点和本质要求 1 用词准确 规范2 句式严密3 语气恰切 即简洁 明快 可读性强 浅显易懂 1 词义明确2 用规范简称3 多用疑问句 祈使句 指语言平易 朴素 实在 公文通常是开门见山 直叙事实 直陈意见 直提要求 力戒说大庆 说空话 指语言端庄 严肃 郑重 典雅 不用戏谑语 不追求诙谐与幽默 任务一起草公文 公文的语言运用 1 广泛运用公文惯用语2 恰当使用模糊语3 因文而异 精选妥贴的词语4 选择规范周密的句式 任务一起草公文 公文的表达方式 1 公文中的叙述2 公文中的议论3 公文中的说明 引据论说事实论说推理论说 定义法举例法分类法数字法 任务二审核 签发公文 审核 1 行文理由是否充分 行文依据是否准确 2 内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规 是否完整准确体现发文机关意图 是否同现行有关公文相衔接 所提政策措施和办法是否切实可行 3 涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见 4 文种是否正确 格式是否规范 人名 地名 时间 数字 段落顺序 引文等是否准确 文字 数字 计量单位和标点符号等用法是否规范 5 其他内容是否符合公文起草的有关要求 任务二审核 签发公文 签发 公文应当经本机关负责人审批签发 重要公文和上行文由机关主要负责人签发 党委 政府的办公厅 室 根据党委 政府授权制发的公文 由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发 签发人签发公文 应当签署意见 姓名和完整日期 圈阅或者签名的 视为同意 联合发文由所有联署机关的负责人会签 任务二审核 签发公文 行文规则 行文关系 机关单位之间的文件往来 是根据各组织系统 机关单位的隶属或职权关系来进行的 这种机关单位之间文件往来形成的关系 叫行文关系 上行关系下行关系平行关系 下级向上级的行文关系 具有直接的隶属或业务管理关系 上级向下级的行文关系 具有直接的隶属或业务管理关系 平行机关之间或不相隶属机关之间的行文机关 任务二审核 签发公文 行文规则 行文方式 就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类 它包括上行文 下行文 平行文三种 上行文 指下级向所属上级的行文 如 报告 请示 下级向直属的上一级的行文 下级在必要时同时向自己的直属上级行文 下级越过自己的直属上级向更高的上级行文 因发生特殊紧急情况 如逐级传递将失去时效造成损失的事项 如战争 暴乱 重大事故 严重自然灾害 经多次请示直属上级机关单位 长期未得解决的重大问题 上报领导或领导机关单位交办的 并指定越级直接上报的事项 对直属上级机关单位或领导进行检举 控告 直接上下级之间有争议而无法解决的重大问题 询问 联系无需经过直接上级的一般工作中的具体问题 逐级上行文 多级上行文 越级上行文 任务二审核 签发公文 行文规则 行文方式 就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类 它包括上行文 下行文 平行文三种 下行文 指上级向所属下级的行文 如命令 指示 批复 规定 逐级下行文 对直属下一级机关单位行文 多级下行文 领导机关向所属下级行文 同时发给多级下属机关单位的方式 如通告 通报 指互相没有隶属关系或业务管辖关系的机关单位之间的行文 如函 平行文 任务二审核 签发公文 行文规则 行文规则 就是机关单位之间行文所应遵循原则的总称 总规则 1 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级行文 特殊